Artikel ini mempamerkan sepuluh ciri hebat yang mungkin anda tidak tahu, tetapi yang mungkin menjimatkan banyak masa anda apabila berurusan dengan e-mel rutin.

Jika sebahagian besar daripada anda komunikasi dalam talian ialah e-mel yang berulang-ulang, wajarlah anda berusaha untuk mengoptimumkan bahagian kerja anda itu. Membalas dengan templat boleh menjadi alternatif yang bagus untuk mengarang e-mel dari awal dengan cara ketukan kekunci demi kekunci yang membosankan.

Templat Outlook

Templat e-mel dalam Outlook adalah seperti dokumen templat dalam Word atau templat lembaran kerja dalam Excel. Jika anda sering menghantar mesej yang sama atau hampir sama kepada orang yang berbeza, anda boleh menyimpan salah satu daripada mesej tersebut sebagai templat dengan mengklik Fail > Simpan sebagai > Templat Outlook (*.sering) . Dan kemudian, daripada mengarang e-mel dari awal, anda bermula dengan templat, menyesuaikannya jika perlu dan tekan Hantar . Mesej keluar, tetapi templat kekal, sedia untuk kegunaan seterusnya.

Secara lalai, semua templat Outlook disimpan ke folder di bawah. Ini tidak sepatutnya ditukar, jika tidak, anda tidak akan dapat membuka templat anda dari dalam Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Kelebihan :

• Mudah untuk dibuat dan disimpan.
• Medan alamat (Kepada, Sk dan Skt), Baris subjek dan malah akaun penghantar boleh dipratakrifkan.
• Templat mesej anda bolehmencipta.

  Berikut ialah contoh templat mesej alat tulis Outlook anda mungkin kelihatan:

  

  Kelebihan : pelbagai pilihan pemformatan disebabkan oleh sokongan HTML

  Kelemahan : bilangan klik untuk menyimpan dan mengakses fail alat tulis adalah lebih banyak daripada yang diperlukan

  Versi yang disokong : Outlook 365 - 2007

  Borang Tersuai dalam Outlook

  Saya akan menyatakannya terlebih dahulu - teknik ini ditujukan untuk profesional. Mereka bentuk bentuk tersuai adalah jauh lebih rumit daripada kaedah lain yang dibincangkan dalam tutorial ini dan mungkin memerlukan kemahiran pengaturcaraan VBA. Untuk bermula, dayakan tab Pembangun dalam Outlook anda. Kemudian, klik Reka Bentuk Borang , pilih salah satu borang standard sebagai asas untuk borang tersuai anda, tambah medan, kawalan dan mungkin kod, tetapkan atribut dan terbitkan borang anda. Bunyi membingungkan dan tidak jelas? Memang, ia akan mengambil masa untuk memikirkan perkara itu.

  

  Kelebihan : ciri yang sangat berkuasa dengan banyak pilihan

  Kelemahan : keluk pembelajaran yang curam

  Versi yang disokong : Outlook 365 - 2007

  Templat E-mel Dikongsi

  Percaya atau tidak, penyelesaian ini adalah kegembiraan untuk digunakan untuk orang baru dan guru. Pemula akan menghargai kesederhanaan - bermula dengan Templat E-mel Dikongsi adalah cukup intuitif untuk melompat ke dalamnya dengan segera. Pakar Outlook boleh memanfaatkan banyak ciri lanjutan seperti menciptarespons diperibadikan dengan bantuan makro, mengkonfigurasi medan yang dipratentukan, boleh diisi dan jatuh turun, menarik maklumat daripada set data dan banyak lagi.

  Berbeza dengan ciri terbina, Templat E-mel Dikongsi membawa semua fungsi terus ke dalam tetingkap mesej ! Anda kini boleh membuat, mengedit dan menggunakan templat anda dengan segera, tanpa bertukar-tukar antara tab yang berbeza dan mencari menu.

  Untuk membuat templat baharu, hanya pilih kandungan yang dikehendaki (teks, imej, pautan, dll.) dalam mesej dan klik Templat Baharu.

  Untuk menyisipkan templat ke dalam mesej, klik Tampal ikon atau klik dua kali pada nama templat.

  

  Kelebihan :

  • Cepat dan selesa untuk buat.
  • Sisipkan dalam mesej dengan satu klik.
  • Gunakan secara peribadi atau kongsi dengan pasukan anda.
  • Tambahkan medan teks dan senarai lungsur yang boleh diisi.
  • Isi medan e-mel, masukkan imej dan lampirkan fail secara automatik.
  • Gunakan pemformatan asas dalam editor di tempat untuk mencipta reka bentuk yang canggih menggunakan HTML.
  • Pautkan ke Draf anda folder dan gunakan mana-mana draf Outlook anda sebagai templat e-mel.
  • Gunakan pintasan untuk balasan pantas.
  • Akses templat anda daripada sebarang peranti sama ada Windows, Mac, atau Outlook Dalam Talian.

