Цей підручник пояснює основи форматування чисел в Excel і надає докладні інструкції по створенню користувацького форматування. Ви дізнаєтеся, як показати необхідну кількість знаків після коми, змінити вирівнювання або колір шрифту, відобразити символ валюти, округлити числа до тисяч, показати ведучі нулі і багато іншого.

Microsoft Excel має безліч вбудованих форматів для чисел, валюти, відсотків, бухгалтерії, дат і часу. Але бувають ситуації, коли потрібно щось дуже специфічне. Якщо жоден з вбудованих форматів Excel не відповідає вашим потребам, ви можете створити свій власний формат чисел.

Форматування чисел в Excel є дуже потужним інструментом, і як тільки ви навчитеся використовувати його властивості, ваші можливості стануть практично необмеженими. Мета цього уроку - пояснити найбільш суттєві аспекти форматування чисел в Excel і поставити вас на правильний шлях до освоєння користувальницького форматування чисел.

Як створити власний формат чисел в Excel

Щоб створити власний формат Excel, відкрийте книгу, в якій ви хочете застосувати і зберегти свій формат, і виконайте наступні дії:

1. Виділіть комірку, для якої потрібно створити власне форматування, і натисніть клавіші Ctrl+1, щоб відкрити вікно Формат комірок діалог.
2. Під Категорія виберіть Нестандартний .
3. Введіть код формату в поле Тип Ящик.
4. Натисніть OK, щоб зберегти новостворений формат.

Готово!

Порада. Замість того, щоб створювати власний формат чисел з нуля, ви обираєте вбудований формат Excel, близький до бажаного результату, і налаштовуєте його.

Зачекайте, зачекайте, але що означають всі ці символи в Тип І як їх поставити у правильній комбінації, щоб відобразити числа так, як мені потрібно? Ну, про це і буде далі в цьому уроці :)

Розуміння формату чисел Excel

Щоб мати можливість створити користувацький формат в Excel, важливо розуміти, як Microsoft Excel бачить формат чисел.

Формат номера в Excel складається з 4-х частин коду, розділених крапкою з комою, у такому порядку:

ПОЗИТИВНИЙ; НЕГАТИВНИЙ; НУЛЬ; ТЕКСТ

Ось приклад нестандартного коду у форматі Excel:

1. Формат для додатних чисел (відображати 2 знаки після коми та роздільник тисяч).
2. Формат для від'ємних чисел (такий самий, як і для додатних чисел, але в круглих дужках).
3. Формат для нулів (відображення прочерків замість нулів).
4. Формат для текстових значень (відображати текст пурпуровим кольором шрифту).

Правила форматування Excel

При створенні нестандартного формату чисел в Excel, будь ласка, пам'ятайте про ці правила:

1. Користувацький формат чисел Excel змінює тільки візуальне представлення Тобто, як значення відображається в комірці. Базове значення, що зберігається в комірці, не змінюється.
2. Коли ви налаштування вбудованого формату Excel, створюється копія цього формату. Оригінальний формат номера не може бути змінений або видалений.
3. Користувацький формат номера в Excel не обов'язково повинен включати всі чотири розділи.

   Якщо користувацький формат містить тільки 1 секція цей формат буде застосовуватися до всіх типів чисел - додатних, від'ємних та нулів.

   Якщо нестандартний формат номера включає в себе 2 секції перша секція використовується для додатних чисел і нулів, а друга секція - для від'ємних чисел.

   Спеціальний формат застосовується до текстові значення лише за умови, що вона містить всі чотири розділи.

4. Для того, щоб застосувати дефолт Формат номера Excel для будь-якого з середніх розділів, тип Генеральний замість відповідного коду формату.

   Наприклад, для відображення нулів у вигляді тире, а всіх інших значень з форматуванням за замовчуванням, використовуйте цей код формату: загальний; -загальний; "-"; загальний

   Примітка: Загальний формат, що входить до 2-го розділу коду формату, не відображає знак мінус, тому ми включаємо його до коду формату.

5. До ховатися певний(і) тип(и) значення, пропустити відповідну секцію коду і ввести лише кінцеву крапку з комою.

