Tento článok predstavuje desať úžasných funkcií, o ktorých možno neviete, ale ktoré vám môžu ušetriť obrovské množstvo času pri vybavovaní bežných e-mailov.

Ak hlavnú časť vašej online komunikácie tvoria opakujúce sa e-maily, je len prirodzené, že sa snažíte túto časť svojej práce optimalizovať. Odpovedanie pomocou šablóny môže byť skvelou alternatívou k zdĺhavému písaniu e-mailov od nuly kláves po klávese.

Šablóny aplikácie Outlook

E-mailové šablóny v programe Outlook sú ako šablóny dokumentov v programe Word alebo šablóny pracovných hárkov v programe Excel. Ak často posielate rovnaké alebo veľmi podobné správy rôznym ľuďom, môžete jednu z takýchto správ uložiť ako šablónu kliknutím na tlačidlo Súbor > Uložiť ako > Šablóna programu Outlook (*.oft) A potom namiesto toho, aby ste e-mail písali od začiatku, začnete so šablónou, v prípade potreby ju prispôsobíte a stlačíte Odoslať Správa sa vypne, ale šablóna zostane pripravená na ďalšie použitie.

V predvolenom nastavení sú všetky šablóny programu Outlook uložené do nižšie uvedeného priečinka. Toto by sa nemalo meniť, inak nebudete môcť otvoriť svoju šablónu z programu Outlook.

C:\Users\Názov užívateľa\AppData\Roaming\Microsoft\Šablóny

Výhody :

• Jednoduché vytváranie a ukladanie.
• Polia adresy (To, Cc a Bcc), riadok predmetu a dokonca aj odosielajúci účet môžu byť preddefinované.
• Šablóny správ môžu obsahovať prílohy, grafiku a formátovanie, napríklad písma, farby pozadia atď.

Nevýhody : obťažujúce používanie - ak chcete otvoriť šablónu, musíte sa ponoriť pomerne hlboko do menu.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2010

Podrobný výukový program : Ako vytvárať a používať e-mailové šablóny aplikácie Outlook

E-mailové šablóny vo webovej aplikácii Outlook.com

Webová aplikácia Outlook.com má tiež šablóny e-mailov. V porovnaní so súbormi .oft v počítačovej verzii si ich otvorenie nevyžaduje množstvo kliknutí na ponuku. Možnosti tu však nie sú také rozsiahle - šablóna môže obsahovať malé obrázky a základné formátovanie, ale nie je možné prednastaviť e-mailové polia alebo pripojiť súbory.

Podobne ako mnoho iných užitočných funkcií, aj táto je skrytá pred okamžitým pohľadom. Ak ju chcete využiť, musíte urobiť toto:

V pravom dolnom rohu Nová správa kliknite na tlačidlo elipsy (...) a potom kliknite na Moje šablóny .

Stránka Moje šablóny sa zobrazí niekoľko predvolených vzoriek pripravených na použitie. Ak chcete vytvoriť vlastnú vzorku, kliknite na + Šablóna tlačidlo a do príslušných polí zadajte názov a telo šablóny. Alebo môžete napísať a naformátovať text v okne správy a potom skopírovať/vložiť - všetko formátovanie sa zachová.

Ak chcete šablónu vložiť do e-mailu, stačí kliknúť na jej názov na paneli.

Výhody : jednoduché a intuitívne

Nevýhody : obmedzené možnosti

Podporované verzie : webová aplikácia Outlook.com

Rýchle diely a AutoText

Rýchle časti sú opakovane použiteľné úryvky obsahu, ktoré možno rýchlo pridať do e-mailovej správy, schôdzky, kontaktu, žiadosti o stretnutie a úlohy. Okrem textu môžu obsahovať aj grafiku, tabuľky a vlastné formátovanie. Zatiaľ čo šablóny .oft majú tvoriť celú správu, rýchle časti sú akési menšie stavebné bloky.

Rýchle časti sú modernou náhradou AutoTextu v programe Outlook 2003 a starších verziách. V posledných verziách sú k dispozícii oba typy. Jediný rozdiel medzi nimi je, že položky sa nachádzajú v rôznych galériách. Vo všetkých ostatných ohľadoch sú Rýchle časti a AutoText v podstate rovnaké.

Ak chcete vytvoriť novú položku, zadajte text do správy, vyberte ho a kliknite na tlačidlo Vložte karta> Rýchle diely > Uloženie výberov do galérie rýchlych dielov .

Ak chcete do e-mailu vložiť rýchlu časť, vyberte potrebnú časť z galérie.

Alebo môžete do správy zadať názov rýchlej časti (nie nevyhnutne celý názov, len jeho jedinečnú časť) a stlačiť kláves F3 . V programe Outlook 2016 a novších verziách sa po začatí písania názvu zobrazí ponuka a vy môžete jednoducho stlačiť kláves Enter, aby ste vložili celý text.

Rýchle diely sa nachádzajú v NormalEmail.dotm súbor, ktorý je tu uložený:

C:\Users\%užívateľské meno%\AppData\Roaming\Microsoft\Šablóny\

Na zálohovať rýchlych častí, skopírujte tento súbor na miesto uloženia. export do iného počítača, vložte ho do Šablóny v inom počítači.

Výhody : veľmi jednoduché a jednoduché

Nevýhody :

• Nie je k dispozícii možnosť vyhľadávania. Ak máte v galérii viacero kusov, môže byť problém nájsť ten, ktorý potrebujete.
• Obsah rýchlej časti nie je možné upraviť - môžete ho len nahradiť novým.
• Nie je možné pridávať prílohy.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2007

Komplexný tutoriál : Rýchle časti programu Outlook a automatický text

E-mailové šablóny Rýchle kroky

Rýchle kroky sú akési skratky, ktoré umožňujú vykonať viacero akcií pomocou jediného príkazu. Jednou z takýchto akcií môže byť odpoveď pomocou šablóny alebo vytvorenie nového e-mailu na základe šablóny. Okrem textu správy môžete predvyplniť položky To, Cc, Bcc a Subject, nastaviť príznak sledovania a dôležitosť.

Ak chcete vytvoriť šablónu rýchleho kroku, kliknite na Vytvoriť nový v rámci Rýchle kroky v políčku na Domov a potom vyberte jednu z nasledujúcich akcií: Nová správa , Odpoveď , Odpovedať všetko alebo Forward V Upraviť okna, zadajte text šablóny do príslušného poľa, nakonfigurujte všetky ďalšie možnosti, ktoré považujete za vhodné, a dajte šablóne nejaký opisný názov. Prípadne priraďte jednu z preddefinovaných klávesových skratiek.

Tu je príklad aplikácie Outlook šablóna odpovede :

Po nastavení sa váš nový rýchly krok okamžite zobrazí v galérii. Stačí naň kliknúť alebo stlačiť priradenú kombináciu klávesov a všetky akcie sa vykonajú naraz.

Výhody :

• Môžete vytvárať rôzne šablóny pre nové e-maily, odpovede a preposielanie.
• Nielen text správy, ale takmer všetky e-mailové polia možno prednastaviť.
• Tým istým rýchlym krokom možno vykonať viacero akcií, napr. odpovedať na správu pomocou šablóny a presunúť pôvodnú správu do iného priečinka.
• Dá sa rýchlo vykonať pomocou klávesovej skratky.

Nevýhody : e-mailová šablóna môže byť len obyčajný text.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2010

Koncový výukový program : Rýchle kroky aplikácie Outlook

Návrhy aplikácie Outlook ako šablóny

Koncepty v programe Outlook nie sú nič iné ako neodoslané e-maily. Zvyčajne ide o nedokončené správy, ktoré Outlook ukladá automaticky alebo ručne. Kto však hovorí, že dokončený koncept nemožno použiť ako e-mailovú šablónu?

Krása tejto metódy spočíva v tom, že môžete vytvoriť opakovane použiteľnú šablónu návrhu e-mailu presne tak, ako by ste to robili bežne - napísať text do tela správy, vyplniť e-mailové polia, pripojiť súbory, vložiť obrázky, použiť požadované formátovanie atď. Keď je správa pripravená, neodosielajte ju. Namiesto toho kliknite na tlačidlo Uložiť alebo stlačte klávesovú skratku Ctrl + S, aby ste správu uložili do Návrhy Ak máte v priečinku príliš veľa položiek. Návrhy môžete mať šablóny v samostatnom podpriečinku (podpriečinkoch) alebo im priradiť kategórie.

Keď budete chcieť nabudúce poslať niekomu konkrétnu správu, prejdite do Návrhy a otvorte túto správu. Kľúčovou vecou je, že neodošlete svoj návrh, ale dopredu to! Pri preposielaní návrhu Outlook vytvorí jeho kópiu a zachová pôvodnú správu pre budúce použitie. Okrem toho sa nad text návrhu nepridajú žiadne informácie v záhlaví, ako sa to bežne robí pri preposielaní prichádzajúceho e-mailu. Ani v riadku predmetu nebude predponou "FW:".

