วันนี้ฉันจะแสดงวิธีที่คุณสามารถตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติใน Outlook โดยไม่ต้องใช้บัญชี Exchange Server (บัญชี POP3/IMAP) หากคุณไม่แน่ใจว่าใช้บัญชีอีเมลใด คุณสามารถเริ่มต้นด้วยสิ่งนี้: ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าฉันใช้บัญชีอีเมลใด

วิธีระบุประเภทบัญชีอีเมลของคุณ( s)

เมื่อคุณตัดสินใจว่าการตอบกลับอัตโนมัติควรอยู่ในรายการตรวจสอบการเตรียมตัวก่อนวันหยุด สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหาบัญชีอีเมลที่คุณมี - Exchange server หรือ Outlook POP/IMAP

วิธีที่ง่ายที่สุดคือตรวจสอบประเภทบัญชีอีเมลของคุณ โดยไปที่แท็บ ไฟล์ > ข้อมูล และดูที่ ข้อมูลบัญชี

หากคุณมีหลายบัญชี ให้คลิกข้อผิดพลาดเล็กๆ สีดำทางด้านขวาเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลงที่มีบัญชีทั้งหมดของคุณ ตอนนี้คุณสามารถดูได้ว่าบัญชีใดใช้ Microsoft Exchange และบัญชีใดเป็น POP/IMAP

หากคุณต้องการข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชีของคุณ (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณอาจต้องการตรวจสอบว่าบัญชีใดเป็นบัญชีเริ่มต้น) โปรดดูที่ การตั้งค่าบัญชี

ใน Outlook 2010 และ Outlook 2013 ให้สลับไปที่แท็บ ไฟล์ > ข้อมูล > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี...

" การตั้งค่าบัญชี " สองครั้งด้านบนไม่ใช่การพิมพ์ผิด :-) ก่อนอื่นให้คุณคลิกปุ่มสี่เหลี่ยม จากนั้นเลือก การตั้งค่าบัญชี .. คำสั่งจาก drop-down list ดังรูปภาพหน้าจอด้านล่าง (หากคุณไม่มีบัญชีอีเมล Exchange นี่จะเป็นทางเลือกเดียวสำหรับคุณ)

การคลิกคำสั่ง การตั้งค่าบัญชี... จะเปิดหน้าต่างต่อไปนี้:

ใน Outlook 2007 คุณสามารถเปิดได้โดยไปที่ เครื่องมือ > การตั้งค่าบัญชี > อีเมล .

ใน Outlook 2003 คุณสามารถค้นหาได้ใน เครื่องมือ > บัญชีอีเมล... > ดูหรือเปลี่ยนบัญชีอีเมลที่มีอยู่ > ถัดไป

เมื่อคุณทราบประเภทบัญชีอีเมลที่คุณกำลังใช้ คุณสามารถเริ่มตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้ทันที

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน สำหรับบัญชี Outlook POP3/IMAP

ไม่เหมือนกับบัญชี Exchange Server บัญชี POP3 และ IMAP ไม่มีคุณลักษณะการตอบกลับอัตโนมัติ (อย่างเป็นทางการ ตัวช่วยไม่อยู่ที่ Office ) อย่างไรก็ตาม คุณยังคงสามารถตั้งค่า Outlook ให้ตอบกลับข้อความอีเมลบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณเพลิดเพลินกับวันหยุดพักผ่อน

หมายเหตุ: ในกรณีของบัญชี POP/IMAP Outlook ควรทำงานและกำหนดค่าเสมอ ตรวจสอบเป็นระยะสำหรับข้อความใหม่ โดยปกติแล้ว คอมพิวเตอร์ของคุณจะต้อง เปิดอยู่ ตลอดเวลา

แน่นอนว่า ไม่สะดวกหรืออาจไม่ปลอดภัยเลยที่จะปล่อยให้เครื่องทำงานโดยไม่มีผู้ดูแลเป็นเวลานาน แต่ไม่มีทางอื่น แม้ว่าผู้ให้บริการอีเมลบางราย (เช่น Gmail หรือ Outlook.com) อนุญาตให้สร้างการตอบกลับอัตโนมัติโดยตรงบนเว็บของตนเว็บไซต์ ดังนั้น ก่อนอื่น เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณว่าสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุดของคุณได้หรือไม่

ด้านล่างคุณจะพบคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการ เพื่อสร้างการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยไม่ต้องใช้บัญชี Exchange Server คุณสามารถทำได้โดยใช้เทมเพลตอีเมลร่วมกับกฎของ Outlook แต่โปรดทราบว่าฟังก์ชันนี้มีให้ใช้งานใน Outlook 2010 โดยเริ่มจาก Office 2010 Service Pack 1 เอาล่ะ มาถอดรหัสกัน!

