Pokračujeme v naší cestě "Zpátky k základům" a naučíme se některé zvláštnosti úprav tabulek Google. Začneme jednoduchými funkcemi, jako je mazání a formátování dat, a budeme pokračovat těmi náročnějšími, jako je zanechávání komentářů a poznámek, práce offline a rychlá kontrola všech změn provedených v souboru.

Není to tak dávno, co jsem vám osvětlil zcela základní funkce, které tabulky Google nabízí. Podrobně jsem vysvětlil, jak vytvořit tabulku od začátku, jak ji sdílet a jak spravovat mnoho souborů. (Pokud jste je přehlédli, možná je na místě se na ně předem podívat).

Dnes vás zvu, abyste si své znalosti ještě více prohloubili. Vezměte si čaj a posaďte se - pokračujeme v úpravě dokumentů :)

Jak upravovat v Tabulkách Google

Odstranění dat

Dobře, tato možnost je tak snadná, jak si jen dokážete představit: vyberte buňku nebo rozsah buněk a stiskněte tlačítko Delete na klávesnici.

Chcete-li odstranit formátování v Tabulkách Google, vyberte rozsah buněk a přejděte na stránku Format> Vymazat formátování nebo stiskněte na klávesnici kombinaci kláves Ctrl + \.

Způsoby formátování buněk v Tabulkách Google

1. Hlavním způsobem formátování buněk je použití příkazu panel nástrojů . Pokud na ikonu najedete kurzorem, zobrazí se tip vysvětlující, co dělá. Arzenál nástrojů Tabulek Google umožňuje měnit formát čísel, písmo, jeho velikost a barvu a zarovnání buněk. Pokud máte alespoň minimální zkušenosti s prací s tabulkami, nebude to pro vás žádný problém:

   

2. Chcete-li pokračovat, můžete zmrazení horního řádku v Tabulkách Google, abyste při posouvání tabulky nahoru a dolů vždy viděli názvy sloupců. A také řádků. To velmi pomáhá při práci se spoustou dat.

Předpokládejme, že máme tabulku s informacemi o prodeji čokolády. Chceme, aby byla tabulka co nejsnáze čitelná a přehledná. První řádek a sloupec můžeme zmrazit:

• Přejít na Zobrazit> Zmrazit a vyberte počet řádků a/nebo sloupců, které chcete zmrazit.
• Vidíte ten prázdný šedý obdélník v levém horním rohu tabulky, kde se setkávají záhlaví sloupců a řádků? Najeďte kurzorem na jeho tlustý šedý pruh, dokud se kurzor nezmění na ruku. Pak klikněte, podržte a přetáhněte tuto ohraničující čáru o jeden řádek dolů. Totéž se používá ke zmrazení sloupců.

  

Přidání, skrytí a zrušení skrytí listu

Velmi často jeden list nestačí. Jak tedy můžeme přidat několik dalších?

Úplně dole v okně prohlížeče najdete položku Přidat list Vypadá jako znaménko plus (+):

Klikněte na něj a do pracovní oblasti se ihned přidá jeden prázdný list. Přejmenujte jej poklepáním na jeho kartu a zadáním nového názvu.

Poznámka: Tabulky Google omezují počet listů v souboru. Zjistěte, proč to může zakazovat přidávání nových dat do tabulky.

Zvláštností je, že můžete skrýt Za tímto účelem klikněte pravým tlačítkem myši na kartu listu a vyberte možnost. Skrýt list . Všimněte si, že tato kontextová nabídka umožňuje změnit barvu karty, odstranit list, kopírovat nebo duplikovat:

Dobře, schovali jsme ho, ale jak ho získáme zpět?

Klikněte na ikonu se čtyřmi řádky ( Všechny listy ) vlevo od první karty listu, najděte skrytý list a klikněte na něj. Nebo stačí přejít na stránku Zobrazit> Skryté listy v nabídce Tabulky Google:

List je opět v režimu přehrávání a je připraven k úpravám a správě.

Kontrola historie úprav v Tabulkách Google

Co se stane, když při úpravě tabulky dojde k chybě nebo, což je ještě horší, někdo omylem vymaže část informací? Musíte každý den vytvářet kopie dokumentů?

Odpověď zní ne. V tabulkách Google je vše mnohem jednodušší a bezpečnější. Ukládá se historie každé změny provedené v souboru.

• Chcete-li zkontrolovat historii celé tabulky, postupujte podle následujících kroků.
• Chcete-li zkontrolovat historii úprav jednotlivých buněk, postupujte podle následujících kroků.

Změna velikosti tabulky

Při úpravách tabulky může vyvstat ještě jedna otázka - jak změnit její velikost? Bohužel v Tabulkách Google není možné měnit velikost tabulky. Protože ale pracujeme v prohlížeči, můžeme použít jeho vestavěnou možnost.

K tomu slouží tradičně používané zkratky:

• Ctrl + "+" (plus na numerické klávesnici) pro přiblížení.
• Ctrl + "-" (mínus na numerické klávesnici) pro oddálení.

