Ez a cikk tíz olyan csodálatos funkciót mutat be, amelyekről talán nem is tud, de amelyekkel rengeteg időt takaríthat meg a rutin e-mailek kezelésénél.

Ha online kommunikációjának jelentős részét az ismétlődő e-mailek teszik ki, természetes, hogy munkájának ezt a részét igyekszik optimalizálni. A sablonos válaszadás remek alternatívája lehet annak, hogy az e-maileket a semmiből, fárasztó billentyűleütésről-billentyűleütésre állítsa össze.

Outlook sablonok

Az Outlookban az e-mail sablonok olyanok, mint a Wordben a dokumentumsablonok vagy az Excelben a munkalap-sablonok. Ha gyakran küld ugyanazokat vagy nagyon hasonló üzeneteket különböző embereknek, akkor az egyik ilyen üzenetet sablonként mentheti el a következő gombra kattintva: "Sablon". Fájl > Mentés másként > Outlook sablon (*.oft) És ahelyett, hogy a semmiből írna egy e-mailt, egy sablonnal kezd, szükség esetén testre szabja, és megnyomja a Küldje el a Az üzenet kialszik, de a sablon megmarad, készen áll a következő használatra.

Alapértelmezés szerint minden Outlook-sablon az alábbi mappába kerül mentésre. Ezt nem szabad megváltoztatni, különben nem tudja majd megnyitni a sablonját az Outlookból.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Sablonok

Előnyök :

• Könnyen létrehozható és menthető.
• A címmezők (To, Cc és Bcc), a tárgysor és még a küldő fiók is előre meghatározható.
• Az üzenetsablonok tartalmazhatnak mellékleteket, grafikákat és formázásokat, például betűtípusokat, háttérszíneket stb.

Hátrányok : zavaró a használata - egy sablon megnyitásához elég mélyre kell ásni a menükben.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2010

Részletes bemutató : Hogyan hozzunk létre és használjunk Outlook e-mail sablonokat?

E-mail sablonok az Outlook.com webes alkalmazásban

Az Outlook.com webes alkalmazás is rendelkezik e-mail sablonokkal. Az asztali verzió .oft fájljaihoz képest ezek megnyitásához nem kell rengeteg menükattintás. A lehetőségek itt azonban nem olyan széleskörűek - egy sablon tartalmazhat kis képeket és alapvető formázásokat, de nem lehet előre beállítani az e-mail mezőket vagy fájlokat csatolni.

Mint sok más hasznos funkció, ez is el van rejtve a közvetlen szem elől. Ahhoz, hogy kihasználja, a következőket kell tennie:

A jobb alsó sarokban a Új üzenet ablakban kattintson az ellipszis gombra (...), majd kattintson a Sablonjaim .

A Sablonjaim ablakban megjelenik néhány alapértelmezett minta, amelyek készen állnak a használatra. Ha sajátot akarsz készíteni, kattints a + Sablon gombot, és írja be a sablon címét és szövegét a megfelelő mezőkbe. Vagy írja be és formázza a szöveget az üzenetablakban, majd másolja/illessze be - a formázás megmarad.

A sablon e-mailbe való beillesztéséhez csak kattintson a sablon nevére az ablaktáblán.

Előnyök : egyszerű és intuitív

Hátrányok : korlátozott lehetőségek

Támogatott verziók : Outlook.com webes alkalmazás

Gyors alkatrészek és AutoText

A gyorsrészek olyan újrafelhasználható tartalmi részek, amelyek gyorsan hozzáadhatók egy e-mail üzenethez, találkozóhoz, kapcsolatfelvételhez, találkozókéréshez és feladathoz. A szöveg mellett tartalmazhatnak grafikákat, táblázatokat és egyéni formázást is. Míg a .oft sablonok egy teljes üzenetet hivatottak alkotni, a gyorsrészek egyfajta kisebb építőelemek.

A Quick Parts az AutoText modern helyettesítője az Outlook 2003-ban és a korábbiakban. Az újabb verziókban mindkét típus elérhető. Az egyetlen különbség közöttük, hogy az elemek különböző galériákban találhatók. Minden más tekintetben a Quick Parts és az AutoText lényegében megegyezik.

Új elem létrehozásához írja be a szöveget egy üzenetbe, jelölje ki azt, és kattintson a Beillesztés tab> Gyors alkatrészek > Kiválasztások mentése a Quick Part Galériába .

Ha gyors részeket szeretne e-mailben elhelyezni, válassza ki a galériából a kívántat.

Vagy beírhatja a gyors rész nevét egy üzenetben (nem feltétlenül a teljes nevet, csak egy egyedi részt), és megnyomhatja az F3 billentyűt . Az Outlook 2016 és újabb verziókban, amikor elkezdi beírni a nevet, egy javaslat jelenik meg, és egyszerűen megnyomhatja az Enter billentyűt a teljes szöveg beviteléhez.

A gyorsalkatrészek a NormalEmail.dotm fájlt, amelyet itt tárolunk:

C:\ Felhasználók\%felhasználónév%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

A címre. vissza a gyors alkatrészeket, másolja ezt a fájlt egy mentési helyre. export egy másik számítógépre, illessze be a Sablonok mappát egy másik számítógépen.

Előnyök : nagyon egyszerű és világos

Hátrányok :

• Nincs keresési lehetőség. Ha több darab van a galériában, gondot okozhat megtalálni a keresett darabot.
• A gyors rész tartalmát nem lehet szerkeszteni - csak egy újjal lehet helyettesíteni.
• Nem lehet csatolmányokat hozzáadni.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2007

Átfogó bemutató : Outlook Quick Parts és AutoText

Gyors lépések e-mail sablonok

A gyorslépések egyfajta gyorsbillentyűk, amelyek lehetővé teszik több művelet végrehajtását egyetlen paranccsal. Az egyik ilyen művelet lehet a sablonos válaszadás vagy új e-mail létrehozása egy sablon alapján. Az üzenet szövegén kívül előre kitöltheti a To, Cc, Bcc és a Subject értékeket, beállíthatja a nyomon követési jelzőt és a fontosságot.

Gyors lépéssablon készítéséhez kattintson a Új létrehozása a Gyors lépések doboz a Home lapot, majd válassza ki az alábbi műveletek egyikét: Új üzenet , Válasz , Reply All vagy Előre . A Szerkesztés ablakban, írja be a sablon szövegét a megfelelő mezőbe, állítsa be a megfelelőnek ítélt egyéb beállításokat, és adjon a sablonjának valamilyen leíró nevet. Opcionálisan rendelje hozzá az előre definiált gyorsbillentyűk egyikét.

Itt egy példa az Outlookra válasz sablon :

Ha beállította, az új gyors lépés azonnal megjelenik a galériában. Csak kattintson rá, vagy nyomja meg a hozzárendelt billentyűkombinációt, és az összes művelet egyszerre végrehajtásra kerül.

Előnyök :

• Különböző sablonok hozhatók létre az új e-mailekhez, válaszokhoz és továbbküldésekhez.
• Nemcsak az üzenet szövege, hanem szinte az összes e-mail mező előre beállítható.
• Több művelet is elvégezhető ugyanazzal a gyors lépéssel, például egy sablonos üzenetre való válaszadás és az eredeti üzenet áthelyezése egy másik mappába.
• Gyorsan végrehajtható billentyűparanccsal.

Hátrányok : az e-mail sablon csak egyszerű szöveg lehet.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2010

Végponttól végpontig tartó bemutató : Outlook gyors lépések

Outlook tervezetek sablonként

A tervezetek az Outlookban nem mások, mint el nem küldött e-mailek. Általában ezek olyan befejezetlen üzenetek, amelyeket az Outlook automatikusan vagy kézzel ment el. De ki mondta, hogy egy véglegesített tervezet nem használható e-mail sablonként?

Ennek a módszernek az a szépsége, hogy pontosan úgy hozhat létre egy újrafelhasználható e-mail sablontervezetet, ahogyan azt általában tenné - írja be az üzenet szövegét, töltse ki az e-mail mezőit, csatoljon fájlokat, illesszen be képeket, alkalmazza a kívánt formázást stb. Amikor az üzenet készen van, ne küldje el. Ehelyett kattintson a(z) Mentés gomb megnyomásával vagy a Ctrl + S billentyűkombinációval mentheti az üzenetet a Tervezetek Ha túl sok elem van a mappában. Tervezetek mappában, a sablonokat külön almappában (almappákban) tarthatja, vagy kategóriákat rendelhet hozzájuk.

Legközelebb, amikor egy adott üzenetet szeretne küldeni valakinek, menjen a Tervezetek mappát, és nyissa meg az üzenetet. A lényeg az, hogy ne küldje el a tervezetét, hanem forward it! Amikor továbbítja a tervezetet, az Outlook másolatot készít róla, megtartva az eredeti üzenetet a későbbi felhasználás érdekében. Továbbá, a tervezet szövege fölé nem kerül fejléc-információ, mint ahogyan az általában egy bejövő e-mail továbbításakor történik. A Subject sor elé sem kerül "FW:".

