Оглавление
Мы продолжим наше путешествие "Назад к основам", изучая некоторые особенности редактирования электронных таблиц Google. Мы начнем с простых функций, таких как удаление и форматирование данных, и продолжим более сложными, такими как оставление комментариев и заметок, работа в автономном режиме и быстрый просмотр всех изменений, внесенных в файл.
Не так давно я пролил свет на самые базовые возможности Google Sheets. Я подробно рассказал, как создать таблицу с нуля, поделиться ею и как управлять множеством файлов (если вы их пропустили, самое время ознакомиться с ними заранее).
Сегодня я приглашаю вас углубить свои знания еще больше. Возьмите чай и присаживайтесь - мы продолжаем редактировать документы :)
Как редактировать в Google Sheets
Удаление данных
Хорошо, этот вариант настолько прост, насколько вы можете себе представить: выделите ячейку или диапазон ячеек и нажмите кнопку Delete на клавиатуре.
Чтобы удалить форматирование в Google Sheets, выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Формат> Очистить форматирование или нажмите Ctrl + \ на клавиатуре.
Способы форматирования ячеек в Google Sheets
- Основным способом форматирования ячеек является использование панель инструментов Если вы наведете курсор на значок, то увидите подсказку, объясняющую, что он делает. Арсенал инструментов Google Sheets позволяет изменять формат чисел, шрифт, его размер и цвет, а также выравнивание ячеек. Если у вас есть хотя бы малейший опыт работы с таблицами, это не составит труда:
- Чтобы продолжить, вы можете заморозить верхний ряд в Google Sheets, чтобы при прокрутке таблицы вверх и вниз вы всегда видели названия столбцов. И строк тоже. Это очень помогает при работе с большим количеством данных.
Предположим, что у нас есть таблица с информацией о продажах шоколада. Мы хотим, чтобы таблица была максимально простой для чтения и понимания. Чтобы заморозить первую строку и столбец, вы можете:
- Перейти к Просмотр> Заморозка и выберите количество строк и/или столбцов для замораживания.
- Видите пустой серый прямоугольник в левом верхнем углу таблицы, где расположены заголовки столбцов и строк? Наведите курсор на его толстую серую полосу, пока курсор не превратится в руку. Затем нажмите, удерживайте и перетащите эту линию границы на одну строку вниз. То же самое используется для замораживания столбцов.
Добавление, скрытие и "снятие" листа
Очень часто одного листа недостаточно. Так как же мы добавить еще несколько?
В самом низу окна браузера вы можете найти кнопку Добавить лист кнопка. Она выглядит как знак плюс (+):
Щелкните его, и в рабочую область сразу же добавится один пустой лист. Переименуйте его, дважды щелкнув на его вкладке и введя новое имя.
Примечание. Google Sheets ограничивает количество листов в файле. Узнайте, почему это может запретить добавление новых данных в таблицу.
Одна особенность заключается в том, что вы можете скрыть Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите пункт Скрыть лист Обратите внимание, что это контекстное меню позволяет изменить цвет вкладки, удалить лист, скопировать или дублировать его:
Хорошо, мы его спрятали. Но как его вернуть?
Щелкните значок с четырьмя линиями ( Все листы ) слева от первой вкладки листа, найдите и щелкните скрытый лист. Или просто перейдите в раздел Просмотр> Скрытые листы в меню Google Таблицы:
Лист возвращен в игру и готов к редактированию и управлению.
Проверка истории редактирования в Google Sheets
Что произойдет, если при редактировании таблицы были допущены ошибки или, что еще хуже, кто-то случайно удалил часть информации? Нужно ли вам создавать копии документов каждый день?
Ответ - нет. С Google Sheets все гораздо проще и безопаснее. Он сохраняет историю каждого изменения, внесенного в файл.
- Чтобы проверить историю всей электронной таблицы, выполните следующие действия.
- Чтобы проверить историю редактирования отдельных ячеек, выполните следующие действия.
Изменение размера электронной таблицы
Еще один вопрос, который может возникнуть при редактировании таблицы - как изменить ее размер? К сожалению, изменить размер таблицы в Google Sheets невозможно. Но поскольку мы работаем в браузере, мы можем воспользоваться его встроенной опцией.
Для этого у нас есть традиционно используемые ярлыки:
- Ctrl + "+" (плюс на нумпаде) для увеличения масштаба.
- Ctrl + "-" (минус на нумпаде) для уменьшения масштаба.
