Bu məqalə sizin bilmədiyiniz, lakin adi e-məktublarla işləyərkən sizə xeyli vaxta qənaət edə biləcək on heyrətamiz xüsusiyyəti nümayiş etdirir.

Əgər işinizin əsas hissəsi onlayn ünsiyyət təkrarlanan e-poçtlardır, işinizin bu hissəsini optimallaşdırmağa çalışmanız təbii olardı. Şablonla cavab vermək yorucu bir düyməni basaraq sıfırdan e-poçt yazmağa əla alternativ ola bilər.

Outlook şablonları

Outlook-da e-poçt şablonları sənəd kimidir Word-də şablonlar və ya Excel-də iş vərəqi şablonları. Eyni və ya çox oxşar mesajları tez-tez müxtəlif insanlara göndərirsinizsə, Fayl > Fərqli Saxla > Outlook Şablonu üzərinə klikləməklə belə mesajlardan birini şablon kimi saxlaya bilərsiniz. (*.oft) . Və sonra, sıfırdan e-poçt yazmaq əvəzinə, şablonla başlayırsınız, lazım gələrsə, onu fərdiləşdirin və Göndər düyməsini basın. Mesaj sönür, lakin şablon növbəti istifadə üçün hazır olaraq qalır.

Defolt olaraq, bütün Outlook şablonları aşağıdakı qovluqda saxlanılır. Bu dəyişdirilməməlidir, əks halda siz şablonunuzu Outlook daxilində aça bilməyəcəksiniz.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Üstünlüklər :

• Yaratmaq və saxlamaq asandır.
• Ünvan sahələri (Kimə, Cc və Gizli), Mövzu sətri və hətta göndərən hesab da əvvəlcədən təyin edilə bilər.
• Mesaj şablonlarınız ola biləryaratmaq.

  Outlook dəftərxana ləvazimatınızın mesaj şablonunun necə görünə biləcəyinə dair bir nümunə:

  

  Üstünlüklər : formatlaşdırma seçimlərinin zənginliyi HTML dəstəyinə görə

  Mühüm cəhətlər : dəftərxana ləvazimatları fayllarını saxlamaq və onlara daxil olmaq üçün kliklərin sayı həqiqətən tələb olunandan qat-qat artıqdır

  Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2007

  Outlook-da Fərdi Formalar

  Öncədən deyəcəm - bu texnika peşəkarlar üçün nəzərdə tutulub. Fərdi formanın dizaynı bu dərslikdə müzakirə olunan hər hansı digər metoddan daha çətin işdir və VBA proqramlaşdırma bacarıqları tələb oluna bilər. Başlamaq üçün Outlook-da Developer nişanını aktivləşdirin. Sonra, Forma tərtib et üzərinə klikləyin, fərdi formanız üçün əsas kimi standart formalardan birini seçin, sahələr, nəzarətlər əlavə edin və ola bilsin kodlaşdırın, atributlar təyin edin və formanızı dərc edin. Çaşqın və qaranlıq səslənir? Həqiqətən də, bunu anlamaq üçün vaxt lazımdır.

  

  Üstünlüklər : çoxlu seçimləri olan çox güclü xüsusiyyət

  Mühümlər : kəskin öyrənmə əyrisi

  Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2007

  Paylaşılan E-poçt Şablonları

  İnanın ya da inanmayın, bu həll həm yeni başlayanlar, həm də gurular üçün istifadə etmək üçün bir sevincdir. Yeni başlayanlar sadəliyi qiymətləndirəcəklər - Paylaşılan E-poçt Şablonları ilə işə başlamaq dərhal ona keçmək üçün kifayət qədər intuitivdir. Outlook mütəxəssisləri yaratmaq kimi bir çox inkişaf etmiş funksiyalardan istifadə edə bilərlərmakroların köməyi ilə fərdiləşdirilmiş cavablar, əvvəlcədən təyin edilmiş, doldurula bilən və açılan sahələrin konfiqurasiyası, verilənlər toplusundan məlumatların çıxarılması və daha çox şey.

  Daxili funksiyalardan fərqli olaraq, Paylaşılan E-poçt Şablonları bütün funksionallığı birbaşa mesaj pəncərəsinə gətirir. ! Siz indi müxtəlif tablar arasında irəli-geri keçid etmədən və menyulara girmədən şablonlarınızı dərhal yarada, redaktə edə və istifadə edə bilərsiniz.

