V tem članku je predstavljenih deset neverjetnih funkcij, za katere morda ne veste, vendar vam lahko prihranijo ogromno časa pri obravnavi rutinskih e-poštnih sporočil.

Če večino vaše spletne komunikacije predstavljajo ponavljajoča se e-poštna sporočila, je povsem naravno, da si prizadevate optimizirati ta del svojega dela. Odgovarjanje s predlogo je lahko odlična alternativa dolgočasnemu sestavljanju e-poštnih sporočil od začetka, ki poteka po posameznih tipkah.

Predloge za Outlook

Predloge za e-pošto v programu Outlook so podobne predlogam za dokumente v programu Word ali predlogam za delovne liste v programu Excel. Če pogosto pošiljate ista ali zelo podobna sporočila različnim ljudem, lahko eno od teh sporočil shranite kot predlogo tako, da kliknete Datoteka > Shrani kot > Predloga za Outlook (*.oft) . In potem namesto da bi e-pošto sestavili od začetka, začnete s predlogo, jo po potrebi prilagodite in pritisnete Pošlji . Sporočilo ugasne, predloga pa ostane pripravljena za naslednjo uporabo.

Privzeto so vse predloge programa Outlook shranjene v spodnji mapi. Tega ne smete spreminjati, sicer ne boste mogli odpreti svoje predloge v programu Outlook.

C:\Uporabniki\Ime uporabnika\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Prednosti :

• Enostavno ustvarjanje in shranjevanje.
• Naslovna polja (Za, Cc in Bcc), predmetno vrstico in celo račun za pošiljanje je mogoče vnaprej določiti.
• Predloge sporočil lahko vsebujejo priponke, grafike in oblikovanje, kot so pisave, barve ozadja itd.

Pomanjkljivosti : moteča uporaba - če želite odpreti predlogo, se morate poglobiti v menije.

Podprte različice : Outlook 365 - 2010

Poglobljeno vodilo : Kako ustvariti in uporabljati e-poštne predloge programa Outlook

Predloge e-pošte v spletni aplikaciji Outlook.com

Spletna aplikacija Outlook.com ima tudi predloge e-pošte. V primerjavi z datotekami .oft v namizni različici za njihovo odprtje ni treba klikniti na več menijev. Vendar pa možnosti tu niso tako obsežne - predloga lahko vsebuje majhne slike in osnovno oblikovanje, ni pa mogoče vnaprej nastaviti e-poštnih polj ali priložiti datotek.

Tako kot številne druge uporabne funkcije je tudi ta skrita pred očmi. Če jo želite uporabiti, morate storiti naslednje:

V spodnjem desnem kotu Novo sporočilo kliknite gumb elipsa (...) in nato kliknite Moje predloge .

Spletna stran Moje predloge se bo prikazalo nekaj privzetih vzorcev, pripravljenih za uporabo. Če želite ustvariti svojega, kliknite na + Predloga ter v ustrezna polja vnesite naslov in vsebino predloge. Lahko pa besedilo vnesete in oblikujete v oknu sporočila ter nato kopirate/prilepite - vse oblikovanje se bo ohranilo.

Če želite predlogo vstaviti v e-poštno sporočilo, kliknite njeno ime v podoknu.

Prednosti : preprosto in intuitivno

Pomanjkljivosti : omejene možnosti

Podprte različice : spletna aplikacija Outlook.com

Hitri deli in samodejno besedilo

Hitri deli so delčki vsebine za večkratno uporabo, ki jih lahko hitro dodate e-poštnemu sporočilu, sestanku, stiku, zahtevi za sestanek in opravilu. Poleg besedila lahko vključujejo tudi grafike, tabele in oblikovanje po meri. Medtem ko so predloge .oft namenjene sestavljanju celotnega sporočila, so hitri deli nekakšni manjši gradniki.

Hitri deli so sodobna zamenjava za Samodejno besedilo v programu Outlook 2003 in prejšnjih različicah. V novejših različicah sta na voljo obe vrsti. Edina razlika med njima je, da se elementi nahajajo v različnih galerijah. V vseh drugih pogledih sta Hitri deli in Samodejno besedilo v bistvu enaka.

Če želite ustvariti nov element, vnesite besedilo v sporočilo, ga izberite in kliknite Vstavite zavihek> Hitri deli > Shranjevanje izborov v galerijo hitrih delov .

Če želite v e-poštno sporočilo vnesti hitri del, izberite potrebnega v galeriji.

Lahko pa v sporočilo vnesete ime hitrega dela (ne nujno celotnega imena, temveč le njegov edinstven del) in pritisnete F3 . V programu Outlook 2016 in novejših različicah se ob vnosu imena prikaže predlog, vi pa lahko preprosto pritisnete tipko Enter, da vnesete celotno besedilo.

Hitri deli se nahajajo v razdelku NormalEmail.dotm datoteko, ki je shranjena tukaj:

C:\Uporabniki\%uporabniško ime%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Na naslov se podpreti hitrih delov, kopirajte to datoteko na mesto shranjevanja. izvoz v drug računalnik, ga prilepite v Predloge mapo v drugem računalniku.

Prednosti : zelo preprosto in preprosto

Pomanjkljivosti :

• Ni možnosti iskanja. Če imate v galeriji več kosov, bo morda težko najti tistega, ki ga potrebujete.
• Vsebine hitrega dela ni mogoče urejati - lahko jo le nadomestite z novo.
• Dodajanje priponk ni mogoče.

Podprte različice : Outlook 365 - 2007

Izčrpno vodilo : Hitri deli programa Outlook in samodejno besedilo

Predloge e-poštnih sporočil Hitri koraki

Hitri koraki so nekakšne bližnjice, ki omogočajo izvajanje več dejanj z enim samim ukazom. Eno od takih dejanj je lahko odgovor s predlogo ali ustvarjanje novega e-poštnega sporočila na podlagi predloge. Poleg besedila sporočila lahko vnaprej izpolnite To, Cc, Bcc in Subject, nastavite zastavico za nadaljnje ukrepanje in pomembnost.

Če želite izdelati predlogo za hitre korake, kliknite Ustvari novo v okviru Hitri koraki v polju Domov in nato izberite eno od naslednjih dejanj: Novo sporočilo , Odgovori , Odgovori na vse ali Naprej . V Uredi vnesite besedilo svoje predloge v ustrezno polje, konfigurirajte vse druge možnosti, ki se vam zdijo primerne, in dajte predlogi opisno ime. Po želji dodelite eno od vnaprej določenih bližnjičnih tipk.

Tukaj je primer programa Outlook predlogo za odgovor :

Ko ga nastavite, se bo vaš novi hitri korak takoj prikazal v galeriji. Samo kliknite nanj ali pritisnite dodeljeno kombinacijo tipk in vsa dejanja se bodo izvedla naenkrat.

Prednosti :

• Ustvarite lahko različne predloge za nova e-poštna sporočila, odgovore in posredovana sporočila.
• Prednastavite lahko ne le besedilo sporočila, temveč tudi skoraj vsa polja e-pošte.
• Z istim hitrim korakom lahko izvedete več dejanj, npr. odgovorite na sporočilo s predlogo in premaknete izvirno sporočilo v drugo mapo.
• Hitro ga lahko izvedete z bližnjico na tipkovnici.

Pomanjkljivosti : e-poštna predloga je lahko samo navadno besedilo.

Podprte različice : Outlook 365 - 2010

Celostno vodenje od začetka do konca : Outlook Hitri koraki

Osnutki v programu Outlook kot predloge

Osnutki v programu Outlook niso nič drugega kot neodposlana e-poštna sporočila. Običajno so to nedokončana sporočila, ki jih Outlook shrani samodejno ali ročno. Kdo pravi, da dokončanega osnutka ni mogoče uporabiti kot predloge za e-pošto?

Lepota te metode je v tem, da lahko ustvarite predlogo osnutka e-poštnega sporočila, ki jo lahko ponovno uporabite, kot običajno - vnesete besedilo v telo sporočila, izpolnite e-poštna polja, priložite datoteke, vstavite slike, uporabite želeno oblikovanje itd. Ko je sporočilo pripravljeno, ga ne pošljite. Namesto tega kliknite gumb Shrani ali pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + S, da sporočilo shranite v Osnutki Če imate preveč elementov v mapi Osnutki lahko predloge shranite v ločeni podmapi ali jim dodelite kategorije.

Ko boste naslednjič želeli nekomu poslati določeno sporočilo, pojdite v Osnutki in odprite to sporočilo. Ključno je, da ne pošljete osnutka, temveč naprej to! Pri posredovanju osnutka Outlook naredi kopijo in ohrani izvirno sporočilo za prihodnjo uporabo. Poleg tega nad besedilo osnutka ne doda nobenih podatkov iz glave, kot je to običajno pri posredovanju dohodnega e-poštnega sporočila. Tudi v vrstici Zadeva ne bo predpon "FW:".

