I handledningen visas hur du grupperar rader i Excel för att göra komplicerade kalkylblad lättare att läsa. Se hur du snabbt kan dölja rader inom en viss grupp eller kollapsa hela översikten till en viss nivå.

Arbetsblad med mycket komplex och detaljerad information är svåra att läsa och analysera. Som tur är erbjuder Microsoft Excel ett enkelt sätt att organisera data i grupper så att du kan kollapsa och expandera rader med liknande innehåll för att skapa mer kompakta och begripliga vyer.

Gruppera rader i Excel

Gruppering i Excel fungerar bäst på strukturerade kalkylblad med kolumnrubriker, inga tomma rader eller kolumner och en sammanfattande rad (subtotal) för varje delmängd av rader. När uppgifterna är korrekt organiserade kan du använda något av följande sätt att gruppera dem.

Hur man grupperar rader automatiskt (skapar en översikt)

Om ditt dataset bara innehåller en informationsnivå är det snabbaste sättet att låta Excel gruppera rader automatiskt. Så här gör du:

1. Markera en cell i en av de rader som du vill gruppera.
2. Gå till Uppgifter flik> Översikt grupp, klicka på pilen under Grupp och välj Automatisk skiss .

Det är allt!

Här är ett exempel på vilken typ av rader Excel kan gruppera:

Som framgår av skärmbilden nedan har raderna grupperats perfekt och de konturlinjer som representerar olika nivåer av dataorganisation har lagts till till vänster om kolumn A.

Observera: Om dina sammanfattningsrader är placerade ovan en grupp av detaljrader, innan du skapar en kontur, gå till Uppgifter flik> Översikt grupp, klickar du på Dialogrutan Kontur och rensa den Sammanfattande rader under detalj kryssrutan.

När konturerna har skapats kan du snabbt dölja eller visa detaljer inom en viss grupp genom att klicka på minusknappen eller mer Du kan även krympa eller expandera alla rader till en viss nivå genom att klicka på nivåknapparna i det övre vänstra hörnet av arbetsbladet. Mer information finns i avsnittet Så här fäller du ihop rader i Excel.

Hur man grupperar rader manuellt

Om arbetsbladet innehåller två eller flera informationsnivåer kan Excels Automatisk skiss kanske inte grupperar dina data korrekt. I sådana fall kan du gruppera rader manuellt genom att utföra stegen nedan.

Observera: När du skapar en översikt manuellt ska du se till att ditt dataset inte innehåller några dolda rader, annars kan dina data grupperas felaktigt.

1. Skapa yttre grupper (nivå 1)

Välj en av de större delmängderna av data, inklusive alla mellanliggande sammanfattningsrader och deras detaljrader.

I datasetet nedan grupperar du alla data för rad 9 ( Öst Totalt ), väljer vi raderna 2 till 8.

På den Uppgifter på fliken Översikt grupp, klickar du på Grupp knappen, väljer du Rader och klicka på OK .

Detta lägger till ett streck på vänster sida av kalkylbladet som sträcker sig över de markerade raderna:

På samma sätt skapar du så många yttre grupper som du behöver.

I det här exemplet behöver vi ytterligare en yttre grupp för North region. För detta väljer vi raderna 10 till 16 och klickar på Uppgifter flik> Grupp knapp> Rader .

De raderna är nu också grupperade:

Tips: Om du vill skapa en ny grupp snabbare kan du trycka på genvägen Shift + Alt + högerpilen i stället för att klicka på Grupp på bandet.

2. Skapa inbäddade grupper (nivå 2).

Om du vill skapa en inbäddad (eller inre) grupp markerar du alla detaljrader ovanför den relaterade sammanfattningsraden och klickar på Grupp knapp.

Om du till exempel vill skapa Äpplen gruppen inom Öst regionen, välj raderna 2 och 3 och tryck på Grupp . För att göra den Apelsiner gruppen, välj raderna 5 till 7 och tryck på Grupp knappen igen.

