Vi fortsätter vår "Tillbaka till grunderna"-resa genom att lära oss några av de speciella funktionerna för redigering av Google-kalkylblad. Vi börjar med enkla funktioner som att radera och formatera data och fortsätter med mer avancerade funktioner som att lämna kommentarer och anteckningar, arbeta offline och snabbt granska alla ändringar som gjorts i filen.

För inte så länge sedan har jag kastat lite ljus över de mycket grundläggande funktionerna i Google Sheets. Jag förklarade i detalj hur man skapar en tabell från grunden, delar den och hur man hanterar många filer. (Om du missade dem kan det vara bra att kolla upp dem i förväg.)

Idag bjuder jag in dig att fördjupa dina kunskaper ännu mer. Ta lite te och sätt dig ner - vi fortsätter med att redigera dokumenten :)

Hur man redigerar i Google Sheets

Radera uppgifterna

Det här alternativet är så enkelt som du kan tänka dig: välj en cell eller ett antal celler och tryck på Delete-knappen på tangentbordet.

Om du vill ta bort formatering i Google Sheets markerar du cellintervallet och går till Format> Tydlig formatering eller tryck på Ctrl + \ på tangentbordet.

Sätt att formatera celler i Google Sheets

1. Det viktigaste sättet att formatera celler är att använda verktygsfältet Om du för muspekaren över en ikon får du ett tips som förklarar vad den gör. Med Google Sheets verktygsarsenal kan du ändra nummerformatet, teckensnittet, dess storlek och färg samt cellinriktningen. Om du har åtminstone lite erfarenhet av att arbeta med tabeller är det här inget problem alls:

   

2. För att fortsätta kan du frysa den översta raden i Google Sheets så att du alltid kan se namnen på kolumnerna när du rullar upp och ner i tabellen, och på raderna för den delen. Detta är till stor hjälp när du arbetar med stora mängder data.

Låt oss anta att vi har en tabell med information om chokladförsäljning. Vi vill att tabellen ska vara så lätt att läsa och förstå som möjligt. För att frysa den första raden och kolumnen kan du:

• Gå till Visa> Frysning och välj det antal rader och/eller kolumner som ska frysas.
• Ser du den tomma grå rektangeln i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet där kolumn- och radrubrikerna möts? Håll markören över det tjocka grå fältet tills markören förvandlas till en hand. Klicka sedan på, håll in och dra denna gränslinje en rad nedåt. Samma sak används för att frysa kolumnerna.

  

Lägga till, dölja och "ta bort" ett ark

Ofta räcker det inte med ett ark, så hur kan vi Lägg till några till?

Längst ner i webbläsarfönstret hittar du Lägg till blad Den ser ut som ett plus (+) tecken:

Klicka på den och ett tomt ark läggs till i arbetsområdet direkt. Byt namn på det genom att dubbelklicka på fliken och ange ett nytt namn.

Observera: Google Sheets begränsar antalet ark i filen. Ta reda på varför det kan vara omöjligt att lägga till nya data i kalkylbladet.

En märklig sak är att du kan dölja Google-ark från andra personer. För detta högerklickar du på fliken ark och väljer att Dölj bladet Observera att du kan ändra färgen på fliken, ta bort arket, kopiera eller duplicera det med hjälp av denna kontextmeny:

Okej, vi gömde den, men hur får vi tillbaka den?

Klicka på ikonen med fyra linjer ( Alla blad ) till vänster om den första fliken, hitta och klicka på det dolda bladet. Eller så går du till Visa> Dolda ark i menyn Google Sheets:

Bladet är åter i spel och är redo att redigeras och hanteras.

Kontrollera redigeringshistorik i Google Sheets

Vad händer om några misstag gjordes när tabellen redigerades eller, vilket är ännu värre, om någon raderade en del av informationen av misstag? Måste du skapa kopior av dokumenten varje dag?

Svaret är nej. Med Google Sheets är allt mycket enklare och säkrare. Det sparar historiken över varje ändring som gjorts i filen.

• Följ de här stegen om du vill kontrollera hela kalkylbladets historik.
• Följ de här stegen för att kontrollera redigeringshistoriken för enskilda celler.

Ändra storlek på kalkylbladet

Det finns ytterligare en fråga som kan dyka upp när du redigerar tabellen - hur ändrar jag storleken på den? Tyvärr är det inte möjligt att ändra storleken på en tabell i Google Sheets. Men eftersom vi arbetar i webbläsaren kan vi använda dess inbyggda alternativ.

För att göra det har vi de traditionellt använda genvägarna:

• Ctrl + "+" (plus på numblocket) för att zooma in.
• Ctrl + "-" (minus på numblocket) för att zooma ut.

