Der Lehrgang erklärt die Grundlagen der Flash Fill-Funktionalität und bietet Beispiele für die Verwendung von Flash Fill in Excel.

Flash Fill ist eine der erstaunlichsten Funktionen von Excel. Sie nimmt eine mühsame Aufgabe, die manuell stundenlang dauern würde, und führt sie automatisch und blitzschnell aus (daher der Name). Und zwar schnell und einfach, ohne dass Sie etwas tun müssen, sondern nur ein Beispiel für das Gewünschte liefern.

Was ist Flash Fill in Excel?

Excel Flash Fill ist ein spezielles Tool, das die von Ihnen eingegebenen Informationen analysiert und automatisch Daten ausfüllt, wenn es ein Muster erkennt.

Die Flash-Füllfunktion wurde in Excel 2013 eingeführt und ist in allen späteren Versionen von Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 und Excel für Microsoft 365 verfügbar.

Was im Dezember 2009 als Versuch von Sumit Gulwani, einem leitenden Forscher bei Microsoft, begann, einer Geschäftsfrau, die er zufällig am Flughafen getroffen hatte, bei ihrem Problem mit der Zusammenführung zu helfen, hat sich einige Jahre später zu einer leistungsstarken Möglichkeit entwickelt, viele Excel-Aufgaben zu automatisieren.

Flash Fill bewältigt mühelos Dutzende verschiedener Aufgaben, für die sonst komplexe Formeln oder sogar VBA-Code erforderlich wären, z. B. das Aufteilen und Kombinieren von Textzeichenfolgen, das Bereinigen von Daten und das Korrigieren von Inkonsistenzen, das Formatieren von Text und Zahlen, das Konvertieren von Daten in das gewünschte Format und vieles mehr.

Jedes Mal kombiniert Flash Fill Millionen von kleinen Programmen, die die Aufgabe erfüllen könnten, sortiert diese Codeschnipsel mit Hilfe von maschinellen Lernverfahren und findet dasjenige, das am besten für die Aufgabe geeignet ist. All dies geschieht in Millisekunden im Hintergrund, und der Benutzer sieht die Ergebnisse fast sofort!

Wo ist Flash Fill in Excel?

In Excel 2013 und höher befindet sich das Flash Fill Tool auf der Registerkarte Registerkarte "Daten in der Daten-Tools Gruppe:

Excel Flash Fill Tastaturkürzel

Diejenigen unter Ihnen, die es vorziehen, die meiste Zeit mit der Tastatur zu arbeiten, können Flash Fill mit dieser Tastenkombination ausführen: Strg + E

Verwendung von Flash Fill in Excel

In der Regel wird Flash Fill automatisch gestartet, und Sie müssen nur ein Muster angeben - so geht's:

1. Fügen Sie eine neue Spalte neben der Spalte mit Ihren Quelldaten ein.
2. Geben Sie in die erste Zelle einer neu hinzugefügten Spalte den gewünschten Wert ein.
3. Beginnen Sie mit der Eingabe in der nächsten Zelle. Wenn Excel ein Muster erkennt, wird eine Vorschau der Daten angezeigt, die in den darunter liegenden Zellen automatisch ausgefüllt werden.
4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Vorschau zu akzeptieren. Fertig!

Tipps:

• Wenn Sie mit den Ergebnissen der Blitzauffüllung nicht zufrieden sind, können Sie sie durch Drücken der Tastenkombination Strg + Z oder über das Optionsmenü der Blitzauffüllung rückgängig machen.
• Wenn Flash Fill nicht automatisch startet, versuchen Sie diese einfachen Techniken zur Fehlerbehebung.

Flash Fill in Excel mit einem Mausklick oder einer Tastenkombination

In den meisten Fällen wird Flash Fill automatisch aktiviert, sobald Excel ein Muster in den eingegebenen Daten erkennt. Wenn keine Vorschau angezeigt wird, können Sie Flash Fill auf diese Weise manuell aktivieren:

1. Füllen Sie die erste Zelle aus und drücken Sie die Eingabetaste.
2. Klicken Sie auf die Blitz-Füllung auf der Schaltfläche Daten oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + E.

