Cet article présente dix fonctionnalités étonnantes dont vous n'avez peut-être pas connaissance, mais qui peuvent vous faire gagner un temps fou dans le traitement des courriers électroniques de routine.

Si les courriers électroniques répétitifs constituent une part importante de votre communication en ligne, il est tout à fait naturel que vous vous efforciez d'optimiser cette partie de votre travail. Répondre à l'aide d'un modèle peut être une excellente alternative à la composition de courriers électroniques à partir de zéro, de manière fastidieuse, touche par touche.

Modèles Outlook

Les modèles d'e-mail dans Outlook sont comme des modèles de document dans Word ou des modèles de feuille de calcul dans Excel. Si vous envoyez souvent des messages identiques ou très similaires à différentes personnes, vous pouvez enregistrer l'un de ces messages comme modèle en cliquant sur Fichier > ; Enregistrer sous > ; Modèle Outlook (*.oft) Et puis, au lieu de composer un courriel à partir de zéro, vous commencez avec un modèle, vous le personnalisez si nécessaire, et vous cliquez sur Envoyer Le message disparaît, mais le modèle est conservé, prêt pour la prochaine utilisation.

Par défaut, tous les modèles d'Outlook sont enregistrés dans le dossier ci-dessous. Il ne faut pas le modifier, sinon vous ne pourrez pas ouvrir votre modèle à partir d'Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Avantages :

• Facile à créer et à sauvegarder.
• Les champs d'adresse (To, Cc et Bcc), la ligne d'objet et même le compte d'envoi peuvent être prédéfinis.
• Vos modèles de messages peuvent contenir des pièces jointes, des graphiques et des mises en forme telles que des polices, des couleurs d'arrière-plan, etc.

Inconvénients : pénible à utiliser - pour ouvrir un modèle, vous devez creuser assez profondément dans les menus.

Versions supportées : Outlook 365 - 2010

Tutoriel en profondeur : Comment créer et utiliser des modèles d'e-mails Outlook

Modèles d'e-mails dans l'application web Outlook.com

L'application Web Outlook.com propose également des modèles d'e-mails. Par rapport aux fichiers .oft de la version de bureau, ces modèles ne nécessitent pas une tonne de clics de menu pour être ouverts. Toutefois, les options ne sont pas aussi étendues : un modèle peut contenir de petites images et un formatage de base, mais il n'est pas possible de prédéfinir des champs d'e-mail ou de joindre des fichiers.

Comme de nombreuses autres fonctions utiles, celle-ci est cachée à la vue de tous. Pour l'utiliser, voici ce que vous devez faire :

Dans le coin inférieur droit de l'écran Nouveau message cliquez sur le bouton ellipsis (...), puis cliquez sur Mes modèles .

Le site Mes modèles s'affichera avec quelques échantillons par défaut prêts à être utilisés. Pour créer votre propre échantillon, cliquez sur le bouton + Modèle et saisissez le titre et le corps du modèle dans les cases correspondantes. Vous pouvez aussi taper et formater le texte dans la fenêtre de message, puis le copier/coller - toute la mise en forme sera conservée.

Pour insérer le modèle dans un courriel, il suffit de cliquer sur son nom dans le volet.

Avantages : simple et intuitif

Inconvénients : options limitées

Versions supportées : Application web Outlook.com

Quick Parts et AutoText

Les Quick Parts sont des extraits de contenu réutilisables qui peuvent être rapidement ajoutés à un message électronique, un rendez-vous, un contact, une demande de réunion et une tâche. Outre le texte, ils peuvent également inclure des graphiques, des tableaux et un formatage personnalisé. Alors que les modèles .oft sont censés constituer un message entier, les Quick Parts sont en quelque sorte des blocs de construction plus petits.

Quick Parts est le remplacement moderne d'AutoText dans Outlook 2003 et les versions antérieures. Dans les versions récentes, les deux types sont disponibles. La seule différence entre eux est que les éléments résident dans des galeries différentes. À tous les autres égards, Quick Parts et AutoText sont essentiellement les mêmes.

Pour créer un nouvel élément, tapez votre texte dans un message, sélectionnez-le et cliquez sur Insérer tab> ; Pièces rapides > ; Enregistrer les sélections dans la galerie de pièces rapides .

Pour insérer une partie rapide dans un courriel, choisissez celle qui vous intéresse dans la galerie.