  Yeni şablonu yaratmaq üçün sadəcə olaraq seçin mesajda istədiyiniz məzmunu (mətn, şəkillər, keçidlər və s.) seçin və Yeni Şablon üzərinə klikləyin.

  Şablonu mesaja daxil etmək üçün Yapışdırın simgesini və ya şablon adına iki dəfə klikləyin.

  

  Üstünlüklər :

  • Tez və rahatdır yaradın.
  • Kliklə mesaja daxil edin.
  • Şəxsən istifadə edin və ya komandanızla paylaşın.
  • Doldurula bilən mətn sahələri və açılan siyahılar əlavə edin.
  • E-poçt sahələrini doldurun, şəkillər daxil edin və faylları avtomatik əlavə edin.
  • HTML istifadə edərək mürəkkəb dizaynlar yaratmaq üçün yerli redaktor daxilində əsas formatlaşdırma tətbiq edin.
  • Qaralamalarınıza keçid edin qovluğuna daxil olun və Outlook qaralamalarınızdan hər hansı birini e-poçt şablonları kimi istifadə edin.
  • Cəld cavablar üçün qısa yollardan istifadə edin.
  • İstər Windows, Mac, istərsə də istənilən cihazdan şablonlarınıza daxil olun. və ya Outlook Online.

  Qüsurlar : sınaqdan keçirib bizə bildirin :)

  Dəstəklənirversiyalar : Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows və Mac üçün Outlook, İnternetdə Outlook

  Necə əldə etmək olar : Abunəlik planınızı seçin və ya Microsoft AppSource-dan pulsuz versiyanı endirin .

  Outlook-da e-poçt şablonunu belə yaratmaq olar. Ümid edirik ki, təlimatımız sevimli texnikanızı seçməkdə sizə kömək edəcək. Oxuduğunuz üçün sizə təşəkkür edirəm və sizi gələn həftə bloqumuzda görməyə ümid edirəm!

  əlavələr, qrafika və şriftlər, fon rəngləri və s. kimi formatları ehtiva edir.

Mühüm cəhətlər : istifadə etmək narahatedicidir - şablonu açmaq üçün şablonu kifayət qədər dərindən qazmalısınız. menyular.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2010

Ətraflı təlimat : Outlook e-poçt şablonlarını necə yaratmaq və istifadə etmək

Outlook.com veb proqramında e-poçt şablonları

Outlook.com veb proqramında e-poçt şablonları da var. Desktop versiyasında olan .oft faylları ilə müqayisədə bu faylların açılması üçün çoxlu menyu klikləri tələb olunmur. Bununla belə, buradakı seçimlər o qədər də geniş deyil - şablonda kiçik şəkillər və əsas format ola bilər, lakin e-poçt sahələrini əvvəlcədən təyin etmək və ya faylları əlavə etmək mümkün deyil.

Bir çox digər faydalı funksiyalar kimi, bu da dərhal gizlədilib. görünüşü. Ondan istifadə etmək üçün bunu etməlisiniz:

Yeni Mesaj pəncərəsinin aşağı sağ küncündə ellipsis düyməsini (...) və sonra <11 düyməsini basın>Şablonlarım .

Mənim Şablonlarım bölməsi istifadəyə hazır bir neçə standart nümunə ilə görünəcək. Özünüzü yaratmaq üçün + Şablon düyməsini klikləyin və şablonun başlığını və gövdəsini müvafiq xanalara daxil edin. Yaxud mesaj pəncərəsində mətni yazıb formatlaşdıra, sonra kopyala/yapışdıra bilərsiniz - bütün formatlaşdırma qorunub saxlanılacaq.

Şablonun e-poçta daxil edilməsi üçün sadəcə olaraq paneldə onun adına klikləyin.

Üstünlüklər :sadə və intuitiv

Mütləq çatışmazlıqlar : məhdud seçimlər

Dəstəklənən versiyalar : Outlook.com veb proqramı

Tez hissələr və avtomatik mətn

Quick Parts e-poçt mesajına, görüşə, kontakta, görüş sorğusuna və tapşırığa tez əlavə edilə bilən məzmunun təkrar istifadə edilə bilən hissələridir. Mətnlə yanaşı, onlara qrafiklər, cədvəllər və xüsusi formatlaşdırma da daxil ola bilər. .oft şablonları bütöv bir mesajı təşkil etmək üçün nəzərdə tutulsa da, sürətli hissələr bir növ daha kiçik tikinti bloklarıdır.

Quick Parts Outlook 2003 və daha əvvəlki versiyalarda AutoText-in müasir dəyişdirilməsidir. Son versiyalarda hər iki növ mövcuddur. Aralarındakı yeganə fərq əşyaların müxtəlif qalereyalarda olmasıdır. Bütün digər aspektlərdə Sürətli Hissələr və AvtoMətn mahiyyətcə eynidir.

Yeni element yaratmaq üçün mətninizi mesaja yazın, onu seçin və Daxil et nişanına > klikləyin. Sürətli Hissələr > Seçimləri Sürətli Hissə Qalereyasında yadda saxlayın .

Cəld hissəni e-poçta yerləşdirmək üçün qalereyadan lazım olanı seçin.

Və ya mesajda cəld hissənin adını yaza bilərsiniz (bütün ad deyil, sadəcə onun unikal hissəsi) və F3 düyməsini sıxa bilərsiniz. Outlook 2016 və sonrakı versiyalarında adı yazmağa başladığınız zaman təklif açılacaq və siz sadəcə olaraq bütün mətni daxil etmək üçün Enter düyməsini sıxa bilərsiniz.

Tez Hissələr NormalEmail.dotm faylında yerləşir, yəniburada saxlanılır:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Sürətli hissələrinizi yedəkləmək üçün bu faylı yeri saxla. ixrac -ni başqa bir kompüterə ixrac etmək üçün onu başqa kompüterdəki Şablonlar qovluğuna yapışdırın.

Üstünlüklər : çox sadə və sadə

Qüsurlar :

• Axtarış seçimi yoxdur. Qalereyada bir neçə parçanız varsa, sizə lazım olanı tapmaq problem ola bilər.
• Cəld hissənin məzmununu redaktə etmək mümkün deyil - onu yalnız yenisi ilə əvəz edə bilərsiniz.
• Qoşma əlavə etmək mümkün deyil.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2007

Hərtərəfli təlimat : Outlook Tez Hissələri və AvtoMətn

Sürətli Addımlar e-poçt şablonları

Sürətli Addımlar bir əmrlə çoxlu hərəkətləri yerinə yetirməyə imkan verən qısa yollardır. Belə tədbirlərdən biri şablonla cavab vermək və ya şablon əsasında yeni e-poçt yaratmaq ola bilər. Mesaj mətnindən başqa Kimə, Nümunə, Nümayiş və Mövzunu əvvəlcədən doldura, təqib bayrağı və əhəmiyyəti təyin edə bilərsiniz.

Cəld addım şablonu etmək üçün daxilində Yeni Yarat üzərinə klikləyin. Ev tabındakı Tez Addımlar qutusunu seçin və sonra aşağıdakı hərəkətlərdən birini seçin: Yeni Mesaj , Cavab , Hamısına cavab verin və ya İrəli . Redaktə pəncərəsində şablonunuzun mətnini müvafiq xanaya yazın, istədiyiniz digər variantları konfiqurasiya edin.uyğun düşünün və şablonunuza bəzi təsviri ad verin. İstəyə görə, əvvəlcədən təyin edilmiş qısa yol düymələrindən birini təyin edin.

Budur, Outlook cavab şablonu nümunəsi:

Ayarlandıqdan sonra yeni sürətli addım dərhal qalereyada görünəcək. Sadəcə üzərinə klikləyin və ya təyin edilmiş düymələr kombinasiyasını basın və bütün hərəkətlər bir anda yerinə yetiriləcək.

Üstünlüklər :

• Yeni e-məktublar, cavablar və yönləndiricilər üçün müxtəlif şablonlar yaradıla bilər.
• Yalnız mesaj mətni deyil, demək olar ki, bütün e-poçt sahələri əvvəlcədən təyin edilə bilər.
• Eyni ilə birdən çox əməliyyat icra edilə bilər. sürətli addım, məs. şablonla mesaja cavab vermək və orijinal mesajı başqa qovluğa köçürmək.
• Klaviatura qısayolu ilə tez icra edilə bilər.

Müqavimətlər : e-poçt şablonu ola bilər yalnız düz mətn olsun.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2010

Son-to-end dərsliyi : Outlook Tez Addımları

Outlook qaralamaları şablon kimi

Outlook-da qaralamalar göndərilməmiş e-poçtlardan başqa bir şey deyil. Adətən, bunlar Outlook tərəfindən avtomatik olaraq və ya özünüz tərəfindən əl ilə saxlanılan tamamlanmamış mesajlardır. Bəs kim deyir ki, tamamlanmış qaralama e-poçt şablonu kimi istifadə edilə bilməz?

Bu metodun gözəlliyi ondan ibarətdir ki, siz həmişə etdiyiniz kimi təkrar istifadə edilə bilən qaralama e-poçt şablonu yarada bilərsiniz - mətni mesajın mətnində yazın. , e-poçt sahələrini doldurun, faylları əlavə edin,şəkillər daxil edin, istədiyiniz formatı tətbiq edin və s. Mesajınız hazır olduqda onu göndərməyin. Bunun əvəzinə, Saxla düyməsini klikləyin və ya mesajı Qaralamalar qovluğunda saxlamaq üçün Ctrl + S düymələrini basın. Qaralamalar qovluğunuzda həddən artıq çox element varsa, şablonlarınızı ayrıca alt qovluq(lar)da saxlaya və ya onlara kateqoriyalar təyin edə bilərsiniz.

Növbəti dəfə məktub göndərmək istədiyiniz zaman kiməsə xüsusi mesaj göndərmək üçün Qaralamalar qovluğuna keçin və həmin mesajı açın. Əsas odur ki, qaralamanızı göndərmirsiniz, ancaq irəli ! Qaralamanı yönləndirərkən Outlook gələcək istifadə üçün orijinal mesajı saxlayaraq onun surətini çıxarır. Üstəlik, qaralama mətninin üzərinə heç bir başlıq məlumatı əlavə edilmir, məsələn, bu, adətən gələn e-poçtu yönləndirərkən edilir. Mövzu sətirinə də "FW:" prefiksi qoyulmayacaq.

Ola bilsin ki, Outlook-da qaralamanın necə yönləndiriləcəyi ilə maraqlanırsınız? Düşündüyünüzdən daha asandır :)

• Qaralama mesajınızı iki dəfə kliklə açın.
• Kursoru gövdəyə deyil, istənilən e-poçt sahəsinə qoyun və Ctrl + F düymələrini basın. . Alternativ olaraq, Siz Sürətli Giriş Alətlər Panelinə İrəli düyməsini əlavə edə və üzərinə klikləyə bilərsiniz.

  

Üstünlüklər : yaratmaq, redaktə etmək və təşkil etmək üçün çox rahatdır.

Mənfi cəhətlər : şablonunuzu saxlamaq üçün qaralamanı göndərməyi deyil, yönləndirməyi unutmayın.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2000

Ətraflı məlumat : İstifadəOutlook e-poçt şablonları kimi qaralamalar

Outlook imza şablonları

İmza yazılı ünsiyyətin ənənəvi elementidir və əksər Outlook istifadəçilərinin e-poçtlarına avtomatik olaraq standart imza əlavə olunur. Ancaq birdən çox imzaya və standart əlaqə məlumatlarından başqa məlumat daxil etməyə sizə heç nə mane ola bilməz.

Siz bütöv bir e-poçt şablonu kimi imza yarada və onu hərfi mənada bir neçə mesajla mesaja daxil edə bilərsiniz. kliklər ( Mesaj nişanı > İmza ).

Ehtiyatlılıq sözü! Mesaj mətnindən başqa, yaratdığınız hər imzada standart məlumatlarınızı daxil etməyinizə əmin olun. Müəyyən bir mesaj üçün fərqli imza seçdiyiniz zaman defolt imza avtomatik silinir.

Üstünlüklər : istifadə üçün çox sürətli və rahat

Mühüm cəhətlər : yalnız mesaj mətninə məlumat əlavə edə bilərsiniz, lakin e-poçt sahələrini əvvəlcədən təyin edə bilməzsiniz.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2000

Ətraflı təlimat : Outlook imzalarını necə yaratmaq və istifadə etmək olar

Avtomatik Düzəliş

Avtomatik Düzəliş funksiyası əvvəlcə mətn şablonları kimi istifadə edilmək üçün nəzərdə tutulmasa da, təyin olunmuş açar söz vasitəsilə müəyyən mətni dərhal daxil etməyə imkan verir. və ya kod. Siz bunu AutoText və ya Quick Parts-ın sadələşdirilmiş versiyası kimi düşünə bilərsiniz.

