Συνεχίζουμε το ταξίδι μας "Επιστροφή στα βασικά" μαθαίνοντας κάποιες ιδιαιτερότητες της επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων Google. Θα ξεκινήσουμε με κάποιες απλές λειτουργίες όπως η διαγραφή και η μορφοποίηση των δεδομένων και θα συνεχίσουμε με πιο φανταχτερές όπως η αφήγηση σχολίων και σημειώσεων, η εργασία εκτός σύνδεσης και η γρήγορη επισκόπηση όλων των αλλαγών που έχουν γίνει στο αρχείο.

Πριν από λίγο καιρό έχω ρίξει φως στις πολύ βασικές δυνατότητες που προσφέρει το Google Sheets. Εξήγησα λεπτομερώς πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα από το μηδέν, να τον μοιραστείτε και πώς να διαχειριστείτε πολλά αρχεία. (Αν τα χάσατε, ίσως είναι μια καλή στιγμή να τα δείτε από πριν.)

Σήμερα σας προσκαλώ να εμβαθύνετε ακόμη περισσότερο τις γνώσεις σας. Πάρτε λίγο τσάι και καθίστε - συνεχίζουμε με την επεξεργασία των εγγράφων :)

Πώς να επεξεργαστείτε στο Google Sheets

Διαγραφή των δεδομένων

Εντάξει, αυτή η επιλογή είναι τόσο εύκολη όσο μπορείτε να φανταστείτε: επιλέξτε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών και πατήστε το κουμπί Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας.

Για να διαγράψετε τη μορφοποίηση στο Google Sheets, επιλέξτε την περιοχή κελιών και μεταβείτε στο Format> Καθαρισμός μορφοποίησης ή πατήστε Ctrl + \ στο πληκτρολόγιό σας.

Τρόποι μορφοποίησης κελιών στο Google Sheets

1. Ο κύριος τρόπος μορφοποίησης κελιών είναι η χρήση της εντολής γραμμή εργαλείων . Αν περάσετε τον κέρσορα πάνω από ένα εικονίδιο, θα δείτε μια συμβουλή που εξηγεί τι κάνει. Το οπλοστάσιο εργαλείων του Google Sheets σας επιτρέπει να αλλάξετε τη μορφή των αριθμών, τη γραμματοσειρά, το μέγεθος και το χρώμα της, καθώς και την ευθυγράμμιση των κελιών. Αν έχετε έστω και την ελάχιστη εμπειρία στην εργασία με πίνακες, αυτό δεν θα αποτελέσει καθόλου πρόβλημα:

   

2. Για να συνεχίσετε, μπορείτε να παγώστε την επάνω σειρά στο Google Sheets έτσι ώστε όταν κάνετε κύλιση του πίνακα προς τα πάνω και προς τα κάτω να μπορείτε πάντα να βλέπετε τα ονόματα των στηλών. Και των γραμμών για το θέμα αυτό. Αυτό βοηθάει πολύ όταν εργάζεστε με πολλά δεδομένα.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε έναν πίνακα με πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις σοκολάτας. Θέλουμε ο πίνακας να είναι όσο το δυνατόν πιο ευανάγνωστος και κατανοητός. Για να παγώσετε την πρώτη γραμμή και στήλη μπορείτε:

• Πηγαίνετε στο Προβολή> Πάγωμα και επιλέξτε τον αριθμό των γραμμών ή/και στηλών που θα παγώσουν.
• Βλέπετε αυτό το κενό γκρι ορθογώνιο στην επάνω αριστερή γωνία του λογιστικού φύλλου, όπου συναντώνται οι επικεφαλίδες των στηλών και των γραμμών; Περάστε τον κέρσορα πάνω από την παχιά γκρι γραμμή του μέχρι ο κέρσορας να μετατραπεί σε χέρι. Στη συνέχεια, κάντε κλικ, κρατήστε πατημένο και σύρετε αυτή τη γραμμή ορίου μια γραμμή κάτω. Το ίδιο χρησιμοποιείται για να παγώσετε τις στήλες.

  

Προσθήκη, απόκρυψη και "απόκρυψη" ενός φύλλου

Πολύ συχνά ένα φύλλο δεν είναι αρκετό. προσθέστε μερικά ακόμα;

Στο κάτω μέρος του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης μπορείτε να βρείτε την επιλογή Προσθήκη φύλλου Μοιάζει με ένα σύμβολο συν (+):

Κάντε κλικ σε αυτό και ένα κενό φύλλο προστίθεται αμέσως στο χώρο εργασίας. Μετονομάστε το κάνοντας διπλό κλικ στην καρτέλα του και εισάγοντας ένα νέο όνομα.

Σημείωση. Το Google Sheets περιορίζει τον αριθμό των φύλλων στο αρχείο. Μάθετε γιατί μπορεί να απαγορεύει την προσθήκη νέων δεδομένων στο φύλλο εργασίας σας.