  Kelemahan : anda dialu-alukan untuk menguji dan maklumkan kepada kami :)

  Disokongversi : Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows dan Mac, Outlook di web

  Cara mendapatkan : Pilih pelan langganan anda atau muat turun versi percuma daripada Microsoft AppSource .

  Begitulah cara untuk mencipta templat e-mel dalam Outlook. Mudah-mudahan, tutorial kami akan membantu anda memilih teknik kegemaran anda. Saya berterima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

  mengandungi lampiran, grafik dan pemformatan seperti fon, warna latar belakang, dsb.

Kelemahan : menyusahkan untuk digunakan - untuk membuka templat, anda perlu menggali lebih dalam menu.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2010

Tutorial mendalam : Cara membuat dan menggunakan templat e-mel Outlook

Templat e-mel dalam apl web Outlook.com

Apl web Outlook.com juga mempunyai templat e-mel. Berbanding dengan fail .oft dalam versi desktop, ini tidak memerlukan satu tan klik menu untuk dibuka. Walau bagaimanapun, pilihan di sini tidak begitu luas - templat boleh mengandungi imej kecil dan pemformatan asas, tetapi tidak mungkin untuk pratetap medan e-mel atau melampirkan fail.

Seperti banyak ciri berguna yang lain, yang ini disembunyikan daripada serta-merta pandangan. Untuk memanfaatkannya, ini yang anda perlu lakukan:

Di sudut kanan bawah tetingkap Mesej Baharu , klik butang elipsis (…), dan kemudian klik Templat Saya .

Anak tetingkap Templat Saya akan dipaparkan dengan beberapa sampel lalai sedia untuk digunakan. Untuk membuat sendiri, klik pada butang + Templat dan masukkan tajuk dan kandungan templat dalam kotak yang sepadan. Atau anda boleh menaip dan memformat teks dalam tetingkap mesej, dan kemudian salin/tampal - semua pemformatan akan disimpan.

Untuk memasukkan templat dalam e-mel, cuma klik namanya pada anak tetingkap.

Kelebihan :mudah dan intuitif

Kelemahan : pilihan terhad

Versi yang disokong : apl web Outlook.com

Bahagian Pantas dan AutoTeks

Bahagian Pantas ialah coretan kandungan boleh guna semula yang boleh ditambah dengan cepat pada mesej e-mel, janji temu, kenalan, permintaan mesyuarat dan tugasan. Selain daripada teks, mereka juga boleh memasukkan grafik, jadual dan pemformatan tersuai. Walaupun templat .oft bertujuan untuk membentuk keseluruhan mesej, bahagian pantas adalah sejenis blok binaan yang lebih kecil.

Bahagian Pantas ialah penggantian moden AutoTeks dalam Outlook 2003 dan lebih awal. Dalam versi terkini, kedua-dua jenis tersedia. Satu-satunya perbezaan di antara mereka ialah item tersebut berada di galeri yang berbeza. Dalam semua aspek lain, Bahagian Pantas dan AutoTeks pada asasnya adalah sama.

Untuk mencipta item baharu, taip teks anda dalam mesej, pilih dan klik tab Sisipkan > Bahagian Pantas > Simpan Pilihan ke Galeri Bahagian Pantas .

Untuk memasukkan bahagian pantas ke dalam e-mel, pilih bahagian yang diperlukan daripada galeri.

Atau, anda boleh menaip nama bahagian pantas dalam mesej (tidak semestinya nama keseluruhan, hanya bahagian uniknya) dan tekan F3 . Dalam Outlook 2016 dan versi yang lebih baru, apabila anda mula menaip nama, cadangan akan muncul dan anda boleh menekan kekunci Enter untuk menyuntik keseluruhan teks.

Cepat Bahagian terletak dalam fail NormalEmail.dotm , iaitudisimpan di sini:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Untuk menyandarkan bahagian pantas anda, salin fail ini ke simpan lokasi. Untuk mengeksport ke PC lain, tampalkannya ke folder Templat pada komputer lain.

