Nous commencerons par des fonctions simples, comme la suppression et le formatage des données, et nous poursuivrons avec des fonctions plus sophistiquées, comme la possibilité de laisser des commentaires et des notes, de travailler hors ligne et de revoir rapidement toutes les modifications apportées au fichier.

Il n'y a pas si longtemps, j'ai fait la lumière sur les fonctionnalités très basiques offertes par Google Sheets. J'ai expliqué en détail comment créer un tableau à partir de zéro, le partager et comment gérer de nombreux fichiers. (Si vous les avez manqués, c'est peut-être le moment de les consulter au préalable).

Aujourd'hui, je vous invite à approfondir encore plus vos connaissances. Prenez un thé et asseyez-vous - nous continuons avec l'édition des documents :)

Comment modifier dans Google Sheets

Suppression des données

Bon, cette option est aussi simple que vous pouvez l'imaginer : sélectionnez une cellule ou une plage de cellules et appuyez sur le bouton Supprimer de votre clavier.

Pour supprimer la mise en forme dans Google Sheets, sélectionnez la plage de cellules et accédez à la rubrique Format> ; Effacer le formatage ou appuyez sur Ctrl + \ sur votre clavier.

Méthodes de formatage des cellules dans Google Sheets

1. La principale façon de formater les cellules est d'utiliser la fonction barre d'outils Si vous passez le curseur sur une icône, vous verrez apparaître une astuce expliquant ce qu'elle fait. L'arsenal d'outils de Google Sheets vous permet de modifier le format des chiffres, la police, sa taille et sa couleur, ainsi que l'alignement des cellules. Si vous avez au moins la moindre expérience du travail avec des tableaux, cela ne posera aucun problème :

   

2. Pour continuer, vous pouvez geler la ligne supérieure dans Google Sheets, de sorte que lorsque vous faites défiler le tableau vers le haut ou vers le bas, vous pouvez toujours voir le nom des colonnes, voire des lignes. Cela est très utile lorsque vous travaillez avec de nombreuses données.

Supposons que nous ayons un tableau contenant des informations sur les ventes de chocolat. Nous voulons que le tableau soit aussi facile à lire et à comprendre que possible. Pour figer la première ligne et la première colonne, vous pouvez.. :

• Aller à Voir> ; Geler et choisissez le nombre de lignes et/ou de colonnes à figer.
• Vous voyez ce rectangle gris vide dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul, là où les en-têtes de colonne et de ligne se rejoignent ? Passez le curseur sur sa barre grise épaisse jusqu'à ce que le curseur se transforme en main. Ensuite, cliquez, maintenez le bouton enfoncé et faites glisser cette ligne de bordure d'une ligne vers le bas. On fait de même pour figer les colonnes.

  

Ajouter, masquer et "dé-masquer" une feuille

Très souvent, une feuille ne suffit pas, alors comment faire pour ajouter un peu plus ?

Tout en bas de la fenêtre du navigateur, vous trouverez l'adresse suivante Ajouter une feuille Il ressemble à un signe plus (+) :

Cliquez dessus et une feuille vierge est immédiatement ajoutée à l'espace de travail. Renommez-la en double-cliquant sur son onglet et en saisissant un nouveau nom.

Remarque : Google Sheets limite le nombre de feuilles dans le fichier. Découvrez pourquoi il peut interdire l'ajout de nouvelles données dans votre feuille de calcul.

Une chose singulière est que vous pouvez cacher Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille et choisissez l'option "Ajouter aux feuilles". Cacher la feuille Notez que ce menu contextuel vous permet de modifier la couleur de l'onglet, de supprimer la feuille, de la copier ou de la dupliquer :

Ok, on l'a caché. Mais comment le récupérer ?

Cliquez sur l'icône avec quatre lignes ( Toutes les feuilles ) à gauche du premier onglet de feuille, trouvez et cliquez sur la feuille cachée. Ou vous pouvez simplement aller à Voir> ; Feuilles cachées dans le menu Google Sheets :

La feuille est de nouveau en jeu et est prête à être éditée et gérée.

Vérifier l'historique des modifications dans Google Sheets

Que se passe-t-il si des erreurs ont été commises lors de l'édition du tableau ou, ce qui est encore pire, si quelqu'un a supprimé une partie des informations par accident ? Devez-vous créer des copies des documents tous les jours ?

La réponse est non. Avec Google Sheets, tout est beaucoup plus simple et plus sûr. Il enregistre l'historique de chaque modification apportée au fichier.

• Pour vérifier l'historique de l'ensemble de la feuille de calcul, procédez comme suit.
• Pour vérifier l'historique des modifications des cellules individuelles, suivez ces étapes.

Redimensionnez votre feuille de calcul

Une autre question peut se poser lors de la modification du tableau : comment le redimensionner ? Malheureusement, il n'est pas possible de redimensionner un tableau dans Google Sheets. Mais comme nous travaillons dans le navigateur, nous pouvons utiliser son option intégrée.

Pour ce faire, nous disposons des raccourcis traditionnellement utilisés :

• Ctrl + "+" (plus sur le pavé numérique) pour effectuer un zoom avant.
• Ctrl + "-" (moins sur le pavé numérique) pour effectuer un zoom arrière.