Morda se sprašujete, kako posredovati osnutek v programu Outlook? Veliko lažje, kot si mislite :)

• Z dvojnim klikom odprite osnutek sporočila.
• Kazalec postavite v katero koli polje e-pošte, ki ni v besedilu, in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F . Naprej v orodno vrstico za hitri dostop in kliknite nanj.

  

Prednosti : zelo priročno za ustvarjanje, urejanje in organizacijo.

Pomanjkljivosti : če želite ohraniti predlogo, ne pozabite, da osnutka ne pošljete, temveč ga pošljete naprej.

Podprte različice : Outlook 365 - 2000

Več informacij : Uporaba osnutkov v programu Outlook kot e-poštnih predlog

Predloge za podpis v programu Outlook

Podpis je tradicionalni element pisne komunikacije in večina uporabnikov programa Outlook ima privzeti podpis samodejno dodan v e-poštna sporočila. Vendar vam nič ne preprečuje, da bi imeli več kot en podpis in vključili druge informacije, ne le standardnih kontaktnih podatkov.

Podpis lahko ustvarite kot celotno predlogo e-pošte in ga vstavite v sporočilo z nekaj kliki ( Sporočilo zavihek> Podpis ).

Opozorilo! Poleg besedila sporočila ne pozabite v vsak podpis, ki ga ustvarjate, vključiti svojih standardnih podatkov. Ko za določeno sporočilo izberete drugačen podpis, se privzeti podpis samodejno odstrani.

Prednosti : zelo hitro in priročno za uporabo

Pomanjkljivosti : informacije lahko dodate le v telo sporočila, ne morete pa vnaprej določiti e-poštnih polj.

Podprte različice : Outlook 365 - 2000

Poglobljeno vodilo : Kako ustvariti in uporabljati podpise v programu Outlook

AutoCorrect

Čeprav funkcija AutoCorrect prvotno ni bila zasnovana za uporabo kot predloge za besedilo, omogoča takojšnje vstavljanje določenega besedila prek dodeljene ključne besede ali kode. Lahko si jo predstavljate kot poenostavljeno različico funkcije AutoText ali Quick Parts.

Deluje takole: ključno besedo dodelite nekemu besedilu, ki je lahko poljubno dolgo (seveda razumno) in poljubno oblikovano. V sporočilo vnesete ključno besedo, pritisnete tipko Enter ali preslednico in ključna beseda se takoj nadomesti z vašim besedilom.

Odpiranje AutoCorrect pogovorno okno, pojdite v Datoteka zavihek> Možnosti > Pošta > Črkovanje in samodejni popravki... gumb> Preverjanje > Možnosti samodejnega popravljanja... gumb.

Če želite konfigurirati nov vnos, naredite naslednje:

• V Zamenjava vnesite polje ključna beseda ki je nekakšna bližnjica, ki bo sprožila zamenjavo. Le da zanjo ne uporabljajte nobene prave besede - ne želite, da se ključna beseda nadomesti z daljšim besedilom, ko dejansko želite to besedo samo. Dobro je, da pred ključno besedo vstavite kakšen poseben simbol. Uporabite lahko na primer #warn , !warn ali [opozorilo] za Pomembno opozorilo!
• V S spletno stranjo vnesite svoje besedilo predloge .
• Ko končate, kliknite Dodaj .

Nasvet. Če želite oblikovano besedilo kot na spodnji sliki zaslona, nato najprej vnesite nadomestno besedilo v sporočilo, ga izberite in odprite pogovorno okno AutoCorrect. Besedilo vaše predloge bo samodejno dodano v S spletno stranjo Če želite ohraniti oblikovanje, se prepričajte, da je Oblikovano besedilo je izbran radijski gumb in kliknite Dodaj .

Zdaj vnesite #warn v telo sporočila, pritisnite Enter in voilà:

Prednosti : enkratna nastavitev

Pomanjkljivosti : število besedilnih predlog je omejeno na število bližnjic, ki si jih lahko zapomnite.

Podprte različice : Outlook 365 - 2010

Pisarniške potrebščine Outlook

Spletna stran Pisarniške potrebščine funkcija v programu Microsoft Outlook se uporablja za ustvarjanje prilagojenih e-poštnih sporočil v obliki HTML z lastnimi ozadji, pisavami, barvami itd. Namesto ali poleg različnih oblikovnih elementov lahko vključite tudi besedilo, ki bo samodejno vstavljeno v sporočilo, ko boste izbrali pisarniško datoteko.

Začnete z ustvarjanjem novega sporočila, oblikovanjem njegove postavitve in vnosom besedila predloge. Nesmiselno je opredeliti polje Zadeva ali katero koli drugo polje e-pošte, saj bodo pri uporabi pisarniškega pripomočka te informacije prikazane na vrhu telesa sporočila.

Ko je sporočilo pripravljeno, ga shranite ( Datoteka > Shrani kot ) kot datoteko HTML v Pisarniške potrebščine mapo tukaj:

C:\Uporabniki\Ime uporabnika\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Po shranjevanju lahko pisarniške potrebščine izberete na naslednji način: Domov zavihek> Novi predmeti > Uporaba e-poštnega sporočila > Več pisarniškega materiala . Nedavno uporabljene pisarniške datoteke bodo prikazane neposredno v Uporaba e-poštnega sporočila meni:

Določeno pisarno lahko izberete tudi kot privzeto temo za vsa nova sporočila, ki jih ustvarjate.

Tukaj je primer, kako je lahko videti predloga sporočila za pisarniške potrebščine v programu Outlook:

Prednosti : bogate možnosti oblikovanja zaradi podpore HTML

Pomanjkljivosti : število klikov za shranjevanje in dostop do pisarniških datotek je veliko večje, kot je v resnici potrebno

Podprte različice : Outlook 365 - 2007

Obrazci po meri v programu Outlook

Ta tehnika je namenjena strokovnjakom. Oblikovanje obrazca po meri je veliko bolj zapleteno kot katera koli druga metoda, obravnavana v tem vodniku, in lahko zahteva znanje programiranja VBA. Razvijalec v programu Outlook. Nato kliknite Oblikovanje obrazca , izberite enega od standardnih obrazcev kot osnovo za svoj obrazec po meri, dodajte polja, kontrolnike in morda kodo, nastavite atribute in objavite svoj obrazec. Se vam zdi zapleteno in nejasno? Dejansko bo trajalo nekaj časa, da boste to stvar ugotovili.

Prednosti : zelo močna funkcija z veliko možnostmi

Pomanjkljivosti : strma krivulja učenja

Podprte različice : Outlook 365 - 2007

Skupne e-poštne predloge

Verjeli ali ne, to rešitev z veseljem uporabljajo tako začetniki kot guruji. Začetniki bodo cenili preprostost - začetek uporabe skupnih e-poštnih predlog je dovolj intuitiven, da lahko takoj začnete z njo. Strokovnjaki programa Outlook lahko uporabijo številne napredne funkcije, kot so ustvarjanje prilagojenih odgovorov s pomočjo makrov, konfiguriranje vnaprej določenih, polnilnih in spustnih polj, vlečenjeinformacije iz zbirk podatkov in še veliko več.

V nasprotju z vgrajenimi funkcijami so vse funkcije v skupnih e-poštnih predlogah neposredno v oknu sporočila! Zdaj lahko ustvarjate, urejate in uporabljate svoje predloge v trenutku, ne da bi preklapljali med različnimi zavihki in brskali po menijih.

Na naslov ustvarite novo predlogo, preprosto izberite želeno vsebino (besedilo, slike, povezave itd.) v sporočilu in kliknite Nova predloga.

Na naslov vstavite predlogo v sporočilo, kliknite Paste ali dvakrat kliknite ime predloge.

Prednosti :

• Hitro in udobno ustvarjanje.
• S klikom vstavite v sporočilo.
• Uporabite ga osebno ali ga delite z ekipo.
• Dodajte besedilna polja in spustne sezname, ki jih je mogoče izpolniti.
• Izpolnite e-poštna polja, vstavite slike in samodejno pripnite datoteke.
• Uporabite osnovno oblikovanje v urejevalniku na mestu in ustvarite zapletene zasnove v jeziku HTML.
• Povezava do vašega Osnutki mapo in uporabite vse osnutke v programu Outlook kot predloge za e-pošto.
• Uporabite bližnjice za hitre odgovore.
• Do predlog lahko dostopate iz katere koli naprave, ne glede na to, ali gre za Windows, Mac ali Outlook Online.

Pomanjkljivosti : dobrodošli ste, da preizkusite in nam sporočite :)

Podprte različice : Outlook za Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 za Windows in Mac, Outlook v spletu

Kako pridobiti : Izberite naročniški načrt ali prenesite brezplačno različico iz Microsoft AppSource.

To je način ustvarjanja predloge e-pošte v programu Outlook. Upam, da vam bo naše vodilo pomagalo pri izbiri najljubše tehnike. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!