Този урок обяснява основите на формата на числата в Excel и предоставя подробни указания за създаване на персонализирано форматиране. Ще научите как да показвате необходимия брой знаци след десетичната запетая, да променяте подравняването или цвета на шрифта, да показвате валутен символ, да закръгляте числата с хиляди, да показвате водещи нули и много други.

Microsoft Excel разполага с много вградени формати за числа, валута, проценти, счетоводство, дати и времена. Но има ситуации, в които се нуждаете от нещо много специфично. Ако нито един от вградените формати на Excel не отговаря на нуждите ви, можете да създадете свой собствен формат за числа.

Форматирането на числата в Excel е много мощен инструмент и след като се научите как да използвате собствеността му, възможностите ви са почти неограничени. Целта на този урок е да обясни най-съществените аспекти на форматирането на числата в Excel и да ви насочи по правилния път към овладяване на потребителското форматиране на числата.

Как да създадете потребителски формат на числата в Excel

За да създадете персонализиран формат на Excel, отворете работната книга, в която искате да приложите и съхраните формата си, и следвайте следните стъпки:

1. Изберете клетка, за която искате да създадете персонализирано форматиране, и натиснете Ctrl+1, за да отворите Форматиране на клетките диалог.
2. Под Категория , изберете Потребителски .
3. Въведете кода на формата в полето Тип кутия.
4. Щракнете върху OK, за да запазите новосъздадения формат.

Готово!

Съвет. Вместо да създавате персонализиран формат на числата от нулата, избирате вграден формат на Excel, близък до желания резултат, и го персонализирате.

Чакай, чакай, но какво означават всички тези символи в Тип И как да ги сложа в правилната комбинация, за да покажа числата по желания от мен начин? Точно за това е останалата част от този урок :)

Разбиране на формата на числата в Excel

За да можете да създадете персонализиран формат в Excel, е важно да разберете как Microsoft Excel вижда формата на числата.

Форматът за числа в Excel се състои от 4 части от кода, разделени с точка и запетая, в този ред:

ПОЛОЖИТЕЛЕН; ОТРИЦАТЕЛЕН; НУЛА; ТЕКСТ

Ето един пример за персонализиран код за формат на Excel:

1. Формат за положителни числа (показване на 2 десетични знака и разделител за хиляди).
2. Формат за отрицателни числа (същият като за положителни числа, но в скоби).
3. Форматиране на нули (показване на тирета вместо нули).
4. Формат за текстови стойности (показване на текста с пурпурен цвят на шрифта).

Правила за форматиране на Excel

Когато създавате персонализиран формат на числата в Excel, запомнете следните правила:

1. Персонализираният формат на числата в Excel променя само визуално представяне , т.е. как се показва стойността в клетката. Основната стойност, съхранена в клетката, не се променя.
2. Когато сте персонализиране на вграден формат на Excel, се създава копие на този формат. Оригиналният формат на числата не може да бъде променян или изтриван.
3. Не е задължително потребителският формат на Excel да включва всичките четири раздела.

   Ако потребителският формат съдържа само 1 раздел , този формат ще се прилага за всички видове числа - положителни, отрицателни и нули.

   Ако потребителският формат на номера включва 2 секции , като първата част се използва за положителни числа и нули, а втората - за отрицателни числа.

   Прилага се потребителски формат към текстови стойности само ако съдържа и четирите раздела.

4. За да приложите по подразбиране формат на Excel за всеки от средните раздели, въведете Обща информация вместо съответния код на формата.

   Например, за да се покажат нулите като тирета и да се покажат всички други стойности с форматирането по подразбиране, използвайте този код за форматиране: Общи; -Общи; "-"; Общи

   Бележка: Общият формат, включен във втория раздел на кода на формата, не показва знака минус, поради което го включваме в кода на формата.

5. За скрий определен(и) тип(и) стойност(и), прескочете съответния раздел с код и въведете само завършващата точка и запетая.

   Например, за да скриете нулите и отрицателните стойности, използвайте следния код за форматиране: Общи; ; ; ; Общи В резултат нулите и отрицателната стойност ще се появят само в лентата с формули, но няма да се виждат в клетките.

6. За изтриване на потребителски формат на числата, отворете Форматиране на клетките диалогов прозорец, изберете Потребителски в Категория открийте формата, който искате да изтриете, в списъка Тип списък и щракнете върху Изтриване на бутон.

Заместващи символи за цифри и текст

Като начало ще научим 4 основни заместителя, които можете да използвате в персонализирания си формат на Excel.

Ако въведете 5,5 в клетка, тя ще се покаже като 5,50. # Заместител на цифри, който представлява незадължителни цифри и не показва допълнителни нули.

