Mục lục
Chúng ta tiếp tục hành trình "Quay lại vấn đề cơ bản" bằng cách tìm hiểu một số điểm đặc biệt của việc chỉnh sửa bảng tính Google. Chúng ta sẽ bắt đầu với một số tính năng đơn giản như xóa và định dạng dữ liệu và tiếp tục với những tính năng thú vị hơn như để lại nhận xét và ghi chú, làm việc ngoại tuyến và nhanh chóng xem xét tất cả các thay đổi được thực hiện trong tệp.
Cách đây không lâu, tôi đã làm sáng tỏ một số tính năng rất cơ bản mà Google Trang tính cung cấp. Tôi đã giải thích chi tiết cách tạo bảng từ đầu, chia sẻ bảng và cách quản lý nhiều tệp. (Nếu bạn đã bỏ lỡ chúng, đây có thể là thời điểm tốt để xem trước.)
Hôm nay, tôi mời bạn đào sâu kiến thức của mình hơn nữa. Uống trà và ngồi xuống - chúng ta tiếp tục chỉnh sửa tài liệu :)
Cách chỉnh sửa trong Google Trang tính
Xóa dữ liệu
Được rồi , tùy chọn này rất dễ tưởng tượng: chọn một ô hoặc một dải ô và nhấn nút Xóa trên bàn phím của bạn.
Để xóa định dạng trong Google Trang tính, hãy chọn dải ô và chuyển đến Định dạng > Xóa định dạng hoặc nhấn Ctrl + \ trên bàn phím của bạn.
Các cách định dạng ô trong Google Trang tính
- Cách chính để định dạng ô là sử dụng thanh công cụ . Nếu bạn di con trỏ qua một biểu tượng, bạn sẽ thấy mẹo giải thích chức năng của biểu tượng đó. Kho công cụ của Google Trang tính cho phép bạn thay đổi định dạng số, phông chữ, kích thước và màu sắc cũng như căn chỉnh ô. Nếu bạn có ít nhấtkinh nghiệm nhỏ nhất khi làm việc với các bảng, đây hoàn toàn không phải là vấn đề:
- Để tiếp tục, bạn có thể đóng băng hàng trên cùng trong Google Trang tính để khi bạn cuộn bảng lên và xuống, bạn luôn có thể thấy tên của các cột. Và hàng cho vấn đề đó. Điều này giúp ích rất nhiều khi làm việc với vô số dữ liệu.
Giả sử chúng ta có một bảng chứa thông tin về doanh số bán sô cô la. Chúng tôi muốn bảng dễ đọc và dễ hiểu nhất có thể. Để cố định hàng và cột đầu tiên, bạn có thể:
- Chuyển đến Xem > Cố định và chọn số lượng hàng và/hoặc cột để cố định.
- Bạn có thấy hình chữ nhật trống màu xám ở góc trên bên trái của bảng tính nơi gặp nhau của tiêu đề cột và hàng không? Di con trỏ qua thanh dày màu xám của nó cho đến khi con trỏ chuyển thành hình bàn tay. Sau đó nhấp, giữ và kéo đường viền này xuống dưới một hàng. Thao tác tương tự cũng được sử dụng để đóng băng các cột.
Thêm, ẩn và "bỏ ẩn" một trang tính
Rất thường xuyên, một trang tính là không đủ. Vậy làm cách nào để chúng tôi thêm thêm một vài thứ nữa?
Ở cuối cửa sổ trình duyệt, bạn có thể tìm thấy nút Thêm trang tính . Nó trông giống như một dấu cộng (+):
Nhấp vào đó và một trang tính trống sẽ được thêm vào không gian làm việc ngay lập tức. Đổi tên nó bằng cách nhấp đúp vào tab của nó và nhập tên mới.
Lưu ý. Google Trang tính giới hạn số lượng trang tính trong tệp. Tìm hiểu tại sao nó có thểcấm thêm dữ liệu mới vào bảng tính của bạn.
Một điều đặc biệt là bạn có thể ẩn Google trang tính với người khác. Đối với điều đó, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Ẩn trang tính . Lưu ý rằng menu ngữ cảnh này cho phép bạn thay đổi màu của tab, xóa trang tính, sao chép hoặc sao chép nó:
Ok, chúng tôi đã ẩn nó. Nhưng làm cách nào để lấy lại?
Nhấp vào biểu tượng có bốn dòng ( Tất cả trang tính ) ở bên trái của tab trang tính đầu tiên, tìm và nhấp vào trang tính bị ẩn. Hoặc bạn chỉ cần truy cập Xem > Trang tính ẩn trong menu Google Trang tính:
Trang tính đã phát lại và sẵn sàng để được chỉnh sửa và quản lý.
Kiểm tra lịch sử chỉnh sửa trong Google Trang tính
Điều gì xảy ra nếu một số lỗi xảy ra khi chỉnh sửa bảng hoặc tệ hơn nữa là ai đó đã vô tình xóa một phần thông tin? Bạn có cần tạo bản sao của tài liệu mỗi ngày không?
Câu trả lời là không. Với Google Trang tính, mọi thứ trở nên đơn giản và an toàn hơn nhiều. Nó lưu lịch sử của mọi thay đổi được thực hiện đối với tệp.
- Để kiểm tra lịch sử của toàn bộ bảng tính, hãy làm theo các bước sau.
- Để kiểm tra lịch sử chỉnh sửa của từng ô, hãy làm theo các bước này.
Thay đổi kích thước bảng tính của bạn
Một câu hỏi khác có thể nảy sinh khi chỉnh sửa bảng - làm cách nào để thay đổi kích thước bảng? Rất tiếc, không thể thay đổi kích thước bảng trong Google Trang tính. Nhưng vì chúng tôi đang làm việc trongtrình duyệt, chúng tôi có thể sử dụng tùy chọn tích hợp sẵn.
Để làm điều đó, chúng tôi có các phím tắt thường được sử dụng:
- Ctrl + "+" (dấu cộng trên bàn phím số) để thu phóng in.
- Ctrl + "-" (dấu trừ trên bàn phím số) để thu nhỏ.
Ngoài ra, bạn có thể chuyển sang chế độ toàn màn hình trong Chế độ xem > Toàn màn hình . Để hoàn tác các điều khiển thay đổi kích thước và hiển thị, nhấn Esc .
Cách sử dụng và chỉnh sửa Google Trang tính ngoại tuyến
Nhiều người cho rằng nhược điểm chính của Google Trang tính là không thể sử dụng ngoại tuyến vì các tệp được lưu trên đám mây. Nhưng đó là một quan niệm sai lầm phổ biến. Bạn có thể cung cấp Google Trang tính ngoại tuyến, làm việc với các bảng ở chế độ này và lưu các thay đổi vào đám mây sau này khi truy cập internet được khôi phục.
Để chỉnh sửa Google Trang tính ngoại tuyến, bạn cần đặt đồng bộ hóa với Google Drive.
Thêm tiện ích mở rộng của Google Tài liệu vào Google Chrome (tiện ích này sẽ được đề xuất cho bạn sau khi bạn bật chế độ ngoại tuyến trong Google Trang tính):
Nếu bạn sẽ sử dụng thiết bị di động hoặc máy tính bảng, hãy nhớ cài đặt tất cả các ứng dụng cho bảng, tài liệu và bản trình bày của Google cũng như Google Drive.
Thêm một lời khuyên nữa - trước khi truy cập những nơi không có internet, hãy đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và mở các tệp và ứng dụng mà bạn định sử dụng, chẳng hạn như trong suốt chuyến bay. Để các ứng dụng mở để bạn không phải đăng nhậpvào tài khoản, điều này sẽ không thể thực hiện được nếu không có internet. Bạn sẽ có thể bắt đầu làm việc với các tệp ngay lập tức.
Khi chỉnh sửa Google Trang tính ngoại tuyến, bạn sẽ thấy một biểu tượng đặc biệt ở đầu màn hình - một tia sét trong vòng tròn. Khi trực tuyến trở lại, tất cả các thay đổi sẽ được lưu ngay lập tức và biểu tượng sẽ biến mất. Điều này cho phép làm việc với Google Trang tính hầu như mọi lúc, mọi nơi bất kể có truy cập Internet mà không làm mất dữ liệu.
