Продължаваме пътуването си "Назад към основите", като се запознаваме с някои особености на редактирането на електронни таблици в Google. Ще започнем с някои прости функции като изтриване и форматиране на данни и ще продължим с по-сложни като оставяне на коментари и бележки, работа офлайн и бърз преглед на всички промени, направени във файла.

Неотдавна хвърлих малко светлина върху най-основните функции, които предлага Google Sheets. Обясних подробно как да създадете таблица от нулата, да я споделите и как да управлявате много файлове. (Ако сте ги пропуснали, може би е добър момент да ги разгледате предварително.)

Днес ви каня да задълбочите знанията си още повече. Вземете чай и седнете - продължаваме с редактирането на документите :)

Как да редактирате в Google Sheets

Изтриване на данните

Добре, тази опция е толкова лесна, колкото можете да си представите: изберете клетка или диапазон от клетки и натиснете бутона Delete на клавиатурата.

За да изтриете форматирането в Google Sheets, изберете диапазона от клетки и отидете в Format> Изчистване на форматирането или натиснете Ctrl + \ на клавиатурата.

Начини за форматиране на клетки в Google Sheets

1. Основният начин за форматиране на клетките е с помощта на лента с инструменти . Ако задържите курсора върху някоя икона, ще видите съвет, обясняващ какво прави тя. Арсеналът от инструменти на Google Sheets ви позволява да променяте формата на числата, шрифта, неговия размер и цвят, както и подравняването на клетките. Ако имате поне минимален опит в работата с таблици, това няма да е никакъв проблем:

   

2. За да продължите, можете да замразяване на горния ред в Google Sheets, така че когато превъртате таблицата нагоре и надолу, винаги да виждате имената на колоните. И редовете. Това помага много при работа с много данни.

Да предположим, че имаме таблица с информация за продажбите на шоколад. Искаме таблицата да бъде възможно най-лесна за четене и разбиране. За да замразите първия ред и колона, можете да

• Отидете на Преглед и замразяване и изберете броя на редовете и/или колоните, които да замразите.
• Виждате ли празния сив правоъгълник в горния ляв ъгъл на електронната таблица, където се срещат заглавията на колоните и редовете? Задръжте курсора върху дебелата сива лента, докато курсорът се промени на ръка. След това щракнете, задръжте и плъзнете тази ограничителна линия един ред надолу. Същото се използва за замразяване на колоните.

  

Добавяне, скриване и премахване на скриването на лист

Много често един лист не е достатъчен. Така че как да добавете още няколко?

В най-долната част на прозореца на браузъра можете да намерите Добавяне на лист Изглежда като знак плюс (+):

Щракнете върху него и в работното пространство веднага ще се добави един празен лист. Преименувайте го, като щракнете два пъти върху раздела му и въведете ново име.

Забележка. Google Sheets ограничава броя на листовете във файла. Разберете защо може да забрани добавянето на нови данни към вашата електронна таблица.

Една особеност е, че можете да скрий За тази цел щракнете с десния бутон на мишката върху раздела с листове и изберете да Скрийте листа . Имайте предвид, че това контекстно меню ви позволява да променяте цвета на раздела, да изтривате листа, да го копирате или дублирате:

Добре, скрихме я. Но как да я върнем?

Щракнете върху иконата с четири линии ( Всички листове ) вляво от първия раздел на листа, намерете и щракнете върху скрития лист. Или просто отидете на Вижте> Скрити листове в менюто на Google Sheets:

Листът е върнат в режим на работа и е готов за редактиране и управление.

Проверка на историята на редакциите в Google Sheets

Какво ще стане, ако при редактирането на таблицата са допуснати грешки или, което е още по-лошо, някой случайно е изтрил част от информацията? Трябва ли да създавате копия на документите всеки ден?

Отговорът е не. С Google Sheets всичко е много по-просто и сигурно. Той запазва историята на всяка промяна, направена във файла.

• За да проверите историята на цялата електронна таблица, следвайте следните стъпки.
• За да проверите историята на редактиране на отделни клетки, следвайте следните стъпки.

Промяна на размера на електронната таблица

Още един въпрос, който може да възникне при редактирането на таблицата - как да променя размера ѝ? За съжаление не е възможно да се промени размерът на таблица в Google Sheets. Но тъй като работим в браузъра, можем да използваме вградената му опция.

За целта разполагаме с традиционно използваните преки пътища:

• Ctrl + "+" (плюс на нумерологичния блок), за да увеличите мащаба.
• Ctrl + "-" (минус на нумерологичния блок), за да намалите мащаба.

