Šiame straipsnyje pristatoma dešimt nuostabių funkcijų, apie kurias galbūt nežinojote, bet kurios gali sutaupyti labai daug laiko tvarkant įprastus el. laiškus.

Jei didžiąją jūsų bendravimo internetu dalį sudaro pasikartojantys el. laiškai, natūralu, kad siekiate optimizuoti šią savo darbo dalį. Atsakymas naudojant šabloną gali būti puiki alternatyva nuobodžiam el. laiškų rašymui nuo nulio klavišas po klavišo.

"Outlook" šablonai

"Outlook" el. pašto šablonai yra panašūs į dokumentų šablonus "Word" programoje arba darbalapių šablonus "Excel" programoje. Jei dažnai siunčiate tuos pačius arba labai panašius pranešimus skirtingiems žmonėms, vieną iš tokių pranešimų galite išsaugoti kaip šabloną spustelėję Failas > Išsaugoti kaip > "Outlook" šablonas (*.oft) . Ir tada, užuot kūrę el. laišką nuo nulio, pradėsite nuo šablono, jei reikia, jį pritaikysite ir paspauskite Siųsti ... Pranešimas užgesinamas, bet šablonas lieka, paruoštas kitam naudojimui.

Pagal numatytuosius nustatymus visi "Outlook" šablonai išsaugomi toliau nurodytame aplanke. To nereikėtų keisti, kitaip negalėsite atidaryti savo šablono iš "Outlook".

C:\Users\Vartotojo vardas\AppData\Roaming\Microsoft\Šablonai

Privalumai :

• Lengva kurti ir išsaugoti.
• Adreso laukai (Kam, Cc ir Bcc), temos eilutė ir net siunčiančioji paskyra gali būti iš anksto nustatyti.
• Jūsų pranešimų šablonuose gali būti priedų, grafikos ir formatavimo, pvz., šriftų, fono spalvų ir kt.

Trūkumai : varginantis naudojimas - norint atidaryti šabloną, reikia gana giliai panaršyti po meniu.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2010 m.

Išsamus vadovėlis : Kaip kurti ir naudoti "Outlook" el. pašto šablonus

El. laiškų šablonai "Outlook.com" žiniatinklio programoje

"Outlook.com" žiniatinklio programoje taip pat yra el. pašto šablonų. Palyginti su .oft failais darbalaukio versijoje, norint juos atidaryti, nereikia spustelėti daugybės meniu. Tačiau galimybės čia nėra tokios plačios - šablone gali būti nedidelių paveikslėlių ir pagrindinio formatavimo, tačiau negalima iš anksto nustatyti el. pašto laukų arba pridėti failų.

Ši funkcija, kaip ir daugelis kitų naudingų funkcijų, yra paslėpta nuo tiesioginio matomumo. Norėdami ja pasinaudoti, turite padaryti štai ką:

Apatiniame dešiniajame kampe Nauja žinutė langą, spustelėkite elipsės mygtuką (...), tada spustelėkite Mano šablonai .

Svetainė Mano šablonai bus rodomas langas su keliais numatytaisiais pavyzdžiais, kuriuos galima naudoti. Jei norite sukurti savo pavyzdį, spustelėkite + Šablonas mygtuką ir atitinkamuose langeliuose įveskite šablono pavadinimą ir pagrindinį tekstą. Arba galite įvesti ir suformatuoti tekstą pranešimo lange, o tada kopijuoti / įklijuoti - visas formatavimas bus išsaugotas.

Jei norite, kad šablonas būtų įterptas į el. laišką, tiesiog spustelėkite jo pavadinimą lange.

Privalumai : paprasta ir intuityvu

Trūkumai : ribotos galimybės

Palaikomos versijos : Outlook.com žiniatinklio programa

Greitosios dalys ir "AutoText

Greitosios dalys - tai daugkartinio naudojimo turinio fragmentai, kuriuos galima greitai pridėti prie el. laiško, susitikimo, kontakto, susitikimo prašymo ir užduoties. Be teksto, jose taip pat gali būti grafikos, lentelių ir pasirinktinio formatavimo. .oft šablonai skirti visam pranešimui sudaryti, o greitosios dalys yra tarsi mažesni statybiniai blokai.

