Мы працягваем наша падарожжа "Назад да асноў", вывучаючы некаторыя асаблівасці рэдагавання электронных табліц Google. Мы пачнем з некаторых простых функцый, такіх як выдаленне і фарматаванне даных, і працягнем з больш мудрагелістых, такіх як пакіданне каментарыяў і нататак, праца ў аўтаномным рэжыме і хуткі прагляд усіх змяненняў, зробленых у файле.

Не так даўно я праліў святло на самыя асноўныя функцыі Google Sheets. Я падрабязна растлумачыў, як стварыць табліцу з нуля, падзяліцца ёю і як кіраваць вялікай колькасцю файлаў. (Калі вы прапусцілі іх, магчыма, лепш праверыць іх загадзя.)

Сёння я запрашаю вас яшчэ больш паглыбіць свае веды. Выпіце гарбаты і сядайце - мы працягваем рэдагаваць дакументы :)

Як рэдагаваць у Google Sheets

Выдаленне даных

Добра , гэты варыянт настолькі просты, наколькі вы можаце сабе ўявіць: вылучыце ячэйку або дыяпазон ячэек і націсніце кнопку "Выдаліць" на клавіятуры.

Каб выдаліць фарматаванне ў Табліцах Google, вылучыце дыяпазон ячэек і перайдзіце да Фармат > Ачысціце фарматаванне або націсніце Ctrl + \ на клавіятуры.

Спосабы фарматавання ячэек у Табліцах Google

1. Асноўны спосаб фарматавання ячэек — выкарыстанне панэлі інструментаў . Калі вы навядзеце курсор на значок, вы ўбачыце падказку, якая тлумачыць, што ён робіць. Арсенал інструментаў Google Sheets дазваляе змяняць фармат ліку, шрыфт, яго памер і колер, а таксама выраўноўванне вочак. Калі ў вас ёсць хаця бнайменшы досвед працы з табліцамі, гэта не будзе праблемай:

   

2. Каб працягнуць, вы можаце замарозіць верхні радок у Google Аркушы, каб пры пракрутцы табліцы ўверх і ўніз вы заўсёды маглі бачыць назвы слупкоў. І радкі, калі на тое пайшло. Гэта вельмі дапамагае пры працы з вялікай колькасцю даных.

Дапусцім, што ў нас ёсць табліца з інфармацыяй аб продажах шакаладу. Мы хочам, каб табліца была максімальна лёгкай для чытання і разумення. Каб замацаваць першы радок і слупок, вы можаце:

• Перайсці да Прагляд > Замарозіць і выбраць колькасць радкоў і/ці слупкоў для замарожвання.
• Бачыце пусты шэры прамавугольнік у левым верхнім куце табліцы, дзе сустракаюцца загалоўкі слупкоў і радкоў? Навядзіце курсор на тоўстую шэрую паласу, пакуль курсор не зменіцца на руку. Затым націсніце, утрымлівайце і перацягніце гэтую мяжу на адзін радок уніз. Тое ж самае выкарыстоўваецца для замарожвання слупкоў.

  

Дадаць, схаваць і «паказаць» аркуш

Вельмі часта аднаго аркуша бывае недастаткова. Такім чынам, як мы можам дадаць яшчэ некалькі?

У самым нізе акна браўзера вы знойдзеце кнопку Дадаць аркуш . Ён выглядае як знак плюс (+):

Націсніце яго, і адзін чысты аркуш адразу ж будзе дададзены ў працоўную вобласць. Перайменуйце яго, двойчы пстрыкнуўшы на яго ўкладцы і ўвёўшы новае імя.

Заўвага. Табліцы Google абмяжоўваюць колькасць аркушаў у файле. Даведайцеся, чаму гэта можа быцьзабараніць дадаваць новыя дадзеныя ў вашу электронную табліцу.

Адна асаблівая рэч у тым, што вы можаце схаваць табліцы Google ад іншых людзей. Для гэтага пстрыкніце правай кнопкай мышы ўкладку аркуша і абярыце Схаваць аркуш . Звярніце ўвагу, што гэтае кантэкстнае меню дазваляе змяняць колер укладкі, выдаляць аркуш, капіяваць або дубляваць яго:

Добра, мы схавалі гэта. Але як мы вярнем яго?

Націсніце значок з чатырма радкамі ( Усе аркушы ) злева ад укладкі першага аркуша, знайдзіце і пстрыкніце схаваны аркуш. Ці вы проста пераходзіце ў Прагляд > Схаваныя аркушы ў меню Табліц Google:

Аркуш зноў прайграваецца і гатовы да рэдагавання і кіравання.

Праверце гісторыю правак у Google Табліцах

Што адбудзецца, калі пры рэдагаванні табліцы былі зроблены памылкі або, што яшчэ горш, нехта выпадкова выдаліў частку інфармацыі? Ці трэба кожны дзень ствараць копіі дакументаў?

Адказ - не. З Табліцамі Google усё значна прасцей і бяспечней. Ён захоўвае гісторыю ўсіх змяненняў, унесеных у файл.

• Каб праверыць гісторыю ўсёй электроннай табліцы, выканайце наступныя дзеянні.
• Каб праверыць гісторыю рэдагавання асобных вочак, выканайце наступныя дзеянні. гэтыя крокі.

Змяніць памер табліцы

Яшчэ адно пытанне, якое можа ўзнікнуць пры рэдагаванні табліцы - як мне змяніць яе памер? На жаль, немагчыма змяніць памер табліцы ў Табліцах Google. Але паколькі мы працуем убраўзер, мы можам выкарыстоўваць яго ўбудаваную опцыю.

Для гэтага ў нас ёсць традыцыйныя цэтлікі:

• Ctrl + "+" (плюс на лічбавай клавіятуры) для павелічэння
• Ctrl + "-" (мінус на лічбавай клавіятуры), каб паменшыць маштаб.

Таксама вы можаце пераключыцца ў поўнаэкранны рэжым у Прагляд > Поўны экран . Каб адмяніць змяненне памеру і паказаць элементы кіравання, націсніце Esc .

Як выкарыстоўваць і рэдагаваць Google Табліцы ў аўтаномным рэжыме

Многія лічаць, што галоўны недахоп Google Табліц заключаецца ў немагчымасці выкарыстоўваць яго ў аўтаномным рэжыме, так як файлы захоўваюцца ў воблаку. Але гэта распаўсюджанае памылковае меркаванне. Вы можаце зрабіць Google Табліцы даступнымі ў аўтаномным рэжыме, працаваць з табліцамі ў гэтым рэжыме і захаваць змены ў воблаку пазней, калі доступ у Інтэрнэт будзе адноўлены.

Каб рэдагаваць Google Табліцы ў аўтаномным рэжыме, вам трэба ўсталяваць сінхранізацыю з Google Дыск.

Дадайце пашырэнні Google Docs у Google Chrome (гэта будзе прапанавана вам, калі вы ўключыце аўтаномны рэжым у Google Sheets):

Калі вы збіраецеся выкарыстоўваць мабільную прыладу або планшэт, пераканайцеся, што ўсталяваны ўсе прыкладанні для табліц, дакументаў і прэзентацый Google, а таксама Google Drive.

Яшчэ адна парада - перш чым перайсці да месцах, бясплатных ад Інтэрнэту, увайдзіце ў свой уліковы запіс Google і адкрыйце файлы і праграмы, якімі вы плануеце карыстацца, напрыклад, падчас палёту. Пакіньце прыкладанні адкрытымі, каб вам не трэба было ўваходзіць у сістэмуна рахунак, што будзе немагчыма без інтэрнэту. Вы зможаце неадкладна пачаць працаваць з файламі.

Пры рэдагаванні Табліц Google у аўтаномным рэжыме вы ўбачыце спецыяльны значок у верхняй частцы экрана - маланку ў крузе. Пры вяртанні ў інтэрнэт усе змены будуць неадкладна захаваны, а значок знікне. Гэта дазваляе працаваць з Табліцамі Google практычна ў любы час і ў любым месцы, нягледзячы на ​​доступ у Інтэрнэт, і без страты дадзеных.

Заўвага. Вы можаце ствараць, праглядаць і рэдагаваць табліцы і іншыя дакументы толькі ў аўтаномным рэжыме. Вы не зможаце перамяшчаць табліцы, перайменоўваць іх, змяняць дазволы і выконваць іншыя дзеянні, звязаныя з Дыскам Google.

Каментарыі і нататкі ў Табліцах Google

Як вы, магчыма, ведаеце, MS Excel прапануе дадаць нататкі ў ячэйкі. З Google Sheets вы можаце дадаваць не толькі нататкі, але і каментарыі. Давайце паглядзім, як гэта працуе.

Каб дадаць нататку , змясціце курсор у ячэйку і абярыце адно з наступнага:

• Пстрыкніце ячэйку правай кнопкай мышы і абярыце Уставіць нататку .
• Перайдзіце да Уставіць > Заўвага у меню Табліц Google.
• Націсніце Shift + F12 .

Каб дадаць каментарый , таксама змясціце курсор у ячэйку і абярыце адно з наступнага:

• Пстрыкніце ячэйку правай кнопкай мышы і абярыце Уставіць каментарый.
• Перайдзіце да Уставіць > Каментарый у меню Табліц Google.
• Выкарыстайце Ctrl + Alt + M .

Aмаленькі трохкутнік у правым верхнім куце ячэйкі будзе намякаць, што ў ячэйку дададзена нататка або каментарый. Акрамя таго, вы ўбачыце колькасць ячэек з каментарыямі на ўкладцы імя электроннай табліцы:

У чым розніца паміж нататкамі і каментарыямі? Спасылку на каментарый можна адправіць калегу, які разам з вамі рэдагуе файл. Ён ці яна змогуць адказаць на яго:

На кожны каментарый можна адказаць непасрэдна ў табліцы, і кожны карыстальнік, які мае доступ да яго, атрымае апавяшчэнне аб новых каментарыях і адказы.

Каб выдаліць каментар, націсніце кнопку Вырашыць . Гэта значыць, што абмяркоўваемыя пытанні вырашаны, але іх гісторыя застанецца. Калі вы націснеце кнопку Каментарыі ў правым верхнім куце табліцы, вы ўбачыце ўсе каментарыі і зможаце паўторна адкрыць вырашаныя.

Там вы можаце таксама наладзьце параметры апавяшчэнняў, націснуўшы спасылку Апавяшчэнні . Выберыце, ці хочаце вы атрымліваць апавяшчэнні аб кожным каментарыі, толькі аб вашым, ці не атрымліваць апавяшчэнні пра яго наогул.

Раздрукуйце і загрузіце электронныя табліцы Google

Цяпер, калі вы навучыліся ствараць, дадайце і рэдагаваць электронныя табліцы, вам трэба ведаць, як друкаваць ці захоўваць іх на сваёй машыне.

Каб друкаваць табліцы Google , выкарыстайце меню: Файл > Друк або проста скарыстайцеся стандартным спалучэннем клавіш: Ctrl+P . Затым выконвайце інструкцыі на экране,выберыце параметры друку і атрымайце сваю фізічную копію.

Каб захаваць табліцу як файл на вашым кампутары, перайдзіце да Файл > Спампуйце як і выберыце патрэбны тып файла:

Я лічу, што прапанаваных фарматаў дастаткова практычна для кожнага карыстальніка.

Усе гэтыя асноўныя функцыі, якія вы даведаліся, спрыяюць штодзённай працы з табліцамі. Зрабіце так, каб вашы файлы выглядалі прыгожа і прэзентабельна, дзяліцеся імі з іншымі і працуйце ў аўтаномным рэжыме - усё гэта магчыма з Табліцамі Google. Проста не бойцеся вывучаць новыя функцыі і паспрабуйце іх. Паверце мне, у рэшце рэшт, вы будзеце здзіўляцца, чаму вы не скарысталіся гэтай паслугай раней.