Vous pouvez également taper le nom de la partie rapide dans un message (pas nécessairement le nom entier, juste une partie unique de celui-ci) et appuyer sur F3 . Dans Outlook 2016 et les versions ultérieures, lorsque vous commencez à taper le nom, une suggestion s'affiche et vous pouvez simplement appuyer sur la touche Entrée pour injecter le texte entier.

Les Quick Parts se trouvent dans le NormalEmail.dotm qui est stocké ici :

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

A soutenir vos pièces rapides, copiez ce fichier dans un emplacement de sauvegarde. Pour exporter sur un autre PC, le coller dans le Modèles sur un autre ordinateur.

Avantages : très simple et direct

Inconvénients :

• Il n'y a pas d'option de recherche. Si vous avez plusieurs pièces dans la galerie, il peut être difficile de trouver celle dont vous avez besoin.
• Il n'est pas possible de modifier le contenu d'une partie rapide - vous pouvez seulement la remplacer par une nouvelle.
• Il n'est pas possible d'ajouter des pièces jointes.

Versions supportées : Outlook 365 - 2007

Tutoriel complet : Outlook Quick Parts et AutoText

Modèles d'e-mails Quick Steps

Les étapes rapides sont des sortes de raccourcis qui permettent d'effectuer plusieurs actions avec une seule commande. L'une de ces actions peut être de répondre avec un modèle ou de créer un nouvel e-mail basé sur un modèle. En plus du texte du message, vous pouvez pré-remplir les champs To, Cc, Bcc et Subject, définir un indicateur de suivi et l'importance.

Pour créer un modèle d'étape rapide, cliquez sur Créer un nouveau au sein de la Étapes rapides sur le Accueil puis choisissez l'une des actions suivantes : Nouveau message , Réponse , Répondre à tous ou Avant Dans le Modifier tapez le texte de votre modèle dans la case correspondante, configurez les autres options que vous jugez appropriées et donnez un nom descriptif à votre modèle. Vous pouvez également attribuer une des touches de raccourci prédéfinies.

Voici un exemple d'Outlook modèle de réponse :

Une fois définie, votre nouvelle étape rapide s'affiche immédiatement dans la galerie. Il suffit de cliquer dessus ou d'appuyer sur la combinaison de touches correspondante pour que toutes les actions soient exécutées en même temps.

Avantages :

• Il est possible de créer différents modèles pour les nouveaux e-mails, les réponses et les transferts.
• Non seulement le texte du message, mais aussi presque tous les champs de l'e-mail peuvent être prédéfinis.
• Plusieurs actions peuvent être exécutées en une seule et même étape rapide, par exemple répondre à un message avec un modèle et déplacer le message original vers un autre dossier.
• Peut être exécuté rapidement à l'aide d'un raccourci clavier.

Inconvénients : le modèle d'email ne peut être que du texte brut.

Versions supportées : Outlook 365 - 2010

Tutoriel de bout en bout : Outlook : étapes rapides

Brouillons Outlook comme modèles

Les brouillons dans Outlook ne sont rien d'autre que des e-mails non envoyés. En général, il s'agit de messages inachevés qui sont sauvegardés automatiquement par Outlook ou manuellement par vous-même. Mais qui a dit qu'un brouillon finalisé ne pouvait pas être utilisé comme modèle d'e-mail ?

L'avantage de cette méthode est que vous pouvez créer un modèle d'ébauche d'e-mail réutilisable exactement comme vous le feriez normalement : tapez le texte dans le corps du message, remplissez les champs de l'e-mail, joignez des fichiers, insérez des images, appliquez la mise en forme souhaitée, etc. Sauvez ou appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le message dans le dossier Brouillons Si vous avez trop d'éléments dans votre dossier d'information, vous devez vous assurer qu'il n'y en a pas trop. Brouillons vous pouvez conserver vos modèles dans un ou plusieurs sous-dossiers distincts ou leur attribuer des catégories.

La prochaine fois que vous voudrez envoyer un message particulier à quelqu'un, allez à votre Brouillons L'important, c'est que vous n'envoyiez pas votre brouillon, mais que vous... avant Lorsque vous transférez un brouillon, Outlook en fait une copie en conservant le message original pour une utilisation ultérieure. De plus, aucune information d'en-tête n'est ajoutée au-dessus du texte du brouillon, comme c'est normalement le cas lors du transfert d'un e-mail entrant. La ligne Objet ne sera pas non plus préfixée par "FW :".