På samma sätt skapar vi inbäddade grupper för North och får följande resultat:

3. Lägg till fler grupperingsnivåer vid behov.

I praktiken är dataset sällan kompletta. Om fler data läggs till i arbetsbladet någon gång kommer du förmodligen att vilja skapa fler översiktsnivåer.

Som ett exempel kan vi infoga Totalsumma raden i vår tabell, och sedan lägga till den yttersta konturnivån. För att göra det, välj alla rader utom raden Totalsumma raden (raderna 2 till 17) och klicka på Uppgifter flik> Grupp knapp> Rader .

Som visas i skärmbilden nedan är våra data nu grupperade i fyra nivåer:

• Nivå 1: Totalt belopp
• Nivå 2: Regioner totalt
• Nivå 3: Delbelopp för objektet
• Nivå 4: Detaljerade rader

Nu när vi har en kontur av rader kan vi se hur det gör det lättare att se våra data.

Hur man kolumnerar rader i Excel

En av de mest användbara funktionerna i Excel-gruppering är möjligheten att dölja och visa detaljraderna för en viss grupp samt att med ett musklick kollapsa eller expandera hela översikten till en viss nivå.

Fäll ihop rader i en grupp

Om du vill minska raderna i en viss grupp klickar du bara på minusknappen. längst ner i den gruppens bar.

Så här kan du t.ex. snabbt dölja alla detaljrader för Öst regionen, inklusive subtotaler, och visa endast den Öst Totalt rad:

Ett annat sätt att kollapsa rader i Excel är att markera en cell i gruppen och klicka på Dölj detaljer på knappen på Uppgifter på fliken Översikt grupp:

På vilket sätt som helst kommer gruppen att minimeras till den sammanfattande raden och alla detaljrader kommer att döljas.

Fäll ihop eller expandera hela översikten till en specifik nivå.

Om du vill minimera eller expandera alla grupper på en viss nivå klickar du på motsvarande konturnummer i det övre vänstra hörnet av arbetsbladet.

Nivå 1 visar den minsta mängden data medan det högsta numret visar alla rader. Om din översikt till exempel har tre nivåer klickar du på nummer 2 för att dölja den tredje nivån (detaljerade rader) och visa de andra två nivåerna (sammanfattande rader).

I vårt exempel har vi fyra skissnivåer som fungerar på detta sätt:

• Endast föreställningar på nivå 1 Totalsumma (rad 18 ) och döljer alla andra rader.
• Nivå 2-displayer Totalsumma och Region delsummor (raderna 9, 17 och 18).
• Nivå 3-skärmar Totalsumma , Region och Artikel delsummor (raderna 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 och 18).
• Nivå 4 visar alla rader.

Följande skärmdump visar den översikt som är hopfälld till nivå 3.

Hur du expanderar rader i Excel

Om du vill expandera raderna inom en viss grupp klickar du på en cell i den synliga sammanfattningsraden och klickar sedan på Visa Detaljer på knappen på Uppgifter på fliken Översikt grupp:

Eller klicka på plustecknet för den grupp av rader som du vill expandera:

Hur du tar bort konturerna i Excel

Om du vill ta bort alla raggrupper på en gång rensar du konturerna. Om du bara vill ta bort några av raggrupperna (t.ex. inbäddade grupper) tar du bort de markerade raderna.

Hur man tar bort hela konturerna

Gå till Uppgifter flik> Översikt grupp, klicka på pilen under Avgruppera och klicka sedan på Tydlig kontur .

Anteckningar :

1. Om du tar bort konturerna i Excel raderas inga data.
2. Om du tar bort en kontur med några hopfällda rader kan dessa rader förbli dolda efter att konturen har tagits bort. Om du vill visa raderna använder du någon av de metoder som beskrivs i Så här tar du bort dolda rader i Excel.
3. När konturerna har tagits bort kan du inte få tillbaka dem genom att klicka på Ångra eller genom att trycka på genvägen Undo (Ctrl + Z). Du måste återskapa konturerna från början.