Excel Flash Fill Optionen

Wenn Sie Flash Fill in Excel verwenden, um die Dateneingabe zu automatisieren, wird die Optionen für die Blitzauffüllung Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Menü, in dem Sie die folgenden Aktionen ausführen können:

• Machen Sie die Ergebnisse der Blitzauffüllung rückgängig.
• Markieren Sie leere Zellen, die Excel nicht ausgefüllt hat.
• Markieren Sie beispielsweise die geänderten Zellen, um sie alle auf einmal zu formatieren.

Excel Flash Fill Beispiele

Wie bereits erwähnt, ist Flash Fill ein sehr vielseitiges Werkzeug. Die folgenden Beispiele zeigen einige seiner Möglichkeiten, aber es gibt noch viel mehr!

Text aus Zelle extrahieren (geteilte Spalten)

Bevor es Flash Fill gab, musste der Inhalt einer Zelle in mehrere Zellen aufgeteilt werden, wofür die Funktion "Text in Spalten" oder die Textfunktionen von Excel verwendet werden mussten. Mit Flash Fill erhalten Sie die Ergebnisse sofort und ohne komplizierte Textmanipulationen.

Angenommen, Sie haben eine Spalte mit Adressen und möchten die Postleitzahlen in eine separate Spalte extrahieren. Geben Sie Ihr Ziel an, indem Sie die Postleitzahl in die erste Zelle eingeben. Sobald Excel verstanden hat, was Sie vorhaben, füllt es alle Zeilen unter dem Beispiel mit den extrahierten Postleitzahlen aus. Sie brauchen nur die Eingabetaste zu drücken, um sie alle zu übernehmen.

Formeln zum Teilen von Zellen und Extrahieren von Text:

• Teilstring extrahieren - Formeln zum Extrahieren von Text mit einer bestimmten Länge oder zum Ermitteln eines Teilstrings vor oder nach einem bestimmten Zeichen.
• Zahl aus Zeichenkette extrahieren - Formeln zum Extrahieren von Zahlen aus alphanumerischen Zeichenketten.
• Namen in Excel aufteilen - Formeln zum Extrahieren von Vor-, Nach- und Mittelnamen.

Werkzeuge zum Extrahieren und Aufteilen:

• Text Toolkit für Excel - 25 Tools zur Durchführung verschiedener Textmanipulationen, einschließlich der Aufteilung einer Zelle durch ein beliebiges Zeichen wie Komma, Leerzeichen, Zeilenumbruch; Extraktion von Text und Zahlen.
• Split Names Tool - schnelle und einfache Möglichkeit, Namen in Excel zu trennen.

Kombinieren von Daten aus mehreren Zellen (Zusammenführen von Spalten)

Wenn Sie eine gegenteilige Aufgabe zu erfüllen haben, ist das kein Problem, denn Flash Fill kann auch Zellen verketten und die kombinierten Werte durch ein Leerzeichen, Komma, Semikolon oder ein beliebiges anderes Zeichen trennen - Sie müssen Excel nur die gewünschte Interpunktion in der ersten Zelle anzeigen:

Diese Methode ist besonders nützlich, um verschiedene Namensteile in einer einzigen Zelle zu kombinieren, wie in Wie man Vor- und Nachname mit Flash Fill zusammenführt gezeigt.

Formeln zum Verbinden von Zellwerten:

• CONCATENATE-Funktion in Excel - Formeln zum Kombinieren von Textstrings, Zellen und Spalten.

Werkzeuge zum Zusammenführen:

• Assistent zum Zusammenführen von Tabellen - schnelle Möglichkeit, zwei Tabellen anhand gemeinsamer Spalten zu kombinieren.
• Assistent zum Zusammenführen von Duplikaten - Kombinieren Sie ähnliche Zeilen nach Schlüsselspalten zu einer Zeile.

