Este artigo mostra dez características sorprendentes que quizais non coñezas, pero que poden aforrarche unha enorme cantidade de tempo ao tratar con correos electrónicos rutineiros.

Se unha gran parte do teu a comunicación en liña son correos electrónicos repetitivos, sería natural que te esforces por optimizar esa parte do teu traballo. Responder cun modelo pode ser unha excelente alternativa para redactar correos electrónicos desde cero dunha forma tediosa pulsación por tecla.

Modelos de Outlook

Os modelos de correo electrónico en Outlook son como un documento. modelos en Word ou modelos de follas de traballo en Excel. Se a miúdo envías mensaxes iguais ou moi similares a persoas diferentes, podes gardar unha destas mensaxes como modelo facendo clic en Ficheiro > Gardar como > Modelo de Outlook (*.of) . E despois, en lugar de redactar un correo electrónico desde cero, comeza cun modelo, personalizao se é necesario e preme Enviar . A mensaxe sae, pero o modelo permanece listo para o seguinte uso.

Por defecto, todos os modelos de Outlook gárdanse no cartafol de abaixo. Isto non se debe cambiar, se non, non poderás abrir o teu modelo desde Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Vantaxes :

• Fácil de crear e gardar.
• Os campos de enderezos (Para, Cc e Cco), a liña de asunto e mesmo a conta de envío pode predefinirse.
• Os modelos de mensaxes poden facelocreando.

  Aquí tes un exemplo de como pode ser o teu modelo de mensaxe de papelería de Outlook:

  

  Vantaxes : unha gran cantidade de opcións de formato debido á compatibilidade con HTML

  Inconvenientes : o número de clics para gardar e acceder aos ficheiros de papelería é moito máis do que realmente se necesita

  Versións compatibles : Outlook 365 - 2007

  Formularios personalizados en Outlook

  Direino de antemán: esta técnica está pensada para profesionais. Deseñar un formulario personalizado é moito máis complicado que calquera outro método discutido neste tutorial e pode requirir habilidades de programación VBA. Para comezar, activa a pestana Desenvolvedor no teu Outlook. A continuación, faga clic en Deseñar un formulario , escolla un dos formularios estándar como base para o seu formulario personalizado, engada campos, controis e posiblemente codifique, estableza atributos e publique o seu formulario. Soa desconcertante e escuro? De feito, levará tempo descubrir esa cousa.

  

  Vantaxes : unha función moi poderosa con moitas opcións

  Inconvenientes : unha curva de aprendizaxe pronunciada

  Versións compatibles : Outlook 365 - 2007

  Modelos de correo electrónico compartido

  Cree ou non, esta solución é unha alegría de usar tanto para novatos como para gurús. Os principiantes apreciarán a sinxeleza: comezar cos modelos de correo electrónico compartido é o suficientemente intuitivo como para botarse a el de inmediato. Os expertos de Outlook poden aproveitar moitas funcións avanzadas, como a creaciónrespostas personalizadas coa axuda de macros, configuración de campos predefinidos, enchibles e despregábeis, extracción de información de conxuntos de datos e moito máis.

  Contraste coas funcións integradas, os modelos de correo electrónico compartido achegan toda a funcionalidade directamente á xanela da mensaxe. ! Agora podes crear, editar e usar os teus modelos en calquera momento, sen cambiar entre as diferentes pestanas nin buscar nos menús.

  Para crear un novo modelo, só tes que seleccionar o contido desexado (texto, imaxes, ligazóns, etc.) nunha mensaxe e faga clic en Novo modelo.

  Para inserir un modelo nunha mensaxe, faga clic no botón Pega a icona ou fai dobre clic no nome do modelo.

  

  Vantaxes :

  • Rápido e cómodo de crear.
  • Insire unha mensaxe cun clic.
  • Usa persoalmente ou comparte co teu equipo.
  • Engade campos de texto que se poden encher e listas despregábeis.
  • Enche os campos de correo electrónico, insira imaxes e adxunta ficheiros automaticamente.
  • Aplica formato básico no editor local para crear deseños sofisticados mediante HTML.
  • Ligazón aos teus borradores e utiliza calquera dos teus borradores de Outlook como modelos de correo electrónico.
  • Usa atallos para respostas rápidas.
  • Accede aos teus modelos desde calquera dispositivo, xa sexa Windows, Mac ou ou Outlook Online.