Greitosios dalys yra modernus "AutoText" pakaitalas "Outlook 2003" ir ankstesnėse versijose. Naujausiose versijose yra abu tipai. Vienintelis jų skirtumas yra tas, kad elementai yra skirtingose galerijose. Visais kitais atžvilgiais greitosios dalys ir "AutoText" iš esmės yra tokie patys.

Norėdami sukurti naują elementą, įveskite tekstą žinutėje, pasirinkite jį ir spustelėkite Įdėkite skirtukas> Greitos dalys > Įrašyti pasirinkimus į greitųjų dalių galeriją .

Norėdami į el. laišką įdėti greitąją dalį, galerijoje pasirinkite reikiamą dalį.

Arba galite žinutėje įvesti greitosios dalies pavadinimą (nebūtinai visą pavadinimą, tik unikalią jo dalį) ir paspausti F3 . "Outlook 2016" ir vėlesnėse versijose, kai pradėsite rašyti pavadinimą, pasirodys pasiūlymas, o norėdami įterpti visą tekstą, galite tiesiog paspausti klavišą Enter.

Greitosios dalys yra NormalEmail.dotm failą, kuris saugomas čia:

C:\Users\% vartotojo vardas%\AppData\Roaming\Microsoft\Šablonai\

Į atsarginiai greitųjų dalių, nukopijuokite šį failą į išsaugojimo vietą. eksportas į kitą kompiuterį, įklijuokite jį į Šablonai aplanke kitame kompiuteryje.

Privalumai : labai paprasta ir paprasta

Trūkumai :

• Nėra paieškos parinkties. Jei galerijoje yra keli kūriniai, gali būti sunku rasti reikiamą.
• Greitosios dalies turinio redaguoti negalima - jį galima tik pakeisti nauju.
• Pridėti priedų neįmanoma.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2007 m.

Išsamus vadovėlis : "Outlook" greitosios dalys ir "AutoText

Greitų žingsnių el. pašto šablonai

Greitieji žingsniai - tai savotiški spartieji klavišai, leidžiantys atlikti kelis veiksmus viena komanda. Vienas iš tokių veiksmų gali būti atsakymas naudojant šabloną arba naujo el. laiško sukūrimas pagal šabloną. Be pranešimo teksto, galite iš anksto užpildyti To, Cc, Bcc ir Subject, nustatyti tolesnių veiksmų vėliavėlę ir svarbą.

Jei norite sukurti greito žingsnio šabloną, spustelėkite Sukurti naują per Greiti žingsniai langelis Pagrindinis skirtuką, tada pasirinkite vieną iš toliau nurodytų veiksmų: Nauja žinutė , Atsakyti , Atsakyti visiems arba Pirmyn ... Redaguoti langą, į atitinkamą langą įveskite šablono tekstą, sukonfigūruokite kitas, jūsų manymu, tinkamas parinktis ir suteikite šablonui kokį nors aprašomąjį pavadinimą. Pasirinktinai priskirkite vieną iš iš anksto nustatytų sparčiųjų klavišų.

Štai "Outlook" pavyzdys atsakymo šablonas :

Kai nustatysite, jūsų naujas greitasis veiksmas iš karto bus rodomas galerijoje. Tiesiog spustelėkite jį arba paspauskite priskirtą klavišų kombinaciją, ir visi veiksmai bus vykdomi vienu metu.

Privalumai :

• Galima sukurti įvairius naujų el. laiškų, atsakymų ir persiuntimų šablonus.
• Galima iš anksto nustatyti ne tik žinutės tekstą, bet ir beveik visus el. pašto laukus.
• Tuo pačiu greitu žingsniu galima atlikti kelis veiksmus, pvz., atsakyti į pranešimą naudojant šabloną ir perkelti originalų pranešimą į kitą aplanką.
• Galima greitai atlikti klaviatūros sparčiuoju klavišu.

Trūkumai : el. laiško šablonas gali būti tik paprastas tekstas.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2010 m.

"End-to-end" pamoka : "Outlook" greiti žingsniai

"Outlook" juodraščiai kaip šablonai

"Outlook" juodraščiai yra ne kas kita, o neišsiųsti el. laiškai. Paprastai tai yra nebaigti pranešimai, kuriuos "Outlook" išsaugo automatiškai arba patys rankiniu būdu. Tačiau kas sako, kad užbaigto juodraščio negalima naudoti kaip el. laiško šablono?

Šio metodo grožis tas, kad galite sukurti pakartotinai naudojamą el. laiško šabloną lygiai taip pat, kaip įprastai - įveskite pranešimo tekstą, užpildykite el. laiško laukus, prisekite failus, įterpkite paveikslėlius, pritaikykite pageidaujamą formatavimą ir t. t. Kai pranešimas bus paruoštas, jo nesiųskite. Vietoj to spustelėkite Išsaugoti arba paspauskite Ctrl + S, kad išsaugotumėte pranešimą Projektai aplanką. Jei aplanke yra per daug elementų. Projektai aplanke, šablonus galite laikyti atskirame (-uose) pakatalogyje (-iuose) arba priskirti jiems kategorijas.

Kitą kartą, kai norėsite kam nors išsiųsti konkrečią žinutę, eikite į Projektai aplanką ir atidarykite tą žinutę. Svarbiausia, kad neišsiųstumėte savo juodraščio, bet pirmyn persiunčiant juodraštį "Outlook" padaro jo kopiją, išsaugodama originalų pranešimą, kad jį būtų galima naudoti ateityje. Be to, virš juodraščio teksto nepridedama antraštės informacija, kaip paprastai daroma persiunčiant gautą el. laišką. Temos eilutėje taip pat nebus priešdėlio "FW:".

Galbūt jums įdomu, kaip persiųsti juodraštį programoje "Outlook"? Daug lengviau, nei manote :)

• Atidarykite juodraštinį pranešimą dukart spustelėję.
• Padėkite žymeklį bet kuriame el. pašto lauke, ne pagrindiniame, ir paspauskite Ctrl + F . Pirmyn mygtuką į greitosios prieigos įrankių juostą ir spustelėkite jį.

  

Privalumai : labai patogu kurti, redaguoti ir tvarkyti.

Trūkumai : norėdami išsaugoti šabloną, nepamirškite persiųsti juodraštį, o ne siųsti.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2000

Daugiau informacijos : "Outlook" juodraščių naudojimas kaip el. pašto šablonų

"Outlook" parašo šablonai

Parašas yra tradicinis rašytinio bendravimo elementas, ir dauguma "Outlook" naudotojų į savo el. laiškus automatiškai prideda numatytąjį parašą. Tačiau niekas nedraudžia turėti daugiau nei vieną parašą ir įtraukti ne tik standartinę kontaktinę informaciją.

Parašą galite sukurti kaip visą el. pašto šabloną ir įterpti jį į pranešimą vos keliais paspaudimais ( Žinutė skirtukas> Parašas ).

Dėmesio! Be žinutės teksto, į kiekvieną kuriamą parašą būtinai įtraukite savo standartinę informaciją. Pasirinkus kitokį parašą konkrečiai žinutei, numatytasis parašas automatiškai pašalinamas.

Privalumai : labai greitas ir patogus naudoti

Trūkumai : informaciją galite įtraukti tik į žinutės turinį, bet negalite iš anksto nustatyti el. pašto laukų.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2000

Išsamus vadovėlis : Kaip kurti ir naudoti "Outlook" parašus

AutoCorrect

Nors funkcija "AutoCorrect" iš pradžių nebuvo sukurta naudoti kaip teksto šablonai, ji leidžia akimirksniu įterpti tam tikrą tekstą naudojant priskirtą raktinį žodį arba kodą. Galite ją laikyti supaprastinta "AutoText" arba "Quick Parts" versija.

Veikia taip: tam tikram tekstui priskiriamas raktinis žodis, kuris gali būti tiek ilgas, kiek norite (žinoma, pagrįstai) ir suformatuotas bet kokiu pasirinktu būdu. Žinutėje įvedate raktinį žodį, paspaudžiate klavišą Enter arba tarpo klavišą , ir raktinis žodis iš karto pakeičiamas jūsų tekstu.

Norėdami atidaryti AutoCorrect dialogo langą, eikite į Failas skirtukas> Parinktys > Paštas > Rašyba ir automatinis taisymas... mygtukas> Patikrinimas > Automatinio taisymo parinktys... mygtuką.

Norėdami konfigūruoti naują įrašą, atlikite šiuos veiksmus:

• Į Pakeisti laukelyje įveskite raktažodis , kuris yra tam tikras trumpinys, sukeliantis pakeitimą. Tik nenaudokite jokio tikro žodžio - juk nenorite, kad raktažodis būtų pakeistas ilgesniu tekstu, kai iš tikrųjų norite paties žodžio. Gera idėja prieš raktažodį pridėti kokį nors specialų simbolį. Pavyzdžiui, galite naudoti #warn , !warn arba [įspėti] svetainėje Svarbus įspėjimas!
• Į Su įveskite savo šablono tekstas .
• Kai baigsite, spustelėkite Pridėti .

Patarimas. Jei norite suformatuotas tekstas kaip toliau pateiktoje ekrano kopijoje, tada pirmiausia įveskite pakaitinį tekstą žinutėje, pasirinkite jį ir atidarykite dialogo langą "AutoCorrect". Jūsų šablono tekstas bus automatiškai įtrauktas į Su langelį. Norėdami išsaugoti formatavimą, įsitikinkite, kad Suformatuotas tekstas pasirenkamas radijo mygtukas ir spustelėkite Pridėti .

O dabar įveskite #warn į žinutės tekstą, paspauskite Enter ir voilà:

Privalumai : vienkartinė sąranka

Trūkumai : teksto šablonų skaičius yra ribotas tiek, kiek trumpųjų klavišų galite įsiminti.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2010 m.

"Outlook" raštinės reikmenys

Svetainė Kanceliarinės prekės "Microsoft Outlook" funkcija naudojama asmeniniams HTML formato el. laiškams su savo fonu, šriftais, spalvomis ir t. t. Vietoj įvairių dizaino elementų arba be jų taip pat galite įtraukti tekstą, ir jis bus automatiškai įterptas į pranešimą, kai pasirinksite kanceliarinį failą.

Pradedama nuo naujo pranešimo sukūrimo, jo išdėstymo projektavimo ir šablono teksto įvedimo. Nėra prasmės apibrėžti temos ar kitų el. laiškų laukų, nes, kai naudojamas kanceliarinis laiškas, ši informacija bus rodoma pranešimo kūno viršuje.

Kai būsite pasiruošę, išsaugokite žinutę ( Failas > Išsaugoti kaip ) kaip HTML failą į Kanceliarinės prekės aplanką čia:

C:\Users\Vartotojo vardas\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Išsaugoję galite pasirinkti kanceliarines prekes taip: Pagrindinis skirtukas> Nauji daiktai > El. pašto žinutės naudojimas > Daugiau kanceliarinių prekių . Neseniai naudoti kanceliarinių prekių failai bus rodomi tiesiogiai El. pašto žinutės naudojimas meniu:

Taip pat galite pasirinkti tam tikrą kanceliarinę temą kaip numatytoji tema visiems naujiems pranešimams, kuriuos kuriate.

Štai pavyzdys, kaip gali atrodyti jūsų "Outlook" kanceliarinės žinutės šablonas:

Privalumai : daug formatavimo parinkčių dėl HTML palaikymo

Trūkumai : norint išsaugoti ir pasiekti kanceliarines bylas, reikia atlikti daug daugiau paspaudimų, nei iš tikrųjų reikia.