Ένα περίεργο πράγμα είναι ότι μπορείτε να απόκρυψη Για το σκοπό αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου και επιλέξτε να Απόκρυψη φύλλου Σημειώστε ότι αυτό το μενού περιβάλλοντος σας επιτρέπει να αλλάξετε το χρώμα της καρτέλας, να διαγράψετε το φύλλο, να το αντιγράψετε ή να το αντιγράψετε:

Εντάξει, το κρύψαμε. Αλλά πώς θα το πάρουμε πίσω;

Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τέσσερις γραμμές ( Όλα τα φύλλα ) στα αριστερά της καρτέλας του πρώτου φύλλου, βρείτε και κάντε κλικ στο κρυφό φύλλο. Ή απλά πηγαίνετε στο Προβολή> Κρυμμένα φύλλα στο μενού του Google Sheets:

Το φύλλο επανέρχεται στο παιχνίδι και είναι έτοιμο για επεξεργασία και διαχείριση.

Έλεγχος ιστορικού επεξεργασίας στα Φύλλα Google

Τι θα συμβεί αν έγιναν κάποια λάθη κατά την επεξεργασία του πίνακα ή, ακόμη χειρότερα, αν κάποιος διέγραψε κατά λάθος ένα κομμάτι των πληροφοριών; Πρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα των εγγράφων κάθε μέρα;

Η απάντηση είναι όχι. Με το Google Sheets όλα είναι πολύ πιο απλά και ασφαλή. Αποθηκεύει το ιστορικό κάθε αλλαγής που γίνεται στο αρχείο.

• Για να ελέγξετε το ιστορικό ολόκληρου του λογιστικού φύλλου, ακολουθήστε τα εξής βήματα.
• Για να ελέγξετε το ιστορικό επεξεργασίας μεμονωμένων κελιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Αλλάξτε το μέγεθος του λογιστικού σας φύλλου

Ένα ακόμη ερώτημα που μπορεί να προκύψει κατά την επεξεργασία του πίνακα - πώς μπορώ να αλλάξω το μέγεθός του; Δυστυχώς, δεν είναι δυνατή η αλλαγή του μεγέθους ενός πίνακα στο Google Sheets. Εφόσον όμως εργαζόμαστε στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ενσωματωμένη επιλογή του.

Για να το κάνουμε αυτό, έχουμε τις παραδοσιακά χρησιμοποιούμενες συντομεύσεις:

• Ctrl + "+" (συν στο αριθμητικό πληκτρολόγιο) για μεγέθυνση.
• Ctrl + "-" (μείον στο αριθμητικό πληκτρολόγιο) για σμίκρυνση.

Επίσης, μπορείτε να μεταβείτε στη λειτουργία πλήρους οθόνης στο Προβολή> Πλήρης οθόνη Για να αναιρέσετε την αλλαγή μεγέθους και να εμφανίσετε τα στοιχεία ελέγχου πατήστε Esc .

Πώς να χρησιμοποιείτε και να επεξεργάζεστε το Google Sheets εκτός σύνδεσης

Πολλοί πιστεύουν ότι το κύριο μειονέκτημα του Google Sheets έγκειται στην αδυναμία χρήσης του εκτός σύνδεσης, δεδομένου ότι τα αρχεία αποθηκεύονται στο σύννεφο. Πρόκειται όμως για μια κοινή παρανόηση. Μπορείτε να καταστήσετε το Google Sheets διαθέσιμο εκτός σύνδεσης, να εργαστείτε με τους πίνακες σε αυτή τη λειτουργία και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο σύννεφο αργότερα, όταν αποκατασταθεί η πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Για να επεξεργαστείτε το Google Sheets εκτός σύνδεσης, πρέπει να ρυθμίσετε το συγχρονισμό με το Google Drive.

Προσθέστε επεκτάσεις των Google Docs στο Google Chrome (αυτό θα σας προταθεί μόλις ενεργοποιήσετε τη λειτουργία εκτός σύνδεσης στο Google Sheets):

Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε μια κινητή συσκευή ή ένα tablet, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει όλες τις εφαρμογές για τους πίνακες, τα έγγραφα και τις παρουσιάσεις της Google, καθώς και το Google Drive.

Μια ακόμη συμβουλή - πριν πάτε σε μέρη που δεν έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Google και ανοίξτε τα αρχεία και τις εφαρμογές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια της πτήσης. Αφήστε τις εφαρμογές ανοιχτές, ώστε να μην χρειαστεί να συνδεθείτε στο λογαριασμό, κάτι που θα είναι αδύνατο χωρίς το διαδίκτυο. Θα μπορέσετε να αρχίσετε να εργάζεστε με τα αρχεία αμέσως.