Това означава, че ако дадено число не се нуждае от определена цифра, тя няма да бъде показана. #.## - показва до 2 знака след десетичната запетая.

Ако въведете 5,5 в клетка, тя ще се покаже като 5,5.

Ако въведете 5.555, то ще се покаже като 5.56. ? Заместител на цифри, който оставя място за незначителни нули от двете страни на десетичната запетая, но не ги показва. Често се използва за подравняване на числата в колона по десетична запетая. #.??? - показва максимум 3 знака след десетичната запетая и подрежда числата в колона по десетичната запетая. @ Заместител на текст 0.00; -0.00; 0; [Red]@ - прилага червения цвят на шрифта за текстовите стойности.

Следната снимка на екрана демонстрира няколко формата на числа в действие:

Както може би сте забелязали на горната екранна снимка, заместителите на цифри се държат по следния начин:

• Ако числото, въведено в клетка, има повече цифри отдясно на десетичната запетая отколкото са заместителите във формата, числото се "закръгля" до толкова знака след десетичната запетая, колкото са заместителите.

  Например, ако въведете 2,25 в клетка с #.# числото ще се покаже като 2,3.

• Всички цифри вляво от десетичната запетая се показват независимо от броя на заместителите.

  Например, ако въведете 202.25 в клетка с #.# числото ще се покаже като 202.3.

По-долу ще намерите още няколко примера, които, надяваме се, ще хвърлят повече светлина върху форматирането на числата в Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Показва минимум 1 и максимум 2 знака след десетичната запетая. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Показване до 3 знака след десетичната запетая с изравнени десетични дроби . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Съвети и насоки за форматиране на Excel

Теоретично има безкраен брой потребителски формати на числата в Excel, които можете да направите, като използвате предварително определен набор от кодове за форматиране, изброени в таблицата по-долу. А в следващите съвети са обяснени най-често срещаните и полезни реализации на тези кодове за форматиране.

Как да контролирате броя на десетичните знаци

Местоположението на десетична запетая в кода на формата на числото се представя със знака период (.). Необходимият брой десетични знаци се определя от нули (0). Например:

• 0 или # - показва най-близкото цяло число без десетичен знак.
• 0.0 или #.0 - показва 1 десетичен знак.
• 0.00 или #.00 - показване на 2 знака след десетичната запетая и т.н.

Разликата между 0 и # в целочислената част на кода за форматиране е следната. Ако кодът за форматиране има само знаци за паунд (#) вляво от десетичната запетая, числата, по-малки от 1, започват с десетична запетая. Например, ако въведете 0,25 в клетка с #.00 числото ще се покаже като .25. Ако използвате 0.00 числото ще се покаже като 0,25.

Как да покажете разделител за хиляди

За да създадете потребителски формат на числата в Excel с разделител за хиляди, включете запетая (,) в кода на формата. Например:

• #,### - показва разделител за хиляди и няма десетични знаци.
• #,##0.00 - показва разделител за хиляди и 2 десетични знака.

Закръгляйте числата на хиляди, милиони и т.н.

Както беше показано в предишния съвет, Microsoft Excel разделя хилядите със запетаи, ако запетаята е заградена от заместители на цифри - знак за паунд (#), въпросителен знак (?) или нула (0). Ако след запетаята не следва заместител на цифра, той мащабира числото на хиляди, две последователни запетаи мащабират числото на милиони и т.н.

Например, ако форматът на дадена клетка е #.00, и въведете 5000 в тази клетка, ще се покаже числото 5.00. За повече примери вижте снимката на екрана по-долу:

Текст и интервали в персонализиран формат на числата в Excel

За да покажете едновременно текст и числа в една клетка, направете следното:

• Добавяне на единичен символ , предшествайте този символ с обратна наклонена черта (\).
• Добавяне на текстов низ , поставете го в двойни кавички (" ").

Например, за да укажете, че числата се закръглят на хиляди и милиони, можете да добавите \K и \M към кодовете на форматите, съответно:

• За показване на хиляди: #.00,\K
• За показване на милиони: #.00,,\M

Съвет. За да направите формата на числата по-добре четлив, включете пространство между запетая и обратна наклонена черта.

На следващата снимка са показани горните формати и още няколко варианта:

Ето още един пример, който демонстрира как да показвате текст и числа в една клетка. Да предположим, че искате да добавите думата " Увеличаване на " за положителни числа и " Намаляване на "Всичко, което трябва да направите, е да включите текста, затворен в двойни кавички, в съответния раздел на вашия код за форматиране:

#.00" Увеличаване"; -#.00" Намаляване"; 0

Съвет. За да включите пространство между число и текст, въведете символ за интервал след отварящата или преди затварящата кавичка в зависимост от това дали текстът предхожда или следва числото, както в " Увеличаване на ".