Talán kíváncsi vagy, hogyan lehet továbbítani egy tervezetet az Outlookban? Sokkal egyszerűbb, mint gondolnád :)

• Nyissa meg az üzenettervezetet dupla kattintással.
• Helyezze a kurzort bármelyik e-mail mezőbe, de ne a főmezőbe, és nyomja meg a Ctrl + F billentyűkombinációt. Előre gombot a gyorselérési eszköztárra, és kattintson rá.

  

Előnyök : nagyon kényelmes létrehozni, szerkeszteni és rendszerezni.

Hátrányok : a sablon megtartása érdekében ne feledje, hogy a tervezetet továbbítani kell, nem pedig elküldeni.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2000

További információ : Az Outlook tervezetek e-mail sablonként való használata

Outlook aláírás sablonok

Az aláírás az írásbeli kommunikáció hagyományos eleme, és a legtöbb Outlook-felhasználó e-mailjéhez automatikusan hozzáadódik egy alapértelmezett aláírás. Semmi sem akadályozza azonban, hogy több aláírás is legyen, és a szokásos elérhetőségi adatokon kívül más információkat is tartalmazzon.

Az aláírást egy teljes e-mail sablonként hozhatja létre, és szó szerint néhány kattintással beillesztheti az üzenetbe ( Üzenet tab> Aláírás ).

Egy figyelmeztetés! Az üzenet szövegén kívül ügyeljen arra, hogy minden egyes aláírás, amelyet létrehoz, tartalmazza a szokásos adatait. Ha egy adott üzenethez más aláírást választ, az alapértelmezett aláírás automatikusan törlődik.

Előnyök : nagyon gyors és kényelmes használat

Hátrányok : csak az üzenet szövegéhez adhat hozzá információkat, de nem adhat meg előre e-mail mezőket.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2000

Részletes bemutató : Outlook aláírások létrehozása és használata

AutoCorrect

Bár az AutoCorrect funkciót eredetileg nem szövegsablonok használatára tervezték, lehetővé teszi bizonyos szövegek azonnali beillesztését egy hozzárendelt kulcsszó vagy kód segítségével. Gondolhat rá úgy, mint az AutoText vagy a Quick Parts egyszerűsített változatára.

A következőképpen működik: hozzárendel egy kulcsszót egy szöveghez, amely olyan hosszú lehet, amilyen hosszú (ésszerűen persze), és úgy formázza, ahogyan csak akarja. Egy üzenetben beírja a kulcsszót, megnyomja az Enter billentyűt vagy a szóköz billentyűt, és a kulcsszó azonnal a szövegével helyettesíti.

Megnyitni a AutoCorrect párbeszédablakban, irány a Fájl tab> Opciók > Mail > Helyesírás és automatikus javítás... gomb> Bizonyítás > AutoCorrect beállítások... gomb.

Egy új bejegyzés konfigurálásához tegye a következőket:

• A Cserélje ki a címet. mezőbe írja be a kulcsszó , ami egyfajta rövidítés, ami kiváltja a cserét. Csak ne használj semmilyen valódi szót - nem akarod, hogy a kulcsszó egy hosszabb szöveggel legyen helyettesítve, amikor valójában magát a szót akarod. Jó ötlet, ha a kulcsszót valamilyen speciális szimbólummal előlegezed meg. Például használhatod a következőt #warn , !warn vagy [figyelmeztetés] a oldalon. Fontos figyelmeztetés!
• A A címen mezőbe írja be a sablonszöveg .
• Ha kész, kattintson a Add .

Tipp. Ha azt szeretné, hogy formázott szöveg mint az alábbi képernyőképen, majd először írja be a helyettesítő szöveget egy üzenetbe, jelölje ki, majd nyissa meg az AutoCorrect párbeszédpanelt. A sablonszöveg automatikusan hozzáadódik a A címen A formázás megőrzése érdekében győződjön meg róla, hogy a Formázott szöveg rádiógomb be van jelölve, és kattintson a Add .

És most írja be #warn az üzenet szövegében, nyomja meg az Entert, és voilá:

Előnyök : egyszeri beállítás

Hátrányok : a szövegsablonok száma a megjegyezhető gyorsbillentyűk számával van korlátozva.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2010

Outlook írószerek

A Papíráru funkcióval a Microsoft Outlookban személyre szabott HTML-formátumú e-maileket hozhat létre saját hátterekkel, betűtípusokkal, színekkel stb. A különböző tervezési elemek helyett vagy mellett szöveget is tartalmazhat, amely automatikusan beillesztésre kerül az üzenetbe, amikor kiválasztja a levélpapírfájlt.