Možno vás zaujíma, ako preposlať koncept v programe Outlook? Je to oveľa jednoduchšie, ako si myslíte :)

• Otvorte návrh správy dvojitým kliknutím.
• Umiestnite kurzor do ľubovoľného e-mailového poľa, nie do tela, a stlačte klávesovú skratku Ctrl + F . Forward na panel nástrojov rýchleho prístupu a kliknite naň.

  

Výhody : veľmi pohodlné vytváranie, úprava a organizácia.

Nevýhody : aby ste zachovali svoju šablónu, nezabudnite preposlať návrh, nie ho odoslať.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2000

Viac informácií : Používanie návrhov aplikácie Outlook ako šablón e-mailov

Šablóny podpisov aplikácie Outlook

Podpis je tradičným prvkom písomnej komunikácie a väčšina používateľov aplikácie Outlook má predvolený podpis pridaný do svojich e-mailov automaticky. Nič vám však nebráni mať viac ako jeden podpis a uvádzať aj iné informácie ako štandardné kontaktné údaje.

Podpis môžete vytvoriť ako celú šablónu e-mailu a vložiť ho do správy doslova na pár kliknutí ( Správa karta> Podpis ).

Upozornenie! Okrem textu správy nezabudnite v každom vytváranom podpise uviesť svoje štandardné údaje. Keď si pre konkrétnu správu vyberiete iný podpis, predvolený podpis sa automaticky odstráni.

Výhody : veľmi rýchle a pohodlné použitie

Nevýhody : do tela správy môžete pridať iba informácie, ale nemôžete vopred definovať e-mailové polia.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2000

Podrobný výukový program : Ako vytvárať a používať podpisy programu Outlook

AutoCorrect

Hoci funkcia AutoCorrect nebola pôvodne navrhnutá na použitie ako textové šablóny, umožňuje okamžite vložiť určitý text prostredníctvom priradeného kľúčového slova alebo kódu. Môžete si ju predstaviť ako zjednodušenú verziu funkcie AutoText alebo Quick Parts.

Funguje to takto: k nejakému textu priradíte kľúčové slovo, ktoré môže byť ľubovoľne dlhé (samozrejme, v rozumnej miere) a naformátované ľubovoľným spôsobom. V správe zadáte kľúčové slovo, stlačíte kláves Enter alebo medzerník a kľúčové slovo sa okamžite nahradí vaším textom.

Otvorenie AutoCorrect dialógové okno, prejdite do Súbor karta> Možnosti > Mail > Pravopis a automatická oprava... tlačidlo> Overovanie > Možnosti automatickej opravy... tlačidlo.

Ak chcete nakonfigurovať novú položku, postupujte takto:

• V Vymeňte stránku zadajte do poľa kľúčové slovo , čo je akási skratka, ktorá spustí nahradenie. Len pre ňu nepoužívajte žiadne skutočné slovo - nechcete, aby sa kľúčové slovo nahradilo dlhším textom, keď v skutočnosti chcete, aby sa nahradilo samotné slovo. Je dobré pred kľúčové slovo predradiť nejaký špeciálny symbol. Môžete napríklad použiť #warn , !warn alebo [upozorniť] pre Dôležité upozornenie!
• V S zadajte do poľa text šablóny .
• Po dokončení kliknite na tlačidlo Pridať .

Tip. Ak chcete formátovaný text ako na obrázku nižšie, potom najprv napíšte náhradný text do správy, vyberte ho a potom otvorte dialógové okno AutoCorrect. Váš text šablóny sa automaticky pridá do S Ak chcete zachovať formátovanie, uistite sa, že Formátovaný text je vybraté prepínacie tlačidlo a kliknite na tlačidlo Pridať .

A teraz zadajte #warn v tele správy, stlačte kláves Enter a voilà:

Výhody : jednorazové nastavenie

Nevýhody : počet textových šablón je obmedzený počtom skratiek, ktoré si môžete zapamätať.

Podporované verzie : Outlook 365 - 2010

Kancelárske potreby Outlook

Stránka Kancelárske potreby Funkcia v aplikácii Microsoft Outlook slúži na vytváranie personalizovaných e-mailov vo formáte HTML s vlastným pozadím, písmom, farbami atď. Namiesto rôznych prvkov dizajnu alebo ako doplnok k nim môžete uviesť aj text, ktorý sa automaticky vloží do správy po výbere kancelárskeho súboru.

