Ми продовжуємо нашу подорож "Назад до основ", вивчаючи деякі особливості редагування електронних таблиць Google. Ми почнемо з простих функцій, таких як видалення та форматування даних, і перейдемо до більш складних, таких як залишення коментарів та нотаток, робота в автономному режимі та швидкий перегляд всіх змін, зроблених у файлі.

Не так давно я проливав світло на базові можливості Google Таблиць. Я детально пояснював, як створити таблицю з нуля, надати до неї доступ та як керувати багатьма файлами (якщо ви пропустили ці статті, то зараз саме час переглянути їх).

Сьогодні запрошую вас ще більше поглибити свої знання. Беріть чай і сідайте зручніше - продовжуємо редагувати документи :)

Як редагувати в Google Таблицях

Видалення даних

Гаразд, ця опція настільки проста, наскільки ви можете собі уявити: виділіть комірку або діапазон комірок і натисніть клавішу Delete на клавіатурі.

Щоб видалити форматування в Google Таблицях, виділіть діапазон комірок і перейдіть на Формат; Очистити форматування або натисніть клавіші Ctrl + \ на клавіатурі.

Способи форматування комірок в Google Таблицях

1. Основним способом форматування комірок є використання кнопки панель інструментів При наведенні курсору на іконку з'являється підказка, яка пояснює, що вона робить. Арсенал інструментів Google Таблиці дозволяє змінювати формат чисел, шрифт, його розмір і колір, а також вирівнювання комірок. Якщо ви маєте хоча б найменший досвід роботи з таблицями, то це не складе жодних труднощів:

   

2. Щоб продовжити, ви можете заморозити верхній ряд в Google Sheets, щоб при прокручуванні таблиці вгору-вниз завжди можна було бачити назви стовпців. І рядків, якщо вже на те пішло. Це дуже допомагає при роботі з великими обсягами даних.

Припустимо, що у нас є таблиця з інформацією про продажі шоколаду. Ми хочемо, щоб таблиця була максимально зручною для читання і розуміння. Заморозити перший рядок і стовпець можна:

• Перейдіть до Перегляд> Стоп-кадр та оберіть кількість рядків та/або стовпців для заморожування.
• Бачите порожній сірий прямокутник у верхньому лівому куті електронної таблиці, де стикаються заголовки стовпців і рядків? Наведіть курсор на його товсту сіру смугу, поки курсор не перетвориться на руку. Потім натисніть, утримуйте і перетягніть цю обмежувальну лінію на один рядок вниз. Те ж саме використовується для заморожування стовпців.

  

Додавання, приховування та "розкриття" аркуша

Дуже часто одного аркуша не вистачає. Тож як нам додавати ще кілька?

У самому низу вікна браузера ви можете знайти Додати аркуш Кнопка має вигляд знаку "плюс" (+):

Клацніть на ньому, і в робочу область одразу ж додасться один чистий аркуш. Перейменуйте його, двічі клацнувши на його вкладці і ввівши нову назву.

Примітка: Google Таблиці обмежує кількість аркушів у файлі. Дізнайтеся, чому він може заборонити додавання нових даних у вашу таблицю.

Особливістю є те, що ви можете ховатися Для цього клацніть правою кнопкою миші на вкладці аркуша і виберіть Приховати аркуш Зверніть увагу, що дане контекстне меню дозволяє змінити колір вкладки, видалити аркуш, скопіювати або продублювати його:

Гаразд, ми його сховали. Але як нам його повернути?

Натисніть на іконку з чотирма лініями ( Всі аркуші ) зліва від вкладки першого аркуша знайдіть і клацніть прихований аркуш. Або просто перейдіть за посиланням Перегляд> Приховані листи в меню Google Таблиці:

Аркуш знову доступний для відтворення і готовий до редагування та управління.

Перевірка історії редагувань в Google Таблицях

Як бути, якщо при редагуванні таблиці були допущені помилки або, що ще гірше, хтось випадково видалив частину інформації? Чи потрібно щодня створювати копії документів?

Відповідь - ні. З Google Таблицями все набагато простіше і безпечніше. Вони зберігають історію кожної зміни, зробленої у файлі.

• Щоб перевірити історію всієї таблиці, виконайте наступні дії.
• Щоб перевірити історію редагування окремих комірок, виконайте такі дії.

Змініть розмір електронної таблиці

Ще одне питання, яке може виникнути при редагуванні таблиці - як змінити її розміри? На жаль, в Google Таблицях немає можливості змінити розміри таблиці. Але оскільки ми працюємо в браузері, то можемо скористатися його вбудованою опцією.

Для цього у нас є традиційно використовувані короткі шляхи:

• Ctrl + "+" (плюс на клавіатурі) для збільшення масштабу.
• Ctrl + "-" (мінус на клавіатурі) для зменшення масштабу.