Όταν επεξεργάζεστε το Google Sheets εκτός σύνδεσης, θα βλέπετε ένα ειδικό εικονίδιο στο επάνω μέρος της οθόνης - έναν κεραυνό μέσα στον κύκλο. Όταν επιστρέψετε στο διαδίκτυο, όλες οι αλλαγές θα αποθηκευτούν αμέσως και το εικονίδιο θα εξαφανιστεί. Αυτό επιτρέπει την εργασία με το Google Sheets σχεδόν ανά πάσα στιγμή και σε οποιοδήποτε μέρος παρά την πρόσβαση στο διαδίκτυο και χωρίς να χάσετε τα δεδομένα.

Σημείωση. Μπορείτε να δημιουργήσετε, να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τους πίνακες και άλλα έγγραφα μόνο όταν εργάζεστε εκτός σύνδεσης. Δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε τους πίνακες, να τους μετονομάσετε, να αλλάξετε τα δικαιώματα και να εκτελέσετε άλλες ενέργειες που σχετίζονται με το Google Drive.

Σχόλια και σημειώσεις στο Google Sheets

Όπως ίσως γνωρίζετε, το MS Excel προσφέρει τη δυνατότητα προσθήκης σημειώσεων στα κελιά. Με το Google Sheets, μπορείτε να προσθέσετε όχι μόνο σημειώσεις αλλά και σχόλια. Ας δούμε πώς λειτουργεί.

Προς προσθέστε μια σημείωση , τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί και επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα:

• Κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Εισαγωγή σημείωσης .
• Πηγαίνετε στο Εισαγωγή> Σημείωση στο μενού Google Sheets.
• Πατήστε Shift + F12 .

Προς προσθέστε ένα σχόλιο , τοποθετήστε επίσης τον κέρσορα στο κελί και επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα:

• Κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Εισαγωγή σχολίου.
• Πηγαίνετε στο Εισαγωγή> Σχόλιο στο μενού Google Sheets.
• Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Ctrl + Alt + M .

Ένα μικρό τρίγωνο στην επάνω δεξιά γωνία του κελιού θα υποδείξει ότι στο κελί έχει προστεθεί είτε μια σημείωση είτε ένα σχόλιο. Εκτός αυτού, θα δείτε τον αριθμό των κελιών με σχόλια στην καρτέλα όνομα φύλλου:

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ σημειώσεων και σχολίων; Ο σύνδεσμος προς το σχόλιο μπορεί να σταλεί σε έναν συνάδελφο που επεξεργάζεται το αρχείο μαζί σας. Αυτός θα μπορεί να απαντήσει σε αυτό:

Κάθε σχόλιο μπορεί να απαντηθεί απευθείας μέσα στον πίνακα και κάθε χρήστης που έχει πρόσβαση σε αυτόν θα λαμβάνει ειδοποίηση για νέα σχόλια και απαντήσεις.

Για να διαγράψετε το σχόλιο, πατήστε το πλήκτρο Επίλυση Σημαίνει ότι οι ερωτήσεις που συζητήθηκαν επιλύονται, αλλά το ιστορικό τους θα παραμείνει. Αν πατήσετε το κουμπί Σχόλια στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα, θα δείτε όλα τα σχόλια και θα μπορείτε να ανοίξετε ξανά τα σχόλια που επιλύθηκαν.

Εκεί, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων κάνοντας κλικ στο κουμπί Ειδοποιήσεις Επιλέξτε αν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για κάθε σχόλιο, μόνο για το δικό σας ή για κανένα σχόλιο.

Εκτύπωση και λήψη των υπολογιστικών φύλλων Google

Τώρα που μάθατε πώς να δημιουργείτε, να προσθέτετε και να επεξεργάζεστε τα λογιστικά φύλλα, πρέπει να ξέρετε πώς να τα εκτυπώνετε ή να τα αποθηκεύετε στο μηχάνημά σας.

Προς εκτύπωση φύλλων Google , χρησιμοποιήστε το μενού: Αρχείο> Εκτύπωση , ή απλά χρησιμοποιήστε την τυπική συντόμευση: Ctrl+P . Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα στην οθόνη, επιλέξτε τις επιλογές εκτύπωσης και λάβετε το φυσικό σας αντίγραφο.

Προς αποθηκεύστε τον πίνακα ως αρχείο στο μηχάνημά σας, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Λήψη ως και επιλέξτε τον απαιτούμενο τύπο αρχείου:

Πιστεύω ότι οι μορφές που προσφέρονται είναι αρκετές για σχεδόν κάθε ανάγκη του χρήστη.

Όλες αυτές οι βασικές λειτουργίες που μάθατε συμβάλλουν στην καθημερινή εργασία με πίνακες. Κάντε τα αρχεία σας να φαίνονται όμορφα και ευπαρουσίαστα, μοιραστείτε τα με άλλους και εργαστείτε εκτός σύνδεσης - όλα αυτά είναι δυνατά με το Google Sheets. Απλά μη φοβάστε να εξερευνήσετε νέες λειτουργίες και δοκιμάστε τις. Πιστέψτε με, στο τέλος της ημέρας θα αναρωτιέστε γιατί δεν είχατε χρησιμοποιήσει αυτή την υπηρεσία πριν.