В този урок ще научите как да изберете ръчно област за печат в Excel и как да зададете диапазони за печат за няколко листа с помощта на макроси.

Когато натиснете Отпечатване в Excel, по подразбиране се отпечатва цялата таблица, която често заема няколко страници. Но какво да правим, ако наистина не се нуждаем от цялото съдържание на огромен работен лист на хартия? За щастие, Excel предоставя възможността да определяме частите за отпечатване. Тази функция е известна като Площ за печат .

Област за печат на Excel

A зона за печат е диапазон от клетки, които да бъдат включени в крайната разпечатка. В случай че не искате да разпечатате цялата електронна таблица, задайте област за печат, която включва само избраната от вас област.

Когато натиснете Ctrl + P или щракнете върху Отпечатване върху лист, който има определена област за печат, ще бъде отпечатана само тази област.

Можете да изберете няколко области за печат в един работен лист и всяка област ще се отпечата на отделна страница. При запазване на работната книга се запазва и областта за печат. Ако по-късно промените решението си, можете да изтриете областта за печат или да я промените.

Определянето на област за печат ви дава по-голям контрол върху това как изглежда всяка отпечатана страница и в идеалния случай винаги трябва да задавате област за печат, преди да изпратите работния лист на принтера. Без това може да се окажете с разхвърляни, трудни за четене страници, в които някои важни редове и колони са отрязани, особено ако работният лист е по-голям от хартията, която използвате.

Как да зададете областта за печат в Excel

За да укажете на Excel коя част от вашите данни да се появи в печатното копие, процедирайте по един от следните начини.

Най-бърз начин за задаване на област за печат в Excel

Най-бързият начин за задаване на постоянен диапазон на печат е следният:

1. Изберете частта от работния лист, която искате да отпечатате.
2. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Площ за печат > Задаване на зона за печат .

Ще се появи слаба сива линия, обозначаваща зоната за печат.

По-информативен начин за определяне на областта за печат в Excel

Искате да видите визуално всички настройки? Ето един по-прозрачен подход за дефиниране на област за печат:

1. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата щракнете върху стартиращия диалогов прозорец . Това ще отвори Настройка на страницата диалогов прозорец.
2. На Лист поставите курсора в раздела Област за печат и изберете един или повече диапазони в работния си лист. За да изберете няколко диапазона, не забравяйте да задържите клавиша Ctrl.
3. Кликнете върху ОК .

Съвети и бележки:

• Когато запазвате работната книга, областта за печат също се запазено . Когато изпращате работния лист на принтера, ще бъде отпечатана само тази област.
• За да се уверите, че определените области са тези, които наистина искате, натиснете Ctrl + P и преминете през всяка Преглед на страницата .
• За да отпечатате бързо определена част от данните си, без да задавате област за печат, изберете желания диапазон(и), натиснете Ctrl + P и изберете Избор на печат в падащия списък точно под Настройки . За повече информация вижте Как да отпечатате селекция, лист или цялата работна книга.

Как да зададете няколко области за печат в Excel

За да отпечатате няколко различни части от работен лист, можете да изберете няколко области за печат по този начин:

1. Изберете първия диапазон, задръжте натиснат клавиша Ctrl и изберете други диапазони.
2. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Площ за печат > Задаване на зона за печат .

Готово! Създават се няколко области за печат, като всяка от тях представлява собствена страница.

Забележка. Това работи само за несвързани Съседните диапазони, дори избрани поотделно, ще бъдат включени в една област за печат.

Как да принудите Excel да игнорира областта за печат

Когато искате да получите хартиено копие на цял лист или цяла работна книга, но не искате да се занимавате с изчистване на всички области за печат, просто кажете на Excel да ги игнорира:

1. Кликнете върху Файл > Отпечатване или натиснете Ctrl + P .
2. Под Настройки , щракнете върху стрелката до Отпечатване на активни листове и изберете Игнориране на зоната за печат .

Как да отпечатате няколко области на една страница

Възможността за отпечатване на няколко области на един лист хартия се контролира от модела на принтера, а не от Excel. За да проверите дали тази опция е достъпна за вас, натиснете Ctrl + P , щракнете върху Свойства на принтера и след това преминете през наличните раздели на Свойства на принтера диалоговия прозорец за търсене на Страници на лист опция.

Ако принтерът ви има такава опция, късметлия сте :) Ако няма такава опция, единственият начин, за който се сещам, е да копирате диапазоните за печат на нов лист. С помощта на функцията Paste Special можете да свържете по този начин копираните диапазони с оригиналните данни:

1. Изберете първата област за печат и натиснете Ctrl + C, за да я копирате.
2. В нов лист щракнете с десния бутон върху всяка празна клетка и изберете Специално вмъкване > Свързана картина .
3. Повторете стъпки 1 и 2 за другите области за печат.
4. В новия лист натиснете Ctrl + P, за да отпечатате всички копирани области за печат на една страница.

