เราดำเนินการ "กลับสู่พื้นฐาน" ต่อไปโดยเรียนรู้ลักษณะเฉพาะบางประการของการแก้ไขสเปรดชีตของ Google เราจะเริ่มด้วยฟีเจอร์ง่ายๆ เช่น การลบและการจัดรูปแบบข้อมูล และดำเนินการต่อด้วยฟีเจอร์ที่เหนือชั้นกว่า เช่น การแสดงความคิดเห็นและบันทึกย่อ การทำงานแบบออฟไลน์ และการตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในไฟล์อย่างรวดเร็ว

เมื่อไม่นานมานี้ ฉันได้อธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะพื้นฐานที่ Google ชีตเสนอให้ ฉันได้อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างตารางตั้งแต่เริ่มต้น แบ่งปัน และวิธีจัดการไฟล์จำนวนมาก (หากคุณพลาด อาจเป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะลองดูก่อนล่วงหน้า)

วันนี้ ผมขอเชิญคุณมาเพิ่มพูนความรู้ของคุณให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ดื่มน้ำชาและนั่ง - เรามาแก้ไขเอกสารกันต่อ :)

วิธีแก้ไขใน Google ชีต

การลบข้อมูล

เอาล่ะ ตัวเลือกนี้ง่ายอย่างที่คุณจินตนาการได้: เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์

หากต้องการลบการจัดรูปแบบใน Google ชีต ให้เลือกช่วงของเซลล์และไปที่ รูปแบบ > ล้างการจัดรูปแบบ หรือกด Ctrl + \ บนแป้นพิมพ์

วิธีจัดรูปแบบเซลล์ใน Google ชีต

1. วิธีหลักในการจัดรูปแบบเซลล์คือการใช้ แถบเครื่องมือ . หากคุณวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือไอคอน คุณจะเห็นเคล็ดลับที่อธิบายว่าไอคอนนี้ใช้ทำอะไร คลังเครื่องมือ Google ชีตช่วยให้คุณเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข แบบอักษร ขนาดและสี และการจัดตำแหน่งเซลล์ หากคุณมีอย่างน้อยประสบการณ์น้อยที่สุดในการทำงานกับตาราง ซึ่งจะไม่เป็นปัญหาเลย:

   

2. หากต้องการดำเนินการต่อ คุณสามารถ หยุดแถวบนสุด ใน Google ชีตเพื่อให้เมื่อคุณเลื่อนตารางขึ้นและลง คุณจะเห็นชื่อของคอลัมน์เสมอ และแถวสำหรับเรื่องนั้น สิ่งนี้ช่วยได้มากเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก

สมมติว่าเรามีตารางที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการขายช็อกโกแลต เราต้องการให้ตารางอ่านและเข้าใจได้ง่ายที่สุด หากต้องการตรึงแถวและคอลัมน์แรก คุณสามารถ:

• ไปที่ ดู > ตรึง และเลือกจำนวนแถวและ/หรือคอลัมน์ที่จะตรึง
• ดูสี่เหลี่ยมสีเทาว่างที่มุมซ้ายบนของสเปรดชีตที่ส่วนหัวของคอลัมน์และแถวบรรจบกันหรือไม่ วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือแถบสีเทาหนาจนกระทั่งเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปมือ จากนั้นคลิก ค้างไว้แล้วลากเส้นขอบนี้ลงมาหนึ่งแถว เช่นเดียวกับที่ใช้ในการตรึงคอลัมน์

  

เพิ่ม ซ่อน และ "ยกเลิกการซ่อน" แผ่นงาน

บ่อยครั้งที่แผ่นงานเดียวไม่เพียงพอ แล้วเราจะ เพิ่ม อีกสองสามรายการได้อย่างไร

ที่ด้านล่างสุดของหน้าต่างเบราว์เซอร์ คุณจะพบปุ่ม เพิ่มแผ่นงาน ดูเหมือนเครื่องหมายบวก (+):

คลิกแล้วแผ่นเปล่าหนึ่งแผ่นจะถูกเพิ่มลงในพื้นที่ทำงานทันที เปลี่ยนชื่อโดยดับเบิลคลิกที่แท็บแล้วป้อนชื่อใหม่

หมายเหตุ Google ชีตจำกัดจำนวนชีตในไฟล์ ค้นหาสาเหตุที่อาจเป็นไปได้ห้ามเพิ่มข้อมูลใหม่ในสเปรดชีตของคุณ