   Наприклад, для приховування нулів та від'ємних значень використовується наступний код формату: Загальний; ; ; Загальний В результаті нулі та від'ємні значення з'являться тільки в рядку формул, але не будуть видимі в комірках.

6. До видалити нестандартного формату номера, відкрийте Формат комірок діалогове вікно, виберіть Нестандартний в Категорія знайдіть формат, який ви хочете видалити, у списку Тип і натисніть кнопку Видалити кнопку.

Заповнювачі цифр і тексту

Для початку давайте вивчимо 4 основні заповнювачі, які ви можете використовувати у своєму власному форматі Excel.

Якщо ви введете в комірку 5.5, вона відобразиться як 5.50. # Заповнювач цифр, який представляє необов'язкові цифри і не відображає зайві нулі.

Тобто, якщо число не потребує певної цифри, то вона не відображатиметься. #.## - відображає до 2 знаків після коми.

Якщо ви введете 5.5 в комірку, вона відобразиться як 5.5.

Якщо ви наберете 5.555, воно відобразиться як 5.56. ? Заповнювач розрядів, який залишає місце для незначущих нулів по обидва боки від десяткової крапки, але не відображає їх. Часто використовується для вирівнювання чисел у стовпчику за десятковою крапкою. #.???? - відображає максимум 3 знаки після коми і вирівнює числа в стовпчику за десятковими знаками. @ Текстовий заповнювач 0.00; -0.00; 0; [Red]@ - застосовує червоний колір шрифту для текстових значень.

Наступний скріншот демонструє кілька форматів чисел у дії:

Як ви могли помітити на наведеному вище скріншоті, заповнювачі цифр поводяться наступним чином:

• Якщо число, введене в комірку, має більше цифр праворуч від десяткової крапки ніж у форматі є пропусків, число "округляється" до такої кількості знаків після коми, скільки є пропусків.

  Наприклад, якщо ви введете 2.25 в комірку з #.# число відобразиться як 2.3.

• Всі цифри зліва від десяткової крапки відображаються незалежно від кількості заповнювачів.

  Наприклад, якщо ви введете 202.25 в комірку з #.# число відобразиться як 202.3.

Нижче ви знайдете ще кілька прикладів, які, сподіваємося, проллють більше світла на форматування чисел в Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Відображати мінімум 1 і максимум 2 знаки після коми. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Відображення до 3 знаків після коми з вирівняні знаки після коми . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Поради та рекомендації щодо форматування в Excel

Теоретично існує нескінченна кількість користувацьких форматів чисел Excel, які можна створити за допомогою попередньо визначеного набору кодів форматування, перелічених у таблиці нижче. А наступні поради пояснюють найпоширеніші та найкорисніші реалізації цих кодів форматування.

Як контролювати кількість знаків після коми

Місцезнаходження десяткова крапка у числовому форматі код представляється символом період (.). Необхідна кількість десяткові знаки визначається за допомогою нулі (0). Наприклад:

• 0 або # - вивести найближче ціле число без десяткових знаків.
• 0.0 або #.0 - вивести 1 знак після коми.
• 0.00 або #.00 - відображати 2 знаки після коми і т.д.

Різниця між 0 і # в цілій частині коду формату полягає в наступному. Якщо в коді формату є тільки знаки фунта (#) зліва від десяткової крапки, то числа, менші за 1, починаються з десяткової крапки. Наприклад, якщо ввести 0,25 в комірку з #.00 число відобразиться у вигляді .25. Якщо ви використовуєте формат 0.00 число буде відображатися як 0.25.

Як показати роздільник тисяч

Щоб створити користувацький формат чисел Excel з роздільником тисяч, включіть кома (,) в коді формату. Наприклад:

• #,### - відображати роздільник тисяч без десяткових знаків.
• #,##0.00 - відображати роздільник тисяч та 2 знаки після коми.

Округлення чисел на тисячу, мільйон і т.д.

