В этой статье представлены десять удивительных функций, о которых вы, возможно, не знаете, но которые могут сэкономить вам огромное количество времени при работе с обычными письмами.

Если большую часть вашего общения в Интернете составляют повторяющиеся электронные письма, то вполне естественно, что вы стремитесь оптимизировать эту часть вашей работы. Ответ с помощью шаблона может стать отличной альтернативой составлению электронных писем с нуля утомительным способом "клавиша за клавишей".

Шаблоны Outlook

Шаблоны электронной почты в Outlook похожи на шаблоны документов в Word или шаблоны рабочих листов в Excel. Если вы часто отправляете одинаковые или очень похожие сообщения разным людям, вы можете сохранить одно из таких сообщений в качестве шаблона, нажав кнопку Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook (*.oft) И тогда, вместо того чтобы составлять письмо с нуля, вы начинаете с шаблона, настраиваете его, если нужно, и нажимаете кнопку Отправить Сообщение исчезает, но шаблон остается, готовый к следующему использованию.

По умолчанию все шаблоны Outlook сохраняются в указанной ниже папке. Это не следует изменять, иначе вы не сможете открыть свой шаблон из Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Преимущества :

• Легко создавать и сохранять.
• Поля адреса (To, Cc и Bcc), строка темы и даже учетная запись отправителя могут быть предопределены.
• Шаблоны ваших сообщений могут содержать вложения, графику и форматирование, например, шрифты, цвета фона и т.д.

Недостатки : неудобен в использовании - чтобы открыть шаблон, нужно довольно глубоко залезть в меню.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2010

Углубленный учебник : Как создавать и использовать шаблоны электронной почты Outlook

Шаблоны электронной почты в веб-приложении Outlook.com

В веб-приложении Outlook.com также есть шаблоны электронной почты. По сравнению с файлами .oft в настольной версии, для их открытия не нужно нажимать тонну кнопок меню. Однако возможности здесь не столь широки - шаблон может содержать небольшие изображения и базовое форматирование, но в нем нельзя предустановить поля электронной почты или прикрепить файлы.

Как и многие другие полезные функции, эта скрыта от посторонних глаз. Чтобы воспользоваться ею, вот что вам нужно сделать:

В правом нижнем углу Новое сообщение окна, нажмите кнопку с многоточием (...), а затем нажмите кнопку Мои шаблоны .

Сайт Мои шаблоны появится панель с несколькими образцами по умолчанию, готовыми к использованию. Чтобы создать свой собственный, нажмите на + Шаблон Или вы можете набрать и отформатировать текст в окне сообщения, а затем скопировать/вставить - все форматирование будет сохранено.

Чтобы вставить шаблон в электронное письмо, просто щелкните его название на панели.

Преимущества : простой и интуитивно понятный

Недостатки : ограниченные возможности

Поддерживаемые версии : веб-приложение Outlook.com

Быстрые детали и автотекст

Быстрые части - это многоразовые фрагменты содержимого, которые можно быстро добавить в сообщение электронной почты, встречу, контакт, запрос на встречу или задачу. Помимо текста, они могут включать графику, таблицы и пользовательское форматирование. В то время как шаблоны .oft предназначены для составления целого сообщения, быстрые части - это своего рода небольшие строительные блоки.

Quick Parts - это современная замена AutoText в Outlook 2003 и более ранних версиях. В последних версиях доступны оба типа. Единственное различие между ними заключается в том, что элементы находятся в разных галереях. Во всех остальных отношениях Quick Parts и AutoText по сути одинаковы.

Чтобы создать новый элемент, введите свой текст в сообщении, выделите его и нажмите кнопку Вставка вкладка> Быстрые части > Сохраните выбранные элементы в галерее быстрых деталей .

Чтобы вставить быструю часть в электронное письмо, выберите нужную часть из галереи.

Или можно ввести имя быстрой части сообщения (не обязательно все имя, просто уникальную его часть) и нажать F3. В Outlook 2016 и более поздних версиях, когда вы начнете вводить имя, появится предложение, и вы можете просто нажать клавишу Enter, чтобы ввести весь текст.

Быстрые детали расположены в NormalEmail.dotm файл, который хранится здесь:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

На отступать для быстрого получения деталей, скопируйте этот файл в сохраненное место. Чтобы экспорт на другой компьютер, вставьте его в Шаблоны папку на другом компьютере.

Преимущества : очень простой и понятный

Недостатки :

• Нет возможности поиска. Если у вас в галерее несколько работ, найти нужную может быть проблематично.
• Содержимое быстрой части нельзя редактировать - его можно только заменить новым.
• Невозможно добавить вложения.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2007

Комплексное учебное пособие : Быстрые части Outlook и автотекст

Шаблоны электронной почты Quick Steps

Быстрые шаги - это своего рода ярлыки, которые позволяют выполнять несколько действий с помощью одной команды. Одним из таких действий может быть ответ по шаблону или создание нового письма на основе шаблона. Помимо текста сообщения, вы можете заполнить поля To, Cc, Bcc и Subject, установить флаг последующих действий и важность.

Чтобы сделать шаблон быстрого шага, нажмите Создать новый в пределах Быстрые шаги поле на Главная вкладку, а затем выберите одно из следующих действий: Новое сообщение , Ответить , Ответить всем или Вперед . В Редактировать В окне введите текст вашего шаблона в соответствующее поле, настройте любые другие параметры, которые вы считаете нужными, и дайте шаблону какое-либо описательное имя. По желанию назначьте одну из предопределенных клавиш быстрого доступа.

Вот пример Outlook шаблон ответа :

После установки ваш новый быстрый шаг сразу же появится в галерее. Просто щелкните по нему или нажмите назначенную комбинацию клавиш, и все действия будут выполнены одновременно.

Преимущества :

• Можно создавать различные шаблоны для новых писем, ответов и пересылок.
• Не только текст сообщения, но и почти все поля электронной почты могут быть предварительно настроены.
• Одним быстрым шагом можно выполнить несколько действий, например, ответить на сообщение с помощью шаблона и переместить исходное сообщение в другую папку.
• Можно быстро выполнить с помощью сочетания клавиш.

Недостатки : шаблон письма может быть только обычным текстом.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2010

Комплексное руководство : Быстрые шаги Outlook

Черновики Outlook в качестве шаблонов

Черновики в Outlook - это не что иное, как неотправленные электронные письма. Обычно это незаконченные сообщения, которые сохраняются Outlook автоматически или вручную. Но кто сказал, что законченный черновик нельзя использовать в качестве шаблона электронной почты?

Прелесть этого метода заключается в том, что вы можете создать многократно используемый шаблон чернового письма точно так же, как вы обычно это делаете - набираете текст в теле сообщения, заполняете поля электронной почты, прикрепляете файлы, вставляете изображения, применяете нужное форматирование и т.д. Когда ваше сообщение готово, не отправляйте его, а нажмите кнопку Сохранить или нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить сообщение в Черновики папку. Если у вас слишком много элементов в вашей Черновики папку, вы можете хранить свои шаблоны в отдельной подпапке (папках) или назначить им категории.

В следующий раз, когда вы захотите отправить кому-то определенное сообщение, зайдите в свой Черновики папку и откройте это сообщение. Главное, чтобы вы отправили не черновик, а вперед При пересылке черновика Outlook делает его копию, сохраняя исходное сообщение для дальнейшего использования. Более того, информация заголовка не добавляется поверх текста черновика, как это обычно делается при пересылке входящего письма. В строке "Тема" также не будет префикса "FW:".

Возможно, вам интересно, как переслать черновик в Outlook? Намного проще, чем вы думаете :)

• Откройте черновик сообщения двойным щелчком.
• Поместите курсор в любое поле электронной почты, не в тело письма, и нажмите Ctrl + F. В качестве альтернативы можно добавить команду Вперед кнопку на панели инструментов быстрого доступа и нажмите на нее.

  

Преимущества : очень удобно создавать, редактировать и организовывать.

Недостатки : чтобы сохранить свой шаблон, помните, что нужно пересылать черновик, а не отправлять его.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2000

Дополнительная информация : Использование черновиков Outlook в качестве шаблонов электронной почты

Шаблоны подписей Outlook

Подпись - это традиционный элемент письменного общения, и у большинства пользователей Outlook подпись по умолчанию автоматически добавляется в электронную почту. Но ничто не мешает вам иметь несколько подписей и включать в них информацию, отличную от стандартных контактных данных.

Вы можете создать подпись в виде целого шаблона электронной почты и вставить ее в сообщение буквально парой щелчков мыши ( Сообщение вкладка> Подпись ).

Внимание! Помимо текста сообщения, не забудьте включить в каждую создаваемую подпись свои стандартные данные. Когда вы выбираете другую подпись для конкретного сообщения, подпись по умолчанию автоматически удаляется.

Преимущества : очень быстро и удобно в использовании

Недостатки : вы можете добавлять информацию только в тело сообщения, но не можете предопределять поля электронной почты.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2000

Углубленный учебник : Как создавать и использовать подписи в Outlook

Автокоррекция

Хотя функция AutoCorrect изначально не предназначалась для использования в качестве шаблонов текста, она позволяет мгновенно вставлять определенный текст с помощью назначенного ключевого слова или кода. Можно считать, что это упрощенная версия AutoText или Quick Parts.

Вот как это работает: вы присваиваете ключевое слово некоторому тексту, который может быть сколь угодно длинным (в разумных пределах, конечно) и отформатированным любым способом. В сообщении вы вводите ключевое слово, нажимаете клавишу Enter или пробел, и ключевое слово мгновенно заменяется вашим текстом.

Чтобы открыть Автокоррекция диалоговое окно, перейдите к Файл вкладка> Опции > Почта > Орфография и автокоррекция... кнопка> Проветривание > Параметры автокоррекции... кнопка.

Чтобы настроить новую запись, выполните следующие действия:

• В Заменить введите в поле ключевое слово Только не используйте для этого реальное слово - вы же не хотите, чтобы ключевое слово было заменено на более длинный текст, когда на самом деле вам нужно именно это слово. Хорошей идеей является префикс вашего ключевого слова с каким-либо специальным символом. Например, вы можете использовать #предупреждение , предупреждение или [предупредить]. для Важное предупреждение!
• В С введите в поле текст шаблона .
• После этого нажмите Добавить .

Совет. Если вы хотите форматированный текст как на скриншоте ниже, затем сначала введите заменяющий текст в сообщении, выделите его, а затем откройте диалог автокоррекции. Ваш шаблонный текст будет автоматически добавлен в файл С Чтобы сохранить форматирование, убедитесь, что в поле Форматированный текст выбрана радиокнопка , и нажмите кнопку Добавить .

А теперь наберите #предупреждение в теле сообщения, нажмите Enter , и вуаля:

Преимущества : однократная установка

Недостатки : количество текстовых шаблонов ограничено количеством ярлыков, которые вы можете запомнить.

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2010

Канцелярские товары Outlook

Сайт Канцелярские товары Функция в Microsoft Outlook используется для создания персонализированных писем в формате HTML с собственными фонами, шрифтами, цветами и т.д. Вместо или в дополнение к различным элементам оформления можно также включить текст, и он будет автоматически вставлен в сообщение при выборе канцелярского файла.

Вы начинаете с создания нового сообщения, проектирования его макета и ввода текста шаблона. Нет смысла определять тему или любые другие поля электронной почты, поскольку при использовании канцелярии эта информация появится в верхней части тела сообщения.

Когда все готово, сохраните сообщение ( Файл > Сохранить как ) в виде HTML-файла в Канцелярские товары папка здесь:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

После сохранения вы можете выбрать канцелярские принадлежности следующим образом: Главная вкладка> Новые предметы > Использование сообщения электронной почты > Больше канцелярских товаров . Недавно использованные файлы канцелярских принадлежностей появятся непосредственно в Использование сообщения электронной почты меню:

Вы также можете выбрать определенную канцелярскую тему в качестве темы по умолчанию для всех новых сообщений, которые вы создаете.

Вот пример того, как может выглядеть шаблон канцелярского сообщения в Outlook:

Преимущества : богатые возможности форматирования благодаря поддержке HTML

Недостатки : количество кликов для сохранения и доступа к канцелярским файлам гораздо больше, чем действительно необходимо

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2007

Пользовательские формы в Outlook

Сразу оговорюсь - эта техника предназначена для профессионалов. Создание пользовательской формы намного сложнее, чем любой другой метод, рассмотренный в этом учебнике, и может потребовать навыков программирования на VBA. Для начала включите функцию Разработчик на вкладке Outlook. Затем нажмите Разработать форму Выберите одну из стандартных форм в качестве основы для вашей пользовательской формы, добавьте поля, элементы управления и, возможно, код, установите атрибуты и опубликуйте вашу форму. Звучит озадачивающе и непонятно? Действительно, потребуется время, чтобы разобраться в этой штуке.

Преимущества : очень мощная функция с большим количеством опций

Недостатки : крутая кривая обучения

Поддерживаемые версии : Outlook 365 - 2007

Общие шаблоны электронной почты

Новички оценят простоту - начало работы с общими шаблонами электронной почты достаточно интуитивно понятно, чтобы сразу приступить к работе. Эксперты Outlook могут использовать многие расширенные функции, такие как создание персонализированных ответов с помощью макросов, настройка предопределенных, заполняемых и выпадающих полей, вытягивание.информацию из наборов данных и многое другое.

В отличие от встроенных функций, Shared Email Templates переносит все функциональные возможности прямо в окно сообщения! Теперь вы можете создавать, редактировать и использовать свои шаблоны в любой момент, не переключаясь между различными вкладками и не копаясь в меню.

На создать новый шаблон, просто выделите нужное содержимое (текст, изображения, ссылки и т.д.) в сообщении и нажмите кнопку Новый шаблон.

На вставить шаблона в сообщение, нажмите кнопку Паста значок или дважды щелкните имя шаблона.

Преимущества :

• Быстро и удобно создавать.
• Вставка в сообщение одним щелчком мыши.
• Используйте лично или поделитесь со своей командой.
• Добавьте заполняемые текстовые поля и выпадающие списки.
• Заполняйте поля электронной почты, вставляйте изображения и автоматически прикрепляйте файлы.
• Применяйте базовое форматирование в редакторе на месте, чтобы создавать сложные проекты с использованием HTML.
• Ссылка на ваш Черновики папку и использовать любые черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты.
• Используйте горячие клавиши для быстрых ответов.
• Доступ к шаблонам с любого устройства, будь то Windows, Mac или Outlook Online.

Недостатки : вы можете протестировать и сообщить нам :)

Поддерживаемые версии : Outlook для Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows и Mac, Outlook в Интернете

Как получить : Выберите план подписки или загрузите бесплатную версию из Microsoft AppSource.

Вот как создать шаблон электронной почты в Outlook. Надеюсь, наш учебник поможет вам выбрать свою любимую технику. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!