У цій статті представлено десять дивовижних функцій, про які ви, можливо, не знали, але які можуть заощадити вам величезну кількість часу при роботі з рутинними електронними листами.

Якщо більшу частину вашого спілкування в Інтернеті складають повторювані електронні листи, цілком природно, що ви прагнете оптимізувати цю частину своєї роботи. Відповідь за допомогою шаблону може бути чудовою альтернативою написанню електронних листів з нуля, нудним натисканням клавіші за клавішею.

Шаблони Outlook

Шаблони електронних листів у програмі Outlook схожі на шаблони документів у програмі Word або шаблони аркушів у програмі Excel. Якщо ви часто надсилаєте однакові або дуже схожі повідомлення різним людям, ви можете зберегти одне з таких повідомлень як шаблон, натиснувши кнопку Файл > Зберегти як > Шаблон Outlook (*.oft) І тоді замість того, щоб складати лист з нуля, ви починаєте з шаблону, кастомізуєте його за потреби і натискаєте Надіслати Повідомлення гасне, але шаблон залишається, готовий до наступного використання.

За замовчуванням всі шаблони Outlook зберігаються в наведеній нижче папці. Це не слід змінювати, інакше ви не зможете відкрити свій шаблон з Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Переваги :

• Легко створювати та зберігати.
• Поля адреси (Кому, Копія та Копія), Тема листа і навіть обліковий запис відправника можуть бути визначені заздалегідь.
• Ваші шаблони повідомлень можуть містити вкладення, графіку та форматування, наприклад, шрифти, кольори фону тощо.

Недоліки недоліки: незручний у використанні - щоб відкрити шаблон, потрібно досить глибоко копатися в меню.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2010

Поглиблений навчальний посібник : Як створювати та використовувати шаблони електронної пошти Outlook

Шаблони листів у веб-додатку Outlook.com

Веб-додаток Outlook.com також має шаблони електронних листів. У порівнянні з файлами .oft у десктопній версії, вони не потребують великої кількості кліків меню для відкриття. Однак, можливості тут не такі широкі - шаблон може містити невеликі зображення та базове форматування, але немає можливості попередньо налаштувати поля листа або прикріпити файли.

Як і багато інших корисних функцій, ця прихована від безпосереднього огляду. Щоб скористатися нею, вам потрібно зробити ось що:

У правому нижньому куті сторінки Нове повідомлення натисніть кнопку з багатокрапкою (...), а потім натисніть кнопку Мої шаблони .

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Мої шаблони з'явиться панель з кількома зразками, готовими до використання за замовчуванням. Щоб створити свій власний, натисніть на кнопку + Шаблон і ввести у відповідні поля заголовок і тіло шаблону. Або ж можна набрати і відформатувати текст у вікні повідомлення, а потім скопіювати/вставити - все форматування збережеться.

Щоб вставити шаблон в електронний лист, просто клацніть його назву на панелі.

Переваги простий та інтуїтивно зрозумілий

Недоліки обмежені можливості

Підтримувані версії : Веб-додаток Outlook.com

Швидкі деталі та автотекст

Швидкі частини - це фрагменти вмісту багаторазового використання, які можна швидко додати до повідомлення електронної пошти, зустрічі, контакту, запиту на зустріч або завдання. Крім тексту, вони також можуть містити графіку, таблиці та спеціальне форматування. У той час як шаблони .oft призначені для створення цілого повідомлення, швидкі частини - це щось на зразок менших будівельних блоків.

Quick Parts - це сучасна заміна AutoText в Outlook 2003 і більш ранніх версіях. В останніх версіях доступні обидва типи. Єдина відмінність між ними полягає в тому, що елементи знаходяться в різних галереях. У всьому іншому Quick Parts і AutoText по суті однакові.

Щоб створити новий елемент, введіть текст у повідомленні, виділіть його та натисніть Вставка вкладка> Швидкозамінні частини > Зберегти вибране в галереї швидкого доступу до деталей .

Щоб додати до листа швидкий фрагмент, виберіть потрібний з галереї.

