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本文展示了十个你可能不知道的惊人的功能，但在处理常规电子邮件时，这些功能可能为你节省大量的时间。
如果你的在线交流的主要部分是重复性的电子邮件，那么你自然要努力优化这部分的工作。 用模板回复可以是一个很好的选择，而不是以繁琐的逐个按键的方式从头开始撰写邮件。
Outlook模板
Outlook中的电子邮件模板就像Word中的文档模板或Excel中的工作表模板。 如果你经常向不同的人发送相同或非常相似的信息，你可以通过点击保存其中的一个信息作为模板。 文件 > 保存为 > Outlook模板 (*.oft) 然后，你不用从头开始写电子邮件，而是从一个模板开始，如果需要的话，对它进行定制，然后点击 发送 信息消失了，但模板还在，准备下一次使用。
默认情况下，所有的Outlook模板都保存在下面的文件夹中。 这一点不应该被改变，否则你将无法从Outlook中打开你的模板。
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
优势 :
- 易于创建和保存。
- 地址栏（收件人、抄送人和抄送人）、主题行，甚至发送账户都可以预先定义。
- 你的信息模板可以包含附件、图形和格式，如字体、背景颜色等。
缺点 使用起来很麻烦--要打开一个模板，你需要在菜单里挖得很深。
支持的版本 : Outlook 365 - 2010
深入的教程 : 如何创建和使用Outlook电子邮件模板
Outlook.com网络应用中的电子邮件模板
Outlook.com网络应用也有电子邮件模板。 与桌面版的.oft文件相比，这些模板不需要点击大量的菜单来打开。 然而，这里的选项并不那么广泛--模板可以包含小图片和基本格式，但不可能预设电子邮件字段或附加文件。
就像许多其他有用的功能一样，这个功能被隐藏起来，无法立即看到。 要利用它，这是你需要做的。
在右下角的 新消息 窗口，点击省略号按钮（...），然后点击 我的模板 .
ǞǞǞ 我的模板 要制作你自己的样本，请点击 + 模板 或者你可以在信息窗口中键入并格式化文本，然后复制/粘贴--所有的格式化都会被保留下来。
要在电子邮件中插入模板，只需在窗格上点击其名称。
优势 ：简单而直观
缺点 : 选择有限
支持的版本 : Outlook.com网络应用
快速零件和自动文本
快速部件是可重复使用的内容片段，可以快速添加到电子邮件、约会、联系人、会议请求和任务中。 除了文本，它们还可以包括图形、表格和自定义格式。 虽然.oft模板是为了构成整个信息，但快速部件是一种较小的构建块。
在Outlook 2003和更早的版本中，Quick Parts是AutoText的现代替代品。 在最近的版本中，两种类型都可以使用。 它们之间的唯一区别是项目位于不同的图库中。 在所有其他方面，Quick Parts和AutoText基本上是相同的。
要创建一个新项目，在信息中输入你的文本，选择它并点击 插入 标签> 快速零件 > 将选择的内容保存到快速零件库 .
要把一个快速的部分放入电子邮件，从图库中选择需要的部分。
或者，你可以在信息中输入快速部分的名字（不一定是整个名字，只是其中独特的一部分），然后按F3 。 在Outlook 2016及以后的版本中，当你开始输入名字时，会弹出一个建议，你可以直接按回车键来注入整个文本。
快速零件位于在 NormalEmail.dotm 文件，该文件存储在这里。
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
拟 备份 你的快速零件，复制这个文件到一个保存位置。 出口 到另一台电脑上，将其粘贴到 模板 另一台电脑上的文件夹。
优势 ：非常简单和直接的
缺点 :
- 没有搜索选项。 如果你在画廊里有多件作品，要找到你需要的作品可能是个问题。
- 不可能编辑一个快速部件的内容--你只能用一个新的部件替换它。
- 不可能添加附件。
支持的版本 : Outlook 365 - 2007
综合教程 : Outlook快速零件和自动文本
快速步骤电子邮件模板
快速步骤是一种快捷方式，允许用一个命令执行多个动作。 其中一个动作可能是用模板回复或根据模板创建一个新的电子邮件。 除了信息文本，你可以预先填写收件人、抄送人、密件和主题，设置一个后续标记和重要性。