Azzal kezdjük, hogy létrehozunk egy új üzenetet, megtervezzük az elrendezését, és beírjuk a sablonszöveget. Nincs értelme a Tárgy vagy más e-mail mezők meghatározásának, mert levélpapír használatakor ezek az információk az üzenet testének tetején jelennek meg.

Ha kész, mentse el az üzenetet ( Fájl > Mentés másként ) HTML fájlként a Papíráru mappát itt:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

A mentés után a következő módon választhatja ki az írószereket: Home tab> Új tételek > E-mail üzenet használata > További írószerek A nemrégiben használt írószerfájlok közvetlenül a E-mail üzenet használata menü:

Az új üzenetek alapértelmezett témájaként is választhat egy bizonyos írószert az összes létrehozott új üzenethez.

Íme egy példa arra, hogyan nézhet ki az Outlook levélpapír üzenet sablonja:

Előnyök : a HTML-támogatásnak köszönhetően rengeteg formázási lehetőséget kínál

Hátrányok : az írószerfájlok mentéséhez és eléréséhez szükséges kattintások száma sokkal több, mint amennyire valóban szükség van.

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2007

Egyéni űrlapok az Outlookban

Előre szólok - ez a technika profiknak szól. Egy egyéni űrlap tervezése sokkal trükkösebb, mint bármely más, ebben a bemutatóban tárgyalt módszer, és VBA programozási ismereteket igényelhet. Kezdetnek engedélyezze a Fejlesztő lapot az Outlookban. Ezután kattintson a Formanyomtatvány tervezése , válasszon egyet a szabványos űrlapok közül az egyéni űrlapja alapjául, adjon hozzá mezőket, vezérlőelemeket és esetleg kódot, állítsa be az attribútumokat, és tegye közzé az űrlapját. Zavarba ejtően és homályosan hangzik? Valóban, időbe telik, amíg rájön erre a dologra.

Előnyök : nagyon erős funkció, rengeteg lehetőséggel

Hátrányok : meredek tanulási görbe

Támogatott verziók : Outlook 365 - 2007

Megosztott e-mail sablonok

Hiszik vagy sem, ezt a megoldást a kezdők és a guruk számára egyaránt öröm használni. A kezdők értékelni fogják az egyszerűséget - a megosztott e-mail sablonok használatának megkezdése elég intuitív ahhoz, hogy azonnal belevágjanak. Az Outlook-szakértők számos fejlett funkciót használhatnak ki, például személyre szabott válaszok létrehozását makrók segítségével, előre definiált, kitölthető és legördülő mezők konfigurálását, húzvainformáció az adatkészletekből, és még sok más.

A beépített funkciókkal ellentétben a Megosztott e-mail sablonok minden funkciót közvetlenül az üzenetablakba hoz! Mostantól egy pillanat alatt létrehozhatja, szerkesztheti és használhatja sablonjait, anélkül, hogy ide-oda váltogatna a különböző lapok között, vagy a menükben turkálna.

A címre. hozzon létre új sablon létrehozásához egyszerűen válassza ki a kívánt tartalmat (szöveget, képeket, linkeket stb.) az üzenetben, majd kattintson a Új sablon.

A címre. beillesztése egy sablon beillesztése egy üzenetbe, kattintson a Paste ikonra, vagy kattintson duplán a sablon nevére.

Előnyök :

• Gyorsan és kényelmesen elkészíthető.
• Egy kattintással beilleszthető egy üzenetbe.
• Használja személyesen, vagy ossza meg csapatával.
• Kitölthető szöveges mezők és legördülő listák hozzáadása.
• Töltse ki az e-mail mezőit, illesszen be képeket és csatoljon automatikusan fájlokat.
• Alkalmazza az alapvető formázásokat a helyben szerkesztőben, hogy kifinomult terveket hozzon létre a HTML használatával.
• Link az Ön Tervezetek mappát, és használja az Outlook vázlatok bármelyikét e-mail sablonként.
• Használjon gyorsbillentyűket a gyors válaszokhoz.
• Bármilyen eszközről elérheti sablonjait, legyen az Windows, Mac vagy Outlook Online.

Hátrányok : szívesen látunk, ha teszteled és tudasd velünk :)

Támogatott verziók : Outlook a Microsoft 365 számára, Outlook 2021 - 2016 Windows és Mac, Outlook az interneten

Hogyan juthatsz : Válassza ki az előfizetési csomagot, vagy töltse le az ingyenes verziót a Microsoft AppSource-ból.

Így hozzon létre egy e-mail sablont az Outlookban. Remélhetőleg a bemutató segít kiválasztani a kedvenc technikáját. Köszönöm, hogy elolvasta, és remélem, jövő héten találkozunk a blogunkon!