Ця покрокова інструкція на практичних прикладах розгляне процес створення теплової карти в Excel.

Microsoft Excel призначений для представлення даних у вигляді таблиць. Але в деяких випадках візуальні ефекти набагато легше сприймаються і засвоюються. Як ви, напевно, знаєте, Excel має ряд вбудованих функцій для створення графіків. На жаль, теплові карти не входять до їх складу. На щастя, існує швидкий і простий спосіб створити теплову карту в Excel за допомогою умовного форматування.

Що таке теплова карта в Excel?

A теплова карта (він же теплова карта ) - це візуальна інтерпретація числових даних, де різні значення представлені різними кольорами. Як правило, використовуються теплі та холодні кольорові схеми, тому дані представлені у вигляді гарячих та холодних зон.

Порівняно зі стандартними аналітичними звітами, теплові карти значно спрощують візуалізацію та аналіз складних даних. Вони широко використовуються науковцями, аналітиками та маркетологами для попереднього аналізу даних та виявлення загальних закономірностей.

Наведемо кілька характерних прикладів:

• Теплова карта температури повітря - використовується для візуалізації даних про температуру повітря в певному регіоні.
• Географічна теплова карта - відображає деякі числові дані по географічній області з використанням різних відтінків.
• Теплова карта управління ризиками - наочно та стисло показує різні ризики та їх вплив.

В Excel теплова карта використовується для зображення окремих комірок різними кольорами в залежності від їх значень.

Наприклад, на тепловій карті нижче можна одразу побачити найбільш вологі (виділені зеленим кольором) та найбільш сухі (виділені червоним кольором) регіони та десятиліття:

Як створити теплову карту в Excel

Якщо ви думали про те, щоб розфарбувати кожну комірку в залежності від її значення вручну, відмовтеся від цієї ідеї, оскільки це було б марною тратою часу. По-перше, щоб застосувати відповідний відтінок кольору відповідно до рангу значення, знадобилося б багато зусиль, а по-друге, вам довелося б переробляти колірне кодування при кожній зміні значень. Умовне форматування Excel ефективно долає обидві перешкоди.

Для створення теплової карти в Excel ми будемо використовувати умовне форматування кольорової шкали. Ось які кроки потрібно виконати:

1. Виберіть свій набір даних, у нашому випадку це B3:M5.

   

2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування > Кольорові шкали а потім клацніть потрібну колірну шкалу. При наведенні курсору миші на певну колірну шкалу Excel покаже вам попередній перегляд безпосередньо у вашому наборі даних.

   Для цього прикладу ми обрали Червоний - Жовтий - Зелений колірна гамма:

   

   В результаті високі значення будуть виділені червоним кольором, середні - жовтим, а низькі - зеленим. Кольори будуть змінюватися автоматично при зміні значень комірок.

   

Порада: Щоб правило умовного форматування автоматично застосовувалося до нових даних, можна перетворити діапазон даних у повнофункціональну таблицю Excel.

Скласти теплову карту з користувацькою кольоровою шкалою

При застосуванні заданої колірної шкали найнижче, середнє і найвище значення зображується в заздалегідь визначених кольорах (зелений, жовтий і червоний в нашому випадку). Всі інші значення отримують різні відтінки трьох основних кольорів.

Якщо ви хочете виділити певним кольором всі комірки нижче/вище заданого числа, незалежно від їх значень, то замість використання вбудованої колірної шкали побудуйте власну. Ось як це зробити:

1. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування > Кольорові гами; Більше правил.

Створення теплової карти в Excel без цифр

Теплова карта, яку ви створюєте в Excel, базується на фактичних значеннях комірок, і їх видалення зруйнує теплову карту. Щоб приховати значення комірок, не видаляючи їх з аркуша, використовуйте спеціальне форматування чисел. Нижче наведені детальні кроки:

1. Виберіть теплову карту.
2. Натисніть Ctrl + 1, щоб відкрити вікно Формат комірок діалог.
3. Про це йдеться на Кількість на вкладці Категорія виберіть Нестандартний .
4. В рамках проекту Тип поле, введіть 3 крапки з комою (;;;).
5. Натисніть OK, щоб застосувати користувацький формат номера.

   

Все, тепер у вашій тепловій карті Excel відображаються лише кольорові коди без цифр:

Теплова карта Excel з квадратними комірками

Ще одне покращення, яке можна зробити на тепловій карті - це ідеально квадратні комірки. Нижче наведено найшвидший спосіб зробити це без будь-яких скриптів або кодів VBA:

1. Вирівняти заголовки стовпців по вертикалі Щоб заголовки стовпців не обрізалися, змініть їх вирівнювання на вертикальне. Це можна зробити за допомогою кнопки Орієнтація на кнопці Головна сторінка у вкладці Вирівнювання група:

   

   Для отримання додаткової інформації див. статтю Вирівнювання тексту в Excel.

2. Встановити ширину стовпця Виділіть усі стовпці та перетягніть край будь-якого заголовка стовпця, щоб зробити його ширшим або вужчим. При цьому з'явиться підказка, що показує точну величину кількість пікселів - запам'ятайте цей номер.

   

3. Встановити висоту ряду Виділіть всі рядки і перетягніть край будь-якого заголовка рядка до того ж значення пікселів, що і у стовпцях (26 пікселів у нашому випадку).

   

   Готово! Всі клітинки вашої капелюшної карти тепер мають квадратну форму:

   

Як зробити теплову карту в зведеній таблиці Excel

По суті, створення теплової карти у зведеній таблиці відбувається так само, як і у звичайному діапазоні даних - за допомогою колірної шкали умовного форматування. Однак є застереження: при додаванні нових даних у вихідну таблицю умовне форматування не буде автоматично застосовуватися до цих даних.