สร้างเทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

1. ก่อนอื่น เราต้อง สร้างเทมเพลตที่มีข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานซึ่งจะถูกส่งไปยังผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ คุณทำได้ตามปกติโดยคลิกปุ่ม อีเมลใหม่ บนแท็บ หน้าแรก
2. เขียนข้อความสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ หากมีไว้สำหรับบัญชีส่วนตัวของคุณ อาจคล้ายกับสิ่งที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง สำหรับข้อความติดต่อธุรกิจนอกสำนักงาน คุณอาจต้องการข้อความที่เป็นทางการกว่านี้เล็กน้อย :)
3. เมื่อคุณเขียนข้อความเสร็จแล้ว ให้บันทึกโดยคลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น ในหน้าต่างข้อความ
4. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้ตั้งชื่อให้กับเทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ แล้วเลือกบันทึกเป็น Outlook เทมเพลต (*.oft) . หลังจากนั้นคลิกปุ่ม บันทึก

คำเตือนสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง: ห้ามเปลี่ยนแปลงโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับไฟล์นี้ ให้บันทึกไปยังตำแหน่งที่ Microsoft แนะนำ นั่นคือไปที่ Microsoft > โฟลเดอร์เทมเพลต "ทำไมผู้ใช้ขั้นสูง" คุณอาจถามฉัน เพราะผู้ใช้ใหม่จะไม่กล้าแม้แต่จะคิดที่จะเปลี่ยนแปลงอะไรเว้นแต่จะได้รับคำสั่งอย่างชัดเจนให้ทำเช่นนั้น :)

เอาล่ะ เราได้ทำส่วนแรกของงานแล้ว และตอนนี้คุณต้องสร้างกฎโดยอัตโนมัติ ตอบกลับข้อความอีเมลใหม่

ตั้งค่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุด

1. เริ่มสร้างกฎใหม่เหมือนที่คุณทำตามปกติโดยคลิกปุ่ม กฎใหม่ ใต้ แท็บหน้าแรก > กฎ > จัดการกฎ & amp; การแจ้งเตือน .
2. เลือก " เริ่มจากกฎว่าง " และ " ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ " จากนั้นคลิก ถัดไป .
3. ระบุเงื่อนไขที่คุณต้องการตรวจสอบ หากคุณกำลังตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับข้อความขาเข้าทั้งหมดที่ได้รับจากบัญชีทั้งหมดของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบรายการใดๆ ที่นี่

   หากคุณต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติส่งเฉพาะข้อความที่ได้รับจากบัญชีใดบัญชีหนึ่งของคุณ หรือมีคำเฉพาะในเรื่องหรือเนื้อความ หรือได้รับจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้เลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องในส่วนบนของกล่องโต้ตอบใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข จากนั้นคลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ .

   ตัวอย่างเช่น ฉันกำลังสร้างกฎเพื่อตอบกลับอัตโนมัติ ถึงข้อความทั้งหมดได้รับผ่าน บัญชีส่วนตัว ของฉัน และการตั้งค่าของฉันจะเป็นดังนี้:

4. ในขั้นตอนต่อไป คุณจะต้องกำหนดว่าคุณต้องการทำอะไรกับข้อความ เนื่องจากเราต้องการ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ เราจึงเลือกตัวเลือกนี้ทั้งหมด จากนั้นคลิก เทมเพลตเฉพาะ ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ เพื่อเลือก แม่แบบที่เราต้องการ
5. ในกล่องโต้ตอบ " เลือกเทมเพลตการตอบกลับ " ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาใน เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ และเลือกเทมเพลตที่เราสร้างขึ้นเมื่อไม่กี่นาทีก่อน (การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน)

