Questo articolo presenta dieci incredibili funzioni che forse non conoscete, ma che possono farvi risparmiare un'enorme quantità di tempo nella gestione delle e-mail di routine.

Se una parte importante della vostra comunicazione online è costituita da e-mail ripetitive, è naturale che vi sforziate di ottimizzare questa parte del vostro lavoro. Rispondere con un modello può essere un'ottima alternativa alla composizione di e-mail da zero in modo noioso, tasto per tasto.

Modelli di Outlook

I modelli di posta elettronica in Outlook sono come i modelli di documento in Word o i modelli di foglio di lavoro in Excel. Se si inviano spesso messaggi uguali o molto simili a persone diverse, è possibile salvare uno di questi messaggi come modello facendo clic su File > Salva con nome > Modello di Outlook (*.oft) E poi, invece di comporre un'e-mail da zero, si parte da un modello, lo si personalizza se necessario e si preme su Inviare Il messaggio si spegne, ma il modello rimane, pronto per il prossimo utilizzo.

Per impostazione predefinita, tutti i modelli di Outlook vengono salvati nella cartella sottostante, che non deve essere modificata, altrimenti non sarà possibile aprire il modello da Outlook.

C:´Users'UserName´AppData´Roaming´Microsoft'Templates

Vantaggi :

• Facile da creare e salvare.
• I campi dell'indirizzo (A, Cc e Bcc), l'oggetto e persino l'account di invio possono essere predefiniti.
• I modelli di messaggio possono contenere allegati, elementi grafici e formattazione come caratteri, colori di sfondo, ecc.

Svantaggi : fastidioso da usare: per aprire un modello, è necessario scavare a fondo nei menu.

Versioni supportate Outlook 365 - 2010

Tutorial approfondito Come creare e utilizzare i modelli di posta elettronica di Outlook

Modelli di posta elettronica nell'applicazione web Outlook.com

Anche l'applicazione web Outlook.com dispone di modelli di e-mail che, rispetto ai file .oft della versione desktop, non richiedono un sacco di clic sul menu per essere aperti. Tuttavia, le opzioni non sono così ampie: un modello può contenere piccole immagini e una formattazione di base, ma non è possibile preimpostare campi e-mail o allegare file.

Come molte altre funzioni utili, anche questa è nascosta alla vista immediata. Per utilizzarla, è necessario procedere come segue:

Nell'angolo in basso a destra della schermata Nuovo messaggio fare clic sul pulsante ellissi (...), quindi fare clic su I miei modelli .

Il I miei modelli Il riquadro della scheda di memoria contiene alcuni campioni predefiniti pronti per l'uso. Per crearne uno proprio, fare clic sul pulsante + Modello e inserire il titolo e il corpo del modello nelle caselle corrispondenti. In alternativa, è possibile digitare e formattare il testo nella finestra del messaggio e poi fare copia/incolla: tutta la formattazione sarà conservata.

Per inserire il modello in un'e-mail, basta fare clic sul suo nome nel riquadro.

Vantaggi semplice e intuitivo

Svantaggi : opzioni limitate

Versioni supportate Applicazione web di Outlook.com

Parti rapide e AutoText

Le parti rapide sono frammenti di contenuto riutilizzabili che possono essere aggiunti rapidamente a un messaggio di posta elettronica, a un appuntamento, a un contatto, a una richiesta di riunione e a un'attività. Oltre al testo, possono includere grafici, tabelle e formattazione personalizzata. Mentre i modelli .oft sono destinati a costituire un intero messaggio, le parti rapide sono una sorta di piccoli blocchi di costruzione.

Parti rapide è il sostituto moderno di AutoText in Outlook 2003 e versioni precedenti. Nelle versioni più recenti sono disponibili entrambi i tipi, con l'unica differenza che gli elementi risiedono in gallerie diverse. Per il resto, Parti rapide e AutoText sono sostanzialmente identici.

Per creare un nuovo elemento, digitate il testo in un messaggio, selezionatelo e fate clic su Inserire scheda> Parti rapide > Salvare le selezioni nella Galleria parti rapide .

Per inserire una parte rapida in un'e-mail, scegliere quella necessaria dalla galleria.

In alternativa, è possibile digitare il nome della parte rapida di un messaggio (non necessariamente l'intero nome, ma solo una sua parte) e premere F3. In Outlook 2016 e versioni successive, quando si inizia a digitare il nome, viene visualizzato un suggerimento e si può semplicemente premere il tasto Invio per inserire l'intero testo.

Le parti rapide si trovano nella sezione NormalEmail.dotm che viene memorizzato qui:

C:\Users\%username%AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

A indietro le parti rapide, copiare questo file in una posizione di salvataggio. esportazione su un altro PC, incollarlo nel file Modelli su un altro computer.

Vantaggi : molto semplice e diretto

Svantaggi :

• Non c'è un'opzione di ricerca: se nella galleria sono presenti più pezzi, potrebbe essere un problema individuare quello di cui si ha bisogno.
• Non è possibile modificare il contenuto di una parte rapida, ma solo sostituirla con una nuova.
• Non è possibile aggiungere allegati.

Versioni supportate Outlook 365 - 2007

Tutorial completo Parti rapide di Outlook e AutoText

Modelli di e-mail a passi rapidi

I passaggi rapidi sono una sorta di scorciatoie che consentono di eseguire più azioni con un unico comando. Una di queste azioni può essere la risposta con un modello o la creazione di una nuova e-mail basata su un modello. Oltre al testo del messaggio, è possibile precompilare i campi A, Cc, Bcc e Oggetto, impostare un flag di follow-up e l'importanza.

Per creare un modello di passo rapido, fare clic su Crea nuovo all'interno del Passi rapidi sulla casella Casa e scegliere una delle seguenti azioni: Nuovo messaggio , Risposta , Rispondi a tutti o In avanti . nella Modifica nella finestra, digitare il testo del modello nella casella corrispondente, configurare le altre opzioni che si ritengono appropriate e assegnare al modello un nome descrittivo. Facoltativamente, assegnare uno dei tasti di scelta rapida predefiniti.

Ecco un esempio di Outlook modello di risposta :

Una volta impostato, il nuovo passo rapido apparirà immediatamente nella galleria: basta fare clic su di esso o premere la combinazione di tasti assegnata e tutte le azioni verranno eseguite in una volta sola.

Vantaggi :

• È possibile creare diversi modelli per le nuove e-mail, le risposte e gli inoltri.
• Non solo il testo del messaggio, ma anche quasi tutti i campi delle e-mail possono essere preimpostati.
• È possibile eseguire più azioni con lo stesso rapido passaggio, ad esempio rispondere a un messaggio con un modello e spostare il messaggio originale in un'altra cartella.
• Può essere eseguito rapidamente con una scorciatoia da tastiera.

Svantaggi Il modello di e-mail può essere solo un testo semplice.

Versioni supportate Outlook 365 - 2010

Tutorial end-to-end Passi rapidi di Outlook

Bozze di Outlook come modelli

Le bozze in Outlook non sono altro che messaggi di posta elettronica non inviati. Di solito, si tratta di messaggi incompiuti che vengono salvati automaticamente da Outlook o manualmente da voi stessi. Ma chi dice che una bozza finalizzata non possa essere utilizzata come modello di posta elettronica?

Il bello di questo metodo è che si può creare un modello di bozza di e-mail riutilizzabile esattamente come si farebbe normalmente: digitando il testo nel corpo del messaggio, compilando i campi dell'e-mail, allegando file, inserendo immagini, applicando la formattazione desiderata, ecc. Quando il messaggio è pronto, non bisogna inviarlo, ma fare clic sul pulsante Risparmiare oppure premete Ctrl + S per salvare il messaggio nella cartella Bozze Se ci sono troppi elementi nella cartella Bozze si possono tenere i modelli in una o più sottocartelle separate o assegnare loro delle categorie.

La prossima volta che vorrete inviare un messaggio particolare a qualcuno, andate nella vostra cartella Bozze La cosa fondamentale è che non si invia la bozza, ma si apre il messaggio. in avanti Quando si inoltra una bozza, Outlook ne fa una copia mantenendo il messaggio originale per un uso futuro. Inoltre, non vengono aggiunte informazioni di intestazione sopra il testo della bozza, come avviene normalmente quando si inoltra un messaggio di posta elettronica in arrivo. Neanche l'oggetto sarà preceduto da "FW:".

Vi starete chiedendo come inoltrare una bozza in Outlook? È molto più facile di quanto pensiate :)

• Aprire la bozza del messaggio con un doppio clic.
• Posizionare il cursore all'interno di un qualsiasi campo e-mail, non nel corpo, e premere Ctrl + F . In alternativa, è possibile aggiungere il comando In avanti nella barra degli strumenti di accesso rapido e fare clic su di esso.

  

Vantaggi : molto comodo per creare, modificare e organizzare.

Svantaggi Per mantenere il vostro modello, ricordate di inoltrare una bozza, non di inviarla.

Versioni supportate Outlook 365 - 2000

Più informazioni Utilizzo delle bozze di Outlook come modelli di e-mail

Modelli di firma di Outlook

La firma è un elemento tradizionale della comunicazione scritta e la maggior parte degli utenti di Outlook ha una firma predefinita aggiunta automaticamente ai propri messaggi di posta elettronica. Tuttavia, nulla vieta di avere più di una firma e di includere informazioni diverse dai dati di contatto standard.

È possibile creare una firma come un intero modello di e-mail e inserirla in un messaggio con un paio di clic ( Messaggio scheda> Firma ).

Oltre al testo del messaggio, assicuratevi di includere i vostri dati standard in ogni firma che state creando. Quando scegliete una firma diversa per un determinato messaggio, quella predefinita viene automaticamente rimossa.

Vantaggi : molto veloce e comodo da usare

Svantaggi : è possibile aggiungere informazioni solo al corpo del messaggio, ma non è possibile predefinire i campi dell'e-mail.

Versioni supportate Outlook 365 - 2000

Tutorial approfondito Come creare e utilizzare le firme di Outlook

Correzione automatica

Sebbene la funzione di correzione automatica non sia stata originariamente concepita per essere utilizzata come modello di testo, consente di inserire istantaneamente un determinato testo tramite una parola chiave o un codice assegnato. Si può considerare una versione semplificata di AutoText o Parti rapide.

Ecco come funziona: si assegna una parola chiave a un testo che può essere lungo quanto si vuole (ovviamente in modo ragionevole) e formattato come si vuole. In un messaggio, si digita la parola chiave, si preme il tasto Invio o la barra spaziatrice e la parola chiave viene immediatamente sostituita dal testo.

Per aprire il Correzione automatica finestra di dialogo, recarsi nella sezione File scheda> Opzioni > Posta > Ortografia e correzione automatica... pulsante> Prove di stampa > Opzioni di correzione automatica... pulsante.

Per configurare una nuova voce, procedere come segue:

• Nel Sostituire digitare il campo parola chiave che è una sorta di scorciatoia che attiva la sostituzione. Non utilizzate una parola vera e propria: non volete che la parola chiave venga sostituita con un testo più lungo quando in realtà volete la parola stessa. È una buona idea anteporre alla parola chiave un simbolo speciale. Ad esempio, potreste usare #avvertenze , avvertire o [warn] per Avviso importante!
• Nel Con digitare il proprio testo del modello .
• Al termine, fare clic su Aggiungi .

Suggerimento: se si desidera testo formattato come nell'immagine qui sotto, quindi digitare il testo sostitutivo in un messaggio, selezionarlo e aprire la finestra di dialogo Correzione automatica. Il testo del modello verrà automaticamente aggiunto al file Con Per mantenere la formattazione, assicurarsi che il campo Testo formattato è selezionato il pulsante di opzione e fare clic su Aggiungi .

E ora, digitate #avvertenze nel corpo del messaggio, premere Invio e voilà:

Vantaggi : impostazione una tantum

Svantaggi Il numero di modelli di testo è limitato al numero di scorciatoie che si possono ricordare.

Versioni supportate Outlook 365 - 2010

Cartoleria Outlook

Il Articoli di cancelleria La funzione di Microsoft Outlook consente di creare messaggi di posta elettronica personalizzati in formato HTML con sfondi, caratteri, colori e così via. Al posto o in aggiunta a vari elementi di design, è possibile includere anche del testo, che verrà inserito automaticamente nel messaggio quando si sceglie un file di cancelleria.