Lưu ý. Bạn chỉ có thể tạo, xem và chỉnh sửa bảng cũng như các tài liệu khác khi làm việc ngoại tuyến. Bạn sẽ không thể di chuyển bảng, đổi tên, thay đổi quyền và thực hiện các hành động khác được kết nối với Google Drive.
Nhận xét và ghi chú trong Google Trang tính
Như bạn có thể biết, MS Excel đề nghị thêm ghi chú vào ô. Với Google Trang tính, bạn không chỉ có thể thêm ghi chú mà còn có thể thêm nhận xét. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.
Để thêm ghi chú , hãy đặt con trỏ vào ô và chọn một trong các thao tác sau:
- Nhấp chuột phải vào ô và chọn Chèn ghi chú .
- Chuyển đến Chèn > Lưu ý trên menu Google Trang tính.
- Nhấn Shift + F12 .
Để thêm nhận xét , hãy đặt con trỏ vào ô và chọn một trong các thao tác sau:
- Nhấp chuột phải vào ô và chọn Chèn nhận xét.
- Chuyển đến Chèn > Nhận xét trên menu Google Trang tính.
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Alt + M .
Ahình tam giác nhỏ ở góc trên bên phải của ô sẽ gợi ý rằng có một ghi chú hoặc nhận xét được thêm vào ô. Ngoài ra, bạn sẽ thấy số ô có chú thích trên tab tên bảng tính:
Sự khác biệt giữa ghi chú và chú thích là gì? Liên kết tới bài bình luận có thể được gửi tới một đồng nghiệp cùng chỉnh sửa tệp với bạn. Người đó sẽ có thể trả lời nó:
Mọi bình luận có thể được trả lời trực tiếp trong bảng và mọi người dùng có quyền truy cập vào nó sẽ nhận được thông báo về các bình luận mới và trả lời.
Để xóa nhận xét, nhấn nút Giải quyết . Điều đó có nghĩa là các câu hỏi được thảo luận đã được giải quyết nhưng lịch sử của chúng sẽ vẫn còn. Nếu bạn nhấn nút Nhận xét ở góc trên bên phải của bảng, bạn sẽ thấy tất cả các nhận xét và có thể mở lại những nhận xét đã giải quyết.
Ở đó, bạn có thể đồng thời điều chỉnh cài đặt thông báo bằng cách nhấp vào liên kết Thông báo . Chọn xem bạn có muốn được thông báo về mọi nhận xét, chỉ nhận xét của bạn hay không nhận xét nào cả.
In và tải xuống bảng tính Google của bạn
Giờ đây, bạn đã học được cách tạo, hãy thêm và chỉnh sửa bảng tính, bạn cần biết cách in hoặc lưu chúng vào máy của mình.
Để in Google trang tính , hãy sử dụng menu: Tệp > Print hoặc chỉ sử dụng phím tắt tiêu chuẩn: Ctrl+P . Sau đó làm theo các bước trên màn hình,chọn các tùy chọn in và nhận bản sao thực của bạn.
Để lưu bảng dưới dạng tệp vào máy của bạn, hãy chuyển đến Tệp > Tải xuống dưới dạng và chọn loại tệp cần thiết:
Tôi tin rằng các định dạng được cung cấp là đủ cho hầu hết mọi nhu cầu của người dùng.
Tất cả những điều cơ bản này các tính năng bạn đã học góp phần vào công việc hàng ngày với các bảng. Làm cho các tệp của bạn trông đẹp mắt và dễ nhìn, chia sẻ chúng với những người khác và làm việc ngoại tuyến - tất cả đều có thể với Google Trang tính. Chỉ cần đừng ngại khám phá các tính năng mới và thử chúng. Tin tôi đi, sau một ngày, bạn sẽ tự hỏi tại sao mình không sử dụng dịch vụ này trước đây.
