ما سفر "بازگشت به اصول" خود را با یادگیری برخی از ویژگی های ویرایش صفحات گسترده Google ادامه می دهیم. ما با برخی از ویژگی‌های ساده مانند حذف و قالب‌بندی داده‌ها شروع می‌کنیم و با ویژگی‌های جذاب‌تر مانند گذاشتن نظرات و یادداشت‌ها، کار کردن به‌صورت آفلاین و بررسی سریع همه تغییرات ایجاد شده در فایل ادامه می‌دهیم.

چند وقت پیش من برخی از ویژگی‌های اساسی Google Sheets را روشن کردم. من به طور مفصل توضیح دادم که چگونه یک جدول را از ابتدا ایجاد کنید، آن را به اشتراک بگذارید و چگونه بسیاری از فایل ها را مدیریت کنید. (اگر آنها را از دست داده اید، ممکن است زمان خوبی باشد که از قبل آنها را بررسی کنید.)

امروز از شما دعوت می کنم که دانش خود را بیش از پیش عمیق کنید. کمی چای بنوشید و بنشینید - ما به ویرایش اسناد ادامه می دهیم :)

نحوه ویرایش در برگه های Google

حذف داده ها

بسیار خوب ، این گزینه به همان راحتی است که می توانید تصور کنید: یک سلول یا محدوده ای از سلول ها را انتخاب کنید و دکمه Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید.

برای حذف قالب بندی در Google Sheets، محدوده سلول ها را انتخاب کنید و به <بروید. 1> قالب > قالب بندی را پاک کنید یا Ctrl + \ را روی صفحه کلید خود فشار دهید.

روش های قالب بندی سلول ها در برگه های Google

1. روش اصلی قالب بندی سلول ها استفاده از نوار ابزار . اگر مکان نما را روی یک نماد نگه دارید، نکته ای را خواهید دید که توضیح می دهد چه کاری انجام می دهد. زرادخانه ابزار برگه‌های Google به شما امکان می‌دهد قالب اعداد، فونت، اندازه و رنگ آن و تراز سلولی را تغییر دهید. اگر حداقل داریدکوچکترین تجربه در کار با جداول، این به هیچ وجه مشکلی نخواهد بود:

   

2. برای ادامه، می‌توانید ردیف بالا را در Google ثابت کنید برگه‌ها به گونه‌ای که وقتی جدول را به بالا و پایین پیمایش می‌کنید، همیشه می‌توانید نام ستون‌ها را ببینید. و ردیف هایی برای این موضوع. این به هنگام کار با داده های زیادی کمک زیادی می کند.

فرض کنیم که جدولی با اطلاعات فروش شکلات داریم. ما می خواهیم که جدول تا حد امکان قابل خواندن و درک باشد. برای ثابت کردن سطر و ستون اول می توانید:

• به مشاهده > ثابت کنید و تعداد ردیف‌ها و/یا ستون‌ها را برای ثابت کردن انتخاب کنید.
• آن مستطیل خاکستری خالی را در گوشه سمت چپ بالای صفحه‌گسترده، جایی که سرصفحه‌های ستون و ردیف به هم می‌رسند، می‌بینید؟ مکان نما را روی نوار خاکستری ضخیم آن نگه دارید تا مکان نما به عقربه تبدیل شود. سپس این خط حاشیه را کلیک کنید، نگه دارید و یک ردیف به پایین بکشید. همین امر برای ثابت کردن ستون ها استفاده می شود.

  

افزودن، پنهان کردن و "بازکردن" یک صفحه

اغلب یک برگه کافی نیست. بنابراین چگونه می‌توانیم چند مورد دیگر را اضافه کنیم؟

در پایین پنجره مرورگر می‌توانید دکمه افزودن برگه را پیدا کنید. به نظر می رسد یک علامت مثبت (+):

روی آن کلیک کنید و بلافاصله یک صفحه خالی به فضای کاری اضافه می شود. با دوبار کلیک کردن روی تب آن و وارد کردن نام جدید، نام آن را تغییر دهید.

توجه داشته باشید. Google Sheets تعداد برگه‌ها را در فایل محدود می‌کند. دریابید که چرا ممکن استافزودن داده های جدید به صفحه گسترده خود را ممنوع کنید.

