ถึงเวลาแล้วที่จะบอกคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติของเอกสารประเภทต่างๆ วิธีการดูและการเปลี่ยนแปลงใน Excel 2019, 2016 และ 2013 ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีปกป้องเอกสารของคุณจากสิ่งใดก็ตาม แก้ไขและลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากแผ่นงาน Excel ของคุณ

คุณจำความรู้สึกของคุณเมื่อคุณเพิ่งเริ่มใช้ Excel 2016 หรือ 2013 ได้หรือไม่ โดยส่วนตัวแล้วบางครั้งฉันรู้สึกโกรธเมื่อไม่พบเครื่องมือหรือตัวเลือกที่จำเป็นใน Excel รุ่นก่อนหน้า นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับคุณสมบัติของเอกสารใน Excel 2010 / 2013 ใน 2 เวอร์ชันล่าสุดนี้ คุณสมบัติเหล่านี้ถูกซ่อนไว้ลึกกว่านั้น แต่คุณจะใช้เวลาไม่มากนักในการขุดค้น

ในบทความนี้ คุณจะพบ คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดูและเปลี่ยนคุณสมบัติของเอกสาร ปกป้องเอกสารของคุณจากการแก้ไขใดๆ และลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากแผ่นงาน Excel ของคุณ เริ่มกันเลย! :)

ประเภทของคุณสมบัติเอกสาร

ก่อนที่จะเริ่มเรียนรู้วิธีดู เปลี่ยนแปลง และลบคุณสมบัติของเอกสาร (ข้อมูลเมตา) ใน Excel เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่าคุณสมบัติประเภทใด เอกสาร Office สามารถมีได้

ประเภท 1. คุณสมบัติมาตรฐาน เป็นคุณสมบัติทั่วไปของแอปพลิเคชัน Office 2010 ทั้งหมด ประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสาร เช่น ชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้แต่ง หมวดหมู่ เป็นต้น คุณสามารถกำหนดค่าข้อความของคุณเองสำหรับคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อให้ง่ายต่อการ บันทึก

ตอนนี้เอกสารของคุณปลอดภัยจากการแก้ไขที่ไม่ต้องการแล้ว แต่ระวัง! ผู้ที่ทราบรหัสผ่านสามารถลบออกจากช่อง รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านคนอื่นเปลี่ยนข้อมูลในเวิร์กชีตได้

ว้าว! โพสต์นี้กลายเป็นเรื่องยาว! ฉันพยายามครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดู การเปลี่ยนแปลง และการลบคุณสมบัติเอกสาร ดังนั้นฉันหวังว่าคุณจะพบคำตอบที่ถูกต้องสำหรับประเด็นปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลเมตา

ประเภท 2 คุณสมบัติที่อัปเดตอัตโนมัติ รวมข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ของคุณที่ควบคุมและเปลี่ยนแปลงโดยระบบ เช่น ขนาดไฟล์ และเวลาที่สร้างและแก้ไขเอกสาร คุณสมบัติบางอย่างที่ไม่ซ้ำกับเอกสารในระดับแอปพลิเคชัน เช่น จำนวนหน้า คำหรืออักขระในเอกสารหรือเวอร์ชันของแอปพลิเคชันจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติโดยเนื้อหาของเอกสาร

ประเภท 3 . คุณสมบัติแบบกำหนดเอง เป็นคุณสมบัติที่ผู้ใช้กำหนด อนุญาตให้คุณเพิ่มคุณสมบัติอื่นๆ ลงในเอกสาร Office ของคุณ

ประเภท 4 คุณสมบัติสำหรับองค์กรของคุณ เป็นคุณสมบัติเฉพาะสำหรับองค์กร

ประเภท 5. คุณสมบัติของไลบรารีเอกสาร หมายถึงเอกสารในไลบรารีเอกสารบนเว็บไซต์หรือในโฟลเดอร์สาธารณะ บุคคลที่สร้างไลบรารีเอกสารสามารถตั้งค่าคุณสมบัติและกฎของไลบรารีเอกสารบางอย่างสำหรับค่าของพวกเขา ดังนั้นเมื่อคุณต้องการเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีเอกสาร คุณต้องป้อนค่าสำหรับคุณสมบัติใดๆ ที่จำเป็น หรือแก้ไขคุณสมบัติใดๆ ที่ไม่ถูกต้อง

ดูคุณสมบัติของเอกสาร

หาก คุณไม่รู้ว่าจะหาข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารของคุณใน Excel 2016-2010 ได้จากที่ใด นี่คือสามวิธีในการดำเนินการ