要制作一个快速步骤模板，请点击 创建新的 内的 快速步骤 上的方框。 首页 选项卡，然后选择以下行动之一。 新消息 , 回复 , 全部回复 或 前进 在 编辑 窗口，在相应的框中输入你的模板文本，配置你认为合适的任何其他选项，并给你的模板起一些描述性的名字。 也可以选择指定一个预定义的快捷键。
下面是一个Outlook的例子 回复模板 :
一旦设置好，你的新快速步骤将立即显示在图库中。 只要点击它或按下指定的组合键，所有的动作就会一次性执行。
优势 :
- 可以为新邮件、回复和转发创建不同的模板。
- 不仅是信息文本，而且几乎所有的电子邮件字段都可以预先设置。
- 可以用同一个快速步骤执行多个动作，例如，用模板回复邮件，并将原始邮件移到另一个文件夹。
- 可以用键盘快捷方式快速执行。
缺点 ：电子邮件模板只能是纯文本。
支持的版本 : Outlook 365 - 2010
端到端教程 : Outlook的快速操作步骤
作为模板的Outlook草稿
Outlook中的草稿无非是未发送的邮件。 通常，这些是未完成的信息，由Outlook自动保存或由自己手动保存。 但谁说最终的草稿不能作为电子邮件模板？
这种方法的好处是，你可以创建一个可重复使用的电子邮件模板草案，就像你平时做的那样--在邮件正文中输入文字，填写电子邮件字段，附加文件，插入图像，应用所需的格式，等等。 当你的邮件准备好了，不要发送。 相反，点击 拯救 按钮或按Ctrl + S将信息保存到 草案 如果你有太多的项目在你的 草案 文件夹，你可以把你的模板放在一个或多个单独的子文件夹中，或为它们指定类别。
下次当你想给某人发送特定信息时，请到你的 草案 最关键的是，你不要把你的草稿发出去，而是要把你的信息发出去。 前， 它！当转发草稿时，Outlook会制作一份副本，保留原始邮件供将来使用。 此外，草稿的文本上方不会添加标题信息，就像通常在转发收到的电子邮件时那样。 主题行也不会以 "FW: "为前缀。
你可能想知道如何在Outlook中转发草稿？ 比你想象的要容易得多 :)
- 通过双击打开你的信息草稿。
- 将光标放在任何一个电子邮件字段中，而不是在正文中，然后按Ctrl + F。 或者，你可以添加 前进 按钮到快速访问工具栏并点击它。
优势 创作、编辑和组织：非常方便。
缺点 签名：为了保持你的模板，记住要转发草稿，而不是发送。
支持的版本 : Outlook 365 - 2000
更多信息 : 使用Outlook草稿作为电子邮件模板
Outlook签名模板
签名是书面交流的一个传统元素，大多数Outlook用户都有一个默认的签名自动添加到他们的电子邮件中。 但是，没有什么可以阻止你有一个以上的签名，并包括标准联系信息以外的信息。
你可以将签名作为一个完整的电子邮件模板来创建，只需点击几下就可以将其插入到邮件中( 留言 标签> 签名 ).
需要注意的是！除了信息文本外，请确保在你创建的每一个签名中包括你的标准细节。 当你为某一特定信息选择不同的签名时，默认的签名会被自动删除。
优势 ：使用起来非常快速和方便
缺点 ：你只能在邮件正文中添加信息，但不能预先定义电子邮件字段。
支持的版本 : Outlook 365 - 2000
深入的教程 : 如何创建和使用Outlook签名
自动更正
尽管自动更正功能最初并不是被设计为文本模板，但它确实可以让你通过指定的关键词或代码即时插入某些文本。 你可以把它看作是自动文本或快速部件的简化版本。
它是这样工作的：你给一些文本指定一个关键词，它可以是你喜欢的长度（当然是合理的），并以你选择的任何方式进行格式化。 在一条信息中，你输入关键词，点击回车键或空格键，关键词立即被替换成你的文本。
要打开 自动更正 对话窗口，前往 文件 标签> 选择 > 邮件 > 拼写和自动更正... 按钮>。 打样 > 自动更正选项... 按钮。
要配置一个新条目，请执行以下操作。
- 在 替换 字段，输入 关键字 ，这是一种快捷方式，将触发替换。 只是不要使用任何真正的单词--你不希望在你真正想要这个单词的时候，这个关键词被替换成更长的文本。 在你的关键词前加上一些特殊的符号是一个好主意。 例如，你可以使用 #警告 , !"警告 或 [警告] 为 重要警告!