Saubere Daten

Wenn einige Dateneinträge in Ihrem Arbeitsblatt mit einem vorangestellten Leerzeichen beginnen, kann Flash Fill diese im Handumdrehen beseitigen: Geben Sie den ersten Wert ohne vorangestelltes Leerzeichen ein, und alle zusätzlichen Leerzeichen in anderen Zellen sind ebenfalls verschwunden:

Formeln zum Bereinigen von Daten:

• Excel TRIM-Funktion - Formeln zum Entfernen überschüssiger Leerzeichen in Excel.

Werkzeuge zur Datenbereinigung:

• Text Toolkit für Excel - Schneiden Sie alle führenden, nachfolgenden und dazwischen liegenden Leerzeichen ab, jedoch mit einem einzigen Leerzeichen zwischen den Wörtern.

Formatieren von Text, Zahlen und Daten

Oft sind die Daten in Ihren Tabellenkalkulationen auf eine bestimmte Art und Weise formatiert, während Sie sie auf eine andere Art und Weise haben möchten. Fangen Sie einfach an, die Werte genau so einzugeben, wie Sie sie haben möchten, und Flash Fill erledigt den Rest.

Vielleicht haben Sie eine Spalte mit Vor- und Nachnamen in Kleinbuchstaben. Sie möchten, dass die Nach- und Vornamen in Großbuchstaben geschrieben werden, getrennt durch ein Komma. Ein Kinderspiel für Flash Fill :)

Vielleicht arbeiten Sie mit einer Zahlenspalte, die als Telefonnummern formatiert werden soll. Diese Aufgabe kann durch die Verwendung eines vordefinierten Spezialformats oder durch die Erstellung eines benutzerdefinierten Zahlenformats erledigt werden. Oder Sie können es auf einfache Weise mit Flash Fill erledigen:

Um die Daten nach Ihren Wünschen umzuformatieren, können Sie das entsprechende Datumsformat anwenden oder ein richtig formatiertes Datum in die erste Zelle eingeben. Ups, es sind keine Vorschläge erschienen... Wie wäre es, wenn wir die Tastenkombination "Blitzausfüllen" (Strg + E) drücken oder auf die entsprechende Schaltfläche in der Multifunktionsleiste klicken? Ja, es funktioniert wunderbar!

Ersetzen eines Teils des Zellinhalts

Das Ersetzen eines Teils einer Zeichenkette durch einen anderen Text ist ein sehr häufiger Vorgang in Excel, den Flash Fill ebenfalls automatisieren kann.

Angenommen, Sie haben eine Spalte mit Sozialversicherungsnummern und möchten diese sensiblen Informationen zensieren, indem Sie die letzten 4 Ziffern durch XXXX ersetzen.

Verwenden Sie dazu entweder die Funktion ERSETZEN oder geben Sie den gewünschten Wert in die erste Zelle ein und lassen Sie Flash Fill die restlichen Zellen automatisch ausfüllen:

Erweiterte Kombinationen

Flash Fill in Excel kann nicht nur einfache Aufgaben erfüllen, wie in den obigen Beispielen gezeigt, sondern auch anspruchsvollere Datenumstellungen vornehmen.

Kombinieren wir zum Beispiel verschiedene Informationen aus 3 Spalten und fügen dem Ergebnis ein paar benutzerdefinierte Zeichen hinzu.

Angenommen, Sie haben Vornamen in Spalte A, Nachnamen in Spalte B und Domänennamen in Spalte C. Auf der Grundlage dieser Informationen möchten Sie E-Mail-Adressen in diesem Format erstellen: [email protected] .

Für erfahrene Excel-Benutzer ist es kein Problem, den Anfangsbuchstaben mit der Funktion LEFT zu extrahieren, alle Zeichen mit der Funktion LOWER in Kleinbuchstaben umzuwandeln und alle Teile mit dem Verkettungsoperator zu verknüpfen:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Aber kann Excel Flash Fill diese E-Mail-Adressen automatisch für uns erstellen? Aber sicher!