วิธีที่ 1. แสดงแผงเอกสาร

วิธีนี้ช่วยให้คุณ เพื่อดูข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารของคุณในแผ่นงาน

1. คลิกที่แท็บ ไฟล์ คุณเปลี่ยนไปใช้ มุมมองหลังเวที
2. เลือก ข้อมูล จากเมนู ไฟล์ คุณสมบัติ บานหน้าต่างแสดงทางด้านขวา

   ที่นี่ คุณสามารถดูข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับเอกสารของคุณได้แล้ว

3. คลิกที่ คุณสมบัติ เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
4. เลือก 'แสดงแผงเอกสาร' จากเมนู .

   ระบบจะนำคุณกลับไปที่เวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ และคุณจะเห็น แผงเอกสาร อยู่ระหว่าง Ribbon และพื้นที่ทำงานตามภาพหน้าจอด้านล่าง

อย่างที่คุณเห็น แผงเอกสาร แสดงคุณสมบัติจำนวนจำกัด หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ให้ย้ายไปที่วิธีที่สอง

วิธีที่ 2. เปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

หากคุณไม่พบข้อมูลที่จำเป็นในช่อง แผงเอกสาร นำ คุณสมบัติขั้นสูง ไปใช้

วิธีแรกในการแสดง คุณสมบัติขั้นสูง ได้จาก แผงเอกสาร .

1. คลิกที่ 'คุณสมบัติเอกสาร' ที่มุมบนซ้ายของ แผงเอกสาร .
2. เลือก คุณสมบัติขั้นสูง จากรายการดรอปดาวน์
3. กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ

คุณสามารถดูข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารของคุณ สถิติบางส่วน และเนื้อหาเอกสารได้ที่นี่ คุณยังสามารถเปลี่ยนเอกสารสรุปหรือกำหนดคุณสมบัติที่กำหนดเองเพิ่มเติม คุณต้องการที่จะรู้ว่าจะทำอย่างไร? อดทน! ฉันจะแบ่งปันกับคุณในภายหลังในบทความนี้

ยังมีอีกหนึ่งวิธีในการเปิดกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ

1. ไปที่ สามขั้นตอนแรกที่อธิบายไว้ในวิธีที่ 1
2. เลือก 'คุณสมบัติขั้นสูง' จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณสมบัติ

กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ เดียวกันจะปรากฏบนหน้าจอตามภาพหน้าจอด้านบน

วิธีที่ 3. ใช้ Windows Explorer

วิธีง่ายๆ อีกวิธีหนึ่งในการแสดงข้อมูลเมตาคือการใช้ Windows Explorer โดยไม่ต้องเปิดเวิร์กชีตเอง

1. เปิดโฟลเดอร์ด้วยไฟล์ Excel ใน Windows Explorer .
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการ
3. คลิกขวาและเลือกตัวเลือก คุณสมบัติ ในเมนูบริบท
4. ย้ายไปที่แท็บ รายละเอียด เพื่อดูชื่อเรื่อง ผู้เขียนเอกสาร และความคิดเห็นอื่นๆ

ตอนนี้คุณทราบวิธีต่างๆ ในการดูคุณสมบัติของเอกสารบนพีซีของคุณแล้ว และฉันแน่ใจว่าคุณจะพบข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่มีปัญหาใดๆ

แก้ไขคุณสมบัติของเอกสาร

ก่อนหน้านี้ฉันสัญญาว่าจะบอกคุณถึงวิธีเปลี่ยนคุณสมบัติของเอกสาร ดังนั้น เมื่อคุณดูคุณสมบัติโดยใช้วิธีที่ 1 และวิธีที่ 2 ที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นหรือแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ทันที สำหรับวิธีที่ 3 ก็เป็นไปได้เช่นกันหากคุณไม่มีWindows 8 ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มผู้เขียน

หากคุณต้องการเพียงเพิ่มผู้เขียน มีวิธีที่รวดเร็วมากใน Excel 2010 / มุมมองหลังเวทีปี 2013

1. ไปที่ ไฟล์ -> ข้อมูล
2. ย้ายไปที่ส่วน บุคคลที่เกี่ยวข้อง ทางด้านขวาของหน้าต่าง
3. วางตัวชี้เหนือคำว่า 'เพิ่มผู้เขียน' แล้วคลิก พวกเขา.
4. พิมพ์ชื่อผู้เขียนในช่องที่ปรากฏ
5. คลิกที่ใดก็ได้ในหน้าต่าง Excel และชื่อจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถเพิ่มผู้เขียนได้มากเท่าที่กำลังทำงานในเอกสาร วิธีการด่วนนี้ยังใช้สำหรับการเปลี่ยนชื่อหรือเพิ่มแท็กหรือหมวดหมู่ในเอกสาร