  Inconvenientes : podes probar e informarnos :)

  Compatibleversións : Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows e Mac, Outlook na web

  Como conseguir : elixe o teu plan de subscrición ou descarga unha versión gratuíta de Microsoft AppSource .

  Así é como crear un modelo de correo electrónico en Outlook. Con sorte, o noso tutorial axudarache a escoller a túa técnica favorita. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!

  contén anexos, gráficos e formato como fontes, cores de fondo, etc.

Inconvenientes : molesto de usar: para abrir un modelo, cómpre afondar bastante no menús.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2010

Titorial en profundidade : Como crear e usar modelos de correo electrónico de Outlook

Modelos de correo electrónico na aplicación web Outlook.com

A aplicación web Outlook.com tamén ten modelos de correo electrónico. En comparación cos ficheiros .oft da versión de escritorio, estes non requiren moitos clics no menú para abrir. Non obstante, as opcións aquí non son tan extensas: un modelo pode conter imaxes pequenas e formato básico, pero non é posible preestablecer campos de correo electrónico nin anexar ficheiros.

Como moitas outras funcións útiles, esta está oculta de inmediato. vista. Para usalo, isto é o que cómpre facer:

Na esquina inferior dereita da xanela Nova mensaxe , faga clic no botón de puntos suspensivos (...) e, a continuación, prema en Os meus modelos .

O panel Os meus modelos aparecerá con algunhas mostras predeterminadas listas para usar. Para facer o teu propio, fai clic no botón + Modelo e introduce o título e o corpo do modelo nas caixas correspondentes. Ou pode escribir e dar formato ao texto na xanela da mensaxe e, a continuación, copiar/pegar: conservarase todo o formato.

Para inserir o modelo nun correo electrónico, só fai clic no seu nome no panel.

Vantaxes :sinxelo e intuitivo

Inconvenientes : opcións limitadas

Versións compatibles : aplicación web Outlook.com

Partes rápidas e texto automático

As pezas rápidas son fragmentos de contido reutilizables que se poden engadir rapidamente a unha mensaxe de correo electrónico, unha cita, un contacto, unha solicitude de reunión e unha tarefa. Ademais do texto, tamén poden incluír gráficos, táboas e formato personalizado. Aínda que os modelos .oft están destinados a constituír unha mensaxe completa, as pezas rápidas son unha especie de bloques de construción máis pequenos.

As pezas rápidas son a substitución moderna do texto automático en Outlook 2003 e anteriores. Nas versións recentes, ambos os tipos están dispoñibles. A única diferenza entre eles é que os elementos residen en diferentes galerías. En todos os demais aspectos, as pezas rápidas e o texto automático son esencialmente iguais.

Para crear un elemento novo, escriba o seu texto nunha mensaxe, selecciónao e faga clic na pestana Inserir > Partes rápidas > Gardar seleccións na Galería de pezas rápidas .

Para poñer unha parte rápida nun correo electrónico, escolla a que necesite na galería.

Ou pode escribir o nome da parte rápida nunha mensaxe (non necesariamente o nome completo, só unha parte única) e premer F3 . En Outlook 2016 e versións posteriores, cando comeces a escribir o nome, aparecerá unha suxestión e simplemente podes premer a tecla Intro para inserir todo o texto.

Rápido. As pezas están situadas no ficheiro NormalEmail.dotm , que éalmacenados aquí:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Para facer unha copia de seguranza das súas pezas rápidas, copie este ficheiro nun gardar localización. Para exportar a outro PC, pégao no cartafol Modelos doutro ordenador.

