Bu makale, bilmiyor olabileceğiniz, ancak rutin e-postalarla uğraşırken size muazzam miktarda zaman kazandırabilecek on şaşırtıcı özelliği sergiliyor.

Çevrimiçi iletişiminizin önemli bir kısmı tekrar eden e-postalardan oluşuyorsa, işinizin bu kısmını optimize etmeye çalışmanız çok doğaldır. Şablonla yanıt vermek, e-postaları sıfırdan ve sıkıcı bir şekilde tek tek tuşlara basarak oluşturmaya harika bir alternatif olabilir.

Outlook şablonları

Outlook'taki e-posta şablonları Word'deki belge şablonları veya Excel'deki çalışma sayfası şablonları gibidir. Farklı kişilere sık sık aynı veya çok benzer iletiler gönderiyorsanız, bu iletilerden birini şablon olarak Dosya > Farklı kaydet > Outlook Şablonu (*.oft) . Ve sonra, sıfırdan bir e-posta oluşturmak yerine, bir şablonla başlar, gerekirse özelleştirir ve Gönder Mesaj söner, ancak şablon bir sonraki kullanım için hazır halde kalır.

Varsayılan olarak, tüm Outlook şablonları aşağıdaki klasöre kaydedilir. Bu değiştirilmemelidir, aksi takdirde şablonunuzu Outlook içinden açamazsınız.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Avantajlar :

• Oluşturması ve kaydetmesi kolay.
• Adres alanları (Kime, Bilgi ve Gizli), Konu satırı ve hatta gönderen hesap önceden tanımlanabilir.
• Mesaj şablonlarınız ekler, grafikler ve yazı tipleri, arka plan renkleri vb. gibi biçimlendirmeler içerebilir.

Dezavantajlar : kullanımı zahmetli - bir şablonu açmak için menülerin oldukça derinine inmeniz gerekiyor.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2010

Derinlemesine eğitim : Outlook e-posta şablonları nasıl oluşturulur ve kullanılır

Outlook.com web uygulamasında e-posta şablonları

Outlook.com web uygulamasında da e-posta şablonları vardır. Masaüstü sürümündeki .oft dosyalarıyla karşılaştırıldığında, bunların açılması için bir ton menü tıklaması gerekmez. Ancak, buradaki seçenekler çok kapsamlı değildir - bir şablon küçük resimler ve temel biçimlendirme içerebilir, ancak e-posta alanlarını önceden ayarlamak veya dosya eklemek mümkün değildir.

Diğer birçok kullanışlı özellik gibi, bu özellik de hemen görülemeyecek şekilde gizlenmiştir. Bu özellikten yararlanmak için yapmanız gereken şey şudur:

Ekranın sağ alt köşesinde Yeni Mesaj penceresinde üç nokta düğmesine (...) tıklayın ve ardından Benim Şablonlarım .

Bu Benim Şablonlarım bölmesi, kullanıma hazır birkaç varsayılan örnekle birlikte görünecektir. Kendi örneğinizi oluşturmak için + Şablon düğmesine basın ve ilgili kutulara şablonun başlığını ve gövdesini girin. Veya mesaj penceresinde metin yazıp biçimlendirebilir ve ardından kopyalayıp yapıştırabilirsiniz - tüm biçimlendirme korunacaktır.

Şablonun bir e-postaya eklenmesini sağlamak için bölmedeki adına tıklamanız yeterlidir.

Avantajlar : basit ve sezgisel

Dezavantajlar : sınırlı seçenekler

Desteklenen sürümler : Outlook.com web uygulaması

Hızlı Parçalar ve Otomatik Metin

Hızlı Parçalar, bir e-posta mesajına, randevuya, kişiye, toplantı talebine ve göreve hızlı bir şekilde eklenebilen yeniden kullanılabilir içerik parçacıklarıdır. Metnin yanı sıra grafikler, tablolar ve özel biçimlendirme de içerebilirler. .oft şablonlarının tüm bir mesajı oluşturması amaçlanırken, hızlı parçalar bir tür küçük yapı taşlarıdır.

Hızlı Parçalar, Outlook 2003 ve önceki sürümlerde Otomatik Metin'in modern ikamesidir. Son sürümlerde her iki tür de mevcuttur. Aralarındaki tek fark, öğelerin farklı galerilerde bulunmasıdır. Diğer tüm açılardan, Hızlı Parçalar ve Otomatik Metin esasen aynıdır.

Yeni bir öğe oluşturmak için metninizi bir mesaja yazın, seçin ve Ekleme tab> Hızlı Parçalar > Seçimleri Hızlı Parça Galerisine Kaydetme .

Bir e-postaya hızlı bir parça eklemek için galeriden gerekli olanı seçin.

Ya da bir iletideki hızlı bölüm adını (adın tamamı değil, yalnızca benzersiz bir bölümü) yazıp F3 tuşuna basabilirsiniz. Outlook 2016 ve sonraki sürümlerde, adı yazmaya başladığınızda bir öneri açılır ve metnin tamamını eklemek için Enter tuşuna basmanız yeterlidir.

Hızlı Parçalar şurada bulunur NormalEmail.dotm dosyası, burada saklanır:

C:\Users\%kullanıcıadı%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

için yedekle hızlı parçalarınız için bu dosyayı bir kaydetme konumuna kopyalayın. ihracat başka bir bilgisayara aktarın ve Şablonlar klasörünü başka bir bilgisayarda açın.

Avantajlar : çok basit ve anlaşılır

Dezavantajlar :

• Arama seçeneği yok. Galeride birden fazla parçanız varsa, ihtiyacınız olanı bulmak sorun olabilir.
• Hızlı bir parçanın içeriğini düzenlemek mümkün değildir - yalnızca yenisiyle değiştirebilirsiniz.
• Eklenti eklemek mümkün değildir.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2007

Kapsamlı eğitim : Outlook Hızlı Parçalar ve Otomatik Metin

Hızlı Adımlar e-posta şablonları

Hızlı Adımlar, tek bir komutla birden fazla eylem gerçekleştirmeye olanak tanıyan bir tür kısayoldur. Bu tür eylemlerden biri şablonla yanıtlama veya bir şablona dayalı olarak yeni bir e-posta oluşturma olabilir. Mesaj metninin yanı sıra, Kime, Bilgi, Gizli ve Konuyu önceden doldurabilir, bir takip bayrağı ve önemi ayarlayabilirsiniz.

Hızlı bir adım şablonu oluşturmak için Yeni Oluştur içinde Hızlı Adımlar kutusunun üzerinde Ev sekmesine gidin ve ardından aşağıdaki eylemlerden birini seçin: Yeni Mesaj , Yanıtla , Hepsini yanıtla veya İleri . içinde Düzenle penceresini açın, şablonunuzun metnini ilgili kutuya yazın, uygun olduğunu düşündüğünüz diğer seçenekleri yapılandırın ve şablonunuza açıklayıcı bir ad verin. İsteğe bağlı olarak, önceden tanımlanmış kısayol tuşlarından birini atayın.

İşte Outlook'a bir örnek cevap şablonu :

Ayarlandıktan sonra, yeni hızlı adımınız hemen galeride görünecektir. Sadece üzerine tıklayın veya atanan tuş kombinasyonuna basın ve tüm eylemler bir kerede yürütülecektir.

Avantajlar :

• Yeni e-postalar, yanıtlar ve iletiler için farklı şablonlar oluşturulabilir.
• Sadece mesaj metni değil, neredeyse tüm e-posta alanları önceden ayarlanabilir.
• Aynı hızlı adımla birden fazla eylem gerçekleştirilebilir, örneğin bir mesajı şablonla yanıtlamak ve orijinal mesajı başka bir klasöre taşımak gibi.
• Bir klavye kısayolu ile hızlıca çalıştırılabilir.

Dezavantajlar : e-posta şablonu yalnızca düz metin olabilir.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2010

Uçtan uca eğitim : Outlook Hızlı Adımlar

Şablon olarak Outlook taslakları

Outlook'taki taslaklar gönderilmemiş e-postalardan başka bir şey değildir. Bunlar genellikle Outlook tarafından otomatik olarak veya sizin tarafınızdan manuel olarak kaydedilen tamamlanmamış iletilerdir. Ancak son haline getirilmiş bir taslağın e-posta şablonu olarak kullanılamayacağını kim söylüyor?

Bu yöntemin güzelliği, normalde yaptığınız gibi yeniden kullanılabilir bir taslak e-posta şablonu oluşturabilmenizdir - mesaj gövdesine metni yazın, e-posta alanlarını doldurun, dosya ekleyin, resim ekleyin, istediğiniz biçimlendirmeyi uygulayın, vb. Mesajınız hazır olduğunda, göndermeyin. Kaydet düğmesine basın veya mesajı kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına basın. Taslaklar klasörünüzde çok fazla öğe varsa Taslaklar klasörünü kullanıyorsanız, şablonlarınızı ayrı bir alt klasörde tutabilir veya bunlara kategoriler atayabilirsiniz.

Bir dahaki sefere birine belirli bir mesaj göndermek istediğinizde Taslaklar Önemli olan taslağınızı göndermemeniz, ancak ileri Bir taslağı iletirken, Outlook ileride kullanmak üzere orijinal iletiyi saklayarak bir kopyasını oluşturur. Ayrıca, normalde gelen bir e-postayı iletirken yapıldığı gibi, taslak metninin üzerine hiçbir başlık bilgisi eklenmez. Konu satırının başına da "FW:" eklenmez.

Outlook'ta bir taslağı nasıl ileteceğinizi merak ediyor olabilirsiniz? Düşündüğünüzden çok daha kolay :)

• Taslak mesajınızı çift tıklayarak açın.
• İmleci gövdede olmayan herhangi bir e-posta alanının içine getirin ve Ctrl + F tuşlarına basın. İleri düğmesini Hızlı Erişim Araç Çubuğuna ekleyin ve üzerine tıklayın.

  

Avantajlar : oluşturmak, düzenlemek ve organize etmek için çok uygun.

Dezavantajlar : Şablonunuzu korumak için, taslağı göndermeyi değil, iletmeyi unutmayın.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2000

Daha fazla bilgi : Outlook taslaklarını e-posta şablonu olarak kullanma

Outlook imza şablonları

İmza, yazılı iletişimin geleneksel bir unsurudur ve çoğu Outlook kullanıcısının e-postalarına otomatik olarak eklenen varsayılan bir imzası vardır. Ancak birden fazla imzaya sahip olmanızı ve standart iletişim bilgileri dışında bilgiler eklemenizi engelleyecek hiçbir şey yoktur.

Bir imzayı tüm bir e-posta şablonu olarak oluşturabilir ve kelimenin tam anlamıyla birkaç tıklama ile bir mesaja ekleyebilirsiniz ( Mesaj tab> İmza ).

Dikkat! Mesaj metninin yanı sıra, oluşturduğunuz her imzaya standart bilgilerinizi eklediğinizden emin olun. Belirli bir mesaj için farklı bir imza seçtiğinizde, varsayılan imza otomatik olarak kaldırılır.

Avantajlar : kullanımı çok hızlı ve rahat

Dezavantajlar : yalnızca mesaj gövdesine bilgi ekleyebilirsiniz, ancak e-posta alanlarını önceden tanımlayamazsınız.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2000

Derinlemesine eğitim : Outlook imzaları nasıl oluşturulur ve kullanılır

Otomatik Düzeltme

Otomatik Düzelt özelliği başlangıçta metin şablonları olarak kullanılmak üzere tasarlanmamış olsa da, belirli bir metni atanmış bir anahtar kelime veya kod aracılığıyla anında eklemenize olanak tanır. Bunu Otomatik Metin veya Hızlı Parçalar'ın basitleştirilmiş bir sürümü olarak düşünebilirsiniz.

Şöyle çalışır: Bir metne bir anahtar kelime atarsınız, bu kelime istediğiniz kadar uzun olabilir (elbette makul bir şekilde) ve istediğiniz şekilde biçimlendirilebilir. Bir mesajda anahtar kelimeyi yazarsınız, Enter tuşuna veya boşluk çubuğuna basarsınız ve anahtar kelime anında metninizle değiştirilir.

Açmak için Otomatik Düzeltme iletişim penceresine gidin ve Dosya tab> Seçenekler > Posta > Yazım ve Otomatik Düzeltme... düğme> Kanıtlama > Otomatik Düzeltme Seçenekleri... Düğme.

Yeni bir giriş yapılandırmak için aşağıdakileri yapın:

• İçinde Değiştirin alanına anahtar kelime Bu, değiştirmeyi tetikleyecek bir tür kısayoldur. Sadece bunun için gerçek bir kelime kullanmayın - aslında bu kelimenin kendisini istediğinizde anahtar kelimenin daha uzun bir metinle değiştirilmesini istemezsiniz. Anahtar kelimenizin önüne özel bir sembol eklemek iyi bir fikirdir. Örneğin, şunları kullanabilirsiniz #uyar , !uyar veya [uyar] için Önemli uyarı!
• İçinde ile alanına şablon metni .
• Bitirdiğinizde, tıklayın Ekle .

İpucu. Eğer isterseniz biçimlendirilmiş metin Aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi, önce bir mesaja değiştirme metnini yazın, seçin ve ardından Otomatik Düzelt iletişim kutusunu açın. Şablon metniniz otomatik olarak ile kutusunu işaretleyin. Biçimlendirmeyi korumak için Biçimlendirilmiş metin radyo düğmesini seçin ve Ekle .

Ve şimdi, yazın #uyar mesaj gövdesinde Enter tuşuna basın ve işte:

Avantajlar : tek seferlik kurulum

Dezavantajlar : metin şablonlarının sayısı hatırlayabileceğiniz kısayolların sayısı ile sınırlıdır.

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2010

Outlook Kırtasiye

Bu Kırtasiye Malzemeleri Microsoft Outlook'taki özellik, kendi arka planlarınız, yazı tipleriniz, renkleriniz vb. ile kişiselleştirilmiş HTML biçimli e-postalar oluşturmak için kullanılır. Çeşitli tasarım öğeleri yerine veya bunlara ek olarak metin de ekleyebilirsiniz ve bir kırtasiye dosyası seçtiğinizde otomatik olarak bir iletiye eklenir.

Yeni bir mesaj oluşturarak, düzenini tasarlayarak ve şablon metnini yazarak başlarsınız. Konu veya diğer e-posta alanlarını tanımlamanın bir anlamı yoktur çünkü bir kırtasiye kullanıldığında, bu bilgiler mesaj gövdesinin en üstünde görünecektir.

Hazır olduğunuzda mesajınızı kaydedin ( Dosya > Farklı kaydet ) bir HTML dosyası olarak Kırtasiye Malzemeleri klasör burada:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Kaydedildikten sonra, kırtasiye malzemelerinizi aşağıdaki şekilde seçebilirsiniz: Ev tab> Yeni Ürünler > E-posta Mesajı Kullanımı > Daha Fazla Kırtasiye Son kullanılan kırtasiye dosyaları doğrudan E-posta Mesajı Kullanımı Menü:

Oluşturduğunuz tüm yeni mesajlar için varsayılan tema olarak belirli bir kırtasiye malzemesini de seçebilirsiniz.

