ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลของ Outlook การเข้ารหัสการเชื่อมต่ออีเมลด้วย SSL /TLS และวิธีอื่นๆ ในการส่งอีเมลที่ปลอดภัยใน Outlook 365 - 2010

สัปดาห์ที่ผ่านมา เราใช้วิธีต่างๆ ในการส่งอีเมลที่เข้ารหัสใน Outlook วันนี้เรามาดูเทคนิคอื่นในการปกป้องข้อความอีเมลของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้น นั่นคือ ลายเซ็นดิจิทัลของ Outlook .

ลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้องจะพิสูจน์ความถูกต้องของอีเมลและแสดงให้ผู้รับเห็นว่าข้อความนั้น สร้างขึ้นโดยผู้ส่งที่รู้จักและเนื้อหาไม่ได้ถูกแก้ไขระหว่างการส่ง

นอกจากนี้ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีส่งข้อความที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลอย่างปลอดภัยอย่างรวดเร็วใน Outlook 365, 2021, 2019, 2016 2013 และ 2010 และ explorer อีกสองสามวิธีในการป้องกันอีเมล:

ส่งอีเมลที่ปลอดภัยใน Outlook โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล

การเซ็นชื่อดิจิทัลในอีเมลใน Outlook ไม่ใช่ เช่นเดียวกับการเพิ่มข้อความหรือลายเซ็นกราฟิกของคุณที่ส่วนท้ายของข้อความขาออก ลายเซ็นข้อความอีเมลเป็นเพียงคำทักทายปิดท้ายที่คุณกำหนดเอง ซึ่งใครก็ตามสามารถคัดลอกหรือเลียนแบบได้

ลายเซ็นดิจิทัลของ Outlook นั้นแตกต่างออกไป โดยจะเพิ่มเครื่องหมายดิจิทัลเฉพาะของคุณลงในข้อความ การเซ็นชื่ออีเมลด้วยลายเซ็นดิจิทัลหมายถึงคุณรวมใบรับรองและรหัสสาธารณะที่เกี่ยวข้องกับ ID ดิจิทัลของคุณ (ใบรับรองการลงนาม) ด้วยวิธีนี้ คุณพิสูจน์ให้ผู้รับเห็นว่าข้อความนั้นมาจากผู้ส่งที่เชื่อถือได้และเนื้อหาไม่เสียหาย

เพื่อให้สามารถส่งอีเมล Outlook ที่ปลอดภัยโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมี 2 สิ่งพื้นฐาน:

• ดิจิทัล ID (ใบรับรองอีเมล) ดูว่าคุณจะได้รับรหัสดิจิทัลจากที่ไหนและอย่างไร
• ตั้งค่าใบรับรองการลงนามใน Outlook ในบทความก่อนหน้านี้ เรายังกล่าวถึงวิธีตั้งค่าใบรับรองการเข้ารหัสลับใน Outlook ในการกำหนดค่าใบรับรองการลงนาม คุณทำตามขั้นตอนเดียวกันทุกประการโดยมีข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณเลือกที่จะเพิ่ม ใบรับรองการลงนาม แทนใบรับรองการเข้ารหัส

แม้ว่า ID ดิจิทัลของคุณจะใช้ได้ทั้งการเข้ารหัสอีเมลและการเซ็นชื่อดิจิทัล (และใบรับรองอีเมลส่วนใหญ่ก็เป็นเช่นนั้น) ก็ไม่สำคัญว่าคุณจะเลือกใช้ตัวเลือกใด ใบรับรองทั้งสองจะได้รับการกำหนดค่าอยู่ดี

วิธีเซ็นชื่ออีเมล Outlook เดียวด้วยลายเซ็นดิจิทัล

เมื่อมีใบรับรองการเซ็นชื่อดิจิทัล ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ในข้อความที่คุณกำลังเขียนหรือตอบกลับ ให้ไปที่ แท็บตัวเลือก > กลุ่มสิทธิ์ และคลิกปุ่ม ลงนาม

หากคุณไม่เห็นปุ่ม ลงชื่อ ให้ทำ ดังนี้:

1. ตรงไปที่แท็บ ตัวเลือก > ตัวเลือกเพิ่มเติม และคลิกไอคอนลูกศรชี้ลงเล็กน้อย ( ตัวเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก ) ที่มุมด้านล่าง

   