Как да зададете област за печат в Excel за няколко листа с VBA

В случай че имате много работни листове с абсолютно еднаква структура, очевидно ще искате да изведете същата ярост на хартия. Проблемът е, че избирането на няколко листа деактивира функцията Площ за печат За щастие има лесен начин за заобикаляне на ситуацията, описан в раздела Как да отпечатате един и същ диапазон в няколко листа.

Ако се налага редовно да отпечатвате една и съща област на няколко листа, използването на VBA може да ускори работата.

Задаване на зоната за печат в избраните листове като на активния лист

Този макрос автоматично настройва областта(ите) за печат за всички избрани работни листове като тази на активния лист. Когато са избрани няколко листа, активният лист е този, който е видим, когато стартирате макроса.

Sub SetPrintAreaSelectedSheets() Dim CurrentPrintArea As String Dim Sheet As Worksheet CurrentPrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea For Each Sheet In ActiveWindow.SelectedSheets Sheet.PageSetup.PrintArea = CurrentPrintArea span>Next End Sub

Задаване на обхват за печат във всички работни листове като на активния лист

Без значение колко листа имате, този код определя обхвата на печат в цялата работна книга с един ход. Просто задайте желаната област(и) за печат на активния лист и стартирайте макроса:

Sub SetPrintAreaAllSheets() Dim CurrentPrintArea As String Dim Sheet As Worksheet CurrentPrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea For Each Sheet In ActiveWorkbook.Sheets If Sheet.Name ActiveSheet.Name Then Sheet.PageSetup.PrintArea = CurrentPrintArea End If Next End Sub

Задаване на зададената област за печат на няколко листа

Когато работите с различни работни книги, може да ви е удобно макросът да ви подкани да изберете диапазон.

Ето как работи: избирате всички целеви работни листове, стартирате макроса, избирате един или повече диапазони, когато бъдете подканени (за да изберете няколко диапазона, задръжте клавиша Ctrl), и щракнете върху ОК .

Sub SetPrintAreaMultipleSheets() Dim SelectedPrintAreaRange As Range Dim SelectedPrintAreaRangeAddress As String Dim Sheet As Worksheet On Error Resume Next Set SelectedPrintAreaRange = Application.InputBox( "Моля, изберете обхвата на зоната за печат" , "Задайте зона за печат в няколко листа" , Type :=8) If Not SelectedPrintAreaRange Is Nothing Then SelectedPrintAreaRangeAddress =SelectedPrintAreaRange.Address( True , True , xlA1, False ) For Each Sheet In ActiveWindow.SelectedSheets Sheet.PageSetup.PrintArea = SelectedPrintAreaRangeAddress Next End If Set SelectedPrintAreaRange = Nothing End Sub

Как да използвате макросите

Най-лесният начин е да изтеглите нашата примерна работна книга с макроси за печат и да стартирате макрос директно от тази работна книга:

1. Отворете изтеглената работна книга и активирайте макросите, ако бъдете подканени.
2. Отворете собствената си работна книга.
3. В работната си книга натиснете Alt + F8 , изберете интересуващия ви макрос и щракнете върху Изпълнявайте .

Примерната работна книга съдържа следните макроси:

• SetPrintAreaSelectedSheets - задава зоната за печат в избраните листове като тази на активния лист.
• SetPrintAreaAllSheets - задава областта за печат във всички листове на текущата работна книга като на активния лист.
• SetPrintAreaMultipleSheets - задава зададената област за печат във всички избрани работни листове.

Като алтернатива можете да запишете файла като работна книга с макроси (.xlsm) и да добавите макрос към нея. За подробни инструкции стъпка по стъпка вижте Как да вмъкнем и стартираме VBA код в Excel.

Как да промените областта за печат в Excel

Случайно сте включили неподходящи данни или сте пропуснали да изберете няколко важни клетки? Няма проблем, има 3 лесни начина да редактирате областта за печат в Excel.

Как да разширите областта за печат в Excel

За да добавите повече клетки към съществуващата област за печат, просто направете следното:

1. Изберете клетките, които искате да добавите.
2. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата група, щракнете върху Площ за печат > Добавяне към зоната за печат .

Готово!

Това, разбира се, е най-бързият начин за промяна на областта за печат, но не е прозрачен. За да го направите правилно, ето няколко важни неща, които трябва да запомните:

• Сайтът Добавяне към зоната за печат се появява само когато работният лист вече има поне една област за печат.
• Ако клетките, които добавяте, са не са съседни към съществуващата област за печат, се създава нова област за печат и тя ще се отпечата като различна страница.
• Ако новите клетки са съседни в съществуващата област за печат, те ще бъдат включени в същата област и отпечатани на същата страница.

Редактиране на областта за печат в Excel с помощта на мениджъра на имената

Всеки път, когато задавате област за печат в Excel, се дефинира диапазон с име Print_Area и нищо не ви пречи да промените този диапазон директно. Ето как:

1. На Формули в раздела Дефинирани имена група, щракнете върху Име на мениджъра или натиснете клавишната комбинация Ctrl + F3.
2. В Име на мениджъра изберете обхвата, който искате да промените, и щракнете върху Редактиране на бутон.

Промяна на зоната за печат чрез диалоговия прозорец Настройка на страницата

Друг бърз начин за коригиране на областта за печат в Excel е да използвате Настройка на страницата диалогов прозорец. Най-хубавото на този метод е, че ви позволява да правите всякакви промени - да променяте областта за печат, да изтривате или да добавяте нова.

1. На Оформление на страницата в раздела Настройка на страницата щракнете върху диалоговия стартър (малка стрелка в долния десен ъгъл).
2. На Лист в раздела Настройка на страницата диалогов прозорец, ще видите Област за печат и можете да извършвате редакциите си там:
   • За промяна на съществуващата област за печат, изтрийте и въведете правилните препратки ръчно.
   • За Замяна на на съществуващата област, поставете курсора в Област за печат и изберете нов диапазон в листа. Това ще премахне всички съществуващи области за печат, така че да бъде зададена само избраната.
   • За добавете нова област, натиснете и задръжте клавиша Ctrl, докато избирате нов диапазон. Това ще зададе нова област за печат в допълнение към съществуващата(ите).

Как да изчистите областта за печат в Excel

Изчистването на зоната за печат е също толкова лесно, колкото и задаването й :)

1. Отворете работния лист, който ви интересува.
2. Преминете към Оформление на страницата tab> Настройка на страницата и щракнете върху Чиста зона за печат бутон.

Забележка: Ако даден работен лист съдържа няколко области за печат, всички те ще бъдат премахнати.

Как да заключите областта за печат в Excel

Ако често споделяте работните си книги с други хора, може да искате да защитите областта за печат, така че никой да не може да обърка разпечатките ви. За съжаление няма директен начин за заключване на областта за печат в Excel, дори чрез защита на работен лист или работна книга.

Единственото работещо решение за защита на зоната за печат в Excel е с VBA. За целта добавяте Workbook_BeforePrint който безшумно налага зададената област за печат точно преди отпечатването.

По-прост начин е да зададете обработчика на събитието за активен лист , но това работи със следните уговорки:

• Всички ваши работни листове трябва да имат една и съща буря за печат.
• Преди отпечатването ще трябва да изберете всички табове на целевия лист.

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean ) ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "A1:D10" End Sub

Ако различните листове имат различна структура, задайте зоната за печат за всеки лист поотделно .

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean ) Worksheets( "Sheet1" ).PageSetup.PrintArea = "A1:D10" Worksheets( "Sheet2" ).PageSetup.PrintArea = "A1:F10" End Sub

Горният макрос задава областта за печат A1:D10 за Лист1 и до A1:F10 за Лист2 . Можете да ги променяте по желание, както и да добавяте още листове.

За да добавите обработчика на събитието в работната си книга, изпълнете следните стъпки:

1. Натиснете Alt + F11, за да отворите Редактор на Visual Basic .
2. В прозореца Project Explorer вляво разширете възела на целевата работна книга и щракнете два пъти върху Тази работна книга .
3. В Код на тази работна книга вмъкнете кода.

Забележка: За да работи този подход, файлът трябва да бъде запазен като работна книга с разрешен макрос (.xlsm) и макросът трябва да бъде разрешен при отваряне на работната книга.

Проблеми със зоната за печат на Excel

Повечето проблеми с отпечатването в Excel обикновено са свързани с настройките на принтера, а не с областта за отпечатване. Въпреки това следните съвети за отстраняване на проблеми могат да бъдат полезни, когато Excel не отпечатва правилните данни.

Не мога да задам област за печат в Excel

Проблем : Не можете да накарате Excel да приеме определената от вас област за печат. Площ за печат полето показва някои странни диапазони, но не тези, които сте въвели.

Решение : Опитайте се да изчистите напълно зоната за печат и след това я изберете наново.

Не всички колони се отпечатват

Проблем : Избрали сте определен брой колони за зоната за печат, но не всички от тях са отпечатани.

Решение : Най-вероятно ширината на колоната надвишава размера на хартията. Опитайте да стесните полетата или да регулирате мащабирането - изберете Поставяне на всички колони на една страница .

Зоната за печат се отпечатва на няколко страници

Проблем : Искате разпечатката от една страница, но тя се отпечатва на няколко страници.

Решение: Несъседни редове се отпечатват на отделни страници по проект. Ако сте избрали само един диапазон, но той се разделя на няколко страници, най-вероятно е по-голям от размера на хартията. За да поправите това, опитайте да зададете всички полета близо до 0 или изберете Подходящ лист на една страница. За повече информация вижте Как да отпечатате електронна таблица на Excel на една страница.

Ето как задавате, променяте и изчиствате зоната за печат в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!