Hur man avgrupperar en viss grupp av rader

Om du vill ta bort grupperingen för vissa rader utan att ta bort hela översikten gör du så här:

1. Markera de rader som du vill ta bort grupperingen.
2. Gå till Uppgifter flik> Översikt gruppen och klicka på Knappen för att ta bort gruppering Eller tryck på Skift + Alt + Vänsterpil, vilket är genvägen för att ta bort gruppering i Excel.
3. I Avgruppera dialogrutan, välj Rader och klicka på OK.

Så här kan du till exempel ta bort två inbäddade raggrupper ( Äpplen Delsumma och Apelsiner Delsumma ) samtidigt som den yttre Öst Totalt grupp:

Observera: Det är inte möjligt att ta bort grupper av rader som inte är intilliggande i taget. Du måste upprepa ovanstående steg för varje grupp för sig.

Tips för gruppering i Excel

Som du just har sett är det ganska enkelt att gruppera rader i Excel. Nedan hittar du några användbara knep som gör ditt arbete med grupper ännu enklare.

Hur man beräknar gruppens subtotaler automatiskt

I alla ovanstående exempel har vi infogat våra egna subtotalsrader med SUM-formler. Om du vill ha subtotaler beräknade automatiskt använder du kommandot Subtotal med en valfri summeringsfunktion, t.ex. SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, etc. Kommandot Subtotal infogar inte bara summeringsrader utan skapar också en översikt med hopfällbara och expanderbara rader, vilket innebär att du utför två uppgifter på en gång!

Tillämpa standard Excel-stilar på sammanfattningsrader

Microsoft Excel har fördefinierade stilar för två nivåer av sammanfattningsrader: RowLevel_1 (fetstil) och RowLevel_2 (kursiv). Du kan tillämpa dessa stilar före eller efter gruppering av rader.

Om du vill tillämpa Excel-stilar automatiskt på en ny kontur , gå till Uppgifter flik> Översikt grupp, klickar du på Översikt dialogrutan och välj sedan Automatiska stilar och klicka på OK Därefter skapar du en översikt som vanligt.

Om du vill tillämpa stilar på en befintlig kontur väljer du också den Automatiska stilar som visas ovan, men klicka på Tillämpa stilar i stället för OK .

Så här ser en Excel-översikt ut med standardformat för sammanfattningsrader:

Hur man väljer och kopierar endast synliga rader

Efter att du har krympt irrelevanta rader kanske du vill kopiera de visade relevanta uppgifterna någon annanstans. När du markerar de synliga raderna på vanligt sätt med musen markerar du dock även de dolda raderna.

Om du bara vill välja synliga rader måste du utföra några extra steg:

1. Välj synliga rader med musen.

   Vi har till exempel krympt alla detaljrader och väljer nu de synliga sammanfattningsraderna:

   

2. Gå till Hem flik> Redigering av grupp och klicka på Hitta & Välj > Gå till Special Eller tryck på Ctrl + G (genväg Gå till) och klicka på Särskilt... knapp.
3. I Gå till Special dialogrutan, välj Endast synliga celler och klicka på OK.

Resultatet är att endast de synliga raderna väljs (raderna som gränsar till dolda rader markeras med en vit kant):

Och nu trycker du bara på Ctrl + C för att kopiera de markerade raderna och Ctrl + V för att pasta de var du vill.

Hur du döljer och visar konturens symboler

Om du vill dölja eller visa konturlinjerna och nivåsiffrorna i Excel använder du följande tangentbordsgenväg: Ctrl + 8 .

Om du trycker på genvägen för första gången döljs konturerna, om du trycker på den igen visas konturerna igen.

Områdessymbolerna visas inte i Excel

Om du inte kan se varken plus- och minussymbolerna i gruppfältet eller siffrorna högst upp i översikten, kontrollera följande inställning i Excel:

1. Gå till Fil flik> Alternativ > Avancerad kategori.
2. Bläddra ner till Visningsalternativ för det här arbetsbladet avsnittet, välj det aktuella arbetsbladet och se till att den Visa områdessymboler om en områdeslinje tillämpas. är markerad.

På detta sätt grupperar du rader i Excel för att minska eller öka vissa delar av din datauppsättning. På samma sätt kan du gruppera kolumner i dina kalkylblad. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka.