INHOUDSOPGAWE
Hierdie artikel wys tien wonderlike kenmerke waarvan jy dalk nie weet nie, maar wat jou 'n enorme hoeveelheid tyd kan bespaar wanneer jy met roetine-e-posse omgaan.
As 'n groot deel van jou aanlyn kommunikasie is herhalende e-posse, sal dit net natuurlik wees dat jy daarna streef om daardie deel van jou werk te optimaliseer. Om met sjabloon te antwoord kan 'n goeie alternatief wees om e-posse van nuuts af op 'n vervelige toets-vir-toetsaanslag-manier saam te stel.
Outlook-sjablone
E-possjablone in Outlook is soos dokument sjablone in Word of werkbladsjablone in Excel. As jy dikwels dieselfde of baie soortgelyke boodskappe aan verskillende mense stuur, kan jy een van sulke boodskappe as 'n sjabloon stoor deur Lêer > Stoor as > Outlook-sjabloon te klik (*.oft) . En dan, in plaas daarvan om 'n e-pos van nuuts af saam te stel, begin jy met 'n sjabloon, pas dit aan indien nodig en druk Stuur . Die boodskap gaan uit, maar die sjabloon bly, gereed vir die volgende gebruik.
Alle Outlook-sjablone word by verstek in die onderstaande gids gestoor. Dit moet nie verander word nie, anders sal jy nie jou sjabloon van binne Outlook kan oopmaak nie.
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Voordele :
- Maklik om te skep en te stoor.
- Die adresvelde (Aan, Cc en Bcc), Onderwerpreël, en selfs die stuurrekening kan vooraf gedefinieer word.
- Jou boodskapsjablone kanskep.
Hier is 'n voorbeeld van hoe jou Outlook-skryfbehoefteboodskapsjabloon kan lyk:
Voordele : 'n magdom formateringopsies as gevolg van HTML-ondersteuning
Nadele : die aantal klikke om skryfbehoeftelêers te stoor en toegang te verkry, is baie meer as wat regtig nodig is
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2007
Gepasmaakte vorms in Outlook
Ek sal dit vooraf sê - hierdie tegniek is bedoel vir professionele persone. Om 'n pasgemaakte vorm te ontwerp is baie moeiliker as enige ander metode wat in hierdie tutoriaal bespreek word en kan VBA-programmeringsvaardighede vereis. Om mee te begin, aktiveer die Ontwikkelaar -oortjie in jou Outlook. Klik dan op Ontwerp 'n vorm , kies een van die standaardvorms as basis vir jou pasgemaakte vorm, voeg velde, kontroles by, en moontlik kodeer, stel eienskappe en publiseer jou vorm. Klink dit verwarrend en duister? Dit sal inderdaad tyd neem om daardie ding uit te vind.
Voordele : 'n baie kragtige kenmerk met baie opsies
Nadele : 'n steil leerkurwe
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2007
Gedeelde e-possjablone
Glo dit of nie, hierdie oplossing is 'n plesier om te gebruik vir beginners en ghoeroes. Beginners sal die eenvoud waardeer - om met gedeelde e-possjablone te begin is intuïtief genoeg om dadelik daarin te spring. Outlook-kundiges kan baie gevorderde kenmerke gebruik, soos skepgepersonaliseerde antwoorde met behulp van makro's, die opstel van vooraf gedefinieerde, invulbare en aftrekvelde, haal inligting uit datastelle, en nog baie meer.
In teenstelling met die ingeboude kenmerke, bring Gedeelde e-possjablone al die funksionaliteit direk in die boodskapvenster ! Jy kan nou jou sjablone skep, redigeer en gebruik op 'n oomblik se kennisgewing, sonder om heen en weer tussen verskillende oortjies te wissel en in die spyskaarte te grawe.
Om 'n nuwe sjabloon te skep , kies eenvoudig die gewenste inhoud (teks, beelde, skakels, ens.) in 'n boodskap en klik Nuwe sjabloon.
Om 'n sjabloon in 'n boodskap in te voeg, klik die Plak -ikoon of dubbelklik op die sjabloonnaam.
Voordele :
- Vinnig en gemaklik om skep.
- Voeg 'n boodskap in met 'n klik.
- Gebruik persoonlik of deel met jou span.
- Voeg invulbare teksvelde en aftreklyste by.
- Vul e-posvelde in, voeg prente in en heg lêers outomaties aan.
- Pas basiese formatering binne die in-plek redigeerder toe om gesofistikeerde ontwerpe met HTML te skep.
- Skakel na jou konsepte -lêergids en gebruik enige van jou Outlook-konsepte as e-possjablone.
- Gebruik kortpaaie vir vinnige antwoorde.
- Kry toegang tot jou sjablone vanaf enige toestel, of dit nou Windows, Mac, of Outlook Online.
Nadele : jy is welkom om te toets en ons te laat weet :)
Ondersteunweergawes : Outlook vir Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows en Mac, Outlook op die web
Hoe om te kry : Kies jou intekeningplan of laai 'n gratis weergawe van Microsoft AppSource af .
Dis hoe om 'n e-possjabloon in Outlook te skep. Hopelik sal ons tutoriaal jou help om jou gunsteling tegniek te kies. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!
bevat aanhegsels, grafika en formatering soos lettertipes, agtergrondkleure, ens.
Nadele : lastig om te gebruik - om 'n sjabloon oop te maak, moet jy redelik diep in die spyskaarte.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2010
In-diepte tutoriaal : Hoe om Outlook-e-possjablone te skep en te gebruik
E-possjablone in Outlook.com-webtoepassing
Die Outlook.com-webtoepassing het ook e-possjablone. In vergelyking met .oft-lêers in die rekenaarweergawe, vereis dit nie 'n klomp kieslysklikke om oop te maak nie. Die opsies hier is egter nie so omvangryk nie - 'n sjabloon kan klein beelde en basiese formatering bevat, maar dit is nie moontlik om e-posvelde vooraf in te stel of lêers aan te heg nie.
Soos baie ander nuttige kenmerke, is hierdie een vir onmiddellike weggesteek beskou. Om daarvan gebruik te maak, is dit wat jy moet doen:
Klik in die onderste regterhoek van die Nuwe Boodskap -venster op die ellipsknoppie (...), en klik dan My Templates .
Die My Templates -venster sal verskyn met 'n paar verstekvoorbeelde wat gereed is om te gebruik. Om jou eie een te maak, klik op die + Sjabloon -knoppie en voer die sjabloon se titel en liggaam in die ooreenstemmende blokkies in. Of jy kan teks in die boodskapvenster tik en formateer, en dan kopieer/plak - al die formatering sal behoue bly.
Om die sjabloon in 'n e-pos te laat invoeg, moet jy net klik sy naam op die paneel.
Voordele :eenvoudig en intuïtief
Nadele : beperkte opsies
Ondersteunde weergawes : Outlook.com-webtoepassing
Quick Parts en AutoText
Quick Parts is herbruikbare brokkies inhoud wat vinnig by 'n e-posboodskap, afspraak, kontak, vergaderingversoek en taak gevoeg kan word. Afgesien van teks, kan dit ook grafika, tabelle en pasgemaakte formatering insluit. Terwyl .oft-sjablone bedoel is om 'n hele boodskap te vorm, is vinnige dele soort van kleiner boublokke.
Quick Parts is die moderne vervanging van AutoText in Outlook 2003 en vroeër. In onlangse weergawes is albei tipes beskikbaar. Die enigste verskil tussen hulle is dat die items in verskillende galerye woon. In alle ander opsigte is Quick Parts en AutoText in wese dieselfde.
Om 'n nuwe item te skep, tik jou teks in 'n boodskap, kies dit en klik Voeg in -oortjie > Quick Parts > Stoor seleksies in Quick Part Gallery .
Om 'n vinnige deel in 'n e-pos te plaas, kies die nodige een uit die gallery.
Of, jy kan die vinnige deelnaam in 'n boodskap tik (nie noodwendig die hele naam nie, net 'n unieke deel daarvan) en F3 druk. In Outlook 2016 en later weergawes, wanneer jy die naam begin tik, sal 'n voorstel verskyn, en jy kan eenvoudig die Enter-sleutel druk om die hele teks in te spuit.
Vinnig Onderdele is geleë in die in die NormalEmail.dotm -lêer, wat ishier gestoor:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
Om rugsteun van jou vinnige dele, kopieer hierdie lêer na 'n stoor ligging. Om uit te voer na 'n ander rekenaar, plak dit in die Templates -lêergids op 'n ander rekenaar.
Voordele : baie eenvoudig en reguit
Nadele :
- Daar is geen soekopsie nie. As jy veelvuldige stukke in die galery het, kan dit dalk 'n probleem wees om die een op te spoor wat jy nodig het.
- Dit is nie moontlik om 'n vinnige deel se inhoud te wysig nie - jy kan dit net met 'n nuwe een vervang.
- Dit is nie moontlik om aanhegsels by te voeg nie.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2007
Omvattende tutoriaal : Outlook Quick Parts en OutoTeks
Quick Steps-e-possjablone
Quick Steps is soort van kortpaaie wat dit moontlik maak om veelvuldige aksies met 'n enkele opdrag uit te voer. Een van sulke aksies kan wees om met 'n sjabloon te antwoord of 'n nuwe e-pos te skep gebaseer op 'n sjabloon. Afgesien van die boodskapteks, kan jy Aan, Cc, Bcc en Onderwerp vooraf invul, 'n opvolgvlag en belangrikheid stel.
Om 'n vinnige stapsjabloon te maak, klik Skep nuwe binne die Vinnigestappe -boks op die Tuis -oortjie, en kies dan een van die volgende aksies: Nuwe boodskap , Antwoord , Antwoord Almal of Stuur aan . Tik in die venster Redigeer die teks van jou sjabloon in die ooreenstemmende blokkie, stel enige ander opsies op wat jydink gepas, en gee jou sjabloon 'n beskrywende naam. Ken opsioneel een van die vooraf gedefinieerde kortpadsleutels toe.
Hier is 'n voorbeeld van Outlook antwoordsjabloon :
Sodra dit gestel is, is jou nuwe vinnige stap sal onmiddellik in die gallery verskyn. Klik net daarop of druk die toegewysde sleutelkombinasie, en al die aksies sal gelyktydig uitgevoer word.
Voordele :
- Verskillende sjablone vir nuwe e-posse, antwoorde en aanstuur kan geskep word.
- Nie net die boodskapteks nie, maar byna alle e-posvelde kan vooraf ingestel word.
- Verskeie aksies kan met dieselfde uitgevoer word vinnige stap, bv. antwoord op 'n boodskap met sjabloon en skuif die oorspronklike boodskap na 'n ander vouer.
- Kan vinnig uitgevoer word met 'n sleutelbordkortpad.
Nadele : e-possjabloon kan wees slegs gewone teks.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2010
Einde-tot-einde-tutoriaal : Outlook-vinnige stappe
Outlook-konsepte as sjablone
Konsepte in Outlook is niks anders as ongestuurde e-posse nie. Gewoonlik is dit onvoltooide boodskappe wat outomaties deur Outlook of handmatig deur jouself gestoor word. Maar wie sê 'n afgehandelde konsep kan nie as 'n e-possjabloon gebruik word nie?
Die skoonheid van hierdie metode is dat jy 'n herbruikbare konsep-e-possjabloon kan skep presies soos jy gewoonlik sou doen - tik die teks in die boodskapliggaam , vul die e-posvelde in, heg lêers aan,voeg prente in, pas die verlangde formatering toe, ens. Wanneer jou boodskap gereed is, moenie dit stuur nie. Klik eerder op die Stoor -knoppie of druk Ctrl + S om die boodskap in die Konsepte -lêergids te stoor. As jy te veel items in jou Konsepte -lêergids het, kan jy jou sjablone in 'n aparte subvouer(s) hou of kategorieë daaraan toewys.
Die volgende keer wanneer jy 'n spesifieke boodskap aan iemand, gaan na jou Konsepte -lêergids en maak daardie boodskap oop. Die belangrikste ding is dat jy nie jou konsep uitstuur nie, maar dit aanstuur ! Wanneer 'n konsep aanstuur, maak Outlook 'n kopie daarvan en hou die oorspronklike boodskap vir toekomstige gebruik. Boonop word geen opskrifinligting bo die konsepteks bygevoeg nie, soos wat dit gewoonlik gedoen word wanneer 'n inkomende e-pos aanstuur. Die onderwerpreël sal ook nie met "FW:" voorafgegaan word nie.
Jy wonder dalk hoe om 'n konsep in Outlook aan te stuur? Baie makliker as wat jy dalk dink :)
- Maak jou konsepboodskap oop met 'n dubbelklik.
- Plaas die wyser binne enige e-posveld, nie in die liggaam nie, en druk Ctrl + F . Alternatiewelik kan jy die Voorstuur -knoppie by die Vinnige Toegang-nutsbalk voeg en daarop klik.
Voordele : baie gerieflik om te skep, te redigeer en te organiseer.
Nadele : om jou sjabloon te behou, onthou om 'n konsep aan te stuur, nie om dit te stuur nie.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2000
Meer inligting : GebruikOutlook-konsepte as e-possjablone
Outlook-handtekeningsjablone
Handtekening is 'n tradisionele element van geskrewe kommunikasie, en die meeste Outlook-gebruikers het 'n verstekhandtekening wat outomaties by hul e-posse gevoeg word. Maar daar is niks wat jou sal verhoed om meer as een handtekening te hê en ander inligting as standaard kontakbesonderhede in te sluit nie.
Jy kan 'n handtekening as 'n hele e-possjabloon skep en dit in 'n boodskap invoeg met letterlik 'n paar klik ( Boodskap -oortjie > Handtekening ).
'n Woord van waarskuwing! Behalwe vir die boodskapteks, maak seker dat jy jou standaardbesonderhede insluit in elke handtekening wat jy skep. Wanneer jy 'n ander handtekening vir 'n spesifieke boodskap kies, word die verstek een outomaties verwyder.
Voordele : baie vinnig en gerieflik om te gebruik
Nadele : jy kan slegs inligting by die boodskapliggaam voeg, maar kan nie e-posvelde vooraf definieer nie.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2000
In-diepte tutoriaal : Hoe om Outlook-handtekeninge te skep en te gebruik
Outokorreksie
Alhoewel die outokorreksie-kenmerk nie oorspronklik ontwerp is om as tekssjablone gebruik te word nie, laat dit jou toe om sekere teks onmiddellik in te voeg via 'n toegewysde sleutelwoord of kode. Jy kan daaraan dink as 'n vereenvoudigde weergawe van AutoText of Quick Parts.
Hier is hoe dit werk: jy ken 'n sleutelwoord aan een of ander teks toe, wat so lank kan wees aswaarvan jy hou (natuurlik redelik) en geformateer op enige manier wat jy kies. In 'n boodskap tik jy die sleutelwoord in, druk die Enter-sleutel of spasiebalk , en die sleutelwoord word onmiddellik met jou teks vervang.
Om die OutoKorrigeer dialoogvenster oop te maak, gaan na die Lêer -oortjie > Opsies > Pos > Spelling en outokorreksie... -knoppie > Bewys > Outokorreksie-opsies... -knoppie.
Om 'n nuwe inskrywing op te stel, doen die volgende:
- In die Vervang -veld, tik die sleutelwoord , wat 'n soort kortpad is wat die vervanging sal aktiveer. Moet net nie 'n regte woord daarvoor gebruik nie - jy wil nie hê dat die sleutelwoord met 'n langer teks vervang moet word as jy eintlik daardie woord self wil hê nie. Dit is 'n goeie idee om jou sleutelwoord met 'n spesiale simbool voor te sit. Byvoorbeeld, jy kan #waarsku , !waarsku of [waarsku] gebruik vir Belangrike waarskuwing!
- In die Met -veld, tik jou sjabloonteks .
- Wanneer jy klaar is, klik Voeg by .
Wenk. As jy geformateerde teks wil hê soos in die skermkiekie hieronder, tik dan eers die vervangingsteks in 'n boodskap, kies dit en maak dan die Outokorreksie-dialoog oop. Jou sjabloon teks sal outomaties by die Met boks gevoeg word. Om die formatering te behou, maak seker dat die Geformatteerde teks -radioknoppie gekies is, en klik Voeg by .
En nou, tik #waarsku in die boodskapliggaam,druk Enter , en voilà:
Voordele : eenmalige opstelling
Nadele : die aantal tekssjablone is beperk tot die aantal kortpaaie wat jy kan onthou.
Ondersteunde weergawes : Outlook 365 - 2010
Outlook Skryfbehoeftes
Die Skryfbehoeftes -kenmerk in Microsoft Outlook word gebruik om persoonlike HTML-geformateerde e-posse te skep met jou eie agtergronde, lettertipes, kleure, ens. In plaas van of bykomend tot verskeie ontwerpelemente, kan jy ook teks insluit, en dit sal outomaties ingevoeg word in 'n boodskap wanneer jy 'n skryfbehoeftelêer kies.
Jy begin met die skep van 'n nuwe boodskap, ontwerp die uitleg daarvan en tik die sjabloonteks. Dit maak geen sin om Onderwerp of enige ander e-posvelde te definieer nie, want wanneer 'n skryfbehoefte gebruik word, sal hierdie inligting boaan die boodskapliggaam verskyn.
Wanneer gereed, stoor jou boodskap ( Lêer > Stoor as ) as 'n HTML-lêer na die Skryfbehoeftes -lêergids hier:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
Sodra dit gestoor is, kan jy jou skryfbehoeftes op die volgende manier kies: Tuis -oortjie > Nuwe Items > E-pos Boodskap Gebruik > Meer skryfbehoeftes . Die skryfbehoeftelêers wat onlangs gebruik is, sal direk in die E-posboodskap gebruik -kieslys verskyn:
Jy kan ook 'n sekere skryfbehoeftes as die verstektema vir alle nuwe boodskappe wat jy is