Як було показано в попередній підказці, Microsoft Excel розділяє тисячі комами, якщо перед комою стоїть будь-який цифровий знак - знак фунта (#), знак питання (?) або нуль (0). Якщо після коми не стоїть ніякого цифрового знака, то кома масштабує число на тисячу, дві коми підряд масштабують число на мільйон і так далі.

Наприклад, якщо формат комірки #.00, і ви вводите 5000 в цю комірку, то на екрані з'являється число 5.00. Інші приклади див. на скріншоті нижче:

Текст і інтервали в користувацькому форматі чисел Excel

Для відображення в комірці як тексту, так і чисел, виконайте наступне:

• Щоб додати один символ перед цим символом ставиться зворотна коса риска (\).
• Щоб додати текстовий рядок беруть у подвійні лапки (" ").

Наприклад, щоб вказати, що числа округлюються до тисяч і мільйонів, можна додати \K і \M до кодів форматів відповідно:

• Щоб показати тисячі: #.00,\K
• Щоб показати мільйони: #.00,,\M

Порада: щоб зробити формат номера більш читабельним, додайте простір між комою та зворотною скісною рискою.

На наступному скріншоті показані вищезгадані формати та ще кілька варіацій:

А ось ще один приклад, що демонструє відображення тексту і чисел в межах однієї комірки. Припустимо, ви хочете додати слово " Збільшення " для додатних чисел, а " Зменшення "Для від'ємних чисел достатньо включити текст, взятий у подвійні лапки, у відповідну секцію коду формату:

#.00" Збільшення"; -#.00" Зменшення"; 0

Порада. Щоб включити простір між числом і текстом вводиться пробіл після відкриваючої або перед закриваючою лапкою залежно від того, передує текст чи слідує за числом, як у випадку з " Збільшення ".

Крім того, до кодів користувацького формату Excel можна включати наступні символи без використання зворотної косої риски або лапок:

Спеціальний формат чисел Excel може також приймати інші спеціальні символи, такі як валюта, авторське право, товарний знак і т.д. Ці символи можна ввести, набравши їх чотиризначні коди ANSI, утримуючи натиснутою клавішу ALT. Ось деякі з найбільш корисних:

Наприклад, для відображення температур можна використовувати код формату #"°F" або #"°C" і результат буде виглядати приблизно так:

Ви також можете створити власний формат Excel, який поєднує в собі певний текст і текст, набраний в комірці. Для цього введіть додатковий текст, укладений у подвійні лапки в 4-й секції коду формату до або після текстового заповнювача (@), або і те, і інше разом.

Наприклад, щоб продовжити набраний в комірці текст якимось іншим текстом, скажімо " Відвантажено в ", використовуйте наступний код формату:

загальний; загальний; загальний; загальний; "Відвантажено в"@.

Включаючи валютні символи в нестандартному числовому форматі

Щоб створити власний формат числа зі знаком долара ($), просто введіть його у відповідному місці коду формату. Наприклад, формат $#.00 відобразить 5 як $5.00.

Інші валютні символи недоступні на більшості стандартних клавіатур, але ви можете ввести популярні валюти таким чином:

• Увімкніть NUM LOCK, і
• За допомогою цифрової клавіатури введіть код ANSI для символу валюти, який ви хочете відобразити.

Отримані формати чисел можуть виглядати приблизно так:

Якщо ви хочете створити власний формат Excel з іншою валютою, виконайте такі дії:

• Відкрийте Формат комірок діалогове вікно, виберіть Валюта під Категорія та оберіть бажану валюту зі списку Символ випадаючий список, наприклад, російський рубль:

Як відобразити початкові нулі за допомогою нестандартного формату Excel

Якщо спробувати ввести числа 005 або 00025 в комірку зі значенням за замовчуванням Генеральний можна помітити, що Microsoft Excel видаляє початкові нулі, оскільки число 005 збігається з 5. Але іноді ми хочемо 005, а не 5!

Найпростіше рішення - застосувати до таких комірок формат "Текст". Або ж перед числами можна ввести апостроф ('). У будь-якому випадку Excel зрозуміє, що ви хочете, щоб будь-яке значення комірки розглядалося як текстовий рядок. В результаті при введенні 005 всі ведучі нулі будуть збережені, а число відобразиться у вигляді 005.