Kelebihan : sangat mudah dan mudah

Kelemahan :

• Tiada pilihan carian. Jika anda mempunyai berbilang bahagian dalam galeri, mungkin menjadi masalah untuk mencari yang anda perlukan.
• Tidak boleh mengedit kandungan bahagian pantas - anda hanya boleh menggantikannya dengan yang baharu.
• Tidak boleh menambah lampiran.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2007

Tutorial Komprehensif : Bahagian Pantas Outlook dan AutoText

templat e-mel Langkah Pantas

Langkah Pantas ialah sejenis pintasan yang membolehkan melakukan berbilang tindakan dengan satu arahan. Salah satu tindakan sedemikian boleh membalas dengan templat atau membuat e-mel baharu berdasarkan templat. Selain daripada teks mesej, anda boleh praisi Kepada, Sk, Skt dan Subjek, tetapkan bendera susulan dan kepentingan.

Untuk membuat templat langkah pantas, klik Buat Baharu dalam kotak Langkah Pantas pada tab Laman Utama dan kemudian pilih salah satu daripada tindakan berikut: Mesej Baharu , Balas , Balas Semua atau Maju . Dalam tetingkap Edit , taip teks templat anda dalam kotak yang sepadan, konfigurasikan sebarang pilihan lain yang andafikir sesuai, dan berikan templat anda beberapa nama deskriptif. Secara pilihan, tetapkan salah satu kekunci pintasan yang dipratentukan.

Berikut ialah contoh Outlook templat balasan :

Setelah ditetapkan, baharu anda langkah pantas akan segera muncul dalam galeri. Cuma klik padanya atau tekan kombinasi kekunci yang ditetapkan, dan semua tindakan akan dilaksanakan sekali gus.

Kelebihan :

• Templat yang berbeza untuk e-mel baharu, balasan dan kiriman semula boleh dibuat.
• Bukan sahaja teks mesej tetapi hampir semua medan e-mel boleh dipratetap.
• Berbilang tindakan boleh dilaksanakan dengan perkara yang sama langkah pantas, mis. membalas mesej dengan templat dan mengalihkan mesej asal ke folder lain.
• Boleh dilaksanakan dengan cepat dengan pintasan papan kekunci.

Kelemahan : templat e-mel boleh hanya teks biasa.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2010

Tutorial hujung ke hujung : Langkah Pantas Outlook

Draf Outlook sebagai templat

Draf dalam Outlook tidak lain adalah e-mel yang tidak dihantar. Biasanya, ini adalah mesej yang belum selesai yang disimpan secara automatik oleh Outlook atau secara manual oleh anda sendiri. Tetapi siapa kata draf yang dimuktamadkan tidak boleh digunakan sebagai templat e-mel?

Keindahan kaedah ini ialah anda boleh membuat templat e-mel draf yang boleh digunakan semula sama seperti biasa - taip teks dalam badan mesej , isikan medan e-mel, lampirkan fail,masukkan imej, gunakan pemformatan yang diingini, dsb. Apabila mesej anda sedia, jangan hantarnya. Sebaliknya, klik butang Simpan atau tekan Ctrl + S untuk menyimpan mesej ke folder Draf . Jika anda mempunyai terlalu banyak item dalam folder Draf anda, anda boleh menyimpan templat anda dalam subfolder yang berasingan atau menetapkan kategori padanya.

Pada kali seterusnya apabila anda ingin menghantar mesej tertentu kepada seseorang, pergi ke folder Draf anda dan buka mesej itu. Perkara utama ialah anda tidak menghantar draf anda, tetapi majukan draf anda! Apabila memajukan draf, Outlook membuat salinannya dengan menyimpan mesej asal untuk kegunaan masa hadapan. Selain itu, tiada maklumat pengepala ditambahkan di atas teks draf, seperti yang biasa dilakukan semasa memajukan e-mel masuk. Baris Subjek tidak akan diawali dengan "FW:" sama ada.

Anda mungkin tertanya-tanya bagaimana untuk memajukan draf dalam Outlook? Jauh lebih mudah daripada yang anda fikirkan :)

• Buka draf mesej anda melalui klik dua kali.
• Letakkan kursor di dalam mana-mana medan e-mel, bukan dalam badan dan tekan Ctrl + F . Sebagai alternatif, anda boleh menambah butang Majukan pada Bar Alat Akses Pantas dan klik padanya.

  

Kelebihan : sangat mudah untuk mencipta, mengedit dan menyusun.

Kelemahan : untuk mengekalkan templat anda, ingat untuk memajukan draf, bukan untuk menghantarnya.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2000

Maklumat lanjut : MenggunakanDraf Outlook sebagai templat e-mel

Templat tandatangan Outlook

Tandatangan ialah elemen tradisional komunikasi bertulis dan kebanyakan pengguna Outlook mempunyai tandatangan lalai yang ditambahkan pada e-mel mereka secara automatik. Tetapi tiada apa-apa yang akan menghalang anda daripada mempunyai lebih daripada satu tandatangan dan termasuk maklumat selain daripada butiran hubungan standard.

Anda boleh membuat tandatangan sebagai keseluruhan templat e-mel dan memasukkannya dalam mesej dengan betul-betul beberapa klik ( Mesej tab > Tandatangan ).

Perkataan amaran! Selain daripada teks mesej, pastikan anda memasukkan butiran standard anda dalam setiap tandatangan yang anda buat. Apabila anda memilih tandatangan lain untuk mesej tertentu, tandatangan lalai akan dialih keluar secara automatik.

Kelebihan : sangat cepat dan mudah digunakan

Kelemahan : anda hanya boleh menambah maklumat pada badan mesej tetapi tidak boleh mentakrifkan medan e-mel.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2000

Tutorial mendalam : Cara mencipta dan menggunakan tandatangan Outlook

AutoCorrect

Walaupun ciri AutoCorrect pada asalnya tidak direka bentuk untuk digunakan sebagai templat teks, ia membenarkan anda memasukkan teks tertentu dengan serta-merta melalui kata kunci yang ditetapkan atau kod. Anda boleh menganggapnya sebagai versi ringkas AutoTeks atau Bahagian Pantas.

Begini caranya: anda menetapkan kata kunci pada beberapa teks, yang boleh sepanjanganda suka (secara munasabah sudah tentu) dan memformatkan apa-apa cara yang anda pilih. Dalam mesej, anda menaip kata kunci, tekan kekunci Enter atau bar ruang , dan kata kunci itu serta-merta digantikan dengan teks anda.

Untuk membuka tetingkap dialog AutoCorrect , pergi ke Tab Fail > Pilihan > Mel > Ejaan dan AutoPembetulan… butang > Pembuktian > Pilihan AutoCorrect… butang.

Untuk mengkonfigurasi entri baharu, lakukan perkara berikut:

• Dalam medan Ganti , taipkan kata kunci , iaitu sejenis pintasan yang akan mencetuskan penggantian. Cuma jangan gunakan sebarang perkataan sebenar untuknya - anda tidak mahu kata kunci itu digantikan dengan teks yang lebih panjang apabila anda sebenarnya mahukan perkataan itu sendiri. Adalah idea yang baik untuk mengawal kata kunci anda dengan beberapa simbol khas. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan #warn , !warn atau [warn] untuk Amaran penting!
• Dalam medan Dengan , taipkan teks templat anda.
• Apabila selesai, klik Tambah .

Petua. Jika anda mahukan teks berformat seperti dalam tangkapan skrin di bawah, kemudian taip teks gantian dahulu dalam mesej, pilihnya dan kemudian buka dialog AutoCorrect. Teks templat anda akan ditambahkan secara automatik pada kotak Dengan . Untuk mengekalkan pemformatan, pastikan butang radio Teks terformat dipilih dan klik Tambah .

Dan sekarang, taip #warn dalam badan mesej,tekan Enter , dan voilà:

Kelebihan : persediaan sekali

Kelemahan : bilangan templat teks adalah terhad kepada bilangan pintasan yang boleh anda ingat.

Versi yang disokong : Outlook 365 - 2010

Alat Tulis Outlook

Ciri alat tulis dalam Microsoft Outlook digunakan untuk mencipta e-mel berformat HTML yang diperibadikan dengan latar belakang, fon, warna dan lain-lain anda sendiri. Daripada atau sebagai tambahan kepada pelbagai elemen reka bentuk, anda juga boleh memasukkan teks, dan ia akan dimasukkan secara automatik dalam mesej apabila anda memilih fail alat tulis.

Anda bermula dengan mencipta mesej baharu, mereka bentuk reka letaknya dan menaip teks templat. Tidak masuk akal untuk mentakrifkan Subjek atau mana-mana medan e-mel lain kerana apabila alat tulis digunakan, maklumat ini akan muncul di bahagian atas badan mesej.

Apabila bersedia, simpan mesej anda ( Fail > Simpan sebagai ) sebagai fail HTML ke folder Alat Tulis di sini:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Setelah disimpan, anda boleh memilih alat tulis anda dengan cara berikut: Laman Utama tab > Item Baharu > Mesej E-mel Menggunakan > Lagi Alat Tulis . Fail alat tulis yang digunakan baru-baru ini akan muncul terus dalam menu Mesej E-mel Menggunakan :

Anda juga boleh memilih alat tulis tertentu sebagai tema lalai untuk semua mesej baharu anda