Або ви можете ввести ім'я швидкої частини в повідомленні (не обов'язково все ім'я, а лише його унікальну частину) і натиснути клавішу F3. В Outlook 2016 і пізніших версіях, коли ви почнете вводити ім'я, з'явиться підказка, і ви можете просто натиснути клавішу Enter, щоб вставити весь текст.

Швидкозамінні частини розташовані в NormalEmail.dotm який зберігається тут:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

До резервне копіювання швидких деталей, скопіюйте цей файл до місця збереження. експорт на інший комп'ютер, вставити його в Шаблони на іншому комп'ютері.

Переваги дуже простий і зрозумілий

Недоліки :

• Функція пошуку відсутня, тому якщо в галереї є кілька творів, знайти потрібний вам може бути проблематично.
• Редагувати вміст швидкої частини неможливо - можна лише замінити його на новий.
• Додавання вкладень неможливе.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2007

Комплексний навчальний посібник Швидкий доступ і автотекст Outlook : Швидкий доступ і автотекст

Шаблони листів Quick Steps

Швидкі кроки - це свого роду ярлики, які дозволяють виконати декілька дій однією командою. Однією з таких дій може бути відповідь за шаблоном або створення нового листа на основі шаблону. Окрім тексту листа, ви можете попередньо заповнити поля Кому, Копія, Копія та Тема, встановити прапорець подальших дій та важливість.

Щоб зробити шаблон швидкого кроку, натисніть Створити новий в рамках Швидкі кроки у вікні на сайті Головна сторінка а потім оберіть одну з наступних дій: Нове повідомлення , Відповісти , Відповісти Всі або Вперед У справі Редагувати введіть текст шаблону у відповідне поле, налаштуйте інші параметри, які вважаєте за потрібне, та дайте шаблону описову назву. За бажанням, призначте одну із заздалегідь визначених комбінацій клавіш швидкого доступу.

Ось приклад Outlook шаблон відповіді :

Після налаштування ваш новий швидкий крок одразу з'явиться в галереї. Просто клікніть по ньому або натисніть призначену комбінацію клавіш, і всі дії будуть виконані одразу.

Переваги :

• Можна створювати різні шаблони для нових листів, відповідей та переадресацій.
• Попередньо можна налаштувати не тільки текст повідомлення, але й майже всі поля електронної пошти.
• Кілька дій можна виконати одним швидким кроком, наприклад, відповісти на повідомлення з шаблоном і перемістити оригінальне повідомлення в іншу папку.
• Може бути швидко виконаний за допомогою комбінації клавіш.

Недоліки Шаблон листа може бути тільки звичайним текстом.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2010

Наскрізний навчальний посібник Швидкі кроки в Outlook

Чернетки Outlook як шаблони

Чернетки в Outlook - це не що інше, як невідправлені електронні листи. Зазвичай це незакінчені повідомлення, які зберігаються автоматично Outlook або вручну вами. Але хто сказав, що доопрацьовану чернетку не можна використовувати в якості шаблону листа?

Перевага цього методу полягає в тому, що ви можете створити шаблон листа для багаторазового використання точно так само, як ви це робите зазвичай - набрати текст у тілі повідомлення, заповнити поля листа, прикріпити файли, вставити зображення, застосувати потрібне форматування і т.д. Коли ваше повідомлення буде готове, не надсилайте його. Замість цього натисніть кнопку "Надіслати". Зберегти або натисніть Ctrl + S, щоб зберегти повідомлення в Проекти Якщо у вашій папці занадто багато елементів Проекти Ви можете зберігати свої шаблони в окремій підпапці (підпапках) або призначити їм категорії.

Наступного разу, коли ви захочете відправити комусь певне повідомлення, зайдіть у свій Проекти і відкрийте це повідомлення. Головне, щоб ви не розсилали свою чернетку, а вперед При пересиланні чернетки Outlook робить її копію, зберігаючи оригінал повідомлення для подальшого використання. Крім того, над текстом чернетки не додається інформація заголовка, як це зазвичай робиться при пересиланні вхідних повідомлень електронної пошти. У рядку "Тема" також не буде додано префікс "FW:".

Можливо, вам цікаво, як переслати чернетку в Outlook? Набагато простіше, ніж ви думаєте :)

• Відкрийте проект повідомлення подвійним клацанням миші.
• Помістіть курсор всередину будь-якого поля листа, але не в тіло, і натисніть клавіші Ctrl + F. Крім того, ви можете додати Вперед на Панелі інструментів швидкого доступу та натиснути на неї.

  

Переваги Переваги: дуже зручно створювати, редагувати та впорядковувати.

Недоліки Щоб зберегти свій шаблон, не забувайте пересилати чернетку, а не надсилати її.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2000

Більше інформації : Використання чернеток Outlook як шаблонів електронних листів

Шаблони підписів Outlook

Підпис є традиційним елементом письмового спілкування, і більшість користувачів Outlook мають підпис за замовчуванням, який автоматично додається до їхніх електронних листів. Але ніщо не заважає вам мати більше одного підпису і включати в нього інформацію, відмінну від стандартних контактних даних.

Ви можете створити підпис у вигляді цілого шаблону листа і вставити його в повідомлення буквально в пару кліків ( Повідомлення вкладка> Підпис ).

Застереження: у кожному підписі, який ви створюєте, окрім тексту повідомлення, обов'язково вказуйте свої стандартні реквізити. При виборі іншого підпису для конкретного повідомлення, підпис за замовчуванням автоматично видаляється.

Переваги дуже швидкий і зручний у використанні

Недоліки Ви можете додавати інформацію лише до тіла повідомлення, але не можете визначати поля електронної пошти.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2000

Поглиблений навчальний посібник : Як створювати та використовувати підписи в Outlook

Автокорекція

Хоча функція автокорекції спочатку не призначалася для використання в якості текстових шаблонів, вона дозволяє миттєво вставляти певний текст за допомогою призначеного ключового слова або коду. Ви можете розглядати її як спрощену версію автотексту або швидких частин.

Ось як це працює: ви призначаєте ключове слово якомусь тексту, який може бути скільки завгодно довгим (звичайно, в розумних межах) і відформатованим як завгодно. У повідомленні ви вводите ключове слово, натискаєте клавішу Enter або пробіл, і ключове слово миттєво замінюється вашим текстом.

Для того, щоб відкрити Автокорекція діалогове вікно, перейдіть до розділу Файл вкладка> Опції > Пошта > Орфографія та автокорекція... кнопку>; Вичитка > Параметри автокорекції... кнопку.

Щоб налаштувати новий запис, виконайте наступне:

• В рамках проекту Замінити у полі введіть значення ключове слово Це свого роду ярлик, який запускає заміну. Тільки не використовуйте для цього якесь реальне слово - ви ж не хочете, щоб ключове слово було замінено довшим текстом, коли вам насправді потрібне саме це слово. Непогано було б додати до ключового слова якийсь спеціальний символ. Наприклад, ви можете використати #попередження , Попереджую! або [попередження] для Важливе попередження!
• В рамках проекту З введіть свій номер телефону текст шаблону .
• По завершенню натисніть Додати .

Порада. Якщо хочеш відформатований текст як на скріншоті нижче, спочатку введіть текст заміни в повідомленні, виділіть його, а потім відкрийте діалогове вікно Автокорекція. Ваш шаблонний текст буде автоматично додано до З Щоб зберегти форматування, переконайтеся, що в полі Відформатований текст виберіть перемикач і натисніть Додати .

А тепер наберіть #попередження в тексті повідомлення натисніть Enter , і вуаля:

Переваги одноразове налаштування

Недоліки кількість текстових шаблонів обмежена кількістю комбінацій клавіш, які ви можете запам'ятати.

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2010

Канцелярське приладдя Outlook

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Канцтовари в Microsoft Outlook використовується для створення персоналізованих електронних листів у форматі HTML з власними фонами, шрифтами, кольорами і т.д. Замість або на додаток до різних елементів оформлення можна також включити текст, і він буде автоматично вставлений в повідомлення при виборі канцелярського файлу.