یک چیز عجیب این است که می توانید برگه های Google را از افراد دیگر پنهان کنید . برای آن، روی برگه برگه کلیک راست کرده و پنهان کردن برگه را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که این منوی زمینه به شما امکان می دهد رنگ برگه را تغییر دهید، برگه را حذف کنید، آن را کپی یا کپی کنید:

بسیار خوب، ما آن را پنهان کردیم. اما چگونه آن را برگردانیم؟

روی نماد با چهار خط ( همه برگه‌ها ) در سمت چپ اولین برگه برگه کلیک کنید، صفحه پنهان را پیدا کرده و کلیک کنید. یا فقط به مشاهده > برگه‌های پنهان در منوی کاربرگ‌نگار Google:

برگ به پخش بازگشته و آماده ویرایش و مدیریت است.

بررسی سابقه ویرایش در Google Sheets

اگر اشتباهاتی در هنگام ویرایش جدول انجام شود یا بدتر از آن، شخصی به طور تصادفی بخشی از اطلاعات را حذف کند، چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا باید هر روز یک کپی از اسناد ایجاد کنید؟

پاسخ منفی است. با Google Sheets همه چیز بسیار ساده تر و ایمن تر است. تاریخچه هر تغییر ایجاد شده در فایل را ذخیره می کند.

• برای بررسی تاریخچه کل صفحه گسترده، این مراحل را دنبال کنید.
• برای بررسی تاریخچه ویرایش سلول های تک، دنبال کنید این مراحل را انجام دهید.

اندازه صفحه گسترده خود را تغییر دهید

یک سوال دیگر که ممکن است هنگام ویرایش جدول پیش بیاید - چگونه اندازه آن را تغییر دهم؟ متأسفانه، تغییر اندازه جدول در Google Sheets امکان پذیر نیست. اما از آنجا که ما در حال کار درمرورگر، می‌توانیم از گزینه داخلی آن استفاده کنیم.

برای انجام این کار، میانبرهای سنتی مورد استفاده را داریم:

• Ctrl + "+" (به علاوه در numpad) برای بزرگ‌نمایی in.
• Ctrl + "-" (منهای روی numpad) برای بزرگنمایی.

همچنین، می توانید در View > تمام صفحه . برای لغو تغییر اندازه و نمایش کنترل‌ها، Esc را فشار دهید.

نحوه استفاده و ویرایش آفلاین Google Sheets

بسیاری معتقدند که نقطه ضعف اصلی Google Sheets در ناتوانی آن است. از آن به صورت آفلاین استفاده کنید زیرا فایل ها در فضای ابری ذخیره می شوند. اما این یک تصور غلط رایج است. می‌توانید Google Sheets را به‌صورت آفلاین در دسترس قرار دهید، در این حالت با جداول کار کنید و بعداً وقتی دسترسی به اینترنت بازیابی شد، تغییرات را در cloud ذخیره کنید.

برای ویرایش آفلاین Google Sheets، باید همگام‌سازی را با Google تنظیم کنید. Drive.

افزودن برنامه‌های افزودنی Google Docs به Google Chrome (این مورد پس از روشن کردن حالت آفلاین در Google Sheets به شما پیشنهاد می‌شود):

اگر شما می‌خواهید از یک دستگاه تلفن همراه یا رایانه لوحی استفاده کنید، مطمئن شوید که همه برنامه‌ها را برای جداول، اسناد، و ارائه‌های Google و همچنین Google Drive نصب کرده‌اید.

یک توصیه دیگر - قبل از رفتن به مکان‌های رایگان از اینترنت، به حساب Google خود وارد شوید و آن فایل‌ها و برنامه‌هایی را که می‌خواهید مثلاً در طول پرواز استفاده کنید، باز کنید. برنامه ها را باز بگذارید تا مجبور نشوید وارد شویدبه حساب کاربری که بدون اینترنت غیرممکن خواهد بود. می‌توانید فوراً کار با فایل‌ها را شروع کنید.

هنگامی که کاربرگ‌نگار Google را به‌صورت آفلاین ویرایش می‌کنید، نماد خاصی را در بالای صفحه می‌بینید - یک رعد و برق در دایره. وقتی دوباره آنلاین می شوید، تمام تغییرات بلافاصله ذخیره می شود و نماد ناپدید می شود. این امکان کار با کاربرگ‌نگار Google را تقریباً در هر زمان و هر مکان با وجود دسترسی به اینترنت و بدون از دست دادن داده‌ها فراهم می‌کند.