2. คลิกความปลอดภัยปุ่มการตั้งค่า และกาเครื่องหมาย เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลในข้อความนี้

   

3. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและส่งอีเมลตามปกติโดยคลิกปุ่ม ส่ง

วิธีเซ็นชื่อแบบดิจิทัลสำหรับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งใน Outlook

1. ใน Outlook ให้เปิดกล่องโต้ตอบ ศูนย์ความเชื่อถือ : ไปที่แท็บ ไฟล์ > ตัวเลือก > Trust Center และคลิกปุ่ม Trust Center Settings

   

2. สลับไปยังแท็บ E-mail Security และเลือก เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลในข้อความขาออก ภายใต้ จดหมายเข้ารหัส .

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วันที่และเวลาใน Google ชีต
3. คุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือกเพิ่มเติม ถ้ามี:
   • เลือก ส่งข้อความที่ชัดเจนพร้อมลายเซ็นเมื่อส่งข้อความที่มีลายเซ็น หากคุณต้องการให้ผู้รับที่ไม่มีความปลอดภัย S/MIME สามารถอ่านข้อความที่คุณส่งได้ ช่องทำเครื่องหมายนี้ถูกเลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น
   • ทำเครื่องหมายที่ ขอใบเสร็จ S/MIME สำหรับข้อความที่เซ็นชื่อ S/MIME ทั้งหมด หากคุณต้องการตรวจสอบว่าข้อความอีเมลที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลของคุณได้รับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงโดย ผู้รับที่ตั้งใจไว้ เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ ข้อมูลการยืนยันจะถูกส่งถึงคุณในข้อความแยกต่างหาก
   • หากคุณมีใบรับรองการลงนามหลายฉบับ คุณสามารถ เลือกรหัสดิจิทัลที่เหมาะสม โดยคลิกปุ่มการตั้งค่า .
4. คลิก ตกลง เพื่อปิดทุกกล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่

   หมายเหตุ หากคุณส่งเรื่องละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับอย่างเคร่งครัดข้อมูล จากนั้นคุณอาจต้องการเข้ารหัสอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเป็นส่วนตัวอย่างสมบูรณ์

วิธีอื่นๆ ในการส่งอีเมลที่ปลอดภัยใน Outlook

เป็นที่ยอมรับว่าการเข้ารหัสอีเมลและลายเซ็นดิจิทัลของ Outlook เป็นวิธีการทั่วไปในการส่งอีเมลที่ปลอดภัยใน Outlook และไคลเอนต์อีเมลอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ทางเลือกของคุณไม่ได้จำกัดอยู่แค่สองตัวเลือกนี้ และวิธีการป้องกันอีเมลอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ได้:

การเข้ารหัสการเชื่อมต่ออีเมลด้วย SSL หรือ TLS

คุณสามารถ ใช้การเข้ารหัส Secure Socket Layer (SSL) หรือ Transport Layer Security (TLS) เพื่อรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่อระหว่างผู้ให้บริการอีเมลกับคอมพิวเตอร์ของคุณ (โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่นๆ) วิธีการเข้ารหัสเหล่านี้ทำงานคล้ายกับแผนการป้องกันที่ใช้เพื่อความปลอดภัยในการทำธุรกรรมและการซื้อทางออนไลน์

หากคุณใช้เว็บเบราว์เซอร์เพื่อทำงานกับอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานการเข้ารหัส SSL/TLS หากมีการใช้งาน ที่อยู่เว็บไซต์ (URL) จะขึ้นต้นด้วย https แทนที่จะเป็น http ตามปกติ ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง:

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถตั้งค่าการเชื่อมต่อที่เข้ารหัสด้วยวิธีนี้:

1. ไปที่แท็บ ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี...
2. ดับเบิ้ลคลิกบัญชีที่คุณต้องการเปิดใช้งานการเชื่อมต่อ SSL จากนั้นคลิกปุ่ม การตั้งค่าเพิ่มเติม...

   

3. สลับไปยังแท็บขั้นสูงและทำเครื่องหมายที่ช่อง เซิร์ฟเวอร์นี้ต้องการการเชื่อมต่อที่เข้ารหัส (SSL)
4. เลือกประเภทการเข้ารหัสจากรายการดรอปดาวน์ถัดจาก ใช้การเชื่อมต่อที่เข้ารหัสประเภทต่อไปนี้ .