İşte Outlook kırtasiye mesajı şablonunuzun nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Avantajlar : HTML desteği sayesinde zengin biçimlendirme seçenekleri

Dezavantajlar : kırtasiye dosyalarını kaydetmek ve bunlara erişmek için yapılan tıklama sayısı gerçekten ihtiyaç duyulandan çok daha fazla

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2007

Outlook'ta Özel Formlar

Bu teknik profesyoneller içindir. Özel bir form tasarlamak, bu eğitimde tartışılan diğer yöntemlerden çok daha zordur ve VBA programlama becerileri gerektirebilir. Geliştirici sekmesine tıklayın. Ardından Bir Form Tasarlayın Özel formunuz için temel olarak standart formlardan birini seçin, alanlar, denetimler ve muhtemelen kod ekleyin, öznitelikleri ayarlayın ve formunuzu yayınlayın. Kulağa kafa karıştırıcı ve anlaşılmaz mı geliyor? Gerçekten de, bu şeyi anlamak zaman alacaktır.

Avantajlar : çok sayıda seçeneğe sahip çok güçlü bir özellik

Dezavantajlar : dik bir öğrenme eğrisi

Desteklenen sürümler : Outlook 365 - 2007

Paylaşılan E-posta Şablonları

İster inanın ister inanmayın, bu çözümü kullanmak hem acemiler hem de uzmanlar için bir zevktir. Yeni başlayanlar basitliği takdir edeceklerdir - Paylaşılan E-posta Şablonlarını kullanmaya başlamak hemen başlamak için yeterince sezgiseldir. Outlook uzmanları, makrolar yardımıyla kişiselleştirilmiş yanıtlar oluşturma, önceden tanımlanmış, doldurulabilir ve açılır alanları yapılandırma, e-postaları çekme gibi birçok gelişmiş özellikten yararlanabilir.veri kümelerinden bilgi ve çok daha fazlası.

Dahili özelliklerin aksine, Paylaşılan E-posta Şablonları tüm işlevleri doğrudan mesaj penceresine getirir! Artık şablonlarınızı farklı sekmeler arasında ileri geri geçiş yapmadan ve menüleri karıştırmadan bir anda oluşturabilir, düzenleyebilir ve kullanabilirsiniz.

için yaratmak yeni bir şablon oluşturmak için mesajda istediğiniz içeriği (metin, resim, bağlantı vb.) seçip Yeni Şablon.

için Ekle bir mesajın içine bir şablon yerleştirmek için Yapıştır simgesine veya şablon adına çift tıklayın.

Avantajlar :

• Oluşturması hızlı ve rahat.
• Tek bir tıklama ile mesaja ekleyin.
• Kişisel olarak kullanın veya ekibinizle paylaşın.
• Doldurulabilir metin alanları ve açılır listeler ekleyin.
• E-posta alanlarını doldurun, resim ekleyin ve dosyaları otomatik olarak ekleyin.
• HTML kullanarak sofistike tasarımlar oluşturmak için yerinde düzenleyicide temel biçimlendirmeyi uygulayın.
• Sizin için bağlantı Taslaklar klasörüne gidin ve Outlook taslaklarınızdan herhangi birini e-posta şablonu olarak kullanın.
• Hızlı yanıtlar için kısayolları kullanın.
• Şablonlarınıza Windows, Mac veya Outlook Online gibi herhangi bir cihazdan erişin.

Dezavantajlar : test edebilir ve bize bildirebilirsiniz :)

Desteklenen sürümler : Microsoft 365 için Outlook, Outlook 2021 - 2016 Windows ve Mac, Web üzerinde Outlook

Nasıl elde edilir : Abonelik planınızı seçin veya Microsoft AppSource'tan ücretsiz bir sürüm indirin.

Outlook'ta bir e-posta şablonu nasıl oluşturulur. Umarım eğitimimiz en sevdiğiniz tekniği seçmenize yardımcı olur. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmek dileğiyle!