Začínate vytvorením novej správy, návrhom jej rozloženia a zadaním textu šablóny. Nemá zmysel definovať predmet ani žiadne iné polia e-mailu, pretože pri použití tlačiva sa tieto informácie zobrazia v hornej časti tela správy.

Keď ste pripravení, uložte správu ( Súbor > Uložiť ako ) ako súbor HTML do Kancelárske potreby priečinok tu:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Po uložení si môžete vybrať písacie potreby nasledujúcim spôsobom: Domov karta> Nové položky > Používanie e-mailovej správy > Viac kancelárskych potrieb . Nedávno použité kancelárske súbory sa zobrazia priamo v Používanie e-mailovej správy menu:

Môžete si tiež vybrať určitý kancelársky papier ako predvolenú tému pre všetky nové správy, ktoré vytvárate.

Tu je príklad toho, ako môže vyzerať šablóna správy aplikácie Outlook:

Výhody : bohaté možnosti formátovania vďaka podpore HTML

Nevýhody : počet kliknutí na uloženie a prístup k súborom kancelárskych potrieb je oveľa väčší, než je skutočne potrebné

Podporované verzie : Outlook 365 - 2007

Vlastné formuláre v programe Outlook

Poviem to vopred - táto technika je určená pre profesionálov. Navrhnúť vlastný formulár je oveľa zložitejšie ako ktorákoľvek iná metóda, o ktorej sa hovorí v tomto návode, a môže si vyžadovať programátorské zručnosti vo VBA. Na začiatok povoľte Vývojár v programe Outlook. Potom kliknite na položku Navrhnúť formulár , vyberte si jeden zo štandardných formulárov ako základ pre svoj vlastný formulár, pridajte polia, ovládacie prvky a prípadne kód, nastavte atribúty a zverejnite svoj formulár. Znie to mätúco a nejasne? Skutočne to bude chvíľu trvať, kým na túto vec prídete.

Výhody : veľmi výkonná funkcia s množstvom možností

Nevýhody : strmá krivka učenia

Podporované verzie : Outlook 365 - 2007

Zdieľané e-mailové šablóny

Verte tomu alebo nie, toto riešenie je radosť používať tak pre začiatočníkov, ako aj pre guru. Začiatočníci ocenia jednoduchosť - začiatok používania zdieľaných e-mailových šablón je dostatočne intuitívny na to, aby ste sa doň mohli hneď pustiť. Experti na aplikáciu Outlook môžu využívať mnohé pokročilé funkcie, ako je napríklad vytváranie personalizovaných odpovedí pomocou makier, konfigurácia preddefinovaných, vypĺňateľných a rozbaľovacích polí, vyťahovanieinformácie zo súborov údajov a mnohé ďalšie.

Na rozdiel od vstavaných funkcií prinášajú zdieľané e-mailové šablóny všetky funkcie priamo do okna správy! Teraz môžete vytvárať, upravovať a používať svoje šablóny v okamihu, bez toho, aby ste museli prepínať medzi rôznymi kartami a hĺbať v ponukách.

Na vytvoriť novú šablónu, jednoducho vyberte požadovaný obsah (text, obrázky, odkazy atď.) v správe a kliknite na tlačidlo Nová šablóna.

Na vložte šablónu do správy, kliknite na Vložiť alebo dvakrát kliknite na názov šablóny.

Výhody :

• Rýchle a pohodlné vytváranie.
• Vloženie do správy jedným kliknutím.
• Používajte ho osobne alebo ho zdieľajte so svojím tímom.
• Pridanie vyplniteľných textových polí a rozbaľovacích zoznamov.
• Vyplňte e-mailové polia, vkladajte obrázky a automaticky pripájajte súbory.
• Použite základné formátovanie v rámci editora na mieste a vytvárajte sofistikované návrhy pomocou jazyka HTML.
• Prepojenie na váš Návrhy a použite niektorý z návrhov aplikácie Outlook ako šablónu e-mailu.
• Používajte skratky na rýchle odpovede.
• Prístup k šablónam z ľubovoľného zariadenia, či už je to Windows, Mac alebo Outlook Online.

Nevýhody : môžete otestovať a dať nám vedieť :)

Podporované verzie : Outlook pre Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows a Mac, Outlook na webe

Ako získať : Vyberte si plán predplatného alebo si stiahnite bezplatnú verziu zo služby Microsoft AppSource.

Takto sa vytvára šablóna e-mailu v programe Outlook. Dúfam, že vám náš návod pomôže pri výbere vašej obľúbenej techniky. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa na našom blogu uvidíme budúci týždeň!