เปลี่ยนชื่อผู้เขียนเริ่มต้น

ตามค่าเริ่มต้น ชื่อผู้เขียนเอกสารใน Excel จะเป็นของคุณ ชื่อผู้ใช้ Windows แต่ชื่อนี้อาจไม่แสดงถึงคุณอย่างถูกต้อง ในกรณีนี้ คุณควรเปลี่ยนชื่อผู้เขียนเริ่มต้นเพื่อให้ Excel ใช้ชื่อเฉพาะของคุณในภายหลัง

1. คลิกที่แท็บ ไฟล์ ใน Excel
2. เลือก ตัวเลือก จากเมนู ไฟล์
3. เลือก ทั่วไป ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่างโต้ตอบ ตัวเลือก Excel
4. เลื่อนลงไปที่ ปรับแต่งสำเนาของคุณ ของ Microsoft Office ส่วน
5. พิมพ์ชื่อที่ถูกต้องในฟิลด์ถัดจาก ชื่อผู้ใช้ .
6. คลิก 'ตกลง'

กำหนดแบบกำหนดเองคุณสมบัติ

ฉันได้กล่าวไปแล้วว่าคุณสามารถกำหนดคุณสมบัติเพิ่มเติมสำหรับเอกสาร Excel ของคุณได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำให้เป็นจริง

1. ไปที่ ไฟล์ -> ข้อมูล
2. คลิกที่ คุณสมบัติ ทางด้านขวาของหน้าต่าง
3. เลือก 'คุณสมบัติขั้นสูง' จากรายการแบบเลื่อนลง .
4. คลิกที่แท็บ กำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ ที่ปรากฏบนหน้าจอของคุณ
5. เลือกชื่อสำหรับคุณสมบัติที่กำหนดเองจากรายการที่แนะนำหรือพิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำกันในช่อง ชื่อ
6. เลือกประเภทข้อมูลสำหรับคุณสมบัติ จากรายการแบบเลื่อนลง ประเภท
7. พิมพ์ค่าสำหรับคุณสมบัติในช่อง ค่า
8. กดปุ่ม เพิ่ม ปุ่มที่แสดงด้านล่าง

   หมายเหตุ: รูปแบบค่าต้องตรงกับตัวเลือกของคุณในรายการ ประเภท หมายความว่าหากประเภทข้อมูลที่เลือกคือ ตัวเลข คุณต้องพิมพ์ตัวเลขในช่อง ค่า ค่าที่ไม่ตรงกับประเภทคุณสมบัติจะถูกบันทึกเป็นข้อความ

9. หลังจากที่คุณเพิ่มคุณสมบัติที่กำหนดเองแล้ว คุณจะเห็นค่าดังกล่าวในฟิลด์ คุณสมบัติ จากนั้นคลิก 'ตกลง'

หากคุณคลิกที่คุณสมบัติที่กำหนดเองในฟิลด์ คุณสมบัติ แล้วกด Delete -> ตกลง คุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เพิ่งเพิ่มของคุณจะหายไป

เปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ ของเอกสาร

หากคุณต้องการเปลี่ยนข้อมูลเมตาอื่นๆ ยกเว้นชื่อผู้เขียน ชื่อเรื่อง แท็ก และคุณต้องทำในแผงเอกสารหรือในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

• ในกรณีที่ แผงเอกสาร เปิดอยู่ในเวิร์กชีตของคุณ คุณเพียงแค่ต้องตั้งค่า เคอร์เซอร์ในช่องที่คุณต้องการแก้ไขและป้อนข้อมูลที่จำเป็น
• หากคุณเปิดกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ แล้ว ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ สรุป และ เพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลในช่อง คลิก ตกลง .