Кроме того, вы можете переключиться в полноэкранный режим в разделе Просмотр> Полный экран Чтобы отменить изменение размера и показать элементы управления, нажмите кнопку Esc .
Как использовать и редактировать Google Таблицы в автономном режиме
Многие считают, что главный недостаток Google Sheets заключается в невозможности использовать его в автономном режиме, поскольку файлы сохраняются в облаке. Но это распространенное заблуждение. Вы можете сделать Google Sheets доступными в автономном режиме, работать с таблицами в этом режиме и сохранять изменения в облаке позже, когда доступ в интернет будет восстановлен.
Чтобы редактировать Google Таблицы в автономном режиме, необходимо настроить синхронизацию с Google Диском.
Добавьте расширения Google Docs в Google Chrome (это будет предложено вам после включения автономного режима в Google Sheets):
Если вы собираетесь использовать мобильное устройство или планшет, обязательно установите все приложения для Google Таблиц, Документов и Презентаций, а также Google Диск.
Еще один совет - перед поездкой в места, свободные от интернета, войдите в свой аккаунт Google и откройте те файлы и приложения, которые вы планируете использовать, например, во время полета. Оставьте приложения открытыми, чтобы вам не пришлось входить в аккаунт, что будет невозможно без интернета. Вы сможете сразу же начать работать с файлами.
При редактировании Google Таблиц в автономном режиме в верхней части экрана будет отображаться специальный значок - молния в круге. При возвращении в Интернет все изменения будут немедленно сохранены, а значок исчезнет. Это позволяет работать с Google Таблицами практически в любое время и в любом месте, несмотря на доступ в Интернет, и без потери данных.
Примечание. Создавать, просматривать и редактировать таблицы и другие документы можно только при работе в автономном режиме. Вы не сможете перемещать таблицы, переименовывать их, изменять разрешения и выполнять другие действия, связанные с Google Диском.
Комментарии и заметки в Google Sheets
Как вы, возможно, знаете, MS Excel предлагает добавлять примечания к ячейкам. В Google Sheets вы можете добавлять не только примечания, но и комментарии. Давайте посмотрим, как это работает.
На добавить примечание , установите курсор в ячейку и выберите один из следующих вариантов:
- Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Вставить примечание .
- Перейти к Вставка> Примечание в меню Google Таблицы.
- Нажмите Shift + F12 .
На добавить комментарий , установите курсор в ячейку и выберите один из следующих вариантов:
- Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Вставить комментарий.
- Перейти к Вставить> Комментарий в меню Google Таблицы.
- Используйте клавиши Ctrl + Alt + M .
Маленький треугольник в правом верхнем углу ячейки подскажет, что к ячейке добавлено примечание или комментарий. Кроме того, вы увидите количество ячеек с комментариями на вкладке Имя электронной таблицы:
В чем разница между заметками и комментариями? Ссылку на комментарий можно отправить коллеге, который редактирует файл вместе с вами. Он или она сможет ответить на него:
На каждый комментарий можно ответить прямо в таблице, и каждый пользователь, имеющий к ней доступ, получит уведомление о новых комментариях и ответах.
Чтобы удалить комментарий, нажмите кнопку Решить Это означает, что обсуждаемые вопросы решены, но их история останется. Если вы нажмете кнопку Комментарии кнопку в правом верхнем углу таблицы, вы увидите все комментарии и сможете повторно открыть разрешенные.
Там же можно настроить параметры уведомлений, нажав на кнопку Уведомления ссылка. выберите, хотите ли вы получать уведомления о каждом комментарии, только о вашем или ни об одном из них вообще.
Печать и загрузка таблиц Google
Теперь, когда вы научились создавать, добавлять и редактировать электронные таблицы, вам нужно знать, как распечатать или сохранить их на компьютере.
На печать листов Google , используйте меню: Файл> Печать , или просто воспользуйтесь стандартным сочетанием клавиш: Ctrl+P. Затем выполните действия на экране, выберите параметры печати и получите свою физическую копию.
На сохранить таблицу как файл на вашей машине, перейдите в Файл> Скачать как и выберите нужный тип файла:
Я считаю, что предлагаемых форматов достаточно практически для всех потребностей пользователя.
Все эти основные функции, о которых вы узнали, способствуют ежедневной работе с таблицами. Придать вашим файлам красивый и презентабельный вид, поделиться ими с другими и работать в автономном режиме - все это возможно с Google Таблицами. Просто не бойтесь изучать новые функции и пробовать их. Поверьте, в конце дня вы удивитесь, почему не использовали этот сервис раньше.