   

ประเภทการเข้ารหัสที่จะเลือกนั้นขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของผู้ให้บริการอีเมลของคุณ โดยปกติแล้วจะให้คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับการกำหนดค่าการเชื่อมต่อที่เข้ารหัส ดังนั้นหวังว่าคุณจะไม่มีปัญหากับสิ่งนี้

การส่งไฟล์ zip ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

หากคุณต้องการส่งอีเมลข้อมูลที่เป็นความลับบางอย่างเป็น เอกสารข้อความ สเปรดชีต Excel หรือไฟล์อื่นๆ คุณสามารถป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตเพิ่มเติมได้โดยการซิปไฟล์และป้องกันด้วยรหัสผ่าน

วิธีบีบอัด / ซิปไฟล์หรือโฟลเดอร์

ฉันเชื่อว่าทุกคนรู้วิธีบีบอัด (หรือ zip) ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Windows ฉันจะเตือนคุณถึงวิธีเพื่อความครบถ้วนสมบูรณ์ : )

ใน Windows Explorer ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบีบอัด คลิกขวาบนไฟล์และเลือก ส่งไปยัง > โฟลเดอร์บีบอัด (ซิป) จาก เมนูบริบท

โฟลเดอร์ซิปใหม่จะถูกสร้างขึ้นในตำแหน่งเดียวกัน

วิธีการ เพื่อป้องกันโฟลเดอร์ที่บีบอัดด้วยรหัสผ่าน

หากคุณยังคงใช้ Windows XP คุณสามารถป้องกันเนื้อหาของโฟลเดอร์ที่บีบอัดด้วยรหัสผ่านโดยใช้วิธีการของ Windows ขั้นตอนง่ายมาก:

1. Double-คลิกโฟลเดอร์ซิปที่คุณต้องการป้องกันและคลิก เพิ่มรหัสผ่าน บนเมนู ไฟล์
2. พิมพ์รหัสผ่านในช่องรหัสผ่าน

หมายเหตุ โปรดจำไว้ว่ารหัสผ่านสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่บีบอัดจะไม่สามารถกู้คืนได้ใน Windows ดังนั้นอย่าลืมใช้สิ่งที่คุณจำได้ง่าย

หากคุณใช้ Windows 7 หรือ Windows 8 คุณอาจแปลกใจที่พบว่าระบบปฏิบัติการเหล่านี้ไม่มีความสามารถดังกล่าว เหตุใด Microsoft จึงลบคุณลักษณะการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่หลาย ๆ คนใช้ออก เป็นเรื่องลึกลับสำหรับฉัน ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ควรจะเพิ่มคุณสมบัติใหม่ ไม่ใช่ในทางกลับกัน ใช่หรือไม่

อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ Windows 7 หรือ Windows 8 คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เก็บถาวรของบุคคลที่สามด้วย คุณลักษณะการป้องกันด้วยรหัสผ่านบนเครื่อง เช่น 7-Zip - โปรแกรมเก็บไฟล์โอเพ่นซอร์สฟรี

โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบซอฟต์แวร์ WinRar มากกว่า (คุณสามารถดูหน้าต่างโต้ตอบของมันในภาพหน้าจอด้านล่าง) แต่นี่เป็นเพียงเรื่องของการตั้งค่าเท่านั้น

เมื่อบีบอัดเอกสารสำคัญและป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้ว คุณก็พร้อมที่จะส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบได้อย่างปลอดภัย อย่าลืมระบุรหัสผ่านให้กับผู้รับของคุณในข้อความอีเมลแยกต่างหาก ผ่านทาง Skype หรือทางโทรศัพท์

เคล็ดลับ หากคุณ มี ได้รับใบรับรอง Digital ID แล้ว คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ zip ของคุณเพิ่มเติมและเซ็นชื่อด้วยไฟล์ดิจิทัลลายเซ็น. ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่ไฟล์ .exe ใน Windows Explorer และเลือกตัวเลือก ลงชื่อและเข้ารหัส จากเมนูบริบท

หากคุณกำลังส่ง เอกสารลับและมองหาความเป็นส่วนตัวที่สมบูรณ์ คุณยังสามารถเข้ารหัสข้อความอีเมลทั้งหมดรวมถึงไฟล์แนบตามที่อธิบายไว้ในวิธีส่งอีเมลเข้ารหัสใน Outlook

และนี่คือทั้งหมดสำหรับวันนี้ ขอบคุณที่อ่าน!