สิ่งหนึ่งที่แปลกประหลาดคือคุณสามารถ ซ่อน Google ชีตจากคนอื่นๆ ในการนั้น ให้คลิกขวาที่แท็บแผ่นงานแล้วเลือก ซ่อนแผ่นงาน โปรดทราบว่าเมนูบริบทนี้ให้คุณเปลี่ยนสีของแท็บ ลบแผ่นงาน คัดลอกหรือทำซ้ำ:

ตกลง เราซ่อนไว้แล้ว แต่เราจะเอากลับมาได้อย่างไร

คลิกไอคอนที่มีสี่บรรทัด ( แผ่นงานทั้งหมด ) ทางด้านซ้ายของแท็บแผ่นงานแรก ค้นหาและคลิกแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ หรือคุณเพียงแค่ไปที่ ดู > ชีตที่ซ่อนอยู่ ในเมนู Google ชีต:

ชีตกลับมาเล่นอีกครั้งและพร้อมที่จะแก้ไขและจัดการ

ตรวจสอบประวัติการแก้ไข ใน Google ชีต

จะเกิดอะไรขึ้นหากเกิดข้อผิดพลาดขณะแก้ไขตาราง หรือที่แย่ไปกว่านั้น มีคนลบข้อมูลบางส่วนโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณต้องสร้างสำเนาเอกสารทุกวันหรือไม่

คำตอบคือไม่ ด้วย Google ชีต ทุกอย่างจะง่ายขึ้นและปลอดภัยมากขึ้น โดยจะบันทึกประวัติของทุกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์

• หากต้องการตรวจสอบประวัติของสเปรดชีตทั้งหมด ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
• หากต้องการตรวจสอบประวัติการแก้ไขของเซลล์เดียว ให้ทำตาม ขั้นตอนเหล่านี้

ปรับขนาดสเปรดชีตของคุณ

อีกหนึ่งคำถามที่อาจเกิดขึ้นเมื่อแก้ไขตาราง - ฉันจะปรับขนาดได้อย่างไร ขออภัย ไม่สามารถปรับขนาดตารางใน Google ชีตได้ แต่เนื่องจากเราทำงานในเบราว์เซอร์ เราสามารถใช้ตัวเลือกในตัวของมัน

ในการทำเช่นนั้น เรามีทางลัดที่ใช้กันทั่วไป:

• Ctrl + "+" (บวกบนแป้นตัวเลข) เพื่อซูม ใน
• Ctrl + "-" (เครื่องหมายลบบนแป้นตัวเลข) เพื่อย่อ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปลี่ยนเป็นโหมดเต็มหน้าจอใน ดู > เต็มหน้าจอ . หากต้องการยกเลิกการปรับขนาดและแสดงการควบคุม ให้กด Esc .

วิธีใช้และแก้ไข Google ชีตแบบออฟไลน์

หลายคนเชื่อว่าข้อเสียเปรียบหลักของ Google ชีตอยู่ที่การไม่สามารถ ใช้แบบออฟไลน์เนื่องจากไฟล์ถูกบันทึกในระบบคลาวด์ แต่มันเป็นความเข้าใจผิดทั่วไป คุณสามารถทำให้ Google ชีตใช้งานได้แบบออฟไลน์ ทำงานกับตารางในโหมดนี้ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังระบบคลาวด์ในภายหลังเมื่อกู้คืนการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

หากต้องการแก้ไข Google ชีตแบบออฟไลน์ คุณต้องตั้งค่าการซิงโครไนซ์กับ Google ไดรฟ์

เพิ่มส่วนขยายของ Google เอกสารใน Google Chrome (ระบบจะแนะนำให้คุณทราบเมื่อคุณเปิดโหมดออฟไลน์ใน Google ชีต):

หาก คุณกำลังจะใช้โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งแอปพลิเคชันทั้งหมดสำหรับตาราง เอกสาร และงานนำเสนอของ Google รวมทั้ง Google ไดรฟ์

คำแนะนำอีกหนึ่งข้อ - ก่อนไปที่ ได้ฟรีจากอินเทอร์เน็ต ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณและเปิดไฟล์และแอปพลิเคชันที่คุณวางแผนจะใช้ เช่น ระหว่างเที่ยวบิน เปิดแอปพลิเคชันทิ้งไว้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ไปยังบัญชีซึ่งจะเป็นไปไม่ได้หากไม่มีอินเทอร์เน็ต คุณจะสามารถเริ่มทำงานกับไฟล์ได้ทันที

เมื่อแก้ไข Google ชีตแบบออฟไลน์ คุณจะเห็นไอคอนพิเศษที่ด้านบนของหน้าจอ ซึ่งเป็นรูปสายฟ้าในวงกลม เมื่อกลับมาออนไลน์ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกทันทีและไอคอนจะหายไป ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานกับ Google ชีตได้เกือบตลอดเวลาและทุกที่ แม้จะมีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและไม่ทำให้ข้อมูลสูญหาย