Ви починаєте зі створення нового листа, оформлення його макету та набору шаблонного тексту. Немає сенсу визначати тему або будь-які інші поля листа, оскільки при використанні канцелярського шрифту ця інформація з'являється у верхній частині тексту листа.

Коли будете готові, збережіть своє повідомлення ( Файл > Зберегти як ) у вигляді HTML-файлу на адресу Канцтовари папка тут:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Після збереження ви можете вибрати канцелярське приладдя наступним чином: Головна сторінка вкладка> Новинки > Використання повідомлень електронної пошти > Більше канцтоварів Нещодавно використані канцелярські файли з'являться безпосередньо в Використання повідомлень електронної пошти меню:

Ви також можете вибрати певну канцелярську тему як тему за замовчуванням для всіх нових повідомлень, які ви створюєте.

Ось приклад того, як може виглядати ваш шаблон службового повідомлення в Outlook:

Переваги широкі можливості форматування завдяки підтримці HTML

Недоліки кількість кліків для збереження та доступу до канцелярських файлів є набагато більшою, ніж насправді потрібно

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2007

Користувацькі форми в Outlook

Скажу відразу - ця методика призначена для професіоналів. Створення користувацької форми набагато складніше, ніж будь-який інший спосіб, розглянутий в цьому уроці, і може зажадати навичок програмування на VBA. Для початку включіть функцію Розробник у вкладці Outlook. Потім натисніть Створити форму виберіть одну зі стандартних форм як основу для своєї власної форми, додайте поля, елементи керування, можливо, код, встановіть атрибути та опублікуйте свою форму. Звучить незрозуміло і незрозуміло? Дійсно, потрібен час, щоб розібратися в цьому питанні.

Переваги дуже потужна функція з великою кількістю опцій

Недоліки крута крива навчання

Підтримувані версії : Outlook 365 - 2007

Загальні шаблони листів

Вірте чи ні, але цим рішенням із задоволенням користуються як новачки, так і гуру. Початківці оцінять простоту - початок роботи з Shared Email Templates досить інтуїтивно зрозумілий, щоб відразу перейти до нього. Експерти Outlook можуть використовувати безліч розширених функцій, таких як створення персоналізованих відповідей за допомогою макросів, налаштування заздалегідь визначених, заповнюваних і випадаючих полів, витягуванняінформація з наборів даних та багато іншого.

На відміну від вбудованих функцій, Shared Email Templates надає всю функціональність безпосередньо у вікні повідомлення! Тепер ви можете створювати, редагувати та використовувати свої шаблони миттєво, без перемикання між різними вкладками та копання в меню.

До створювати новий шаблон, просто виберіть потрібний контент (текст, зображення, посилання тощо) у повідомленні та натисніть Новий шаблон.

До вставка шаблону в повідомлення, натисніть кнопку Паста або двічі клацніть по назві шаблону.

Переваги :

• Швидко і зручно створювати.
• Вставити в повідомлення кліком.
• Використовуйте особисто або поділіться з вашою командою.
• Додайте текстові поля, що заповнюються, та списки, що випадають.
• Заповнення полів електронної пошти, вставка зображень та прикріплення файлів відбувається автоматично.
• Застосовуйте базове форматування у вбудованому редакторі для створення складних дизайнів за допомогою HTML.
• Посилання на ваш Проекти і використовуйте будь-які чернетки Outlook як шаблони листів.
• Для швидких відповідей використовуйте комбінації клавіш.
• Отримуйте доступ до своїх шаблонів з будь-якого пристрою, будь то Windows, Mac або Outlook Online.

Недоліки протестуйте і повідомте нам :)

Підтримувані версії : Outlook для Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows і Mac, Outlook в Інтернеті

Як отримати Оберіть план передплати або завантажте безкоштовну версію з Microsoft AppSource.

Ось так можна створити шаблон листа в Outlook. Сподіваюся, наш урок допоможе вам вибрати улюблену техніку. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!