Наприклад, ми додали продажі компанії Lui у вихідну таблицю, оновили зведену таблицю і бачимо, що показники Lui все ще знаходяться за межами теплової карти:

Як зробити теплову карту PivotTable динамічною

Щоб змусити теплову карту зведеної таблиці Excel автоматично включати нові записи, необхідно виконати наступні дії:

1. Виберіть будь-яку комірку на поточній тепловій карті.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування > Правила управління...
3. В рамках проекту Менеджер правил умовного форматування виберіть правило і натисніть на кнопку Правило редагування кнопку.
4. В рамках проекту Редагувати правило форматування діалогове вікно, в розділі Застосувати правило до В нашому випадку він читається так: Всі комірки зі значеннями "Сума продажів" для "Посередник" і "Товар" .
5. Двічі натисніть OK, щоб закрити обидва діалогових вікна.

   

Тепер ваша теплова карта динамічна і буде оновлюватися автоматично, коли ви додаєте нову інформацію в бекенд. Просто не забувайте оновлювати вашу зведену таблицю :)

Як створити динамічну теплову карту в Excel за допомогою прапорця

Якщо ви не хочете, щоб теплова карта була постійно, ви можете приховувати і показувати її відповідно до ваших потреб. Щоб створити динамічну теплову карту з прапорцем, виконайте наступні кроки:

1. Вставити прапорець Поруч з набором даних вставте прапорець (елемент управління Form). Для цього натисніть кнопку Розробник вкладка> Вставка > Елементи управління формою > Прапорець Нижче наведені детальні кроки для додавання прапорця в Excel.
2. Прив'язати прапорець до комірки Щоб зв'язати прапорець з певною коміркою, клацніть правою кнопкою миші по прапорцю, натисніть Контроль формату переключіться на вкладку Контроль на вкладці "Вкладка" введіть адресу комірки в поле "Адреса Стільниковий зв'язок і натисніть кнопку OK.

   У нашому випадку прапорець пов'язаний з коміркою O2. Коли прапорець встановлений, у пов'язаній комірці відображається значення TRUE, інакше - FALSE.

   

   Дивіться також: 3 способи видалення порожніх рядків в Excel - швидка порада
3. Налаштування умовного форматування Виберіть набір даних, натисніть Умовне форматування > Кольорові гами; більше правил і налаштувати таким чином власну кольорову шкалу:
   • В рамках проекту Стиль формату у випадаючому списку оберіть 3-кольорова шкала .
   • Під Мінімальний , Середня точка і Максимальний виберіть Формула від Тип випадаючий список.
   • В рамках проекту Значення введіть наступні формули:

     За мінімум:

     =IF($O$2=TRUE, MIN($B$3:$M$5), FALSE)

     Для Мідпойнта:

     =IF($O$2=TRUE, AVERAGE($B$3:$M$5), FALSE)

     На "Максимум":

     =IF($O$2=TRUE, MAX($B$3:$M$5), FALSE)

     Ці формули використовують функції MIN, AVERAGE та MAX для обчислення найнижчого, середнього та найвищого значень у наборі даних (B3:M5), коли пов'язана комірка (O2) має значення TRUE, тобто коли встановлено прапорець.

   • В рамках проекту Колір у випадаючих списках оберіть бажані кольори.
   • Натисніть кнопку "ОК".

     

   Тепер теплова карта з'являється лише при встановленому прапорці, решту часу вона прихована.

   

Порада. Щоб прибрати значення ІСТИНА / НЕПРАВДА з перегляду, можна прив'язати прапорець до якоїсь комірки в порожньому стовпчику, а потім приховати цей стовпчик.

Як зробити динамічну теплову карту в Excel без цифр

Щоб приховати числа на динамічній тепловій карті, потрібно створити ще одне правило умовного форматування, яке застосовує користувацький формат чисел. Ось як це зробити:

1. Створіть динамічну теплову карту, як описано в наведеному вище прикладі.
2. Виберіть свій набір даних.
3. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Нове правило > Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
4. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть цю формулу:

   =IF($O$2=TRUE, TRUE, FALSE)

   Дивіться також: Як видалити кожен другий рядок або кожен N-й рядок в Excel

   Де O2 - ваша зв'язана комірка. Формула говорить, що правило застосовується тільки тоді, коли прапорець встановлений (O2 має значення ІСТИНА).

   

5. Натисніть на кнопку Формат... кнопку.
6. В рамках проекту Формат комірок перейдіть до діалогового вікна Кількість вкладка, виберіть Нестандартний в Категорія введіть 3 крапки з комою (;;;) у списку Тип і натисніть кнопку OK.

Відтепер при встановленні прапорця теплова карта буде відображатися, а цифри - приховуватися:

Для перемикання між двома різними типами теплових карт (з номерами і без) можна вставити три перемикачі. А потім налаштувати 3 окремих правила умовного форматування: 1 правило для теплової карти з номерами і 2 правила для теплової карти без номерів. Або ж можна створити загальне правило колірної шкали для обох типів за допомогою функції "АБО" (як це зроблено в нашому прикладі робочого аркуша нижче).

В результаті ви отримаєте ось таку гарну динамічну теплову карту:

Щоб краще зрозуміти, як це працює, ви можете завантажити наш зразок аркуша. Сподіваємося, це допоможе вам створити свій власний дивовижний шаблон теплової карти в Excel.

Дякую за увагу і сподіваюсь побачити Вас на нашому блозі наступного тижня!

Практичний посібник для завантаження

Теплова карта в Excel - приклади (файл .xlsx)