- 在 与 领域，输入你的 模板文本 .
- 完成后，点击 添加 .
提示：如果你想 格式化文本 像下面的截图一样，然后先在信息中输入替换文本，选择它，然后打开自动更正对话框。 你的模板文本将自动添加到 与 为了保持格式化，请确保 格式化文本 单选按钮被选中，并点击 添加 .
而现在，输入 #警告 在信息正文中，按回车键，然后就可以了。
优势 : 一次性设置
缺点 ：文本模板的数量限制在你能记住的快捷方式的数量。
支持的版本 : Outlook 365 - 2010
展望文具
ǞǞǞ 文具 微软Outlook中的功能是用来创建个性化的HTML格式的电子邮件，有自己的背景、字体、颜色等。代替或除了各种设计元素外，你还可以包括文本，当你选择文具文件时，它将自动插入邮件中。
你首先要创建一个新的邮件，设计其布局，并输入模板文本。 定义主题或任何其他电子邮件字段没有意义，因为当使用文具时，这些信息将出现在邮件正文的顶部。
准备好后，保存你的信息( 文件 > 保存为 )作为一个HTML文件发送到 文具 这里的文件夹。
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
保存后，你可以按以下方式选择你的文具。 首页 标签> 新项目 > 使用电子邮件信息 > 更多文具 最近使用的文具文件将直接显示在 使用电子邮件信息 菜单。
你也可以选择某种文具作为你正在创建的所有新信息的默认主题。
下面是一个例子，说明你的Outlook文具信息模板可能看起来像什么。
优势 由于支持HTML，所以有大量的格式化选项
缺点 ：保存和访问文具文件的点击次数比真正需要的多得多。
支持的版本 : Outlook 365 - 2007
Outlook中的自定义表单
我先说一下--这个技术是为专业人士准备的。 设计一个自定义表单比本教程中讨论的其他方法要棘手得多，可能需要VBA编程技巧。 首先，启用 开发商 然后，在Outlook中点击 设计一个表格 挑选一个标准表单作为你的自定义表单的基础，添加字段、控件和可能的代码，设置属性并发布你的表单。 听起来令人困惑和晦涩难懂？ 的确，这将需要时间来弄清楚这个问题。
优势 ：一个非常强大的功能，有大量的选项
缺点 : 陡峭的学习曲线
支持的版本 : Outlook 365 - 2007
共享的电子邮件模板
信不信由你，这个解决方案对新手和大师来说都是一种乐趣。 初学者会欣赏它的简单性--开始使用共享电子邮件模板是足够直观的，可以立即进入。 Outlook专家可以利用许多高级功能，如在宏的帮助下创建个性化的回复，配置预定义、可填充和下拉字段，拉动来自数据集的信息，以及更多的信息。
与内置功能形成鲜明对比的是，共享电子邮件模板将所有功能直接引入信息窗口！你现在可以随时创建、编辑和使用你的模板，而无需在不同的标签之间来回切换和挖掘菜单。
拟 创建 一个新的模板，只需在信息中选择所需的内容（文本、图像、链接等），然后点击 新模板。
拟 插入 在信息中加入一个模板，点击 粘贴 图标或双击模板名称。
优势 :
- 创作快速而舒适。
- 点击一下就能在信息中插入。
- 个人使用或与你的团队分享。
- 添加可填充的文本字段和下拉列表。
- 填写电子邮件字段，插入图像，并自动附加文件。
- 在原地编辑器中应用基本格式化，使用HTML创建复杂的设计。
- 链接到您的 草案 文件夹，并使用你的任何Outlook草稿作为电子邮件模板。
- 使用快捷键进行快速回复。
- 从任何设备访问你的模板，无论是Windows、Mac还是Outlook Online。
缺点 :欢迎你测试并让我们知道 :)
支持的版本 : Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows and Mac, Outlook on the web
如何获得 ：选择你的订阅计划或从微软AppSource下载一个免费版本。
这就是如何在Outlook中创建一个电子邮件模板。 希望我们的教程能帮助你选择你最喜欢的技术。 感谢你的阅读，并希望下周在我们的博客上看到你!