O, necə işləyir: siz bəzi mətnə ​​açar söz təyin edirsiniz.bəyəndiyiniz (əlbəttə ki, ağlabatan) və seçdiyiniz hər hansı bir şəkildə formatlanmışdır. Mesajda açar sözü yazın, Enter düyməsini və ya boşluq düyməsini vurun və açar söz dərhal mətninizlə əvəzlənəcək.

Avtomatik Düzəliş dialoq pəncərəsini açmaq üçün, Fayl nişanı > Seçimlər > Mail > Orfoqrafiya və Avtomatik Düzəliş... düyməsi > Düzgünlük > Avtomatik Düzəliş Seçimləri... düyməsi.

Yeni girişi konfiqurasiya etmək üçün aşağıdakıları edin:

• Əvəz et sahəsində açar söz , dəyişdirilməsini tetikleyecek bir növ qısayoldur. Sadəcə olaraq bunun üçün heç bir real sözdən istifadə etməyin - bu sözün özünü həqiqətən istədiyiniz zaman açar sözün daha uzun mətnlə əvəz olunmasını istəmirsiniz. Açar sözünüzü bəzi xüsusi simvollarla prefiks etmək yaxşı fikirdir. Məsələn, Vacib xəbərdarlıq üçün #warn , !warn və ya [warn] istifadə edə bilərsiniz!
• İçində İlə sahəsinə şablon mətninizi yazın.
• Bitirdikdən sonra Əlavə üzərinə klikləyin.

İpucu. Aşağıdakı ekran görüntüsündə olduğu kimi formatlaşdırılmış mətn istəyirsinizsə, əvvəlcə mesajda əvəzedici mətni yazın, onu seçin və sonra Avtomatik Düzəliş dialoqunu açın. Şablon mətniniz avtomatik olaraq İlə qutusuna əlavə olunacaq. Formatlaşdırmanı qorumaq üçün Formatlaşdırılmış mətn radio düyməsinin seçildiyinə əmin olun və Əlavə et üzərinə klikləyin.

İndi isə mesajın mətnində #warn yazın,Enter düyməsini basın və qeyd edin:

Üstünlüklər : birdəfəlik quraşdırma

Qətiyyətlər : sayı mətn şablonları yadda saxlaya biləcəyiniz qısayolların sayı ilə məhdudlaşır.

Dəstəklənən versiyalar : Outlook 365 - 2010

Outlook Dəftərxanası

Microsoft Outlook-da dəftərxana ləvazimatları xüsusiyyəti öz fonlarınız, şriftləriniz, rəngləriniz və s. ilə fərdiləşdirilmiş HTML formatlı e-poçtlar yaratmaq üçün istifadə olunur. Siz müxtəlif dizayn elementləri əvəzinə və ya onlara əlavə olaraq mətn əlavə edə bilərsiniz və o, avtomatik olaraq daxil ediləcək. dəftərxana faylı seçdiyiniz zaman mesajda.

Siz yeni mesaj yaratmaq, onun tərtibatını tərtib etmək və şablon mətnini yazmaqla başlayırsınız. Mövzu və ya hər hansı digər e-poçt sahələrini müəyyən etməyin mənası yoxdur, çünki dəftərxana ləvazimatlarından istifadə edildikdə bu məlumat mesajın mətninin yuxarı hissəsində görünəcək.

Hazır olduqda mesajınızı yadda saxlayın ( Fayl > Fərqli saxla ) HTML faylı olaraq burada Dəftərxana ləvazimatı qovluğunda:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Dəftərxana ləvazimatı\

Yadda saxladıqdan sonra dəftərxana ləvazimatlarınızı aşağıdakı şəkildə seçə bilərsiniz: Ev nişanı > Yeni Elementlər > E-poçt Mesajı > Daha çox Dəftərxana ləvazimatı . Bu yaxınlarda istifadə olunan dəftərxana ləvazimatları faylları birbaşa E-poçt Mesajından İstifadə menyusunda görünəcək:

Siz həmçinin müəyyən dəftərxana ləvazimatlarını defolt mövzu kimi seçə bilərsiniz. bütün yeni mesajlar sizsiniz