   คลิก เปิด และจะนำคุณกลับไปที่วิซาร์ด กฎ ที่คุณคลิก ถัดไป

6. ในขั้นตอนนี้ คุณต้องตั้งค่าข้อยกเว้นสำหรับกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ นี่ไม่ใช่ขั้นตอนบังคับ และแนวทางปฏิบัติทั่วไปคือการข้ามขั้นตอนนี้และไม่เพิ่มข้อยกเว้นใดๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ต้องการส่งการแจ้งลางานไปยังผู้ส่งบางรายหรือข้อความที่ได้รับจากบัญชีใดบัญชีหนึ่งของคุณ คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ " ยกเว้นกรณีจากผู้คนหรือกลุ่มสาธารณะ " หรือ " ยกเว้นผ่านบัญชีที่ระบุ " ตามลำดับ หรือคุณสามารถเลือกจากข้อยกเว้นอื่นๆ ที่มีให้คุณ

   หมายเหตุ: บางคนเลือกที่จะไม่ตอบกลับอีเมลที่ส่งคืนโดยอัตโนมัติ (หากหัวเรื่องประกอบด้วย "อีเมลที่ส่งคืน" หรือ "ไม่สามารถส่งได้" ฯลฯ) เพื่อไม่ให้เกิดการวนซ้ำไม่สิ้นสุดระหว่างเซิร์ฟเวอร์อีเมล 2 เครื่องและไม่ให้ ถ่วงกล่องจดหมายที่มีข้อความที่ยังไม่ได้ส่ง แต่นี่เป็นข้อควรระวังเพิ่มเติม เนื่องจากกฎ " การตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ " จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติของคุณเพียง หนึ่งครั้งในเซสชันเดียว เช่น จนกว่าคุณจะรีสตาร์ท Outlook และหากคุณกำหนดข้อยกเว้นเช่นนั้น การตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่งไปยังอีเมลทั้งหมดที่มีคำหรือวลีที่ระบุในบรรทัดเรื่อง เช่น " ฉันจะทำอย่างไรเมื่อได้รับอีเมลตอบกลับ ".

7. นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่คุณระบุชื่อสำหรับกฎการตอบกลับอัตโนมัติและตรวจสอบคำอธิบายของกฎ . หากทุกอย่าง โอเค ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎเปิดอยู่ และคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกกฎ นั่นคือทั้งหมด!

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุดพักผ่อนได้หลายแบบ เช่น ด้วยข้อความที่แตกต่างกันสำหรับบัญชีอีเมลส่วนตัวและอีเมลที่ทำงานของคุณ หรือสำหรับข้อความที่ได้รับจากบางคน ตัวอย่างเช่น ในการตอบกลับอัตโนมัติส่วนตัวสำหรับเพื่อนของคุณ คุณสามารถฝากหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อคุณได้ ขณะที่ธุรกิจตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลของผู้ช่วยหรือเพื่อนร่วมงานที่สามารถจัดการเรื่องที่เร่งด่วนที่สุดระหว่างการลางานได้

เคล็ดลับ: หากคุณกำลังสร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติสองสามข้อ คุณสามารถตรวจสอบ ตัวเลือก " หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม " เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุดของคุณไม่ขัดแย้งกัน ตัวเลือกนี้มีอยู่ในขั้นตอนที่ 3 ของ ตัวช่วยสร้างกฎ เมื่อคุณระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อความ อย่างไรก็ตาม โปรดใช้ความระมัดระวังในการเลือกตัวเลือกนี้ หากคุณมีกฎอื่นๆ บางข้อ ใน Outlook ของคุณและต้องการให้กฎเหล่านั้นใช้กับข้อความขาเข้าในช่วงวันหยุดของคุณ อย่าใช้ "หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม" .