Einschränkungen und Vorbehalte bei Excel Flash Fill

Flash Fill ist ein großartiges Werkzeug, aber es gibt einige Einschränkungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie diese Funktion für Ihre echten Datensätze verwenden.

1. die Flash Fill Ergebnisse werden nicht automatisch aktualisiert

Im Gegensatz zu Formeln sind die Ergebnisse von Flash Fill statisch: Wenn Sie Änderungen an den Originaldaten vornehmen, werden diese nicht in den Ergebnissen von Flash Fill berücksichtigt.

2. kann ein Muster nicht erkennen

In manchen Situationen, insbesondere wenn Ihre Originaldaten anders angeordnet oder formatiert sind, kann Flash Fill stolpern und falsche Ergebnisse liefern.

Wenn Sie beispielsweise Flash Fill verwenden, um die mittleren Namen aus einer Liste zu extrahieren, in der einige Einträge nur den Vor- und Nachnamen enthalten, werden die Ergebnisse für diese Zellen falsch sein. Es ist daher ratsam, die Flash Fill-Ausgabe immer zu überprüfen.

3. ignoriert Zellen mit nicht druckbaren Zeichen

Wenn einige der automatisch auszufüllenden Zellen Leerzeichen oder andere nicht druckbare Zeichen enthalten, überspringt Flash Fill diese Zellen.

Wenn also eine der resultierenden Zellen leer ist, löschen Sie diese Zellen ( Startseite tab> Formate Gruppe> Klar > Alle löschen ) und führen Sie Flash Fill erneut aus.

4. kann Zahlen in Zeichenketten umwandeln

Wenn Sie Flash Fill für die Neuformatierung von Zahlen verwenden, beachten Sie bitte, dass die Zahlen in alphanumerische Zeichenfolgen umgewandelt werden können. Wenn Sie die Zahlen lieber beibehalten möchten, nutzen Sie die Möglichkeiten des Excel-Formats, das nur die visuelle Darstellung, aber nicht die zugrunde liegenden Werte ändert.

Ein- und Ausschalten der Blitzaufhellung

Flash Fill in Excel ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie keine Vorschläge oder automatischen Änderungen in Ihren Arbeitsblättern wünschen, können Sie Blitzaufhellung deaktivieren auf diese Weise:

1. Gehen Sie in Ihrem Excel auf Datei > Optionen .
2. Klicken Sie auf dem linken Bedienfeld auf Fortgeschrittene .
3. Unter Optionen für die Bearbeitung löschen Sie die Automatisches Auffüllen mit Blitzlicht Box.
4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

An wieder zu aktivieren. Flash Fill, wählen Sie dieses Feld einfach erneut aus.

Excel Flash Fill funktioniert nicht

In den meisten Fällen funktioniert Flash Fill problemlos, aber wenn es nicht funktioniert, kann der unten stehende Fehler auftreten, und die folgenden Tipps helfen Ihnen, ihn zu beheben.

1. mehr Beispiele anführen

Flash Fill lernt durch Beispiele: Wenn es nicht in der Lage ist, ein Muster in Ihren Daten zu erkennen, füllen Sie ein paar weitere Zellen manuell aus, damit Excel verschiedene Muster ausprobieren und das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete finden kann.

2. erzwingen, dass es läuft

Wenn die Flash Fill-Vorschläge nicht automatisch während der Eingabe erscheinen, versuchen Sie, sie manuell auszuführen.

3. stellen Sie sicher, dass die Blitzauffüllung aktiviert ist

Wenn es weder automatisch noch manuell gestartet wird, überprüfen Sie, ob die Flash-Füllfunktion in Ihrem Excel aktiviert ist.

4. der Flash-Fill-Fehler bleibt bestehen

Wenn keiner der oben genannten Vorschläge funktioniert hat und Excel Flash Fill immer noch einen Fehler ausgibt, können Sie nichts anderes tun, als die Daten manuell oder mit Formeln einzugeben.

So verwenden Sie Flash Fill in Excel. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!