หมายเหตุ คุณสามารถสร้าง ดู และแก้ไขตารางและเอกสารอื่นๆ ได้เมื่อทำงานแบบออฟไลน์เท่านั้น คุณจะไม่สามารถย้ายตาราง เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนสิทธิ์ และดำเนินการอื่นๆ ที่เชื่อมโยงกับ Google ไดรฟ์

แสดงความคิดเห็นและบันทึกย่อใน Google ชีต

อย่างที่คุณทราบ MS Excel เสนอให้เพิ่มบันทึกลงในเซลล์ ด้วย Google ชีต คุณสามารถเพิ่มทั้งโน้ตและแสดงความคิดเห็นได้ด้วย มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร

หากต้องการ เพิ่มโน้ต ให้วางเคอร์เซอร์ลงในเซลล์และเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกขวาที่เซลล์ และเลือก แทรกบันทึก .
• ไปที่ แทรก > หมายเหตุ ในเมนู Google ชีต
• กด Shift + F12

หากต้องการ เพิ่มความคิดเห็น ให้วางเคอร์เซอร์ลงในเซลล์ด้วย แล้วเลือก อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือกแทรกความคิดเห็น
• ไปที่ แทรก > แสดงความคิดเห็น ในเมนู Google ชีต
• ใช้ Ctrl + Alt + M

Aสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ที่มุมขวาบนของเซลล์จะบอกใบ้ว่ามีโน้ตหรือข้อคิดเห็นเพิ่มเข้าไปในเซลล์ นอกจากนี้ คุณจะเห็นจำนวนเซลล์ที่มีคำอธิบายในแท็บชื่อสเปรดชีต:

บันทึกย่อและข้อคิดเห็นแตกต่างกันอย่างไร ลิงก์ไปยังคำอธิบายสามารถส่งไปยังเพื่อนร่วมงานที่แก้ไขไฟล์ร่วมกับคุณ เขาหรือเธอจะสามารถตอบกลับได้:

ทุกความคิดเห็นสามารถตอบกลับได้โดยตรงภายในตาราง และผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงความคิดเห็นจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความคิดเห็นใหม่ และตอบกลับ

หากต้องการลบความคิดเห็น ให้กดปุ่ม แก้ไข หมายความว่าคำถามที่กล่าวถึงได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ประวัติจะยังคงอยู่ หากคุณกดปุ่ม ความคิดเห็น ที่มุมขวาบนของตาราง คุณจะเห็นความคิดเห็นทั้งหมดและจะสามารถเปิดความคิดเห็นที่ได้รับการแก้ไขแล้วอีกครั้ง

ที่นี่ คุณสามารถ ปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนด้วยการคลิกลิงก์ การแจ้งเตือน เลือกว่าต้องการให้แจ้งเตือนทุกความคิดเห็น เฉพาะความคิดเห็นของคุณหรือไม่รับเลย

พิมพ์และดาวน์โหลดสเปรดชีต Google ของคุณ

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีสร้าง เพิ่ม และแก้ไขสเปรดชีต คุณจำเป็นต้องรู้วิธีพิมพ์หรือบันทึกลงในเครื่องของคุณ

หากต้องการ พิมพ์ Google ชีต ให้ใช้เมนู: ไฟล์ > พิมพ์ หรือใช้ทางลัดมาตรฐาน: Ctrl+P จากนั้นทำตามขั้นตอนบนหน้าจอเลือกตัวเลือกการพิมพ์และรับสำเนาจริงของคุณ

หากต้องการ บันทึกตาราง เป็นไฟล์ไปยังเครื่องของคุณ ให้ไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลดเป็น และเลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการ:

ฉันเชื่อว่ารูปแบบที่มีให้นั้นเพียงพอสำหรับความต้องการของผู้ใช้เกือบทุกคน

พื้นฐานทั้งหมดนี้ คุณลักษณะที่คุณได้เรียนรู้มีส่วนช่วยในการทำงานประจำวันกับตาราง ทำให้ไฟล์ของคุณดูดีและเรียบร้อย แบ่งปันกับผู้อื่นและทำงานแบบออฟไลน์ ทุกอย่างเป็นไปได้ด้วย Google ชีต อย่ากลัวที่จะสำรวจคุณลักษณะใหม่ๆ และลองใช้ดู เชื่อฉันสิ ท้ายที่สุดแล้ว คุณจะสงสัยว่าทำไมคุณถึงไม่เคยใช้บริการนี้มาก่อน