Ten artykuł przedstawia dziesięć niesamowitych funkcji, o których możesz nie wiedzieć, ale które mogą zaoszczędzić Ci ogromną ilość czasu podczas radzenia sobie z rutynowymi e-mailami.

Jeśli znaczną część Twojej komunikacji online stanowią powtarzalne maile, naturalnym byłoby dążenie do optymalizacji tej części Twojej pracy. Odpowiadanie za pomocą szablonu może być świetną alternatywą dla komponowania maili od podstaw w żmudny sposób po naciśnięciu klawisza.

Szablony programu Outlook

Szablony wiadomości e-mail w programie Outlook są jak szablony dokumentów w programie Word lub szablony arkuszy w programie Excel. Jeśli często wysyłasz te same lub bardzo podobne wiadomości do różnych osób, możesz zapisać jedną z takich wiadomości jako szablon, klikając Plik > Zapisz jako > Szablon programu Outlook (*.oft) I wtedy, zamiast tworzyć e-mail od zera, zaczynasz od szablonu, dostosowujesz go w razie potrzeby i uderzasz Wyślij Komunikat zniknie, ale szablon pozostanie gotowy do następnego użycia.

Domyślnie wszystkie szablony Outlooka są zapisywane w poniższym folderze. Nie należy tego zmieniać, w przeciwnym razie nie będzie można otworzyć swojego szablonu z poziomu Outlooka.

C:{C:$aaccff}Templates

Zalety :

• Łatwość tworzenia i zapisywania.
• Można wstępnie zdefiniować pola adresowe (To, Cc i Bcc), linię tematu, a nawet konto wysyłania.
• Szablony wiadomości mogą zawierać załączniki, grafikę i formatowanie, takie jak czcionki, kolory tła itp.

Wady : uciążliwe w użyciu - aby otworzyć szablon, trzeba dość głęboko grzebać w menu.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2010 r.

Dogłębny samouczek : Jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook

Szablony wiadomości e-mail w aplikacji internetowej Outlook.com

W aplikacji Outlook.com dostępne są również szablony wiadomości e-mail. W porównaniu z plikami .oft w wersji desktopowej, nie wymagają one tony kliknięć w menu, aby je otworzyć. Jednak opcje nie są tu tak rozbudowane - szablon może zawierać małe obrazki i podstawowe formatowanie, ale nie ma możliwości wstępnego ustawienia pól wiadomości e-mail ani załączania plików.

Jak wiele innych przydatnych funkcji, ta jest ukryta przed bezpośrednim widokiem. Aby z niej skorzystać, należy zrobić to tak:

W prawym dolnym rogu Nowa wiadomość w oknie, kliknij przycisk wielokropka (...), a następnie kliknij Moje szablony .

Na stronie Moje szablony W oknie pojawi się kilka domyślnych próbek gotowych do użycia. Aby stworzyć własną, należy kliknąć na + Szablon Można też wpisać i sformatować tekst w oknie wiadomości, a następnie skopiować/wkleić - wszystkie formatowania zostaną zachowane.

Aby szablon został wstawiony do wiadomości e-mail, wystarczy kliknąć jego nazwę w okienku.

Zalety : proste i intuicyjne

Wady : ograniczone możliwości

Obsługiwane wersje : Aplikacja internetowa Outlook.com

Szybkie części i AutoText

Szybkie części to fragmenty treści do wielokrotnego użytku, które można szybko dodać do wiadomości e-mail, spotkania, kontaktu, prośby o spotkanie czy zadania. Oprócz tekstu, mogą zawierać także grafikę, tabele i własne formatowanie. Podczas gdy szablony .oft mają stanowić całą wiadomość, szybkie części są czymś w rodzaju mniejszych bloków konstrukcyjnych.

Quick Parts to nowoczesny zamiennik AutoText w Outlooku 2003 i wcześniejszych. W ostatnich wersjach programu dostępne są oba typy. Jedyna różnica między nimi polega na tym, że elementy rezydują w różnych galeriach. Pod wszystkimi innymi względami Quick Parts i AutoText są w zasadzie takie same.

Aby utworzyć nowy element, wpisz swój tekst w wiadomości, zaznacz go i kliknij Wkładka tab> Szybkie części > Zapisz wybór do Galerii szybkich części .

Aby umieścić szybki fragment w e-mailu, wybierz potrzebny z galerii.

Lub możesz wpisać nazwę szybkiej części w wiadomości (niekoniecznie całą nazwę, tylko jej unikalną część) i nacisnąć F3 . W programie Outlook 2016 i nowszych wersjach, gdy zaczniesz wpisywać nazwę, wyskoczy sugestia i możesz po prostu nacisnąć klawisz Enter, aby wstrzyknąć cały tekst.

