Kontynuujemy naszą podróż "Powrót do podstaw", poznając niektóre osobliwości edycji arkuszy kalkulacyjnych Google. Zaczniemy od kilku prostych funkcji, takich jak usuwanie i formatowanie danych, a będziemy kontynuować te bardziej wymyślne, takie jak pozostawianie komentarzy i notatek, praca w trybie offline i szybkie przeglądanie wszystkich zmian wprowadzonych w pliku.

Nie tak dawno rzuciłem trochę światła na bardzo podstawowe funkcje, jakie oferuje Google Sheets. Wyjaśniłem szczegółowo, jak stworzyć tabelę od podstaw, udostępnić ją oraz jak zarządzać wieloma plikami. (Jeśli je przegapiłeś, może to być dobry moment, aby sprawdzić je wcześniej).

Dziś zapraszam Cię do jeszcze większego pogłębienia swojej wiedzy. Weź herbatę i usiądź - kontynuujemy edycję dokumentów :)

Jak edytować w Google Sheets

Usuwanie danych

Ok, ta opcja jest tak prosta, jak tylko można sobie wyobrazić: wybierz komórkę lub zakres komórek i naciśnij przycisk Usuń na klawiaturze.

Aby usunąć formatowanie w Arkuszach Google, zaznacz zakres komórek i przejdź do Format> Przejrzyste formatowanie lub naciśnij Ctrl + \u200 na klawiaturze.

Sposoby formatowania komórek w arkuszach Google

1. Głównym sposobem formatowania komórek jest użycie pasek narzędzi Jeśli najedziesz kursorem na ikonę, zobaczysz wskazówkę wyjaśniającą, co ona robi. Arsenał narzędzi Arkusza Google pozwala na zmianę formatu liczb, czcionki, jej rozmiaru i koloru oraz wyrównania komórek. Jeśli masz choć najmniejsze doświadczenie w pracy z tabelami, nie będzie to żadnym problemem:

   

2. Aby kontynuować, możesz zamrozić górny rząd w Google Sheets, aby podczas przewijania tabeli w górę i w dół zawsze widzieć nazwy kolumn i wierszy, co bardzo pomaga przy pracy z dużą ilością danych.

Załóżmy, że mamy tabelę z informacjami o sprzedaży czekolady. Chcemy, aby tabela była jak najłatwiejsza do odczytania i zrozumienia. Aby zamrozić pierwszy wiersz i kolumnę można:

• Idź do Zobacz> Zamarznij i wybrać liczbę wierszy i/lub kolumn do zamrożenia.
• Widzisz ten pusty szary prostokąt w lewym górnym rogu arkusza kalkulacyjnego, gdzie spotykają się nagłówki kolumn i wierszy? Najedź kursorem na jego gruby szary pasek, aż kursor zmieni się w dłoń. Następnie kliknij, przytrzymaj i przeciągnij tę linię graniczną o jeden wiersz w dół. To samo służy do zamrożenia kolumn.

  

Dodawanie, ukrywanie i "odzyskiwanie" arkusza

Bardzo często jeden arkusz to za mało, więc jak możemy dodać kilka więcej?

Na samym dole okna przeglądarki można znaleźć Dodaj arkusz Przycisk. Wygląda jak znak plusa (+):

Kliknij go i od razu do obszaru roboczego zostanie dodany jeden pusty arkusz. Zmień jego nazwę, klikając dwukrotnie jego zakładkę i wpisując nową nazwę.

Uwaga. Google Sheets ogranicza liczbę arkuszy w pliku. Dowiedz się, dlaczego może zabronić dodawania nowych danych do arkusza.

Jedną osobliwą rzeczą jest to, że można ukryj Arkusze Google od innych osób. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na zakładce arkusza i wybrać opcję do Ukryj arkusz . Zauważ, że to menu kontekstowe pozwala zmienić kolor zakładki, usunąć arkusz, skopiować go lub powielić:

Ok, ukryliśmy go, ale jak go odzyskać?

Kliknij ikonę z czterema liniami ( Wszystkie arkusze ) po lewej stronie pierwszej karty arkusza, znajdź i kliknij ukryty arkusz.Lub po prostu przejdź do Zobacz> Ukryte arkusze w menu Arkusze Google:

Arkusz wrócił do gry i jest gotowy do edycji i zarządzania.

Sprawdź historię edycji w Arkuszach Google

Co się stanie, jeśli podczas edycji tabeli popełniono jakieś błędy lub, co gorsza, ktoś przez przypadek usunął fragment informacji? Czy trzeba codziennie tworzyć kopie dokumentów?

Odpowiedź brzmi: nie. Z Google Sheets wszystko jest o wiele prostsze i bezpieczniejsze. Zapisuje on historię każdej zmiany dokonanej w pliku.

• Aby sprawdzić historię całego arkusza kalkulacyjnego, wykonaj następujące kroki.
• Aby sprawdzić historię edycji pojedynczych komórek, wykonaj następujące kroki.

Zmień rozmiar arkusza kalkulacyjnego

Jeszcze jedno pytanie, które może pojawić się podczas edycji tabeli - jak zmienić jej rozmiar? Niestety, nie ma możliwości zmiany rozmiaru tabeli w Google Sheets. Ale ponieważ pracujemy w przeglądarce, możemy skorzystać z jej wbudowanej opcji.

Aby to zrobić, mamy tradycyjnie stosowane skróty:

• Ctrl + "+" (plus na numpadzie), aby powiększyć.
• Ctrl + "-" (minus na numpadzie), aby pomniejszyć.

Można również przełączyć się na tryb pełnoekranowy w Zobacz> Pełny ekran Aby cofnąć zmianę rozmiaru i pokazać elementy sterujące, naciśnij Esc .

Jak używać i edytować Arkusze Google w trybie offline

Wielu uważa, że główną wadą Google Sheets jest niemożność korzystania z niego w trybie offline, ponieważ pliki są zapisywane w chmurze. Jest to jednak powszechne błędne przekonanie. Możesz udostępnić Google Sheets w trybie offline, pracować z tabelami w tym trybie i zapisać zmiany w chmurze później, gdy dostęp do internetu zostanie przywrócony.

Aby edytować Google Sheets w trybie offline, należy ustawić synchronizację z Google Drive.

Dodaj rozszerzenia Google Docs do Google Chrome (zostanie Ci to zasugerowane po włączeniu trybu offline w Google Sheets):

Jeśli zamierzasz korzystać z urządzenia mobilnego lub tabletu, pamiętaj o zainstalowaniu wszystkich aplikacji do obsługi tabel, dokumentów i prezentacji Google oraz dysku Google Drive.

Jeszcze jedna rada - przed wyjazdem w miejsca wolne od internetu zaloguj się na swoje konto Google i otwórz te pliki i aplikacje, z których planujesz korzystać np. podczas lotu. Zostaw aplikacje otwarte, dzięki czemu nie będziesz musiał logować się na konto, co będzie niemożliwe bez internetu. Będziesz mógł od razu rozpocząć pracę z plikami.

Podczas edycji Arkuszy Google w trybie offline, u góry ekranu pojawi się specjalna ikona - błyskawica w kole. Po powrocie do trybu online, wszystkie zmiany zostaną natychmiast zapisane, a ikona zniknie. Dzięki temu można pracować z Arkuszami Google w niemal dowolnym czasie i miejscu pomimo dostępu do Internetu i bez utraty danych.

Uwaga. Tabele i inne dokumenty możesz tworzyć, wyświetlać i edytować tylko podczas pracy w trybie offline. Nie będziesz mógł przenosić tabel, zmieniać ich nazw, zmieniać uprawnień i wykonywać innych czynności związanych z Dyskiem Google.

Komentarze i notatki w arkuszach Google

Jak zapewne wiesz, MS Excel oferuje dodawanie notatek do komórek. Dzięki Google Sheets możesz dodawać nie tylko notatki, ale także komentarze. Zobaczmy, jak to działa.

Do dodać notatkę , umieść kursor w komórce i wybierz jedną z następujących opcji:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na komórkę i wybierz Wkładka .
• Idź do Insert> Uwaga w menu Arkusze Google.
• Naciśnij Shift + F12 .

Do dodać komentarz , umieść kursor również w tej komórce i wybierz jedną z następujących opcji:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę i wybierz opcję Wstaw komentarz.
• Idź do Wstaw> Komentarz w menu Arkusze Google.
• Użyj Ctrl + Alt + M .

Mały trójkąt w prawym górnym rogu komórki podpowie, że do komórki została dodana notatka albo komentarz. Poza tym na karcie Nazwa arkusza kalkulacyjnego zobaczysz liczbę komórek z komentarzami:

Jaka jest różnica między notatkami a komentarzami? Link do komentarza można wysłać do kolegi, który edytuje plik razem z Tobą, będzie on mógł na niego odpowiedzieć:

Na każdy komentarz można odpowiedzieć bezpośrednio w obrębie tabeli, a każdy użytkownik, który ma do niej dostęp, otrzyma powiadomienie o nowych komentarzach i odpowiedziach.

Aby usunąć komentarz, naciśnij przycisk Rozwiąż Oznacza to, że omawiane pytania zostały rozwiązane, ale ich historia pozostanie. Jeśli naciśniesz przycisk Uwagi przycisk w prawym górnym rogu tabeli, zobaczysz wszystkie komentarze i będziesz mógł ponownie otworzyć rozwiązane.

Można tam również dostosować ustawienia powiadomień, klikając przycisk Powiadomienia link. Wybierz, czy chcesz być powiadamiany o każdym komentarzu, tylko swoim, czy o żadnym.

Drukuj i pobieraj swoje arkusze kalkulacyjne Google

Teraz, gdy już nauczyłeś się tworzyć, dodawać i edytować arkusze kalkulacyjne, musisz wiedzieć, jak je wydrukować lub zapisać na swoim urządzeniu.

Do drukuj arkusze Google , użyj menu: Plik> Drukuj , lub po prostu użyj standardowego skrótu: Ctrl+P . Następnie wykonaj kroki na ekranie, wybierz opcje drukowania i uzyskaj swoją fizyczną kopię.

Do zapisać tabelę jako plik do urządzenia, przejdź do Plik> Pobierz jako i wybrać potrzebny typ pliku:

Uważam, że oferowane formaty są wystarczające dla prawie każdej potrzeby użytkownika.

Wszystkie te podstawowe funkcje, które poznałeś, przyczyniają się do codziennej pracy z tabelami. Spraw, aby Twoje pliki wyglądały ładnie i prezentowały się, udostępniaj je innym i pracuj w trybie offline - to wszystko jest możliwe dzięki Google Sheets. Po prostu nie bój się poznawać nowych funkcji i daj im spróbować. Zaufaj mi, pod koniec dnia będziesz się zastanawiać, dlaczego wcześniej nie korzystałeś z tej usługi.