We zetten onze "Back to Basics"-reis voort door enkele eigenaardigheden van het bewerken van Google-spreadsheets te leren. We beginnen met enkele eenvoudige functies zoals het verwijderen en formatteren van de gegevens en gaan verder met meer verfijnde functies zoals het achterlaten van opmerkingen en notities, offline werken en het snel bekijken van alle wijzigingen die in het bestand zijn aangebracht.

Nog niet zo lang geleden heb ik wat licht geworpen op de zeer elementaire functies die Google Sheets biedt. Ik heb in detail uitgelegd hoe je een tabel vanuit het niets maakt, hoe je die deelt en hoe je veel bestanden beheert. (Als je die gemist hebt, is het misschien een goed moment om ze vooraf te bekijken).

Vandaag nodig ik je uit om je kennis nog meer te verdiepen. Neem wat thee en ga zitten - we gaan verder met het bewerken van de documenten :)

Hoe bewerken in Google Sheets

De gegevens verwijderen

Oké, deze optie is zo eenvoudig als u zich kunt voorstellen: selecteer een cel of een bereik van cellen en druk op de toets Delete op uw toetsenbord.

Om opmaak te verwijderen in Google Sheets, selecteert u het cellenbereik en gaat u naar Opmaak> Duidelijke opmaak of druk op Ctrl + œ op je toetsenbord.

Manieren om cellen op te maken in Google Sheets

1. De belangrijkste manier om cellen op te maken is met de werkbalk Als u de cursor over een pictogram beweegt, krijgt u een tip die uitlegt wat het doet. Met het gereedschapsarsenaal van Google Sheets kunt u het nummerformaat, het lettertype, de grootte en kleur ervan en de celuitlijning wijzigen. Als u ten minste de geringste ervaring hebt met het werken met tabellen, is dit geen enkel probleem:

   

2. Om verder te gaan, kunt u bevries de bovenste rij in Google Sheets, zodat je bij het op en neer scrollen van de tabel altijd de namen van de kolommen en rijen kunt zien. Dit helpt enorm bij het werken met veel gegevens.

Laten we aannemen dat we een tabel hebben met informatie over de verkoop van chocolade. We willen dat de tabel zo gemakkelijk mogelijk te lezen en te begrijpen is. Om de eerste rij en kolom te bevriezen kunt u:

• Ga naar Bekijk> Freeze en kies het aantal rijen en/of kolommen dat u wilt bevriezen.
• Zie je die lege grijze rechthoek in de linkerbovenhoek van de spreadsheet waar de kolom- en rij-koppen samenkomen? Beweeg de cursor over de dikke grijze balk totdat de cursor verandert in een handje. Klik dan, houd vast en sleep deze randlijn een rij naar beneden. Hetzelfde wordt gebruikt om de kolommen te bevriezen.

  

Een blad toevoegen, verbergen en weer verbergen

Heel vaak is één blad niet genoeg. Dus hoe kunnen we voeg toe een paar meer?

Helemaal onderaan het browservenster vindt u de Blad toevoegen Het lijkt op een plus (+) teken:

Klik erop en er wordt meteen een leeg blad aan de werkruimte toegevoegd. Geef het een andere naam door te dubbelklikken op het tabblad en een nieuwe naam in te voeren.

Opmerking. Google Sheets beperkt het aantal bladen in het bestand. Ontdek waarom het toevoegen van nieuwe gegevens aan uw spreadsheet verboden is.

Een eigenaardig ding is dat je kunt verberg Google sheets van andere mensen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op het tabblad sheet en kies to Verberg vel Met dit contextmenu kunt u de kleur van het tabblad wijzigen, het blad verwijderen, kopiëren of dupliceren:

Oké, we hebben het verstopt. Maar hoe krijgen we het terug?

Klik op het pictogram met vier lijnen ( Alle lakens ) links van het eerste blad, zoek en klik op het verborgen blad. Of je gaat gewoon naar Bekijk> Verborgen bladen in het menu Google Sheets:

Het blad is weer speelklaar en klaar om bewerkt en beheerd te worden.

Bewerkingsgeschiedenis controleren in Google Sheets

Wat gebeurt er als er fouten zijn gemaakt bij het bewerken van de tabel of, wat nog erger is, iemand per ongeluk een stuk van de informatie heeft verwijderd? Moet u elke dag kopieën van de documenten maken?

Het antwoord is nee. Met Google Sheets is alles veel eenvoudiger en veiliger. Het bewaart de geschiedenis van elke wijziging in het bestand.

• Volg deze stappen om de geschiedenis van de hele spreadsheet te controleren.
• Volg deze stappen om de bewerkingsgeschiedenis van afzonderlijke cellen te controleren.

Formaat van uw spreadsheet wijzigen

Nog een vraag die kan rijzen bij het bewerken van de tabel - hoe pas ik het formaat aan? Helaas is het niet mogelijk om het formaat van een tabel aan te passen in Google Sheets. Maar omdat we in de browser werken, kunnen we de ingebouwde optie daarvan gebruiken.

Daarvoor hebben we de traditioneel gebruikte snelkoppelingen:

• Ctrl + "+" (plus op het numpad) om in te zoomen.
• Ctrl + "-" (min op het numpad) om uit te zoomen.