Części zamienne Quick Parts znajdują się w NormalEmail.dotm plik, który jest przechowywany tutaj:

Do cofnąć się szybkie części, skopiuj ten plik do zapisanej lokalizacji. Aby eksport na inny komputer, wklej go do Szablony folderu na innym komputerze.

Zalety : bardzo prosty i nieskomplikowany

Wady :

• Nie ma opcji wyszukiwania, jeśli masz wiele utworów w galerii, może być problem ze zlokalizowaniem tego, którego potrzebujesz.
• Nie ma możliwości edycji zawartości szybkiej części - można jedynie zastąpić ją nową.
• Nie ma możliwości dodania załączników.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2007 r.

Kompleksowy samouczek : Outlook Quick Parts i AutoText

Szablony e-maili Quick Steps

Szybkie kroki to swego rodzaju skróty, które pozwalają na wykonanie wielu czynności za pomocą jednego polecenia. Jedną z takich czynności może być odpowiedź z szablonem lub utworzenie nowego maila na podstawie szablonu. Oprócz tekstu wiadomości, możesz wstępnie wypełnić pola Do, Cc, Bcc i Temat, ustawić flagę kontynuacji i znaczenie.

Aby stworzyć szablon szybkiego kroku, kliknij Utwórz nowy w ramach Szybkie kroki pole na Strona główna karta, a następnie wybierz jedną z następujących akcji: Nowa wiadomość , Odpowiedz , Odpowiedz wszystkim lub Do przodu . w Edytuj Wpisz tekst swojego szablonu w odpowiednim polu, skonfiguruj inne opcje, które uważasz za stosowne, i nadaj swojemu szablonowi jakąś opisową nazwę. Opcjonalnie przypisz jeden z predefiniowanych klawiszy skrótu.

Oto przykład programu Outlook szablon odpowiedzi :

Po ustawieniu, twój nowy szybki krok natychmiast pojawi się w galerii. Wystarczy kliknąć na niego lub nacisnąć przypisaną kombinację klawiszy, a wszystkie akcje zostaną wykonane jednocześnie.

Zalety :

• Można tworzyć różne szablony dla nowych e-maili, odpowiedzi i forwardów.
• Nie tylko tekst wiadomości, ale prawie wszystkie pola wiadomości e-mail mogą być wstępnie ustawione.
• W tym samym szybkim kroku można wykonać wiele akcji, np. odpowiedzieć na wiadomość z szablonem i przenieść oryginalną wiadomość do innego folderu.
• Można je szybko wykonać za pomocą skrótu klawiaturowego.

Wady : szablon e-maila może być tylko zwykłym tekstem.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2010 r.

Samouczek "od końca do końca : Outlook Szybkie kroki

Wersje robocze programu Outlook jako szablony

Wersje robocze w Outlooku to nic innego jak niewysłane wiadomości e-mail. Zazwyczaj są to niedokończone wiadomości, które są zapisywane automatycznie przez Outlooka lub ręcznie przez Ciebie. Ale kto powiedział, że skończona wersja robocza nie może być użyta jako szablon wiadomości e-mail?

Piękno tej metody polega na tym, że możesz stworzyć projekt szablonu wiadomości e-mail do wielokrotnego użytku dokładnie tak, jak robisz to normalnie - wpisujesz tekst w treści wiadomości, wypełniasz pola wiadomości, załączasz pliki, wstawiasz obrazy, stosujesz pożądane formatowanie itp. Zapisz lub naciśnij Ctrl + S, aby zapisać wiadomość do Projekty Jeśli masz zbyt wiele elementów w folderze Projekty folder, możesz trzymać swoje szablony w osobnym podfolderze (podfolderach) lub przypisać im kategorie.

Następnym razem, gdy będziesz chciał wysłać komuś konkretną wiadomość, wejdź na stronę Projekty i otworzyć tę wiadomość. Kluczową rzeczą jest to, że nie wysyłasz swojego projektu, ale do przodu Podczas przesyłania wersji roboczej, Outlook tworzy kopię, zachowując oryginalną wiadomość do wykorzystania w przyszłości. Ponadto, nad wersją roboczą nie są dodawane żadne informacje w nagłówku, tak jak to się dzieje podczas przesyłania wiadomości przychodzących. W linii tematu nie będzie również "FW:".

Być może zastanawiasz się jak przesłać dalej projekt w Outlooku? Dużo łatwiej niż może się wydawać :)

• Otwórz swoją wersję roboczą wiadomości poprzez podwójne kliknięcie.
• Umieść kursor wewnątrz dowolnego pola wiadomości e-mail, nie w ciele, i naciśnij Ctrl + F . Alternatywnie, możesz dodać znak Do przodu do paska narzędzi szybkiego dostępu i kliknij go.

  

Zalety : bardzo wygodny do tworzenia, edytowania i organizowania.

Wady : aby zachować swój szablon, pamiętaj o przekazaniu projektu, a nie o wysłaniu.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2000 r.

Więcej informacji : Używanie wersji roboczych programu Outlook jako szablonów wiadomości e-mail

Szablony podpisów w programie Outlook

Podpis jest tradycyjnym elementem komunikacji pisemnej, a większość użytkowników programu Outlook ma domyślny podpis dodawany do wiadomości e-mail automatycznie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby mieć więcej niż jeden podpis i zawierać w nim informacje inne niż standardowe dane kontaktowe.

Możesz stworzyć podpis jako cały szablon e-maila i wstawić go do wiadomości dosłownie kilkoma kliknięciami ( Wiadomość tab> Podpis ).

Uwaga: oprócz tekstu wiadomości, w każdym tworzonym podpisie należy umieścić swoje standardowe dane. Gdy wybierzesz inny podpis dla danej wiadomości, domyślny zostanie automatycznie usunięty.

Zalety : bardzo szybki i wygodny w użyciu

Wady : możesz dodać informacje tylko do treści wiadomości, ale nie możesz wstępnie zdefiniować pól wiadomości e-mail.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2000 r.

Dogłębny samouczek : Jak tworzyć i używać podpisów w programie Outlook

AutoCorrect

Chociaż funkcja AutoCorrect nie została pierwotnie zaprojektowana do użycia jako szablony tekstu, pozwala ona na natychmiastowe wstawienie określonego tekstu za pomocą przypisanego słowa kluczowego lub kodu. Możesz myśleć o niej jako o uproszczonej wersji AutoText lub Quick Parts.

Oto jak to działa: przypisujesz słowo kluczowe do jakiegoś tekstu, który może być tak długi, jak chcesz (oczywiście z rozsądkiem) i sformatowany w dowolny sposób. W wiadomości wpisujesz słowo kluczowe, naciskasz klawisz Enter lub spację, a słowo kluczowe jest natychmiast zastępowane Twoim tekstem.

Aby otworzyć AutoCorrect okno dialogowe, udaj się do Plik tab> Opcje > Mail > Pisownia i autokorekta... przycisk> Proofing > Opcje AutoCorrect... przycisk.

Aby skonfigurować nowy wpis, wykonaj następujące czynności:

• W Wymienić w polu, wpisz słowo kluczowe Nie używaj do tego żadnego prawdziwego słowa - nie chcesz przecież, aby słowo kluczowe zostało zastąpione dłuższym tekstem, gdy w rzeczywistości chodzi o samo słowo. Dobrym pomysłem jest poprzedzenie słowa kluczowego jakimś specjalnym symbolem. Na przykład możesz użyć #warn , ostrzeżenie lub [ostrzeżenie] dla Ważne ostrzeżenie!
• W Z w polu, wpisz swój tekst szablonu .
• Po zakończeniu kliknij Dodaj .

Wskazówka. Jeśli chcesz sformatowany tekst jak na poniższym zrzucie ekranu, a następnie wpisz najpierw tekst zastępczy w wiadomości, zaznacz go, a następnie otwórz okno dialogowe AutoCorrect. Twój tekst szablonu zostanie automatycznie dodany do Z Aby zachować formatowanie, upewnij się, że Tekst sformatowany wybrano przycisk radiowy, a następnie kliknij Dodaj .

A teraz wpisz #warn w treści wiadomości, naciśnij Enter , i voilà:

Zalety : jednorazowa konfiguracja

Wady : liczba szablonów tekstowych jest ograniczona do liczby skrótów, które możesz zapamiętać.

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2010 r.

Materiały piśmiennicze Outlook

Na stronie Materiały piśmiennicze Funkcja w programie Microsoft Outlook służy do tworzenia spersonalizowanych wiadomości e-mail w formacie HTML z własnymi tłami, czcionkami, kolorami itp. Zamiast lub oprócz różnych elementów wystroju można również dołączyć tekst, który zostanie automatycznie wstawiony do wiadomości po wybraniu pliku papeterii.

Zaczynasz od utworzenia nowej wiadomości, zaprojektowania jej układu i wpisania tekstu szablonu. Nie ma sensu definiować pola Subject ani żadnych innych pól wiadomości e-mail, ponieważ w przypadku zastosowania stacjonarki informacje te pojawią się na górze treści wiadomości.

Gdy będziesz gotowy, zapisz swoją wiadomość ( Plik > Zapisz jako ) jako plik HTML do Materiały piśmiennicze folder tutaj:

C:{\i0}C:{\i1}Nazwa użytkownika{\i0}Data{\i0}Microsoft{\i0}

Po zapisaniu, można wybrać papeterię w następujący sposób: Strona główna tab> Nowe pozycje > Używanie wiadomości e-mail > Więcej materiałów piśmiennych Ostatnio używane pliki papeterii pojawią się bezpośrednio w Używanie wiadomości e-mail menu:

Możesz również wybrać określoną papeterię jako domyślny motyw dla wszystkich tworzonych nowych wiadomości.

Oto przykład tego, jak może wyglądać szablon wiadomości na papeterii w Outlooku:

Zalety : bogactwo opcji formatowania dzięki obsłudze HTML

Wady : liczba kliknięć w celu zapisania i dostępu do plików papeterii jest o wiele większa niż jest to naprawdę potrzebne

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2007 r.

Niestandardowe formularze w Outlooku

Z góry powiem, że ta technika jest przeznaczona dla profesjonalistów. Zaprojektowanie własnego formularza jest o wiele bardziej skomplikowane niż jakakolwiek inna metoda omawiana w tym poradniku i może wymagać umiejętności programowania w VBA. Na początek włącz opcję Deweloper w swoim Outlooku, a następnie kliknij Zaprojektuj formularz Wybierz jeden ze standardowych formularzy jako podstawę dla swojego niestandardowego formularza, dodaj pola, kontrole i ewentualnie kod, ustaw atrybuty i opublikuj swój formularz. Brzmi to skomplikowanie i niejasno? Rzeczywiście, zajmie trochę czasu, aby dowiedzieć się, że to coś.

Zalety : bardzo rozbudowana funkcja z wieloma opcjami

Wady : stroma krzywa uczenia się

Obsługiwane wersje : Outlook 365 - 2007 r.

Współdzielone szablony wiadomości e-mail

Możesz wierzyć lub nie, ale to rozwiązanie jest przyjemne w użyciu zarówno dla nowicjuszy, jak i guru. Początkujący docenią prostotę - rozpoczęcie pracy ze Współdzielonymi Szablonami Email jest na tyle intuicyjne, że można od razu przejść do działania. Eksperci Outlooka mogą wykorzystać wiele zaawansowanych funkcji, takich jak tworzenie spersonalizowanych odpowiedzi za pomocą makr, konfigurowanie predefiniowanych, wypełnialnych i rozwijanych pól, wyciąganieinformacje z zestawów danych i wiele innych.

W przeciwieństwie do wbudowanych funkcji, Shared Email Templates przynosi wszystkie funkcje bezpośrednio do okna wiadomości! Możesz teraz tworzyć, edytować i używać swoich szablonów w jednej chwili, bez przełączania się między różnymi zakładkami i grzebania w menu.

Do utworzyć nowy szablon, wystarczy wybrać żądaną treść (tekst, obrazy, linki itp.) w wiadomości i kliknąć Nowy szablon.

Do wstawić szablon w wiadomości, kliknij przycisk Pasta ikonę lub kliknij dwukrotnie nazwę szablonu.

Zalety :

• Szybkie i wygodne w tworzeniu.
• Wstaw do wiadomości za pomocą jednego kliknięcia.
• Użyj osobiście lub podziel się z zespołem.
• Dodaj wypełnialne pola tekstowe i listy rozwijane.
• Wypełnij pola wiadomości e-mail, wstaw obrazy i dołącz pliki automatycznie.
• Zastosuj podstawowe formatowanie w obrębie edytora in-place, aby tworzyć zaawansowane projekty przy użyciu HTML.
• Link do Twojego Projekty i używać dowolnych szkiców z programu Outlook jako szablonów wiadomości e-mail.
• Używaj skrótów do szybkich odpowiedzi.
• Uzyskaj dostęp do swoich szablonów z dowolnego urządzenia, niezależnie od tego, czy jest to system Windows, Mac, czy Outlook Online.

Wady : zapraszamy do testowania i dajcie znać :)

Obsługiwane wersje : Outlook dla Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows i Mac, Outlook w sieci

Jak uzyskać : Wybierz plan subskrypcji lub pobierz bezpłatną wersję z Microsoft AppSource.

Oto jak stworzyć szablon wiadomości e-mail w Outlooku. Mam nadzieję, że nasz tutorial pomoże Ci wybrać Twoją ulubioną technikę. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu w przyszłym tygodniu!