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2007 m.

"Outlook" pasirinktinės formos

Iš anksto pasakysiu, kad šis metodas skirtas profesionalams. Sukurti pasirinktinę formą yra daug sudėtingiau nei bet kurį kitą šiame vadovėlyje aptartą metodą ir gali prireikti VBA programavimo įgūdžių. Pirmiausia įjunkite Kūrėjas skirtuką "Outlook". Tada spustelėkite Formos projektavimas , pasirinkite vieną iš standartinių formų kaip savo pasirinktinės formos pagrindą, pridėkite laukų, valdiklių ir galbūt kodo, nustatykite atributus ir paskelbkite formą. Skamba painiai ir neaiškiai? Iš tiesų, prireiks laiko tam dalykui perprasti.

Privalumai : labai galinga funkcija su daugybe parinkčių

Trūkumai : stati mokymosi kreivė

Palaikomos versijos : "Outlook 365" - 2007 m.

Bendrai naudojami el. pašto šablonai

Norite tikėkite, norite ne, bet šiuo sprendimu malonu naudotis ir naujokams, ir guru'ams. Pradedantieji įvertins paprastumą - pradėti naudotis bendraisiais el. pašto šablonais yra pakankamai intuityvu, kad galėtumėte iš karto pradėti dirbti. "Outlook" ekspertai gali pasinaudoti daugeliu pažangių funkcijų, pavyzdžiui, kurti asmeninius atsakymus naudodami makrokomandas, konfigūruoti iš anksto nustatytus, užpildomus ir išskleidžiamus laukus, trauktiinformacijos iš duomenų rinkinių ir daug daugiau.

Skirtingai nuo integruotų funkcijų, bendrintuose el. pašto šablonuose visos funkcijos perkeliamos tiesiai į pranešimų langą! Dabar galite kurti, redaguoti ir naudoti savo šablonus akimirksniu, neperjunginėdami skirtingų skirtukų ir nesirausdami meniu.

Į sukurti naują šabloną, tiesiog pasirinkite norimą pranešimo turinį (tekstą, paveikslėlius, nuorodas ir kt.) ir spustelėkite Naujas šablonas.

Į įterpti šabloną į pranešimą, spustelėkite Pasta piktogramą arba dukart spustelėkite šablono pavadinimą.

Privalumai :

• Greitas ir patogus kūrimas.
• Vienu paspaudimu įterpkite į pranešimą.
• Naudokite asmeniškai arba bendrinkite su komanda.
• Pridėkite užpildomus teksto laukus ir išskleidžiamus sąrašus.
• Automatiškai užpildykite el. pašto laukus, įterpkite paveikslėlius ir prisekite failus.
• Taikykite pagrindinį formatavimą vietoje esančiame redaktoriuje ir kurkite sudėtingus dizainus naudodami HTML.
• Nuoroda į savo Projektai aplanką ir naudokite bet kuriuos "Outlook" juodraščius kaip el. laiškų šablonus.
• Naudokite sparčiuosius klavišus greitiems atsakymams.
• Pasiekite savo šablonus iš bet kurio įrenginio - "Windows", "Mac" arba "Outlook Online".

Trūkumai : kviečiame išbandyti ir pranešti mums :)

Palaikomos versijos : "Outlook", skirta "Microsoft 365", "Outlook" 2021-2016 "Windows" ir "Mac", "Outlook" žiniatinklyje

Kaip gauti : Pasirinkite prenumeratos planą arba atsisiųskite nemokamą versiją iš "Microsoft AppSource".

Štai kaip sukurti el. pašto šabloną programoje "Outlook". Tikiuosi, kad mūsų pamoka padės jums pasirinkti mėgstamą metodą. Dėkoju, kad perskaitėte, ir tikiuosi, kad kitą savaitę susitiksime mūsų tinklaraštyje!