Якщо ви хочете, щоб всі числа в стовпчику містили певну кількість цифр, з ведучими нулями, якщо це необхідно, то створіть користувацький формат, який включає тільки нулі.

Як ви пам'ятаєте, у форматі чисел Excel 0 - це заповнювач, який відображає незначущі нулі. Отже, якщо вам потрібні числа, що складаються з 6 цифр, використовуйте наступний код формату: 000000

І тепер, якщо ви введете в комірку 5, вона буде виглядати як 000005, 50 - як 000050 і так далі:

Порада. Якщо ви вводите телефонні номери, поштові індекси або номери соціального страхування, які містять початкові нулі, найпростіший спосіб - застосувати один із заздалегідь визначених спеціальних форматів. Або ви можете створити потрібний користувацький формат номера. Наприклад, щоб правильно відобразити міжнародні семизначні поштові індекси, використовуйте цей формат: 0000000 Для номерів соціального страхування з початковими нулями застосовуйте цей формат: 000-00-0000 .

Відсотки у форматі користувацьких чисел Excel

Щоб відобразити число у відсотках від 100, включіть знак відсотка (%) у вашому форматі чисел.

Наприклад, для відображення відсотків у вигляді цілих чисел використовуйте цей формат: #% В результаті число 0,25, введене в комірку, буде відображатися як 25%.

Для відображення відсотків з 2 знаками після коми використовуйте цей формат: #.00%

Для відображення відсотків з 2 знаками після коми і роздільником тисяч використовуйте цей варіант: #,##.00%

Дроби в форматі чисел Excel

Дроби особливі тим, що одне і те ж число може відображатися різними способами. Наприклад, 1,25 може відображатися як 1 ¼ або 5/5. Точний спосіб відображення дробу в Excel визначається кодами формату, які ви використовуєте.

Щоб десяткові числа відображалися у вигляді дробів, необхідно включити пряма похила риска (/) у коді формату, а цілу частину відокремлювати пропуском. Наприклад:

• # #/# - виводить на екран остачу від дробу з точністю до 1 знаку.
• # ##/## - виводить на екран остачу від дробу з точністю до 2 цифр.
• # ###/### - виводить на екран остачу від дробу з точністю до 3 цифр.
• ###/### - відображає неправильний дріб (дріб, чисельник якого більший або дорівнює знаменнику) з кількістю цифр до 3.

Щоб округлити дріб до певного знаменника, вкажіть його в коді формату числа після косої риски. Наприклад, для відображення десяткових чисел у вигляді вісімок використовуйте наступне нерухома основа формат дробу: # #/8

Наступний скріншот демонструє вищезазначені коди формату в дії:

Як ви, напевно, знаєте, стандартні формати дробів Excel вирівнюють числа по лінії дробу (/) і відображають ціле число на деякій відстані від залишку. Щоб реалізувати це вирівнювання у вашому власному форматі, використовуйте замість знаків фунта (#) заповнювачі знаків питання (?), як показано на наступному скріншоті:

Порада. Для введення дробу в комірку, відформатовану як Генеральний Наприклад, щоб ввести 4/8 в комірку, введіть 0 4/8. Якщо ви введете 4/8, Excel вважатиме, що ви вводите дату, і відповідно змінить формат комірки.

Створіть власний формат наукової нотації

Для відображення чисел у форматі наукової нотації (експоненціальний формат) слід включати велику літеру E у вашому коді формату номера. Наприклад:

• 00E+00 - відображає 1 500 500 як 1.50E+06.
• #0.0E+0 - виводить 1 500 500 як 1.5E+6
• #E+# - виводить 1 500 500 як 2E+6

Від'ємні числа показувати в круглих дужках

На початку цього уроку ми обговорили 4 секції коду, з яких складається формат чисел Excel: Позитив; Негатив; Нуль; Текст

Більшість кодів форматів, які ми розглядали до цього часу, містили лише 1 секцію, що означає, що користувацький формат застосовується до всіх типів чисел - додатних, від'ємних та нулів.

Щоб зробити власний формат для від'ємних чисел, потрібно включити як мінімум 2 кодові секції: перша буде використовуватися для додатних чисел і нулів, а друга - для від'ємних чисел.

Щоб показати від'ємні значення в круглих дужках, просто включіть їх, наприклад, у другу частину коду формату: #.00; (#.00)

Порада: Щоб вирівняти додатні та від'ємні числа після коми, додайте відступ до розділу додатних значень, наприклад 0.00_); (0.00)

Відображати нулі у вигляді прочерків або пропусків

Вбудований формат бухгалтерського обліку Excel показує нулі як тире. Це також можна зробити у вашому власному форматі чисел Excel.

Як ви пам'ятаєте, розташування нулів визначається 3-ю секцією коду формату. Отже, щоб змусити нулі відображатися як тире , тип "-" в цьому розділі. Наприклад: 0.00;(0.00);"-"

Наведений вище код формату вказує Excel відображати 2 знаки після коми для додатних і від'ємних чисел, брати від'ємні числа в круглі дужки, а нулі перетворювати в тире.

Якщо ви не хочете використовувати спеціальне форматування для додатних і від'ємних чисел, введіть Генеральний у 1-й та 2-й секціях: загальний; -загальний; "-"

Перетворити нулі на заготовки третій розділ у коді формату пропускається, і вводиться тільки кінцева крапка з комою: Генеральний; -Генеральний; ; Генеральний

Додавання відступів за допомогою спеціального формату Excel

Якщо ви не хочете, щоб вміст клітинки прилягав до межі клітинки, ви можете зробити відступ для інформації в комірці. Щоб додати відступ, скористайтеся кнопкою підкреслити (_) для створення пробілу, що дорівнює ширині символу, який слідує за ним.

Найчастіше використовуються наступні коди відступів:

• Зробити відступ від лівого краю: _(
• Зробити відступ від правого краю: _)

Найчастіше правий відступ включається в формат додатних чисел, щоб Excel залишав місце для дужок, що укладають від'ємні числа.

Наприклад, для відступу додатних чисел і нулів справа і тексту зліва можна використовувати наступний код формату:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Або ж можна додати відступи з обох боків комірки:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Коди відступів переміщують дані комірки на ширину одного символу. Щоб перемістити значення від країв комірки на ширину більше одного символу, включіть 2 або більше послідовних кодів відступів у вашому форматі чисел. Наступний знімок екрана демонструє відступ вмісту комірки на 1 і 2 символи:

Зміна кольору шрифту з нестандартним форматом номера

Зміна кольору шрифту для певного типу значень - одна з найпростіших речей, які можна зробити з користувацьким форматом чисел в Excel, який підтримує 8 основних кольорів. Щоб вказати колір, просто введіть одну з наступних назв кольорів у відповідній секції коду вашого формату чисел.

[Зелений]

[Білий]

[Синій] [Пурпурний]

[Жовтий]

[Cyan].

[Червоний]

Примітка. Колірний код повинен бути перший пункт в розділі.

Наприклад, щоб залишити за замовчуванням формат General для всіх типів значень, а змінити тільки колір шрифту, використовуйте код формату, подібний до цього:

[Зелений]Генерал; [Червоний]Генерал; [Чорний]Генерал; [Синій]Генерал

Або комбінувати кольорові коди з потрібним форматуванням чисел, наприклад, відображати символ валюти, 2 знаки після коми, роздільник тисяч, а нулі показувати у вигляді тире:

[Синій]$#,##0.00; [Червоний]-$#,##0.00; [Чорний]"-"; [Пурпурний]@

Повторення символів з кодами нестандартного формату

Щоб повторити певний символ у власному форматі Excel так, щоб він заповнив ширину стовпця, введіть зірочка (*) перед символом.

Наприклад, щоб включити достатню кількість знаків рівності після числа для заповнення комірки, використовуйте цей формат чисел: #*=

Або ви можете включити початкові нулі, додавши *0 перед будь-яким форматом числа, наприклад *0#

Ця техніка форматування зазвичай використовується для зміни вирівнювання клітинок, як показано в наступній підказці щодо форматування.