เมื่อคุณกลับไปที่สเปรดชีต การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

ลบคุณสมบัติเอกสาร

หากคุณต้องการปกปิดร่องรอยของคุณที่ทิ้งไว้ในเอกสาร เพื่อไม่ให้ใครเห็นชื่อของคุณหรือชื่อองค์กรของคุณในคุณสมบัติเอกสารในภายหลัง คุณสามารถซ่อนคุณสมบัติหรือข้อมูลส่วนบุคคลจากสาธารณะโดยใช้ วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ทำให้ตัวตรวจสอบเอกสารทำงาน

จริง ๆ แล้ว ตัวตรวจสอบเอกสาร ใช้สำหรับตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคล แต่ก็สามารถช่วยได้ ให้คุณลบ คุณสมบัติที่คุณไม่ต้องการแบ่งปันกับผู้อื่น

1. ไปที่ ไฟล์ -> ข้อมูล .
2. ค้นหาส่วน เตรียมพร้อมสำหรับการแบ่งปัน ใน Excel 2013 ส่วนนี้เรียกว่า ตรวจสอบสมุดงาน .
3. คลิกที่ ตรวจสอบปัญหา .
4. เลือก ตรวจสอบเอกสาร ตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง
5. หน้าต่าง ตัวตรวจสอบเอกสาร จะปรากฏขึ้น และคุณสามารถทำเครื่องหมายประเด็นที่คุณต้องการดู ฉันคงเลือกไว้ทั้งหมด แม้ว่าเราจะสนใจตรวจสอบ 'คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล' มากที่สุด
6. เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้คลิก Ispect ที่ ด้านล่างของหน้าต่าง

   ตอนนี้คุณเห็นผลการตรวจสอบบนหน้าจอของคุณ

7. คลิกที่ ลบทั้งหมด ในแต่ละหมวดหมู่ที่คุณสนใจ ในกรณีของฉันคือ คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
8. ปิด ตัวตรวจสอบเอกสาร .

จากนั้นฉันขอแนะนำให้คุณบันทึกไฟล์ด้วยชื่อใหม่หากคุณต้องการเก็บต้นฉบับไว้ รุ่นที่มีข้อมูลเมตา

ลบข้อมูลเมตาออกจากหลายเอกสาร

หากคุณต้องการลบคุณสมบัติออกจากหลายเอกสารพร้อมกัน ให้ใช้ Windows Explorer

1. เปิดโฟลเดอร์ด้วยไฟล์ Excel ใน Windows Explorer .
2. เน้นไฟล์ที่คุณต้องการ
3. คลิกขวาและเลือก คุณสมบัติ ตัวเลือกในเมนูบริบท
4. สลับไปที่แท็บ รายละเอียด
5. คลิกที่ 'ลบคุณสมบัติและข้อมูลส่วนตัว' ที่ด้านล่างของ หน้าต่างโต้ตอบ
6. เลือก 'ลบคุณสมบัติต่อไปนี้จากไฟล์นี้' .
7. ทำเครื่องหมายคุณสมบัติที่คุณต้องการลบหรือคลิก เลือกทั้งหมด ถ้า คุณต้องการลบทั้งหมด
8. คลิก ตกลง

   หมายเหตุ: คุณสามารถลบคุณสมบัติเอกสารใดๆ ออกจากไฟล์หรือหลายไฟล์โดยใช้วิธีนี้ แม้ว่าคุณจะติดตั้ง Windows 8 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ปกป้องคุณสมบัติของเอกสาร

ปกป้องคุณสมบัติของเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลจะใช้ในกรณีที่คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลงใดๆ ข้อมูลเมตาหรืออะไรก็ได้ในเอกสารของคุณ

1. ไปที่ ไฟล์ -> ข้อมูล .
2. คลิกที่ ป้องกันสมุดงาน ในส่วน สิทธิ์
3. ใน Excel 2013 ส่วนนี้มีชื่อว่า ป้องกันสมุดงาน .
4. เลือกตัวเลือก ทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย จากเมนูแบบเลื่อนลง
5. จากนั้นคุณจะได้รับแจ้งว่าเวอร์ชันเอกสารนี้ถือเป็นที่สิ้นสุด บุคคลอื่นจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเวอร์ชันนี้ คุณต้องตกลงหรือกด ยกเลิก

หากคุณต้องการให้บางคนแก้ไขเวิร์กชีต คุณสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับผู้ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในเอกสารได้

1. อยู่ในมุมมองหลังเวที หากคุณไม่ได้อยู่ในมุมมองเบื้องหลังและกลับไปที่แผ่นงาน ให้คลิกที่แท็บ ไฟล์ อีกครั้ง
2. เลือก 'บันทึกเป็น' จาก ไฟล์ เมนู
3. เปิดรายการแบบเลื่อนลง เครื่องมือ ที่ด้านล่างของหน้าต่างโต้ตอบ บันทึกเป็น
4. เลือก ตัวเลือกทั่วไป .
5. ป้อนรหัสผ่านในช่อง รหัสผ่านเพื่อแก้ไข
6. คลิก ตกลง
7. ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน
8. คลิก ตกลง
9. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกเอกสารแล้วกด