Gumawa ng dynamic na dependent na drop down na listahan sa Excel sa isang madaling paraan

Michael Brown

29-05-2023 Excel
  • Ibahagi Ito
Michael Brown

Ipinapakita ng tutorial kung paano lumikha ng isang drop down na listahan ng Excel depende sa isa pang cell sa pamamagitan ng paggamit ng mga bagong dynamic array function.

Madali ang paggawa ng isang simpleng drop down list sa Excel. Ang paggawa ng multi-level cascading drop-down ay palaging isang hamon. Ang naka-link na tutorial sa itaas ay naglalarawan ng apat na magkakaibang diskarte, bawat isa ay may kasamang nakakatuwang bilang ng mga hakbang, isang grupo ng iba't ibang mga formula, at ilang mga limitasyon na nauugnay sa mga entry na maraming salita, mga blangkong cell, atbp.

Iyon ang masama balita. Ang magandang balita ay ang mga pamamaraang iyon ay idinisenyo para sa mga pre-dynamic na bersyon ng Excel. Ang pagpapakilala ng mga dynamic na array sa Excel 365 ay nagbago ng lahat! Sa mga bagong dynamic na function ng array, ang paggawa ng maramihang umaasang drop-down na listahan ay ilang minuto, kung hindi man mga segundo. Walang mga trick, walang caveat, walang kalokohan. Mga mabilis, diretso at madaling sundan na mga solusyon lamang.

    Mga Tala:

    • Ang bagong dynamic na array na paraan ng paggawa ng mga dropdown na listahan ay gumagana lamang sa Excel 365 at Excel 2021. Sa pre-dynamic na Excel, kakailanganin mong gawin ito sa mahabang makalumang paraan tulad ng inilarawan sa Paggawa ng dependent drop down sa Excel 2019 - 2007.
    • Ang solusyon na ito ay para sa isang row. Kung gusto mong kopyahin ang iyong mga picklist pababa maraming row , pagkatapos ay sundin ang mga tagubilin sa Dependent na drop-down list para sa maraming row.

      • Paano gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel

      Ang halimbawang ito ay nagpapakita ng pangkalahatandiskarte sa paglikha ng isang cascading drop down na listahan sa Excel sa pamamagitan ng paggamit ng mga bagong dynamic array function.

      Ipagpalagay na mayroon kang isang listahan ng prutas sa column A at mga exporter sa column B. Ang karagdagang komplikasyon ay ang mga pangalan ng prutas ay hindi nakapangkat ngunit nakakalat sa hanay. Ang layunin ay ilagay ang mga natatanging pangalan ng prutas sa unang drop-down at depende sa pagpili ng user ipakita ang mga nauugnay na exporter sa pangalawang drop-down.

      Upang lumikha ng isang dynamic na dependent na drop down na listahan sa Excel, isagawa ang mga hakbang na ito:

      1. Kumuha ng mga item para sa pangunahing drop down na listahan

      Para sa panimula, kukunin namin ang lahat ng iba't ibang pangalan ng prutas mula sa column A. Magagawa ito sa pamamagitan ng paggamit ng NATATANGING function sa pinakasimpleng anyo nito - ibigay ang listahan ng prutas para sa unang argumento Ang awtomatikong dumaloy ang mga resulta sa susunod na mga cell.

      2. Lumikha ng pangunahing drop down

      Upang gawin ang iyong pangunahing drop-down na listahan, i-configure ang Excel Data Validation rule sa ganitong paraan:

      • Pumili ng cell kung saan mo gustong lumabas ang dropdown (D3 sa aming kaso).
      • Sa tab na Data , sa pangkat na Mga Tool ng Data , i-click ang Pagpapatunay ng Data .
      • Sa dialog box na Pagpapatunay ng Data , gawin ang sumusunod:
        • Sa ilalim ng Payagan , piliin Listahan .
        • Sa kahon ng Pinagmulan , ilagay ang reference sa output ng spill range ng UNIQUE na formula. Para dito, i-type ang hash tag pagkatapos mismo ng cell reference, tulad nito: =$G$3#

          Ito ay tinatawag na spill range reference, at ang syntax na ito ay tumutukoy sa buong hanay kahit gaano pa ito lumalawak o kumukontra.

        • I-click ang OK upang isara ang dialog.

      Ang iyong pangunahing drop- tapos na ang down list!

      3. Kumuha ng mga item para sa dependent na drop down list

      Upang makakuha ng mga entry para sa pangalawang dropdown na menu, i-filter namin ang mga value sa column B batay sa value na pinili sa unang dropdown. Magagawa ito sa tulong ng isa pang function ng dynamic na array na tinatawag na FILTER:

      =FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

      Kung saan ang B3:B15 ang source data para sa iyong dependent drop down, ang A3:A15 ay ang source data para sa ang iyong pangunahing dropdown, at ang D3 ay ang pangunahing dropdown na cell.

      Upang matiyak na gumagana nang tama ang formula, maaari kang pumili ng ilang value sa unang drop-down na listahan at obserbahan ang mga resulta na ibinalik ng FILTER. Perpekto! :)

      4. Gawin ang dependent drop down

      Upang gumawa ng pangalawang dropdown list, i-configure ang data validation criteria nang eksakto tulad ng ginawa mo para sa unang drop down sa step 2. Ngunit sa pagkakataong ito, banggitin ang spill range na ibinalik ng FILTER function: =$H$3#

      Iyon lang! Handa nang gamitin ang iyong listahan ng dropdown na nakadepende sa Excel.

      Mga tip atmga tala:

      • Upang maisama ang mga bagong entry sa drop-down na listahan awtomatikong , i-format ang iyong source data bilang Excel table. O maaari kang magsama ng ilang mga blangkong cell sa iyong mga formula tulad ng ipinakita sa halimbawang ito.
      • Kung ang iyong orihinal na data ay naglalaman ng anumang mga puwang, maaari mong i-filter ang mga blangko sa pamamagitan ng paggamit ng solusyong ito.
      • Upang pag-uri-uriin ayon sa alpabeto ang mga item ng dropdown, i-wrap ang iyong mga formula sa SORT function gaya ng ipinaliwanag sa halimbawang ito.

      Paano gumawa ng maramihang umaasa na drop down na listahan sa Excel

      Sa nakaraang halimbawa, gumawa kami ng drop down na listahan depende sa isa pang cell. Ngunit paano kung kailangan mo ng multi-level na hierarchy, ibig sabihin, isang 3rd dropdown depende sa 2nd list, o kahit isang 4th dropdown depende sa 3rd list. Posible ba iyon? Oo, maaari kang mag-set up ng anumang bilang ng mga listahan ng umaasa (siyempre, isang makatwirang numero :).

      Para sa halimbawang ito, naglagay kami ng mga estado / probinsya sa column C, at naghahanap na ngayon na magdagdag ng kaukulang dropdown menu sa G3:

      Upang gumawa ng maramihang umaasa na drop down na listahan sa Excel, ito ang kailangan mong gawin:

      1. I-set up ang unang drop down

      Ginawa ang pangunahing listahan ng dropdown na may eksaktong parehong mga hakbang tulad ng sa nakaraang halimbawa (pakitingnan ang mga hakbang 1 at 2 sa itaas). Ang pagkakaiba lang ay ang spill range reference na inilagay mo sa Source box.

      Sa pagkakataong ito, ang NATATANGING formula ay nasa E8, at ang pangunahing drop downAng listahan ay nasa E3. Kaya, pipiliin mo ang E3, i-click ang Pagpapatunay ng Data , at ibigay ang reference na ito: =$E$8#

      2. I-configure ang pangalawang drop down

      Tulad ng maaaring napansin mo, ngayon ang column B ay naglalaman ng maraming paglitaw ng parehong mga exporter. Ngunit gusto mo lamang ng mga natatanging pangalan sa iyong dropdown na listahan, tama ba? Upang iwanan ang lahat ng mga duplicate na paglitaw, balutin ang UNIQUE function sa paligid ng iyong FILTER formula, at ilagay ang na-update na formula na ito sa F8:

      =UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

      Kung saan ang B3:B15 ang source data para sa pangalawang drop down , A3:A15 ang source data para sa unang dropdown, at E3 ang unang dropdown cell.

      Pagkatapos noon, gamitin ang sumusunod na spill range reference para sa Data Validation criteria: =$F$8#

      3. I-set up ang ikatlong drop down

      Upang tipunin ang mga item para sa ika-3 drop down na listahan, gamitin ang FILTER formula na may maraming pamantayan. Sinusuri ng unang criterion ang buong listahan ng prutas kumpara sa value na napili sa 1st dropdown (A3:A15=E3) habang sinusuri ng pangalawang criterion ang listahan ng mga exporter laban sa pinili sa 2nd dropdown (B3:B15=F3). Ang kumpletong formula ay napupunta sa G8:

      =FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

      Kung magdaragdag ka ng higit pang mga nakadependeng dropdown (ika-4, ika-5, atbp.), malamang na maglalaman ang column C ng maraming paglitaw ng pareho. aytem. Upang maiwasan ang mga duplicate na makapasok sa talahanayan ng paghahanda, at dahil dito sa ika-3 dropdown, ilagay ang formula ng FILTER saang NATATANGING function tulad ng ginawa namin sa nakaraang hakbang:

      =UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

      Ang huling bagay na dapat mong gawin ay lumikha ng isa pang panuntunan sa Pagpapatunay ng Data gamit ang reference na ito ng Source : =$G$8#

      Ang iyong maramihang umaasa na drop down na listahan ay handa nang gamitin!

      Tip. Sa katulad na paraan, maaari kang makakuha ng mga item para sa kasunod na mga drop-down . Ipagpalagay na ang column D ay naglalaman ng source data para sa iyong ika-4 na dropdown list, maaari mong ilagay ang sumusunod na formula sa H8 para makuha ang mga kaukulang item:

      =UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

      Paano gumawa ng napapalawak na drop down list sa Excel

      Pagkatapos gumawa ng dropdown, ang iyong unang alalahanin ay maaaring kung ano ang mangyayari kapag nagdagdag ka ng mga bagong item sa source data. Awtomatikong mag-a-update ba ang dropdown list? Kung ang iyong orihinal na data ay naka-format bilang Excel table, oo, ang isang dynamic na drop down list na tinalakay sa mga nakaraang halimbawa ay awtomatikong lalawak nang walang anumang pagsisikap sa iyong panig dahil ang mga Excel table ay napapalawak ayon sa kanilang likas na katangian.

      Kung para sa ilan dahil hindi opsyon ang paggamit ng Excel table, maaari mong gawing napapalawak ang iyong dropdown list sa ganitong paraan:

      • Upang magsama ng bagong data nang awtomatiko habang idinaragdag ito sa source list, magdagdag ng ilang dagdag na cell sa mga array na na-refer sa iyong mga formula.
      • Upang ibukod ang mga blangkong cell , i-configure ang mga formula upang huwag pansinin ang mga walang laman na cell hanggang sa mapunan ang mga ito.

      Iningatan ang dalawang puntong ito, ayusin natin ang mga formulaaming talahanayan ng paghahanda ng data. Ang mga panuntunan sa Pag-validate ng Data ay hindi nangangailangan ng anumang mga pagsasaayos.

      Formula para sa pangunahing dropdown

      Gamit ang mga pangalan ng prutas sa A3:A15, nagdaragdag kami ng 5 karagdagang mga cell sa array upang matugunan ang posibleng mga bagong entry. Bukod pa rito, ini-embed namin ang FILTER function sa UNIQUE upang mag-extract ng mga natatanging value nang walang mga blangko.

      Dahil sa itaas, ganito ang hugis ng formula sa G3:

      =UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

      Formula para sa dependent dropdown

      Ang formula sa G3 ay hindi nangangailangan ng maraming tweaking - i-extend lang ang mga arrays na may ilan pang mga cell:

      =FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

      Ang resulta ay isang ganap na dynamic na napapalawak na dependent drop pababang listahan:

      Paano pag-uri-uriin ang drop down na listahan ayon sa alpabeto

      Gusto mo bang ayusin ang iyong dropdown na listahan ayon sa alpabeto nang hindi ginagamit ang source data? Ang bagong dynamic na Excel ay may espesyal na function para din dito! Sa iyong talahanayan ng paghahanda ng data, balutin lang ang SORT function sa iyong mga umiiral nang formula.

      Ang mga panuntunan sa pagpapatunay ng data ay na-configure nang eksakto tulad ng inilarawan sa mga nakaraang halimbawa.

      Upang pagbukud-bukurin mula A hanggang Z

      Dahil ang pataas na pagkakasunod-sunod ng pag-uuri ay ang default na opsyon, maaari mo na lang i-nest ang iyong mga umiiral nang formula sa array argument ng SORT, na inaalis ang lahat ng iba pang argumento na opsyonal.

      Para sa pangunahing dropdown (ang formula sa G3):

      =SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

      Para sa nakadependeng dropdown (ang formula sa H3):

      =SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

      Tapos na! Parehong nakukuha ang mga drop down na listahaninayos ayon sa alpabeto A hanggang Z.

      Upang pagbukud-bukurin mula Z hanggang A

      Upang pagbukud-bukurin sa pababang pagkakasunod-sunod, kailangan mong itakda ang ika-3 argumento ( sort_order ) ng SORT function sa -1.

      Para sa pangunahing dropdown (ang formula sa G3):

      =SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

      Para sa ang nakadependeng dropdown (ang formula sa H3):

      =SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

      Ito ay pag-uuri-uriin ang data sa talahanayan ng paghahanda at ang mga item sa mga dropdown na listahan mula Z hanggang A :

      Iyan ay kung paano gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel sa tulong ng mga bagong dynamic array function. Hindi tulad ng mga tradisyunal na pamamaraan, ang diskarte na ito ay gumagana nang perpekto para sa mga single at multi-word na mga entry at pinangangalagaan ang anumang mga blangkong cell. Salamat sa pagbabasa at sana ay makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

      Magsanay ng workbook para sa pag-download

      Drop down list na nakadepende sa Excel (.xlsx file)

    Nakaraang post Paano magpasok ng mga bullet point sa Excel sa 8 iba't ibang paraan
    Susunod na post Paano i-export ang mga contact sa Outlook

    Si Michael Brown ay isang dedikadong mahilig sa teknolohiya na may hilig sa pagpapasimple ng mga kumplikadong proseso gamit ang mga tool sa software. Sa higit sa isang dekada ng karanasan sa industriya ng tech, hinasa niya ang kanyang mga kasanayan sa Microsoft Excel at Outlook, pati na rin ang Google Sheets at Docs. Ang blog ni Michael ay nakatuon sa pagbabahagi ng kanyang kaalaman at kadalubhasaan sa iba, na nagbibigay ng madaling sundan na mga tip at mga tutorial para sa pagpapabuti ng pagiging produktibo at kahusayan. Isa ka mang batikang propesyonal o baguhan, nag-aalok ang blog ni Michael ng mahahalagang insight at praktikal na payo para masulit ang mahahalagang software tool na ito.