Освен това следните символи могат да бъдат включени в кодовете за потребителски формати на Excel, без да се използва обратна наклонена черта или кавички:

Персонализираният формат на числата в Excel може да приема и други специални символи, като например валута, авторско право, търговска марка и т.н. Тези символи могат да бъдат въведени, като се въведе четирицифреният им ANSI код, докато се държи натиснат клавиш ALT. Ето някои от най-полезните:

Например за показване на температурите можете да използвате кода за форматиране #"°F" или #"°C" и резултатът ще изглежда по следния начин:

Можете също така да създадете потребителски формат на Excel, който комбинира определен текст и текста, въведен в клетката. За целта въведете допълнителния текст, затворен в двойни кавички, в 4-ти раздел на кода на формата преди или след заместителя на текста (@), или и двете.

Например, за да продължите текста, въведен в клетката, с някакъв друг текст, кажете " Доставя се в ", използвайте следния код на формата:

Общи; Общи; Общи; "Доставя се в" @

Включване на валутни символи в персонализиран формат на числата

За да създадете потребителски формат на число със знака за долар ($), просто го въведете в кода на формата, където е подходящо. $#.00 ще покаже 5 като 5,00 USD.

Другите валутни символи не са налични на повечето стандартни клавиатури. Но можете да въвеждате популярните валути по този начин:

• Включете функцията NUM LOCK и
• Използвайте цифровата клавиатура, за да въведете ANSI кода на валутния символ, който искате да се покаже.

Получените формати на числата могат да изглеждат по следния начин:

Ако искате да създадете персонализиран формат на Excel с друга валута, следвайте следните стъпки:

• Отворете Форматиране на клетките диалогов прозорец, изберете Валута под Категория , и изберете желаната валута от Символ Руска рубла:

Как да показвате водещите нули с потребителски формат на Excel

Ако се опитате да въведете числата 005 или 00025 в клетка по подразбиране Обща информация ще забележите, че Microsoft Excel премахва водещите нули, защото числото 005 е равно на 5. Но понякога искаме 005, а не 5!

Най-простото решение е да приложите формата Текст към такива клетки. Като алтернатива можете да въведете апостроф (') пред числата. И в двата случая Excel ще разбере, че искате всяка стойност на клетката да се третира като текстов низ. В резултат на това, когато въведете 005, всички водещи нули ще се запазят и числото ще се покаже като 005.

Ако искате всички числа в дадена колона да съдържат определен брой цифри с водещи нули, ако е необходимо, създайте потребителски формат, който включва само нули.

Както си спомняте, във формата на числата в Excel 0 е заместител, който показва незначителни нули. Така че, ако ви трябват числа, състоящи се от 6 цифри, използвайте следния код за формат: 000000

Сега, ако въведете 5 в клетка, то ще се появи като 000005; 50 ще се появи като 000050 и т.н:

Съвет. Ако въвеждате телефонни номера, пощенски кодове или номера на социални осигуровки, които съдържат водещи нули, най-лесният начин е да приложите един от предварително дефинираните специални формати. Или можете да създадете желания потребителски формат на номера. Например, за да покажете правилно международните седемцифрени пощенски кодове, използвайте този формат: 0000000 . За номера на социалната осигуровка с начални нули използвайте този формат: 000-00-0000 .

Проценти в потребителски формат на Excel

За да покажете дадено число като процент от 100, включете символа знак за процент (%) във вашия формат на числата.

Например, за да покажете проценти като цели числа, използвайте този формат: #% . В резултат на това числото 0,25, въведено в клетка, ще се появи като 25%.

За да покажете проценти с 2 знака след десетичната запетая, използвайте този формат: #.00%

За показване на проценти с 2 знака след десетичната запетая и разделител за хиляди използвайте тази опция: #,##.00%

Дроби във формат на числата в Excel

Дробите са особени с това, че едно и също число може да се изобрази по различни начини. Например 1,25 може да се изобрази като 1 ¼ или 5/5. Точно кой начин на изобразяване на дробта в Excel се определя от кодовете за форматиране, които използвате.

За да се появят десетичните числа като дроб, включете наклонена черта напред (/) в кода на формата и отделете част от цяло число с интервал. Например:

• # #/# - извежда остатъка от дробта с до 1 цифра.
• # ##/## - извежда остатъка от дробта с до 2 цифри.
• # ###/### - извежда остатъка от дробта с до 3 цифри.
• ###/### - показва неправилна дроб (дроб, чийто числител е по-голям или равен на знаменателя) с до 3 цифри.

За да закръглите дробта до определен знаменател, въведете го в кода за формат на числото след наклонената черта. Например, за да покажете десетичните числа като осмици, използвайте следното фиксирана основа формат на фракцията: # #/8

Следващата снимка на екрана демонстрира горните кодове на формати в действие:

Както вероятно знаете, предварително дефинираните формати на Excel за дроби подравняват числата чрез дробната лента (/) и показват цялото число на известно разстояние от остатъка. За да приложите това подравняване във вашия потребителски формат, използвайте заместителите на въпросителни знаци (?) вместо знаците за паунд (#), както е показано на следващата снимка:

Съвет. За въвеждане на дроб в клетка, форматирана като Обща информация например, за да въведете 4/8 в клетка, въведете 0 4/8. Ако въведете 4/8, Excel ще приеме, че въвеждате дата, и съответно ще промени формата на клетката.

Създаване на персонализиран формат за научна нотация

За да покажете числата във формат научна нотация (експоненциален формат), включете главна буква E в кода на формата на номера. Например:

• 00E+00 - показва 1,500,500 като 1.50E+06.
• #0.0E+0 - показва 1,500,500 като 1.5E+6
• #E+# - показва 1,500,500 като 2E+6

Показване на отрицателни числа в скоби

В началото на този урок обсъдихме 4-те части от кода, които съставляват формата на числата в Excel: Положителен; Отрицателен; Нула; Текст

Повечето кодове за форматиране, които разгледахме досега, съдържат само 1 раздел, което означава, че потребителският формат се прилага за всички типове числа - положителни, отрицателни и нули.

За да създадете персонализиран формат за отрицателни числа, ще трябва да включите поне 2 секции код: първата ще се използва за положителни числа и нули, а втората - за отрицателни числа.

За да покажете отрицателни стойности в скоби, просто ги включете във втората част на кода на формата, например: #.00; (#.00)

Съвет. За да подредите положителните и отрицателните числа в десетичната точка, добавете тире в раздела за положителните стойности, напр. 0.00_); (0.00)

Показване на нулите като тирета или празни места

Вграденият формат на Excel Accounting показва нулите като тирета. Това може да бъде направено и във вашия потребителски формат на числата в Excel.

Както си спомняте, разположението на нулите се определя от третия раздел на кода за форматиране. Така че, за да принудите нулите да се появяват като тирета , тип "-" в този раздел. Например: 0.00;(0.00);"-"

Горният код за форматиране инструктира Excel да показва 2 знака след десетичната запетая за положителни и отрицателни числа, да огражда отрицателните числа в скоби и да превръща нулите в тирета.

Ако не желаете специално форматиране за положителни и отрицателни числа, въведете Обща информация в първа и втора секция: Обща; -Обща; "-"

Превръщане на нулите в заготовки , прескочете третия раздел в кода на формата и въведете само завършващата точка с тире: Обща; -Обща; ; Обща

Добавяне на отстъпи с потребителски формат на Excel

Ако не искате съдържанието на клетката да се изравнява с границата на клетката, можете да добавите отстъпи в клетката. Подчертаване (_), за да се създаде интервал, равен на ширината на следващия символ.

Обикновено използваните кодове на отстъпите са следните:

• Отстъпване от лявата граница: _(
• Отстъпване от дясната граница: _)

Най-често дясното тире се включва във формат за положителни числа, така че Excel да остави място за скобите, ограждащи отрицателните числа.

Например, за да отстъпите положителни числа и нули отдясно и текст отляво, можете да използвате следния код за форматиране:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Или можете да добавите отстъпи от двете страни на клетката:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Кодовете за отстъпление преместват данните на клетката с една ширина на знака. За да преместите стойностите от краищата на клетката с повече от една ширина на знака, включете 2 или повече последователни кода за отстъпление във вашия формат на числата. Следващата снимка на екрана демонстрира отстъпление на съдържанието на клетката с 1 и 2 знака:

Промяна на цвета на шрифта с потребителски формат на номера

Промяната на цвета на шрифта за определен тип стойност е едно от най-простите неща, които можете да направите с персонализиран формат на числата в Excel, който поддържа 8 основни цвята. За да зададете цвета, просто въведете едно от следните имена на цветове в подходящ раздел от кода на вашия формат на числата.

[Green]

[Бял]

[Blue] [Магента]

[Жълто]

[Cyan]

[Червено]

Забележка. Цветният код трябва да бъде първи елемент в раздела.

Например, за да оставите формата по подразбиране General за всички типове стойности и да промените само цвета на шрифта, използвайте кода на формата, подобен на този:

[Green]General;[Red]General;[Black]General;[Blue]General

Или комбинирайте цветовите кодове с желаното форматиране на числата, например показване на валутния символ, 2 знака след десетичната запетая, разделител за хиляди и показване на нулите като тирета:

[Blue]$#,##0.00; [Red]-$#,##0.00; [Black]"-"; [Magenta]@

Повтаряне на знаци с персонализирани кодове за формат

За да повторите определен символ в персонализирания формат на Excel, така че да запълни ширината на колоната, въведете звездичка (*) преди символа.

Например, за да включите достатъчно знаци за равенство след число, за да запълните клетката, използвайте този формат на числото: #*=

Или можете да включите водещи нули, като добавите *0 преди всеки формат на число, напр. *0#

Тази техника за форматиране често се използва за промяна на подравняването на клетките, както е показано в следващия съвет за форматиране.

Как да промените подравняването в Excel с потребителски формат на числата

Обичайният начин за промяна на подравняването в Excel е с помощта на Изравняване Въпреки това, ако е необходимо, можете да "кодирате" подравняването на клетките в потребителски формат на числата.

Например, за да подравните числата наляво в клетка, въведете звездичка и пространство след цифровия код, например: " #,###* " (двойните кавички се използват само за да покажат, че звездичката е последвана от интервал, те не са необходими в истински код на формат).

Ако направите още една стъпка напред, можете да подравните числата вляво, а текстовите записи - вдясно, като използвате този персонализиран формат:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Този метод се използва във вградения формат на Excel Accounting . Ако приложите формата Accounting към някоя клетка, след това отворете Форматиране на клетките диалогов прозорец, преминете към Потребителски и разгледайте Тип ще видите този код на формата:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Звездичката, която следва знака за валута, указва на Excel да повтаря следващия знак за интервал, докато се запълни ширината на клетката. Ето защо форматът на счетоводното число подрежда символа за валута отляво, числото отдясно и добавя толкова интервали, колкото е необходимо между тях.

Прилагане на персонализирани формати на числата въз основа на условия

За да приложите персонализиран формат на Excel само ако дадено число отговаря на определено условие, въведете условието, състоящо се от оператор за сравнение и стойност, и го затворете в квадратни скоби [].

Например, за да покажете числата, които са по-малки от 10, с червен цвят на шрифта, а числата, които са по-големи или равни на 10, със зелен цвят, използвайте този код за форматиране:

[Червено][=10]

Освен това можете да зададете желания формат на числата, например да се показват 2 знака след десетичната запетая:

[Red][=10]0.00

А ето и още един изключително полезен, макар и рядко използван съвет за форматиране. Ако в дадена клетка се показват както числа, така и текст, можете да направите условен формат, който да показва съществителното име в единствено или множествено число в зависимост от числото. Например:

[=1]0" миля";0.##" миля"

Горепосоченият код на формата работи по следния начин:

• Ако стойността на дадена клетка е равна на 1, тя ще се покаже като " 1 миля ".
• Ако стойността на клетката е по-голяма от 1, формата за множествено число " мили " ще се появи. Да речем, числото 3,5 ще се покаже като " 3,5 мили ".

Ако продължите примера, можете да покажете дробни числа вместо десетични:

[=1]?" mile";# ?/?" miles"

В този случай стойността 3,5 ще се появи като " 3 1/2 мили ".

Съвет. За да приложите по-сложни условия, използвайте функцията за условно форматиране на Excel, която е специално разработена за тази задача.

Формати на дати и времена в Excel

Форматите за дата и час в Excel са много специфичен случай и имат свои собствени кодове за форматиране. За подробна информация и примери, моля, разгледайте следните уроци:

• Как да създадете потребителски формат на дата в Excel
• Как да създадете потребителски формат на времето в Excel

Е, това е начинът, по който можете да промените формата на числата в Excel и да създадете свое собствено форматиране. И накрая, ето няколко съвета за бързо прилагане на вашите собствени формати към други клетки и работни книги:

• Персонализиран формат на Excel е съхранени в работната книга За да използвате потребителски формат в нова работна книга, можете да запазите текущия файл като шаблон и след това да го използвате като основа за нова работна книга.
• За да приложите персонализиран формат към други клетки в щракване, запазете го като Стил на Excel - просто изберете някоя клетка с необходимия формат, отидете в Начало tab> Стилове и щракнете върху Нов клетъчен стил... .

За да разгледате по-подробно съветите за форматиране, можете да изтеглите копие от работната книга Excel Custom Number Format, която използвахме в този урок. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим отново следващата седмица!