Si inizia con la creazione di un nuovo messaggio, la progettazione del layout e la digitazione del testo del modello. Non ha senso definire l'Oggetto o altri campi di posta elettronica, perché quando si utilizza una cancelleria, queste informazioni appariranno nella parte superiore del corpo del messaggio.

Una volta pronto, salvare il messaggio ( File > Salva con nome ) come file HTML alla cartella Cartoleria cartella qui:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Una volta salvata, è possibile selezionare la cancelleria nel modo seguente: Casa scheda> Nuovi articoli > Messaggio e-mail utilizzando > Altri articoli di cancelleria I file di cancelleria utilizzati di recente vengono visualizzati direttamente nella finestra di dialogo Messaggio e-mail utilizzando menu:

È anche possibile scegliere una determinata cancelleria come tema predefinito per tutti i nuovi messaggi creati.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire il modello di messaggio di Outlook:

Vantaggi Una grande quantità di opzioni di formattazione grazie al supporto dell'HTML.

Svantaggi : il numero di clic per salvare e accedere ai file di cancelleria è molto più alto di quanto sia realmente necessario.

Versioni supportate Outlook 365 - 2007

Moduli personalizzati in Outlook

Lo dico subito: questa tecnica è destinata ai professionisti. La progettazione di un modulo personalizzato è molto più complicata di qualsiasi altro metodo discusso in questo tutorial e può richiedere competenze di programmazione VBA. Per cominciare, attivate la funzione Sviluppatore in Outlook, quindi fare clic su Progettare un modulo Scegliete uno dei moduli standard come base per il vostro modulo personalizzato, aggiungete campi, controlli e possibilmente codice, impostate gli attributi e pubblicate il vostro modulo. Vi sembra un po' complicato e oscuro? In effetti, ci vorrà del tempo per capirlo.

Vantaggi : una funzione molto potente con molte opzioni

Svantaggi : una curva di apprendimento ripida

Versioni supportate Outlook 365 - 2007

Modelli di e-mail condivisi

Che ci crediate o no, questa soluzione è una gioia da usare sia per i novizi che per i guru. I principianti apprezzeranno la semplicità: iniziare con i modelli di e-mail condivisi è abbastanza intuitivo da poterci entrare subito. Gli esperti di Outlook possono sfruttare molte funzionalità avanzate, come la creazione di risposte personalizzate con l'aiuto di macro, la configurazione di campi predefiniti, riempibili e a discesa, l'estrazione diinformazioni da insiemi di dati e molto altro ancora.

In contrasto con le funzioni integrate, Shared Email Templates porta tutte le funzionalità direttamente nella finestra del messaggio: ora potete creare, modificare e utilizzare i vostri modelli in un attimo, senza dover passare da una scheda all'altra e senza dover scavare nei menu.

A creare un nuovo modello, è sufficiente selezionare il contenuto desiderato (testo, immagini, link, ecc.) in un messaggio e fare clic su Nuovo modello.

A inserto un modello in un messaggio, fare clic sul pulsante Incolla o fare doppio clic sul nome del modello.

Vantaggi :

• Veloce e comodo da creare.
• Inserire in un messaggio con un clic.
• Da usare personalmente o da condividere con il proprio team.
• Aggiungere campi di testo compilabili ed elenchi a discesa.
• Compilare i campi dell'e-mail, inserire immagini e allegare file automaticamente.
• Applicare la formattazione di base all'interno dell'editor in-place per creare progetti sofisticati utilizzando l'HTML.
• Collegamento al vostro Bozze e utilizzare le bozze di Outlook come modelli di e-mail.
• Usate le scorciatoie per le risposte rapide.
• Accedete ai vostri modelli da qualsiasi dispositivo, sia esso Windows, Mac o Outlook Online.

Svantaggi Siete invitati a testare e a farci sapere :)

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Ecco come creare un modello di e-mail in Outlook. Speriamo che il nostro tutorial vi aiuti a scegliere la vostra tecnica preferita. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!