Vantaxes : moi sinxelo e directo

Inconvenientes :

• Non hai ningunha opción de busca. Se tes varias pezas na galería, pode ser un problema para localizar a que necesitas.
• Non é posible editar o contido dunha parte rápida; só podes substituíla por outra nova.
• Non é posible engadir anexos.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2007

Titorial completo : pezas rápidas de Outlook e Texto automático

Modelos de correo electrónico de pasos rápidos

Os pasos rápidos son unha especie de atallos que permiten realizar varias accións cun só comando. Unha destas accións pode ser responder cun modelo ou crear un novo correo electrónico baseado nun modelo. Ademais do texto da mensaxe, podes encher previamente Para, Cc, CCO e Asunto, establecer unha marca de seguimento e unha importancia.

Para crear un modelo de paso rápido, fai clic en Crear novo dentro a caixa Pasos rápidos da pestana Inicio e, a continuación, escolla unha das seguintes accións: Nova mensaxe , Responder , Responder a todos ou Reenviar . Na xanela Editar , escriba o texto do seu modelo na caixa correspondente, configure calquera outra opción quecrea apropiado e dálle ao teu modelo un nome descritivo. Opcionalmente, asigne unha das teclas de atallo predefinidas.

Aquí tes un exemplo de modelo de resposta de Outlook:

Unha vez configurado, o teu novo un paso rápido aparecerá inmediatamente na galería. Só tes que facer clic nel ou premer a combinación de teclas asignada, e todas as accións executaranse á vez.

Vantaxes :

• Pódense crear diferentes modelos para novos correos electrónicos, respostas e reenvíos.
• Poden predefinir non só o texto da mensaxe, senón case todos os campos de correo electrónico.
• Pódense executar varias accións co mesmo paso rápido, p. responder a unha mensaxe cun modelo e mover a mensaxe orixinal a outro cartafol.
• Pódese executar rapidamente cun atallo de teclado.

Inconvenientes : o modelo de correo electrónico pode só ser texto sen formato.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2010

Titorial de extremo a extremo : pasos rápidos de Outlook

Os borradores de Outlook como modelos

Os borradores de Outlook non son outra cousa que correos electrónicos sen enviar. Normalmente, estas son mensaxes inacabadas que se gardan automaticamente por Outlook ou manualmente por ti mesmo. Pero quen di que un borrador finalizado non se pode usar como modelo de correo electrónico?

A beleza deste método é que pode crear un modelo de correo electrónico de borrador reutilizable exactamente como o faría normalmente: escriba o texto no corpo da mensaxe. , enche os campos de correo electrónico, adxunta ficheiros,inserir imaxes, aplicar o formato desexado, etc. Cando a mensaxe estea lista, non a envíe. Pola contra, faga clic no botón Gardar ou prema Ctrl + S para gardar a mensaxe no cartafol Borradores . Se tes demasiados elementos no teu cartafol Borradores , podes manter os teus modelos nun(s) subcartafoles separados ou asignarlles categorías.

A próxima vez que queiras enviar un unha mensaxe concreta para alguén, vai ao teu cartafol Borradores e abre esa mensaxe. O principal é que non envíes o teu borrador, senón que o reenvíe ! Ao reenviar un borrador, Outlook fai unha copia del conservando a mensaxe orixinal para uso futuro. Ademais, non se engade ningunha información de cabeceira por riba do texto do borrador, como se fai normalmente cando se reenvía un correo electrónico entrante. A liña Asunto tampouco levará o prefixo "FW:".

Quizais se estea preguntando como reenviar un borrador en Outlook? Moito máis doado do que pensas :)

• Abre a túa mensaxe de borrador facendo dobre clic.
• Coloca o cursor dentro de calquera campo de correo electrónico, non no corpo, e preme Ctrl + F . Como alternativa, pode engadir o botón Reenviar á barra de ferramentas de acceso rápido e facer clic nel.

  

Vantaxes : moi cómodo para crear, editar e organizar.

Inconvenientes : para manter o teu modelo, recorda reenviar un borrador, non envialo.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2000

Máis información : UsoOs borradores de Outlook como modelos de correo electrónico

Modelos de sinatura de Outlook

A sinatura é un elemento tradicional da comunicación escrita e a maioría dos usuarios de Outlook engaden automaticamente unha sinatura predeterminada aos seus correos electrónicos. Pero non hai nada que che impida ter máis dunha sinatura e incluír información que non sexa os datos de contacto estándar.

Podes crear unha sinatura como un modelo de correo electrónico completo e inserila nunha mensaxe con literalmente un par de clics (pestana Mensaxe > Sinatura ).

Unha palabra de precaución! Ademais do texto da mensaxe, asegúrate de incluír os teus datos estándar en cada sinatura que esteas creando. Cando escolles unha sinatura diferente para unha mensaxe concreta, a predeterminada elimínase automaticamente.

Vantaxes : moi rápido e cómodo de usar

Inconvenientes : só pode engadir información ao corpo da mensaxe, pero non pode predefinir os campos de correo electrónico.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2000

Titorial en profundidade : Como crear e usar sinaturas de Outlook

Corrección automática

Aínda que a función de corrección automática non foi deseñada orixinalmente para usarse como modelos de texto, permíteche inserir instantaneamente certo texto mediante unha palabra clave asignada ou código. Podes pensar nel como unha versión simplificada do texto automático ou das pezas rápidas.

Así é como funciona: asignas unha palabra clave a algún texto, que pode ser tan longo comoque che guste (razoablemente, por suposto) e formateo como queiras. Nunha mensaxe, escribe a palabra clave, preme a tecla Intro ou a barra espaciadora e a palabra clave substitúese ao instante polo teu texto.

Para abrir a xanela de diálogo Corrección automática , vai á Pestana Ficheiro > Opcións > Correo > Ortografía e corrección automática… Botón > Corrección > Botón Opcións de corrección automática... .

Para configurar unha nova entrada, faga o seguinte:

• No campo Substituír , escriba o palabra clave , que é unha especie de atallo que activará a substitución. Simplemente non use ningunha palabra real para iso; non quere que a palabra clave sexa substituída por un texto máis longo cando realmente quere esa palabra. É unha boa idea prefixar a súa palabra clave con algún símbolo especial. Por exemplo, pode usar #warn , !warn ou [warn] para Advertencia importante!
• En o campo Con , escriba o texto do modelo .
• Cando remate, faga clic en Engadir .

Consello. Se queres texto con formato como na captura de pantalla que aparece a continuación, escribe primeiro o texto de substitución nunha mensaxe, selecciónao e, a continuación, abre o diálogo de corrección automática. O texto do modelo engadirase automaticamente á caixa Con . Para conservar o formato, asegúrese de seleccionar o botón de opción Texto con formato e prema en Engadir .

E agora, escriba #warn no corpo da mensaxe,preme Intro e listo:

Vantaxes : configuración única

Inconvenientes : o número de Os modelos de texto están limitados ao número de atallos que pode lembrar.

Versións compatibles : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

O A función Papelería en Microsoft Outlook úsase para crear correos electrónicos personalizados con formato HTML cos teus propios fondos, fontes, cores, etc. En lugar de ou ademais de varios elementos de deseño, tamén podes incluír texto e inserirase automaticamente. nunha mensaxe cando elixes un ficheiro de papelería.

Comezas creando unha nova mensaxe, deseñando o seu deseño e escribindo o texto do modelo. Non ten sentido definir Asunto ou calquera outro campo de correo electrónico porque cando se usa un artigo de papelería, esta información aparecerá na parte superior do corpo da mensaxe.

Cando estea listo, garda a mensaxe ( Ficheiro > Gardar como ) como ficheiro HTML no cartafol Stationery aquí:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Unha vez gardado, pode seleccionar os seus artigos de papelería do seguinte xeito: pestana Inicio > Novos elementos > Mensaxe de correo electrónico usando > Máis artigos de papelería . Os ficheiros de papelería usados ​​recentemente aparecerán directamente no menú Mensaxes de correo electrónico usando :

Tamén pode escoller un determinado material de papelería como tema predeterminado para todas as mensaxes novas que es