Також ви можете перейти в повноекранний режим в Перегляд на весь екран Щоб скасувати зміну розміру і відображення елементів керування, натисніть Esc .

Як користуватися та редагувати Google Таблиці в автономному режимі

Багато хто вважає, що основним недоліком Google Таблиць є неможливість використання в автономному режимі, оскільки файли зберігаються в хмарі. Але це поширена помилка. Ви можете зробити Google Таблиці доступними в автономному режимі, працювати з таблицями в такому режимі і зберегти зміни в хмарі пізніше, коли відновиться доступ до інтернету.

Для редагування Google Таблиць в автономному режимі необхідно налаштувати синхронізацію з Google Диском.

Додайте розширення Google Docs до Google Chrome (це буде запропоновано вам після увімкнення офлайн-режиму в Google Sheets):

Якщо ви збираєтеся користуватися мобільним пристроєм або планшетом, обов'язково встановіть всі додатки для роботи з таблицями, документами та презентаціями Google, а також Google Диск.

І ще одна порада - перед тим, як йти в місця, де немає інтернету, увійдіть до свого облікового запису Google і відкрийте ті файли та додатки, якими плануєте користуватися, наприклад, під час польоту. Залишайте додатки відкритими, щоб не входити в обліковий запис, що без інтернету буде неможливо. Ви зможете одразу ж почати працювати з файлами.

При редагуванні Google Таблиць в автономному режимі у верхній частині екрану ви побачите спеціальну іконку - блискавку в колі. При поверненні в онлайн-режим всі зміни відразу ж будуть збережені, а іконка зникне. Це дозволяє працювати з Google Таблицями практично в будь-який час і в будь-якому місці, незважаючи на наявність доступу до мережі Інтернет, без втрати даних.

Примітка: створювати, переглядати та редагувати таблиці та інші документи можна лише в режимі офлайн. Переміщати таблиці, перейменовувати їх, змінювати права доступу та виконувати інші дії, пов'язані з Google Диском, ви не зможете.

Коментарі та нотатки в Google Таблицях

Як відомо, MS Excel пропонує додавати нотатки до комірок. У Google Sheets можна додавати не тільки нотатки, але й коментарі. Давайте подивимося, як це працює.

До додати примітку , помістіть курсор в комірку і виберіть одну з наступних дій:

• Клацніть правою кнопкою миші по комірці і виберіть Вставити примітку .
• Перейдіть до Вставка> Примітка в меню Google Таблиці.
• Натисніть клавіші Shift + F12 .

До додати коментар , помістіть курсор в цю комірку і виберіть один з наступних варіантів:

• Клацніть правою кнопкою миші по комірці та виберіть Вставити коментар.
• Перейдіть до Вставити> Коментар в меню Google Таблиці.
• Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + Alt + M .

Маленький трикутник у правому верхньому куті комірки підкаже, що до комірки додано примітку або коментар. Крім того, кількість комірок з коментарями ви побачите на вкладці "Назва таблиці":

У чому різниця між примітками та коментарями? Посилання на коментар можна надіслати колезі, який редагує файл разом з вами. Він зможе відповісти на нього:

На кожен коментар можна відповісти безпосередньо в таблиці, і кожен користувач, який має до неї доступ, отримає сповіщення про нові коментарі та відповіді.

Щоб видалити коментар, натисніть кнопку Рішучість Це означає, що обговорені питання вирішені, але їх історія залишиться. Якщо натиснути кнопку Коментарі у правому верхньому куті таблиці, ви побачите всі коментарі та зможете знову відкрити вирішені.

Там же можна налаштувати параметри сповіщень, натиснувши на кнопку Повідомлення Виберіть, чи хочете ви отримувати сповіщення про кожен коментар, лише про ваш, чи про жоден з них.

Роздрукуйте та завантажте свої таблиці Google

Тепер, коли ви навчилися створювати, додавати та редагувати електронні таблиці, вам потрібно знати, як їх друкувати або зберігати на комп'ютері.

До друк Google аркушів скористайтеся меню: Файл> Друк або просто скористайтеся стандартним поєднанням клавіш: Ctrl+P. Далі дотримуйтесь інструкцій на екрані, оберіть параметри друку та отримайте свою фізичну копію.

До зберегти таблицю у вигляді файлу на свій комп'ютер, перейдіть за посиланням Файл> Завантажити як та оберіть потрібний тип файлу:

Вважаю, що запропонованих форматів достатньо для потреб практично кожного користувача.

Всі ці базові можливості, про які ви дізналися, допомагають у повсякденній роботі з таблицями. Надавати файлам красивий і презентабельний вигляд, ділитися ними з іншими та працювати в автономному режимі - все це можливо з Google Таблицями. Просто не бійтеся вивчати нові можливості і пробуйте їх. Повірте, в кінці дня ви будете дивуватися, чому не користувалися цим сервісом раніше.