De plus, vous pouvez passer en mode plein écran en Afficher> ; Plein écran Pour annuler le redimensionnement et afficher les commandes, appuyez sur Esc .

Comment utiliser et modifier Google Sheets hors ligne

Beaucoup pensent que le principal inconvénient de Google Sheets réside dans l'impossibilité de l'utiliser hors ligne puisque les fichiers sont enregistrés dans le nuage. Mais il s'agit d'une idée fausse courante. Vous pouvez rendre Google Sheets disponible hors ligne, travailler avec les tableaux dans ce mode et enregistrer les modifications dans le nuage plus tard lorsque l'accès à Internet est rétabli.

Pour modifier Google Sheets hors ligne, vous devez configurer la synchronisation avec Google Drive.

Ajoutez les extensions Google Docs à Google Chrome (cela vous sera suggéré une fois que vous aurez activé le mode hors connexion dans Google Sheets) :

Si vous comptez utiliser un appareil mobile ou une tablette, veillez à installer toutes les applications pour les tableaux, les documents et les présentations Google ainsi que Google Drive.

Un dernier conseil : avant de vous rendre dans les lieux dépourvus d'Internet, connectez-vous à votre compte Google et ouvrez les fichiers et les applications que vous prévoyez d'utiliser, par exemple, pendant le vol. Laissez les applications ouvertes pour ne pas avoir à vous connecter au compte, ce qui sera impossible sans Internet. Vous pourrez commencer à travailler sur les fichiers immédiatement.

Lorsque vous modifiez Google Sheets hors ligne, vous verrez une icône spéciale en haut de l'écran - un éclair dans un cercle. Lorsque vous vous reconnectez, toutes les modifications sont immédiatement enregistrées et l'icône disparaît. Cela permet de travailler avec Google Sheets à tout moment et en tout lieu, malgré l'accès à Internet et sans perdre les données.

Remarque : vous pouvez uniquement créer, afficher et modifier les tableaux et autres documents lorsque vous travaillez hors ligne. Vous ne pourrez pas déplacer les tableaux, les renommer, modifier les autorisations et effectuer d'autres actions liées à Google Drive.

Commentaires et notes dans Google Sheets

Comme vous le savez peut-être, MS Excel permet d'ajouter des notes aux cellules. Avec Google Sheets, vous pouvez ajouter non seulement des notes mais aussi des commentaires. Voyons comment cela fonctionne.

A ajouter une note , placez le curseur dans la cellule et choisissez l'une des options suivantes :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule et choisissez Insérer une note .
• Aller à Insérer> ; Note dans le menu Google Sheets.
• Appuyez sur Shift + F12 .

A ajouter un commentaire , placez le curseur dans la cellule également et choisissez l'une des options suivantes :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule et choisissez Insérer un commentaire.
• Aller à Insérer> ; Commentaire dans le menu Google Sheets.
• Utilisez les touches Ctrl + Alt + M .

Un petit triangle dans le coin supérieur droit de la cellule vous indiquera qu'une note ou un commentaire a été ajouté à la cellule. En outre, vous verrez le nombre de cellules avec des commentaires dans l'onglet Nom de la feuille de calcul :

Quelle est la différence entre les notes et les commentaires ? Le lien vers le commentaire peut être envoyé à un collègue qui édite le fichier avec vous. Il pourra y répondre :

Chaque commentaire peut être répondu directement dans le tableau et chaque utilisateur qui y a accès recevra une notification concernant les nouveaux commentaires et les réponses.

Pour supprimer le commentaire, appuyez sur la touche Résolvez Cela signifie que les questions discutées sont résolues, mais que leur historique sera conservé. Si vous appuyez sur le bouton Commentaires dans le coin supérieur droit du tableau, vous verrez tous les commentaires et pourrez rouvrir ceux qui ont été résolus.

Là, vous pouvez également régler les paramètres de notification en cliquant sur le bouton Notifications Choisissez si vous souhaitez être informé de tous les commentaires, uniquement des vôtres ou d'aucun d'entre eux.

Imprimer et télécharger vos feuilles de calcul Google

Maintenant que vous avez appris à créer, ajouter et modifier les feuilles de calcul, vous devez savoir comment les imprimer ou les enregistrer sur votre machine.

A imprimer les feuilles Google , utilisez le menu : Fichier> ; Imprimer Suivez ensuite les instructions à l'écran, choisissez les options d'impression et obtenez votre copie physique.

A sauvegarder la table en tant que fichier sur votre machine, allez à Fichier> ; Télécharger sous et choisissez le type de fichier nécessaire :

Je pense que les formats proposés sont suffisants pour répondre aux besoins de presque tous les utilisateurs.

Toutes ces fonctionnalités de base que vous avez apprises contribuent au travail quotidien avec des tableaux. Rendre vos fichiers agréables et présentables, les partager avec d'autres et travailler hors ligne - tout cela est possible avec Google Sheets. N'ayez pas peur d'explorer de nouvelles fonctionnalités et essayez-les. Croyez-moi, à la fin de la journée, vous vous demanderez pourquoi vous n'aviez pas utilisé ce service auparavant.