U kunt ook overschakelen naar de modus volledig scherm in Bekijk> Volledig scherm Om het wijzigen van de grootte ongedaan te maken en de controles te tonen, drukt u op Esc .

Google Sheets offline gebruiken en bewerken

Velen denken dat het grootste nadeel van Google Sheets ligt in het onvermogen om het offline te gebruiken omdat de bestanden in de cloud worden opgeslagen. Maar dat is een veel voorkomende misvatting. U kunt Google Sheets offline beschikbaar maken, in deze modus met de tabellen werken en de wijzigingen later in de cloud opslaan wanneer de internettoegang is hersteld.

Om Google Sheets offline te bewerken, moet u de synchronisatie met Google Drive instellen.

Voeg Google Docs-extensies toe aan Google Chrome (dit wordt u voorgesteld zodra u de offline modus in Google Sheets inschakelt):

Als u een mobiel apparaat of een tablet gaat gebruiken, zorg er dan voor dat u alle toepassingen voor Google-tabellen, -documenten en -presentaties installeert, evenals Google Drive.

Nog een advies - voordat u naar de plaatsen gaat die vrij zijn van internet, meldt u zich aan bij uw Google-account en opent u de bestanden en toepassingen die u bijvoorbeeld tijdens de vlucht wilt gebruiken. Laat de toepassingen open, zodat u zich niet hoeft aan te melden bij het account, wat zonder internet onmogelijk is. U kunt dan meteen met de bestanden aan de slag.

Wanneer u Google Sheets offline bewerkt, ziet u een speciaal pictogram bovenaan het scherm - een bliksemschicht in de cirkel. Wanneer u weer online gaat, worden alle wijzigingen onmiddellijk opgeslagen en verdwijnt het pictogram. Hierdoor kunt u bijna altijd en overal met Google Sheets werken, ondanks de internettoegang en zonder verlies van gegevens.

Opmerking: u kunt de tabellen en andere documenten alleen maken, bekijken en bewerken wanneer u offline werkt. U kunt de tabellen niet verplaatsen, hernoemen, machtigingen wijzigen en andere acties uitvoeren die verband houden met Google Drive.

Opmerkingen en notities in Google Sheets

Zoals u wellicht weet, kunt u in MS Excel notities toevoegen aan cellen. Met Google Sheets kunt u niet alleen notities toevoegen, maar ook opmerkingen. Laten we eens kijken hoe het werkt.

Naar een opmerking toevoegen Plaats de cursor in de cel en kies een van de volgende:

• Rechtsklik op de cel en kies Opmerking invoegen .
• Ga naar Invoegen> Opmerking in het menu Google Sheets.
• Druk op Shift + F12 .

Naar een commentaar toevoegen Plaats de cursor ook in de cel en kies een van de volgende:

• Rechtsklik op de cel en kies Commentaar invoegen.
• Ga naar Invoegen> Commentaar in het menu Google Sheets.
• Gebruik de Ctrl + Alt + M .

Een driehoekje in de rechterbovenhoek van de cel geeft aan dat er een notitie of een commentaar aan de cel is toegevoegd. Bovendien zie je het aantal cellen met commentaar op het tabblad spreadsheetnaam:

Wat is het verschil tussen aantekeningen en commentaren? De link naar het commentaar kan naar een collega worden gestuurd die het bestand samen met u bewerkt. Hij of zij kan er dan op reageren:

Elk commentaar kan direct in de tabel worden beantwoord en elke gebruiker die er toegang toe heeft, krijgt een melding over nieuwe commentaren en antwoorden.

Om het commentaar te verwijderen, drukt u op de oplossen knop. Het betekent dat de besproken vragen zijn opgelost, maar hun geschiedenis blijft bestaan. Als u op de knop Opmerkingen knop in de rechterbovenhoek van de tabel, ziet u alle opmerkingen en kunt u de opgeloste opmerkingen opnieuw openen.

Daar kunt u ook de meldingsinstellingen aanpassen door te klikken op de knop Meldingen link. Kies of je bericht wilt krijgen over elke opmerking, alleen die van jou, of helemaal geen.

Uw Google-spreadsheets afdrukken en downloaden

Nu u hebt geleerd hoe u de spreadsheets maakt, toevoegt en bewerkt, moet u weten hoe u ze kunt afdrukken of opslaan op uw machine.

Naar Google sheets afdrukken gebruik het menu: Bestand> Afdrukken , of gebruik gewoon de standaard sneltoets: Ctrl+P . Volg dan de stappen op het scherm, kies de afdrukopties en ontvang uw fysieke exemplaar.

Naar de tabel opslaan als een bestand naar uw machine, ga naar Bestand> Downloaden als en kies het gewenste bestandstype:

Ik denk dat de aangeboden formaten voldoende zijn voor bijna elke behoefte van de gebruiker.

Al deze basisfuncties die je hebt geleerd dragen bij aan het dagelijks werken met tabellen. Zorg dat je bestanden er mooi en presentabel uitzien, deel ze met anderen en werk offline - het is allemaal mogelijk met Google Sheets. Wees niet bang om nieuwe functies te verkennen en probeer ze eens uit. Geloof me, aan het eind van de dag zul je je afvragen waarom je deze dienst niet eerder had gebruikt.