Як змінити вирівнювання в Excel з нестандартним форматом чисел

Звичайним способом зміни вирівнювання в Excel є використання кнопки Вирівнювання Однак, за необхідності, ви можете "жорстко закодувати" вирівнювання комірок у власному форматі чисел.

Наприклад, щоб вирівняти числа, що залишилися в комірці, введіть зірочка і простір після коду номера, наприклад: " #,###* " (подвійні лапки використовуються тільки для того, щоб показати, що після зірочки йде пробіл, в реальному коді формату вони не потрібні).

Роблячи крок далі, ви можете вирівняти цифри по лівому краю, а текстові записи - по правому, використовуючи цей користувацький формат:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Цей спосіб використовується у вбудованому форматі Excel Бухгалтерський облік . Якщо застосувати формат Бухгалтерський облік до деякої комірки, то відкрийте вікно Формат комірок переключіться на діалогове вікно Нестандартний та подивіться на категорію Тип ви побачите цей код формату:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Зірочка, яка слідує за знаком валюти, вказує Excel повторювати наступний символ пробілу до тих пір, поки не буде заповнена ширина комірки. Ось чому формат бухгалтерського номера вирівнює символ валюти зліва, число справа, і додає стільки пробілів, скільки необхідно між ними.

Застосовувати кастомні формати номерів на основі умов

Щоб ваш власний формат Excel застосовувався тільки в тому випадку, якщо число відповідає певній умові, введіть умову, що складається з оператора порівняння і значення, і помістіть її в поле квадратні дужки [].

Наприклад, для відображення чисел, менших 10, червоним кольором шрифту, а чисел, більших або рівних 10, зеленим кольором, використовується цей код формату:

[Red][=10].

Додатково можна вказати бажаний формат числа, наприклад, показати 2 знаки після коми:

[Red][=10]0.00

А ось ще одна надзвичайно корисна, хоч і рідко використовувана порада щодо форматування. Якщо в комірці відображаються і числа, і текст, то можна зробити умовний формат, щоб іменник відображався в однині або множині в залежності від числа. Наприклад, іменник в однині або множині:

[=1]0" миль";0.##" миль"

Вищевказаний код формату працює наступним чином:

• Якщо значення комірки дорівнює 1, то воно відображається як " 1 миля ".
• Якщо значення комірки більше 1, то у множині використовується форма " милі " з'явиться на екрані. Скажімо, число 3,5 відобразиться як " 3,5 милі ".

Якщо розвивати приклад далі, то замість десяткових дробів можна виводити дробу:

[=1]?" миля";# ?/?" милі"

У цьому випадку значення 3,5 буде відображатися як " 3 з половиною милі ".

Порада: Щоб застосувати більш складні умови, скористайтеся функцією Умовне форматування Excel, яка спеціально розроблена для вирішення цієї задачі.

Формати дат і часу в Excel

Формати дати і часу в Excel є дуже специфічним випадком і мають свої власні коди форматів. Для отримання детальної інформації та прикладів, будь ласка, зверніться до наступних навчальних посібників:

• Як створити власний формат дати в Excel
• Як створити власний формат часу в Excel

Ось так можна змінити формат чисел в Excel і створити власне форматування. Наостанок, ось кілька порад, як швидко застосувати власні формати до інших клітинок і книг:

• Спеціальний формат Excel - це зберігається в робочій книжці в якій він створений і недоступний в будь-якій іншій книзі. Для використання користувацького формату в новій книзі можна зберегти поточний файл як шаблон, а потім використати його як основу для нової книги.
• Щоб застосувати користувацький формат до інших комірок в один клік, збережіть його як Стиль Excel - досить виділити будь-яку комірку з потрібним форматом, перейти в меню Головна сторінка вкладка> Стилі групу і натисніть Новий стиль клітинки... .

Для подальшого вивчення порад щодо форматування ви можете завантажити копію книги "Спеціальний формат чисел Excel", яку ми використовували в цьому посібнику. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас знову наступного тижня!