สำคัญ! อย่าลืมปิดกฎการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณกลับมา :) คุณสามารถทำได้ผ่าน แท็บหน้าแรก > กฎ > จัดการกฎ & amp; การแจ้งเตือน . นอกจากนี้ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างงานหรือการแจ้งเตือนสิ่งที่ต้องทำใน Outlook ซึ่งจะเตือนให้คุณปิดกฎการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชี Gmail

Gmail เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการอีเมลที่ให้คุณกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติบนเว็บไซต์ของพวกเขา ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องปล่อยให้พีซีทำงานเมื่อคุณไม่อยู่ คุณตั้งค่า ระบบตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุด ของ Gmail ตามวิธีต่อไปนี้

1. เข้าสู่ระบบ Gmail
2. คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาแล้วเลือก การตั้งค่า .
3. ในแท็บ ทั่วไป ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ แล้วเลือก " การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติบน "
4. กำหนดเวลาตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุดของคุณโดยตั้งค่าวันแรกและวันสุดท้าย (ไม่บังคับ) จากนั้นพิมพ์หัวเรื่องและเนื้อความของข้อความของคุณ หากคุณไม่ระบุวันที่สิ้นสุด อย่าลืมตั้งค่า " เตือนวันหยุดปิด " เมื่อคุณกลับมา ค่อนข้างง่ายใช่ไหม

   เคล็ดลับ: อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเลือก " ส่งการตอบกลับไปยังบุคคลในรายชื่อติดต่อของฉันเท่านั้น " ไม่เหมือนกับเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange และ Outlook ที่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ส่งแต่ละคนเพียงครั้งเดียว Gmail จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติของคุณทุกๆ 4 วันไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลหลายฉบับถึงคุณ และหากคุณได้รับข้อความสแปมจำนวนมากหรือหากคุณเป็น การออกไปเป็นเวลานาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องทำความสะอาดอะไรมากมายเมื่อคุณกลับมา

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อลาพักร้อนสำหรับบัญชี Outlook.com และ Hotmail

บัญชี Outlook.com (ชื่อเดิมคือ Hotmail) ยังช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานได้โดยตรงบนเว็บไซต์ Hotmail และ Outlook.com คุณลักษณะนี้เรียกว่า การตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุด และคุณ สามารถตั้งค่าด้วยวิธีนี้

1. ตรงไปที่ Outlook.com (หรือ Windows Live Hotmail) และเข้าสู่ระบบ
2. หากคุณมี Outlook.com บัญชี คลิกไอคอน เฟือง ที่ด้านบนสุด ที่มุมถัดจากชื่อของคุณ แล้วเลือก " การตั้งค่าเมลเพิ่มเติม "

   หากคุณมีบัญชี Hotmail ให้คลิกชื่อของคุณที่มุมขวาบน จากนั้นเลือก ตัวเลือก > เมล .

3. ภายใต้ " การจัดการบัญชีของคุณ " เลือก " การส่งการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุด " เพื่อกำหนดการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
4. Outlook.com ไม่มีตัวเลือกในการกำหนดเวลาการตอบกลับเมื่อลางานของคุณ คุณเพียงแค่เลือก " ส่งการตอบกลับวันหยุดถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงฉัน " และพิมพ์ข้อความแจ้งวันหยุดของคุณ

โปรดทราบว่าตัวเลือก " ตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อของคุณเท่านั้น " จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นใต้ข้อความตอบกลับวันหยุด หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลของทุกคนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถยกเลิกการเลือกได้ แม้ว่าอาจมีเหตุผลที่จะทำเครื่องหมายไว้เพื่อป้องกันนักส่งสแปม

หมายเหตุ: หากคุณมีบัญชี Outlook.com ใหม่ คุณลักษณะ การตอบกลับในวันหยุด อาจถูกปิด Microsoft จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติหลังจากที่คุณใช้บัญชีของคุณเป็นเวลาสองสามวัน หากคุณต้องการเปิดใช้งานทันที คุณจะต้องยืนยันบัญชีของคุณด้วยหมายเลขโทรศัพท์มือถือ คุณสามารถทำได้โดยใช้หน้าเพิ่มโทรศัพท์

ดูเหมือนว่านี่จะเป็นทั้งหมดที่คุณต้องการ รู้เกี่ยวกับการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีอีเมลต่างๆ เมื่อการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องแล้ว ให้ปิดคอมพิวเตอร์ของคุณ (อย่าลืมเปิดทิ้งไว้หากคุณใช้บัญชี POP/IMAP) และเพลิดเพลินกับวันหยุดของคุณ! :)