Също така можете да превключите в режим на цял екран в Преглед на целия екран . За да отмените промяната на размера и да покажете контролите, натиснете Esc .

Как да използвате и редактирате Google Sheets офлайн

Мнозина смятат, че основният недостатък на Google Sheets се крие в невъзможността да се използва офлайн, тъй като файловете се записват в облака. Но това е често срещано погрешно схващане. Можете да направите Google Sheets достъпен офлайн, да работите с таблиците в този режим и да запишете промените в облака по-късно, когато достъпът до интернет бъде възстановен.

За да редактирате Google Sheets офлайн, трябва да настроите синхронизацията с Google Drive.

Добавете разширения за Google Docs в Google Chrome (това ще ви бъде предложено, след като включите офлайн режима в Google Sheets):

Ако ще използвате мобилно устройство или таблет, не забравяйте да инсталирате всички приложения за таблици, документи и презентации на Google, както и за Google Drive.

Още един съвет - преди да отидете на места, свободни от интернет, влезте в акаунта си в Google и отворете онези файлове и приложения, които планирате да използвате например по време на полет. Оставете приложенията отворени, за да не се налага да влизате в акаунта, което ще е невъзможно без интернет. Ще можете да започнете работа с файловете веднага.

Когато редактирате Google Sheets офлайн, в горната част на екрана ще виждате специална икона - мълния в кръг. Когато се върнете онлайн, всички промени ще бъдат записани незабавно и иконата ще изчезне. Това позволява да работите с Google Sheets почти по всяко време и на всяко място въпреки достъпа до интернет и без да губите данни.

Забележка: Можете да създавате, преглеждате и редактирате таблици и други документи само когато работите офлайн. Няма да можете да премествате таблиците, да ги преименувате, да променяте разрешенията и да извършвате други действия, свързани с Google Drive.

Коментари и бележки в Google Sheets

Както може би знаете, MS Excel предлага добавяне на бележки към клетките. С Google Sheets можете да добавяте не само бележки, но и коментари. Нека видим как работи това.

За добавяне на бележка , поставете курсора в клетката и изберете една от следните опции:

• Кликнете с десния бутон върху клетката и изберете Вмъкнете бележка .
• Отидете на Вмъкване> Забележка в менюто на Google Sheets.
• Натиснете Shift + F12 .

За добавяне на коментар , поставете курсора и в клетката и изберете едно от следните решения:

• Щракнете с десния бутон върху клетката и изберете Вмъкване на коментар.
• Отидете на Вмъкване> Коментар в менюто на Google Sheets.
• Използвайте Ctrl + Alt + M .

Малък триъгълник в горния десен ъгъл на клетката ще ви подскаже, че към нея е добавена бележка или коментар. Освен това ще видите броя на клетките с коментари в раздела с имената на електронните таблици:

Каква е разликата между бележките и коментарите? Връзката към коментара може да бъде изпратена на колега, който редактира файла заедно с вас. Той ще може да отговори на нея:

На всеки коментар може да се отговори директно в таблицата и всеки потребител, който има достъп до нея, ще получава известие за нови коментари и отговори.

За да изтриете коментара, натиснете бутона Разрешаване на проблема Това означава, че обсъжданите въпроси са разрешени, но историята им ще остане. Ако натиснете бутона Коментари в горния десен ъгъл на таблицата, ще видите всички коментари и ще можете да отворите отново разрешените.

Там можете също така да промените настройките за известия, като щракнете върху Известия връзка. Изберете дали искате да получавате известия за всеки коментар, само за вашия или за никой от тях.

Отпечатване и изтегляне на електронни таблици от Google

След като научихте как да създавате, добавяте и редактирате електронните таблици, трябва да знаете как да ги отпечатвате или записвате на компютъра си.

За отпечатване на листове на Google , използвайте менюто: File> Отпечатване , или просто използвайте стандартната бърза клавишна комбинация: Ctrl+P. След това следвайте стъпките на екрана, изберете опциите за печат и получете физическото си копие.

За запазване на таблицата като файл на вашата машина, отидете в Файл> Изтегляне като и изберете необходимия тип файл:

Смятам, че предлаганите формати са достатъчни за нуждите на почти всеки потребител.

Всички тези основни функции, които научихте, допринасят за ежедневната работа с таблици. Направете така, че файловете ви да изглеждат добре и представително, споделяйте ги с други хора и работете офлайн - всичко това е възможно с Google Sheets. Просто не се страхувайте да изследвате нови функции и ги пробвайте. Повярвайте ми, в края на деня ще се чудите защо не сте използвали тази услуга преди.