توجه. فقط هنگام کار آفلاین می توانید جداول و سایر اسناد را ایجاد، مشاهده و ویرایش کنید. شما نمی توانید جداول را جابه جا کنید، نام آنها را تغییر دهید، مجوزها را تغییر دهید و سایر اقدامات مرتبط با Google Drive را انجام دهید.

نظرات و یادداشت ها در Google Sheets

همانطور که ممکن است بدانید، MS Excel اضافه کردن یادداشت به سلول ها را ارائه می دهد. با Google Sheets، می توانید نه تنها یادداشت ها، بلکه نظرات را نیز اضافه کنید. بیایید ببینیم چگونه کار می کند.

برای افزودن یادداشت ، مکان نما را در سلول قرار دهید و یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:

• روی سلول کلیک راست کنید و درج یادداشت را انتخاب کنید.
• به درج > توجه داشته باشید در منوی صفحات Google.
• Shift + F12 را فشار دهید.

برای افزودن نظر ، مکان نما را نیز در سلول قرار دهید و انتخاب کنید یکی از موارد زیر:

• روی سلول کلیک راست کرده و Insert comment را انتخاب کنید.
• به Insert > نظر در منوی Google Sheets.
• از Ctrl + Alt + M استفاده کنید.

Aمثلث کوچک در گوشه سمت راست بالای سلول نشان می دهد که یک یادداشت یا یک نظر به سلول اضافه شده است. علاوه بر این، تعداد سلول‌های دارای تفسیر را در برگه نام صفحه‌گسترده خواهید دید:

تفاوت بین یادداشت‌ها و تفسیرها چیست؟ پیوند تفسیر را می توان برای یکی از همکارانی که فایل را با شما ویرایش می کند ارسال کرد. او می‌تواند به آن پاسخ دهد:

به هر نظر می‌توان مستقیماً در جدول پاسخ داد و هر کاربری که به آن دسترسی داشته باشد، یک اعلان درباره نظرات جدید دریافت می‌کند. و پاسخ می دهد.

برای حذف نظر، دکمه Resolve را فشار دهید. این بدان معناست که سؤالات مورد بحث حل شده است اما تاریخچه آنها باقی خواهد ماند. اگر دکمه نظرات را در گوشه سمت راست بالای جدول فشار دهید، همه نظرات را مشاهده می کنید و می توانید نظرات حل شده را دوباره باز کنید.

در آنجا، می توانید همچنین تنظیمات اعلان را با کلیک کردن روی پیوند اعلان‌ها تنظیم کنید. انتخاب کنید که آیا می‌خواهید درباره هر نظر، فقط نظر شما، یا اصلاً هیچ یک از آنها مطلع شوید.

صفحه‌گسترده‌های Google خود را چاپ و دانلود کنید

اکنون که نحوه ایجاد را یاد گرفتید، اضافه کنید و صفحات گسترده را ویرایش کنید، باید بدانید چگونه آنها را چاپ یا در دستگاه خود ذخیره کنید.

برای چاپ صفحات Google ، از منو استفاده کنید: File > چاپ ، یا فقط از میانبر استاندارد استفاده کنید: Ctrl+P. سپس مراحل روی صفحه را دنبال کنید،گزینه های چاپ را انتخاب کنید و نسخه فیزیکی خود را دریافت کنید.

برای ذخیره جدول به عنوان فایل در دستگاه خود، به File > به عنوان دانلود کنید و نوع فایل مورد نیاز را انتخاب کنید:

من معتقدم که فرمت های ارائه شده تقریبا برای نیازهای هر کاربر کافی است.

همه این موارد اساسی ویژگی هایی که آموخته اید به کار روزانه با جداول کمک می کند. فایل های خود را زیبا و قابل ارائه کنید، آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید و به صورت آفلاین کار کنید - همه اینها با Google Sheets امکان پذیر است. فقط از کشف ویژگی های جدید نترسید و آنها را امتحان کنید. به من اعتماد کنید، در پایان روز، تعجب خواهید کرد که چرا قبلا از این سرویس استفاده نکرده بودید.