Vous vous demandez peut-être comment transférer un brouillon dans Outlook ? C'est beaucoup plus facile que vous ne le pensez :)

• Ouvrez votre brouillon de message par un double clic.
• Placez le curseur à l'intérieur de n'importe quel champ de l'e-mail, pas dans le corps, et appuyez sur Ctrl + F . Alternativement, vous pouvez ajouter l'option Avant dans la barre d'outils d'accès rapide et cliquez dessus.

  

Avantages : très pratique pour créer, modifier et organiser.

Inconvénients pour conserver votre modèle, n'oubliez pas de transmettre un brouillon, et non de l'envoyer.

Versions supportées : Outlook 365 - 2000

Plus d'informations : Utiliser les brouillons d'Outlook comme modèles d'e-mails

Modèles de signature pour Outlook

La signature est un élément traditionnel de la communication écrite, et la plupart des utilisateurs d'Outlook ont une signature par défaut ajoutée automatiquement à leurs courriels. Mais rien ne vous empêche d'avoir plus d'une signature et d'inclure des informations autres que les coordonnées standard.

Vous pouvez créer une signature sous la forme d'un modèle d'e-mail complet et l'insérer dans un message en quelques clics ( Message tab> ; Signature ).

Attention : outre le texte du message, veillez à inclure vos coordonnées standard dans chaque signature que vous créez. Lorsque vous choisissez une signature différente pour un message particulier, la signature par défaut est automatiquement supprimée.

Avantages : très rapide et pratique à utiliser

Inconvénients : vous pouvez uniquement ajouter des informations dans le corps du message mais ne pouvez pas prédéfinir les champs de l'e-mail.

Versions supportées : Outlook 365 - 2000

Tutoriel en profondeur : Comment créer et utiliser les signatures Outlook

AutoCorrect

Bien que la fonction AutoCorrect n'ait pas été conçue à l'origine pour être utilisée comme modèle de texte, elle vous permet d'insérer instantanément un certain texte à l'aide d'un mot-clé ou d'un code assigné.

Voici comment cela fonctionne : vous attribuez un mot-clé à un texte, qui peut être aussi long que vous le souhaitez (de manière raisonnable, bien sûr) et formaté comme vous le souhaitez. Dans un message, vous tapez le mot-clé, appuyez sur la touche Entrée ou la barre d'espacement, et le mot-clé est instantanément remplacé par votre texte.

Pour ouvrir le AutoCorrect la fenêtre de dialogue, rendez-vous dans la Fichier tab> ; Options > ; Courrier > ; Orthographe et correction automatique... bouton> ; Épreuve > ; Options d'autocorrection... bouton.

Pour configurer une nouvelle entrée, procédez comme suit :

• Dans le Remplacer tapez le mot-clé qui est une sorte de raccourci qui déclenchera le remplacement. N'utilisez pas de mot réel - vous ne voulez pas que le mot-clé soit remplacé par un texte plus long alors que vous voulez le mot lui-même. C'est une bonne idée de préfixer votre mot-clé avec un symbole spécial. Par exemple, vous pouvez utiliser #Avertissement , Avertissement ou [avertissement] pour Avertissement important !
• Dans le Avec tapez votre modèle de texte .
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter .

Conseil. Si vous voulez texte formaté comme dans la capture d'écran ci-dessous, puis tapez d'abord le texte de remplacement dans un message, sélectionnez-le, puis ouvrez la boîte de dialogue AutoCorrect. Votre texte de remplacement sera automatiquement ajouté à l'élément Avec Pour préserver la mise en forme, assurez-vous que l'option Texte formaté est sélectionné, et cliquez sur Ajouter .

Et maintenant, tapez #Avertissement dans le corps du message, appuyez sur Enter , et voilà :

Avantages : installation unique

Inconvénients : le nombre de modèles de texte est limité au nombre de raccourcis que vous pouvez mémoriser.

Versions supportées : Outlook 365 - 2010

Papeterie Outlook

Le site Papeterie La fonctionnalité de Microsoft Outlook permet de créer des courriers électroniques personnalisés au format HTML avec vos propres arrière-plans, polices, couleurs, etc. Au lieu ou en plus des divers éléments de conception, vous pouvez également inclure du texte, qui sera automatiquement inséré dans un message lorsque vous choisissez un fichier de papeterie.

Vous commencez par créer un nouveau message, en concevant sa mise en page et en saisissant le texte du modèle. Il est inutile de définir le champ Objet ou tout autre champ de l'e-mail, car lorsqu'une papeterie est utilisée, ces informations apparaissent en haut du corps du message.

Lorsque vous êtes prêt, enregistrez votre message ( Fichier > ; Enregistrer sous ) sous forme de fichier HTML vers le Papeterie dossier ici :

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Une fois enregistré, vous pouvez sélectionner votre papeterie de la manière suivante : Accueil tab> ; Nouveaux articles > ; Utilisation d'un message électronique > ; Plus de papeterie Les fichiers de papeterie récemment utilisés apparaîtront directement dans la base de données de l'UE. Utilisation d'un message électronique menu :

Vous pouvez également choisir une certaine papeterie comme thème par défaut pour tous les nouveaux messages que vous créez.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre modèle de message de papeterie Outlook :

Avantages : une multitude d'options de formatage grâce au support HTML

Inconvénients le nombre de clics pour enregistrer et accéder aux fichiers de papeterie est beaucoup plus élevé que nécessaire

Versions supportées : Outlook 365 - 2007

Formulaires personnalisés dans Outlook

Je le dis d'emblée : cette technique est destinée aux professionnels. La conception d'un formulaire personnalisé est beaucoup plus délicate que toute autre méthode abordée dans ce tutoriel et peut nécessiter des compétences en programmation VBA. Pour commencer, activez l'option Développeur dans votre Outlook, puis cliquez sur Concevoir un formulaire choisissez l'un des formulaires standard comme base de votre formulaire personnalisé, ajoutez des champs, des contrôles et éventuellement du code, définissez des attributs et publiez votre formulaire. Cela vous paraît compliqué et obscur ? En effet, il vous faudra du temps pour le comprendre.

Avantages : une fonction très puissante avec de nombreuses options

Inconvénients : une courbe d'apprentissage abrupte

Versions supportées : Outlook 365 - 2007

Modèles d'e-mails partagés

Croyez-le ou non, cette solution est un plaisir à utiliser pour les novices comme pour les gourous. Les débutants apprécieront la simplicité - la mise en route des modèles d'e-mails partagés est suffisamment intuitive pour qu'ils s'y mettent tout de suite. Les experts d'Outlook peuvent tirer parti de nombreuses fonctionnalités avancées, telles que la création de réponses personnalisées à l'aide de macros, la configuration de champs prédéfinis, remplissables et déroulants, le tirage au sort, etc.des informations provenant d'ensembles de données, et bien d'autres choses encore.

Contrairement aux fonctions intégrées, les modèles d'e-mail partagés apportent toutes les fonctionnalités directement dans la fenêtre de message ! Vous pouvez désormais créer, modifier et utiliser vos modèles à tout moment, sans avoir à passer d'un onglet à l'autre et à fouiller dans les menus.

A créer un nouveau modèle, il suffit de sélectionner le contenu souhaité (texte, images, liens, etc.) dans un message et de cliquer sur Nouveau modèle.

A insérer un modèle dans un message, cliquez sur le bouton Pâte ou double-cliquez sur le nom du modèle.

Avantages :

• La création est rapide et confortable.
• Insérez dans un message en un clic.
• Utilisez-le personnellement ou partagez-le avec votre équipe.
• Ajoutez des champs de texte remplissables et des listes déroulantes.
• Remplissez les champs de l'e-mail, insérez des images et joignez des fichiers automatiquement.
• Appliquez un formatage de base dans l'éditeur en place pour créer des conceptions sophistiquées à l'aide de HTML.
• Lien vers votre Brouillons et utilisez n'importe lequel de vos brouillons Outlook comme modèle d'e-mail.
• Utilisez des raccourcis pour des réponses rapides.
• Accédez à vos modèles depuis n'importe quel appareil, qu'il s'agisse de Windows, de Mac ou d'Outlook Online.

Inconvénients Nous vous invitons à le tester et à nous le faire savoir :)

Versions supportées : Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows et Mac, Outlook sur le web

Comment obtenir : Choisissez votre formule d'abonnement ou téléchargez une version gratuite depuis Microsoft AppSource.

Voilà comment créer un modèle d'e-mail dans Outlook. Nous espérons que notre tutoriel vous aidera à choisir votre technique préférée. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !