この記事では、あなたが知らないだけで、日常のメール処理にかかる時間を大幅に短縮できるかもしれない、10の素晴らしい機能を紹介します。

もし、あなたのオンライン・コミュニケーションの大部分がメールの繰り返しであるなら、その部分を最適化する努力をするのは当然のことでしょう。 テンプレートによる返信は、キーストロークごとにゼロからメールを作成する面倒な方法の代わりになるものです。

Outlookテンプレート

Outlookのメールテンプレートは、WordのドキュメントテンプレートやExcelのワークシートテンプレートと同じです。 同じメッセージやよく似たメッセージを別の人に送る場合、そのようなメッセージの1つをテンプレートとして保存するには、次のようにクリックします。 ファイル > 名前を付けて保存 > Outlookテンプレート (*.oft) そして、ゼロからメールを作成するのではなく、テンプレートから始めて、必要であればカスタマイズして、次のように入力します。 送信 メッセージは消えますが、テンプレートは残り、次の使用に備えます。

デフォルトでは、すべてのOutlookテンプレートは、以下のフォルダに保存されます。 これを変更すると、Outlook内からテンプレートを開くことができなくなります。

C:\UsersUserNameAppData︓Roaming︓MicrosoftTemplates

メリット :

• 簡単に作成・保存ができる。
• 宛先欄（To、Cc、Bcc）、件名、送信アカウントまで事前に設定することが可能です。
• メッセージのテンプレートには、添付ファイル、グラフィック、フォントや背景色などの書式を含めることができます。

欠点 テンプレートを開くには、メニューのかなり奥まで入り込む必要があり、使い勝手が悪い。

対応バージョン Outlook 365 - 2010

徹底的なチュートリアル : Outlookのメールテンプレートの作成方法と使用方法

Outlook.com ウェブアプリのメールテンプレート

Outlook.comのWebアプリにも、メールテンプレートがあります。デスクトップ版の.oftファイルに比べ、メニューを何度もクリックする必要がありません。 ただし、テンプレートには小さな画像や基本的な書式を設定できますが、メールフィールドやファイルの添付をあらかじめ設定することはできないため、オプションはそれほど豊富ではありません。

他の多くの便利な機能と同様に、この機能もすぐには見えないようになっています。 これを利用するためには、次のようなことが必要です。

の右下にある 新着メッセージ ウィンドウで、省略記号ボタン（...）をクリックし、次に マイテンプレート .

があります。 マイテンプレート をクリックすると、デフォルトのサンプルが表示され、すぐに使用できます。 + テンプレート または、メッセージウィンドウにテキストを入力し、書式を設定した後、コピー＆ペーストすると、書式はすべて保持されます。

メールに挿入するには、ペインでテンプレート名をクリックします。

メリット シンプルで直感的

欠点 : 限られた選択肢

対応バージョン : Outlook.com ウェブアプリ

クイックパーツとオートテキスト

クイックパーツは、再利用可能なコンテンツの断片で、Eメールメッセージ、予定、連絡先、ミーティングリクエスト、タスクに素早く追加できます。 テキスト以外に、グラフィック、テーブル、カスタムフォーマットを含めることもできます。 .oltテンプレートがメッセージ全体を構成するものであるのに対し、クイックパーツは小さな構成要素のようなものです。

クイックパーツは、Outlook 2003 以前のオートテキストの最新の代替品です。 最近のバージョンでは、両方のタイプが利用できます。 両者の唯一の違いは、アイテムが異なるギャラリーに存在することです。 その他の点では、クイックパーツとオートテキストは本質的に同じです。

新しいアイテムを作成するには、メッセージにテキストを入力し、それを選択し、クリックしてください。 インサート tab> クイックパーツ > 選択部分をクイックパーツギャラリーに保存 .

メールにクイックパーツを入れるには、ギャラリーから必要なパーツを選びます。

または、メッセージにクイックパート名（必ずしも名前全体ではなく、ユニークな部分のみ）を入力し、F3キーを押します 。 Outlook 2016以降のバージョンでは、名前を入力し始めるとサジェストがポップアップし、Enterキーを押すだけでテキスト全体を注入することが可能です。

の中に、クイックパーツがあります。 NormalEmail.dotm ファイルを作成し、ここに保存されます。

C:\Users%username%AppData@Roaming@Microsoft@Templates

への カバー このファイルを保存場所にコピーしてください。 輸出 を他のPCに貼り付けてください。 テンプレート フォルダーを別のコンピューターにコピーします。

メリット : とてもシンプルでわかりやすい

欠点 :

• 検索オプションがないため、ギャラリー内に複数の作品がある場合、必要な作品を探し出すのに苦労することがあります。
• クイックパーツの内容を編集することはできず、新しいものに置き換えるのみです。
• 添付ファイルを追加することはできません。

対応バージョン Outlook 365 - 2007

包括的なチュートリアル : Outlook Quick PartsとAutoText

クイックステップのメールテンプレート

クイックステップは、1つのコマンドで複数のアクションを実行できるショートカットのようなもので、テンプレートを使って返信したり、テンプレートを元に新しいメールを作成したりすることができます。 メッセージ本文の他に、To、Cc、Bcc、件名のプリフィル、フォローフラグ、重要度を設定することが可能です。

クイックステップテンプレートを作るには 新規作成 の中で クイックステップ のボックスが表示されます。 ホーム タブをクリックし、次のいずれかの操作を選択します。 新着メッセージ , 返信 , すべて返信 または フォワード である。 編集 ウィンドウの対応するボックスにテンプレートのテキストを入力し、適切と思われるその他のオプションを設定し、テンプレートにわかりやすい名前を付けます。 オプションとして、定義済みのショートカットキーのいずれかを割り当てます。

以下は、Outlookの例です。 返信テンプレート :

一度設定すれば、新しいクイックステップはすぐにギャラリーに表示され、それをクリックするか、割り当てられたキーの組み合わせを押すだけで、すべてのアクションが一度に実行されます。

メリット :

• 新規メール、返信、転送のそれぞれで異なるテンプレートを作成することができます。
• メッセージ本文だけでなく、ほぼすべてのメール項目がプリセットされています。
• テンプレートで返信しながら、元のメッセージを別のフォルダーに移動させるなど、複数のアクションを同じ操作で素早く実行できます。
• キーボードショートカットで素早く実行できます。

欠点 : Eメールのテンプレートはプレーンテキストのみです。

対応バージョン Outlook 365 - 2010

エンドツーエンド・チュートリアル : Outlook クイックステップ

Outlookの下書きをテンプレート化

Outlookの下書きは、未送信のメールに他なりません。 通常、これらはOutlookが自動的に、または自分で手動で保存した未完成のメッセージです。 しかし、確定した下書きがメールテンプレートとして使用できないとは誰が言ったのでしょうか？

この方法の利点は、本文のテキスト入力、メールフィールドの記入、ファイルの添付、画像の挿入、必要な書式の適用など、通常と同じように再利用可能なメールテンプレートを作成できることです。 メッセージの準備ができたら、送信せずに 保存 ボタンを押すか、Ctrl + S を押すと、メッセージが保存されます。 草案 フォルダーに格納されている項目が多すぎる場合。 草案 フォルダーに保存する場合、テンプレートを別のサブフォルダーに保存したり、カテゴリーを割り当てたりすることができます。

次に、特定のメッセージを誰かに送りたいときは、自分の 草案 フォルダを開き、そのメッセージを開きます。 重要なのは、下書きを送信するのではなく 僭越ながら また、通常受信したメールを転送するときのように、下書きのテキストの上にヘッダー情報が追加されることはありません。 件名も「FW:」が先頭に付くことはないでしょう。

Outlookで下書きを転送する方法を知りたいですか？ 思ったよりずっと簡単です。）

• 下書きメッセージをダブルクリックで開く。
• 本文以外のメールフィールドの中にカーソルを置き、Ctrl + F を押します。 または、本文以外のメールフィールドの中にカーソルを置き、Ctrl + F を押します。 フォワード ボタンをクイックアクセスツールバーに追加してクリックします。

  

メリット : 作成、編集、整理にとても便利です。

欠点 : テンプレートを維持するために、送信するのではなく、下書きを転送することを忘れないでください。

対応バージョン Outlook 365 - 2000

詳細はこちら : Outlookの下書きをメールテンプレートとして使用する

Outlook署名テンプレート

署名は文書によるコミュニケーションの伝統的な要素であり、ほとんどのOutlookユーザーはデフォルトの署名を自動的にメールに追加しています。 しかし、複数の署名を持ち、標準の連絡先情報以外の情報を含めることを妨げるものは何もありません。

電子メールのテンプレート全体として署名を作成し、文字通り数回のクリックでメッセージに挿入することができます( メッセージ tab> サイン ).

注意！メッセージのテキストとは別に、作成するすべての署名にあなたの標準的な詳細を含めるようにしてください。 特定のメッセージに別の署名を選択すると、デフォルトの署名は自動的に削除されます。

メリット : 非常に迅速かつ便利に使用することができます。

欠点 : メッセージ本文にのみ情報を追加することができますが、メールフィールドを事前に定義することはできません。

対応バージョン Outlook 365 - 2000

徹底的なチュートリアル Outlookの署名の作成方法と使用方法

オートコレクト

オートコレクトは、本来テキストテンプレートとして使うものではありませんが、キーワードやコードを指定することで、特定のテキストを瞬時に挿入することができます。 オートテキストやクイックパーツの簡易版と考えればよいでしょう。

キーワードを入力し、Enterキーまたはスペースバーを押すと、キーワードが瞬時にあなたのテキストに置き換えられます。

を開くには オートコレクト ダイアログウィンドウで ファイル tab> オプション > メール > スペルチェックとオートコレクト... ボタン> プルーフィング > オートコレクトのオプション... ボタンをクリックします。

新しいエントリーを設定するには、次のようにします。

• での 交換 を入力します。 キーワード これは一種のショートカットで、置換のトリガーとなります。 ただ、実際の単語は使わないでください。本当はその単語そのものが欲しいのに、キーワードが長いテキストに置換されるのは困ります。 キーワードの前に何か特別な記号を付けるとよいでしょう。 たとえば、次のようにします。 #警告 , !ワーン または [警告] にとって 重要なお知らせ
• での と フィールドに、あなたの テンプレートテキスト .
• をクリックします。 追加 .

ヒント：必要な場合 書式付きテキスト 下のスクリーンショットのように、まずメッセージに置換テキストを入力して選択し、「オートコレクト」ダイアログを開きます。 テンプレートテキストは、自動的に と ボックスが表示されていることを確認します。 書式付きテキスト のラジオボタンが選択されていることを確認し、クリックします。 追加 .

そして、今度は、タイプ #警告 をメッセージ本文に入力し、Enterを押すと、出来上がりです。

メリット : ワンタイム・セットアップ

欠点 : テキストテンプレートの数は、あなたが記憶できるショートカットの数に制限されています。

対応バージョン Outlook 365 - 2010

アウトルック ステーショナリー

があります。 文房具 Microsoft Outlookの機能を利用して、背景、フォント、色などをカスタマイズしたHTML形式のメールを作成します。さまざまなデザイン要素の代わりに、またはそれに加えて、テキストを含めることもでき、文房具ファイルを選択すると、自動的にメッセージに挿入されます。

メッセージの新規作成、レイアウト設計、テンプレートテキストの入力から始めます。 文房具を使用する場合、これらの情報はメッセージ本文の最上部に表示されるため、件名やその他のメールフィールドを定義する意味はありません。

準備ができたら、メッセージを保存する( ファイル > 名前を付けて保存 ) をHTMLファイルとして 文房具 フォルダはこちらです。

C:\UsersUserNameAppData@Roaming@Microsoft@Stationery

一度保存すると、次のように文房具を選択することができます。 ホーム tab> 新商品 > 電子メールを使ったメッセージ > その他の文房具 最近使った文房具のファイルが直接表示されます。 電子メールを使ったメッセージ のメニューがあります。

また、新規に作成するすべてのメッセージのデフォルトテーマとして、特定の文房具を選択することもできます。

ここでは、Outlookの文房具のメッセージテンプレートの例をご紹介します。

メリット : HTMLサポートによる豊富な書式設定オプション

欠点 文房具のファイルを保存したり、アクセスするためのクリック数が、本当に必要な数よりもとんでもなく多い。

対応バージョン Outlook 365 - 2007

Outlookのカスタムフォーム

先に言っておきますが、このテクニックはプロ向けです。 カスタムフォームのデザインは、このチュートリアルで説明するどの方法よりもずっと厄介で、VBAプログラミングのスキルが必要になるかもしれません。 まず、このチュートリアルで説明するように デベロッパー タブをクリックします。 フォームをデザインする カスタムフォームのベースとなる標準フォームを選び、フィールド、コントロール、場合によってはコードを追加し、属性を設定してフォームを公開します。 難解に聞こえますか？ 確かに、そのことを理解するには時間がかかりますね。

メリット 豊富なオプションで非常に強力な機能

欠点 急峻な学習曲線

対応バージョン Outlook 365 - 2007

メールテンプレートの共有

このソリューションは、初心者にも上級者にも使いやすいソリューションです。 初心者は、共有メールテンプレートを使って直感的に操作できるシンプルさを評価するでしょう。 Outlookの上級者は、マクロを使用してパーソナライズされた回答を作成したり、定義済みの入力可能フィールドやドロップダウンフィールドを設定し、メール送信を行うなど、多くの先進機能を活用することができます。データセットからの情報の取得など、さまざまなことが可能です。

内蔵された機能とは対照的に、共有メールテンプレートは、すべての機能をメッセージウィンドウに直接もたらします！異なるタブを切り替えたり、メニューを掘り下げることなく、瞬時にテンプレートの作成、編集、利用が可能になりました。

への 生み出す 新しいテンプレートは、メッセージ内の必要なコンテンツ（テキスト、画像、リンクなど）を選択し 新しいテンプレートです。

への 入れる をクリックすると、テンプレートがメッセージに挿入されます。 貼り付け アイコンをクリックするか、テンプレート名をダブルクリックしてください。

メリット :

• 素早く、快適に作成できます。
• クリックでメッセージに挿入。
• 個人で使うもよし、チームで共有するもよし。
• 記入可能なテキストフィールドやドロップダウンリストを追加する。
• メールの入力欄、画像の挿入、ファイルの添付を自動で行います。
• インプレースエディタで基本的な書式を適用し、HTMLで洗練されたデザインを作成することができます。
• リンク先 草案 フォルダに保存し、Outlookの下書きをメールテンプレートとして使用することができます。
• ショートカットを使って素早く返信する。
• Windows、Mac、Outlook Onlineなど、あらゆるデバイスからテンプレートにアクセスできます。

欠点 テストして、ぜひ教えてください。）

対応バージョン : Microsoft 365用Outlook、Outlook 2021 - 2016 WindowsおよびMac、Web上のOutlook

入手方法 : サブスクリプションプランを選択するか、Microsoft AppSourceから無料版をダウンロードしてください。

以上、Outlookでメールテンプレートを作成する方法でした。 今回のチュートリアルが、あなたのお気に入りの手法を選ぶきっかけになれば幸いです。 読んでくださってありがとうございました！また、来週のブログでお会いしましょう