Do celoobrazovkového režimu se můžete přepnout také v okně Zobrazit na celou obrazovku . Chcete-li zrušit změnu velikosti a zobrazit ovládací prvky, stiskněte tlačítko Esc .

Jak používat a upravovat Tabulky Google offline

Mnozí se domnívají, že hlavní nevýhoda Tabulek Google spočívá v nemožnosti používat je offline, protože soubory jsou uloženy v cloudu. To je však častý omyl. Tabulky Google můžete zpřístupnit offline, pracovat s nimi v tomto režimu a změny uložit do cloudu později po obnovení přístupu k internetu.

Chcete-li upravovat Tabulky Google offline, musíte nastavit synchronizaci s Diskem Google.

Přidejte rozšíření Dokumenty Google do prohlížeče Google Chrome (bude vám nabídnuto po zapnutí offline režimu v aplikaci Tabulky Google):

Pokud budete používat mobilní zařízení nebo tablet, nezapomeňte si nainstalovat všechny aplikace pro tabulky, dokumenty a prezentace Google a také Disk Google.

Ještě jedna rada - než se vydáte na místa bez internetu, přihlaste se ke svému účtu Google a otevřete si ty soubory a aplikace, které plánujete používat například během letu. Aplikace nechte otevřené, abyste se nemuseli přihlašovat k účtu, což bez internetu nebude možné. Se soubory budete moci začít pracovat okamžitě.

Při úpravách Tabulky Google v režimu offline se v horní části obrazovky zobrazí speciální ikona - blesk v kruhu. Při návratu do režimu online se všechny změny okamžitě uloží a ikona zmizí. To umožňuje pracovat s Tabulkami Google téměř kdykoli a kdekoli i přes přístup k internetu a bez ztráty dat.

Poznámka: Tabulky a další dokumenty můžete vytvářet, zobrazovat a upravovat pouze při práci v režimu offline. Tabulky nebudete moci přesouvat, přejmenovávat, měnit oprávnění a provádět další akce spojené s Diskem Google.

Komentáře a poznámky v tabulkách Google

Jak možná víte, MS Excel nabízí přidávání poznámek k buňkám. V Tabulkách Google můžete přidávat nejen poznámky, ale také komentáře. Podívejme se, jak to funguje.

Na přidat poznámku , umístěte kurzor do buňky a vyberte jednu z následujících možností:

• Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku a vyberte možnost Vložte poznámku .
• Přejít na Vložit> Poznámka v nabídce Tabulky Google.
• Stiskněte klávesy Shift + F12 .

Na přidat komentář , umístěte kurzor také do buňky a vyberte jednu z následujících možností:

• Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku a vyberte možnost Vložit komentář.
• Přejít na Vložit> Komentář v nabídce Tabulky Google.
• Použijte kombinaci kláves Ctrl + Alt + M .

Malý trojúhelníček v pravém horním rohu buňky napoví, že je k buňce přidána poznámka nebo komentář. Kromě toho se na kartě Název tabulky zobrazí počet buněk s komentáři:

Jaký je rozdíl mezi poznámkami a komentáři? Odkaz na komentář lze poslat kolegovi, který s vámi soubor upravuje. Bude na něj moci odpovědět:

Na každý komentář lze odpovědět přímo v tabulce a každý uživatel, který k ní má přístup, dostane oznámení o nových komentářích a odpovědích.

Chcete-li komentář odstranit, stiskněte tlačítko Vyřešit To znamená, že diskutované otázky jsou vyřešeny, ale jejich historie zůstane zachována. Pokud stisknete tlačítko Komentáře v pravém horním rohu tabulky, uvidíte všechny komentáře a budete moci znovu otevřít ty vyřešené.

Zde můžete také upravit nastavení oznámení kliknutím na tlačítko Oznámení odkaz. Zvolte, zda chcete být informováni o všech komentářích, pouze o svých nebo o žádném z nich.

Tisk a stahování tabulek Google

Nyní, když jste se naučili vytvářet, přidávat a upravovat tabulky, musíte vědět, jak je vytisknout nebo uložit do počítače.

Na tisknout listy Google , použijte nabídku: Soubor> Tisk , nebo stačí použít standardní klávesovou zkratku: Ctrl+P. Poté postupujte podle pokynů na obrazovce, vyberte možnosti tisku a získejte fyzickou kopii.

Na uložit tabulku jako soubor do počítače, přejděte na Soubor> Stáhnout jako a vyberte požadovaný typ souboru:

Domnívám se, že nabízené formáty jsou dostatečné pro potřeby téměř každého uživatele.

Všechny tyto základní funkce, které jste se naučili, přispívají ke každodenní práci s tabulkami. Vytvářejte pěkné a reprezentativní soubory, sdílejte je s ostatními a pracujte offline - to vše je možné s tabulkami Google. Jen se nebojte objevovat nové funkce a vyzkoušejte je. Věřte mi, že na konci dne se budete divit, proč jste tuto službu nepoužívali dříve.