Du kan också växla till helskärmsläge i Visa> Full skärm Om du vill ångra omformningen och visa kontrollerna trycker du på Esc .

Hur du använder och redigerar Google Sheets offline

Många tror att den största nackdelen med Google Sheets är att det inte går att använda det offline eftersom filerna sparas i molnet. Men det är en vanlig missuppfattning. Du kan göra Google Sheets tillgängligt offline, arbeta med tabellerna i det här läget och spara ändringarna i molnet senare när du återfår tillgång till internet.

Om du vill redigera Google Sheets offline måste du ställa in synkroniseringen med Google Drive.

Lägg till Google Docs-tillägg i Google Chrome (detta föreslås när du aktiverar offlineläget i Google Sheets):

Om du ska använda en mobil enhet eller en surfplatta ska du installera alla program för Google tabeller, dokument och presentationer samt Google Drive.

Ett råd till - innan du åker till platser utan internet, logga in på ditt Google-konto och öppna de filer och program som du planerar att använda, till exempel under flygresan. Låt programmen vara öppna så att du inte behöver logga in på kontot, vilket är omöjligt utan internet. Du kan börja arbeta med filerna direkt.

När du redigerar Google Sheets offline ser du en särskild ikon högst upp på skärmen - en blixt i en cirkel. När du återgår till nätet sparas alla ändringar omedelbart och ikonen försvinner. Detta gör det möjligt att arbeta med Google Sheets nästan när som helst och var som helst, trots tillgång till Internet och utan att förlora data.

Observera: Du kan bara skapa, visa och redigera tabeller och andra dokument när du arbetar offline. Du kan inte flytta tabellerna, byta namn på dem, ändra behörigheter eller utföra andra åtgärder som är kopplade till Google Drive.

Kommentarer och anteckningar i Google Sheets

Som du kanske vet kan du i MS Excel lägga till anteckningar i cellerna. Med Google Sheets kan du lägga till inte bara anteckningar utan även kommentarer. Vi ska se hur det fungerar.

Till lägga till en anteckning placera markören i cellen och välj något av följande:

• Högerklicka på cellen och välj Infoga en anmärkning .
• Gå till Infoga> Obs! på menyn Google Sheets.
• Tryck på Shift + F12 .

Till lägga till en kommentar placera markören också i cellen och välj något av följande:

• Högerklicka på cellen och välj Infoga kommentar.
• Gå till Infoga> Kommentar på menyn Google Sheets.
• Använd Ctrl + Alt + M .

En liten triangel i det övre högra hörnet av cellen visar att det antingen finns en anteckning eller en kommentar till cellen. Dessutom kan du se antalet celler med kommentarer på fliken Kalkylbladets namn:

Vad är skillnaden mellan anteckningar och kommentarer? Länken till kommentaren kan skickas till en kollega som redigerar filen tillsammans med dig. Han eller hon kommer att kunna svara på den:

Varje kommentar kan besvaras direkt i tabellen, och alla användare som har tillgång till den får ett meddelande om nya kommentarer och svar.

Om du vill radera kommentaren trycker du på Lös Det betyder att de frågor som diskuterats är lösta, men att deras historik kommer att finnas kvar. Om du trycker på knappen Kommentarer i det övre högra hörnet av tabellen, så ser du alla kommentarer och kan öppna de som har lösts på nytt.

Där kan du också justera inställningarna för meddelanden genom att klicka på Meddelanden Välj om du vill få information om alla kommentarer, bara dina kommentarer eller inga kommentarer alls.

Skriv ut och hämta dina Google-kalkylblad

Nu när du har lärt dig hur du skapar, lägger till och redigerar kalkylbladen måste du veta hur du skriver ut eller sparar dem på din dator.

Till skriva ut Google-ark , använda menyn: Fil> Skriv ut eller använd standardgenvägen: Ctrl+P . Följ sedan stegen på skärmen, välj utskriftsalternativ och hämta ditt fysiska exemplar.

Till spara bordet som en fil till din dator, gå till Fil> Ladda ner som och välj den önskade filtypen:

Jag tror att de format som erbjuds är tillräckliga för nästan alla användares behov.

Alla dessa grundläggande funktioner som du har lärt dig bidrar till det dagliga arbetet med tabeller. Få dina filer att se snygga och presentabla ut, dela dem med andra och arbeta offline - allt är möjligt med Google Sheets. Var bara inte rädd för att utforska nya funktioner och prova dem. Lita på mig, i slutet av dagen kommer du att undra varför du inte använde den här tjänsten tidigare.