Tento článek představuje deset úžasných funkcí, o kterých možná nevíte, ale které vám mohou ušetřit obrovské množství času při vyřizování běžných e-mailů.

Pokud hlavní část vaší online komunikace tvoří opakující se e-maily, je přirozené, že se snažíte tuto část své práce optimalizovat. Odpovídání pomocí šablony může být skvělou alternativou k zdlouhavému psaní e-mailů od začátku, kdy je třeba psát klávesu po klávese.

Šablony aplikace Outlook

E-mailové šablony v aplikaci Outlook jsou podobné šablonám dokumentů ve Wordu nebo šablonám pracovních listů v Excelu. Pokud často posíláte stejné nebo velmi podobné zprávy různým lidem, můžete jednu z takových zpráv uložit jako šablonu kliknutím na tlačítko Soubor > Uložit jako > Šablona aplikace Outlook (*.oft) . A pak místo toho, abyste psali e-mail od začátku, začnete se šablonou, v případě potřeby ji upravíte a stisknete tlačítko . Odeslat . Zpráva zmizí, ale šablona zůstane připravena k dalšímu použití.

Ve výchozím nastavení jsou všechny šablony aplikace Outlook uloženy do níže uvedené složky. Toto nastavení by se nemělo měnit, jinak nebude možné šablonu otevřít z aplikace Outlook.

C:\Users\Název uživatele\AppData\Roaming\Microsoft\Šablony

Výhody :

• Snadné vytváření a ukládání.
• Lze předdefinovat pole adresy (To, Cc a Bcc), předmět a dokonce i odesílající účet.
• Šablony zpráv mohou obsahovat přílohy, grafiku a formátování, například písma, barvy pozadí atd.

Nevýhody : obtěžující používání - pro otevření šablony se musíte ponořit poměrně hluboko do nabídek.

Podporované verze : Outlook 365 - 2010

Podrobný výukový program : Jak vytvářet a používat e-mailové šablony aplikace Outlook

E-mailové šablony ve webové aplikaci Outlook.com

Webová aplikace Outlook.com má také šablony e-mailů. Oproti souborům .oft v desktopové verzi nevyžadují k otevření spoustu kliknutí v nabídce. Možnosti zde však nejsou tak rozsáhlé - šablona může obsahovat malé obrázky a základní formátování, ale není možné přednastavit e-mailová pole nebo připojit soubory.

Stejně jako mnoho dalších užitečných funkcí je i tato funkce skryta před okamžitým pohledem. Chcete-li ji využít, musíte udělat toto:

V pravém dolním rohu Nová zpráva klikněte na tlačítko elipsy (...) a poté klikněte na tlačítko Moje šablony .

Na stránkách Moje šablony se zobrazí několik výchozích vzorků připravených k použití. Chcete-li si vytvořit vlastní, klikněte na tlačítko + Šablona a do příslušných políček zadejte název a tělo šablony. Nebo můžete napsat a naformátovat text v okně zprávy a poté zkopírovat/vložit - veškeré formátování bude zachováno.

Chcete-li šablonu vložit do e-mailu, stačí kliknout na její název na panelu.

Výhody : jednoduché a intuitivní

Nevýhody : omezené možnosti

Podporované verze : webová aplikace Outlook.com

Rychlé díly a AutoText

Rychlé části jsou opakovaně použitelné úryvky obsahu, které lze rychle přidat do e-mailové zprávy, schůzky, kontaktu, požadavku na schůzku a úkolu. Kromě textu mohou obsahovat také grafiku, tabulky a vlastní formátování. Zatímco šablony .oft mají tvořit celou zprávu, rychlé části jsou jakési menší stavební bloky.

Rychlé součásti jsou moderní náhradou automatického textu v aplikaci Outlook 2003 a starších verzích. V posledních verzích jsou k dispozici oba typy. Jediný rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že se položky nacházejí v různých galeriích. Ve všech ostatních ohledech jsou Rychlé součásti a automatický text v podstatě stejné.

Chcete-li vytvořit novou položku, zadejte text do zprávy, vyberte ji a klikněte na tlačítko. Vložte karta> Rychlé díly > Uložení výběrů do galerie rychlých dílů .

Chcete-li do e-mailu vložit rychlou část, vyberte potřebnou část z galerie.

Nebo můžete ve zprávě zadat název rychlé části (ne nutně celý název, pouze jeho jedinečnou část) a stisknout klávesu F3 . V aplikaci Outlook 2016 a novějších verzích se po zahájení psaní názvu zobrazí nabídka a vy můžete jednoduše stisknout klávesu Enter a vložit celý text.

Rychlé díly se nacházejí v NormalEmail.dotm soubor, který je zde uložen:

C:\Users\%uživatelské jméno%\AppData\Roaming\Microsoft\Šablony\

Na zálohovat rychlých dílů, zkopírujte tento soubor do uloženého umístění. export do jiného počítače, vložte ji do Šablony v jiném počítači.

Výhody : velmi jednoduché a přímočaré

Nevýhody :

• Není zde možnost vyhledávání. Pokud máte v galerii více kusů, může být problém najít ten, který potřebujete.
• Obsah rychlé části není možné upravovat - můžete ji pouze nahradit novou.
• Není možné přidávat přílohy.

Podporované verze : Outlook 365 - 2007

Komplexní výukový program : Rychlé součásti aplikace Outlook a automatický text

E-mailové šablony Rychlé kroky

Rychlé kroky jsou jakési zkratky, které umožňují provést více akcí pomocí jediného příkazu. Jednou z takových akcí může být odpověď pomocí šablony nebo vytvoření nového e-mailu na základě šablony. Kromě textu zprávy můžete předvyplnit položky Komu, Cc, Bcc a Předmět, nastavit příznak následné kontroly a důležitost.

Chcete-li vytvořit šablonu rychlého kroku, klikněte na Vytvořit nový v rámci Rychlé kroky v rámečku Home a vyberte jednu z následujících akcí: Nová zpráva , Odpovědět , Odpovědět vše nebo Forward . V Upravit okna, zadejte text šablony do příslušného pole, nakonfigurujte další možnosti, které považujete za vhodné, a dejte šabloně nějaký popisný název. Případně přiřaďte jednu z předdefinovaných klávesových zkratek.

Zde je příklad aplikace Outlook šablona odpovědi :

Po nastavení se váš nový rychlý krok okamžitě zobrazí v galerii. Stačí na něj kliknout nebo stisknout přiřazenou kombinaci kláves a všechny akce se provedou najednou.

Výhody :

• Lze vytvářet různé šablony pro nové e-maily, odpovědi a přeposílání.
• Přednastavit lze nejen text zprávy, ale téměř všechna pole e-mailu.
• Jedním rychlým krokem lze provést více akcí, např. odpovědět na zprávu pomocí šablony a přesunout původní zprávu do jiné složky.
• Lze rychle provést pomocí klávesové zkratky.

Nevýhody : šablona e-mailu může být pouze textová.

Podporované verze : Outlook 365 - 2010

Koncový výukový program : Rychlé kroky aplikace Outlook

Návrhy aplikace Outlook jako šablony

Koncepty v aplikaci Outlook nejsou nic jiného než neodeslané e-maily. Obvykle se jedná o nedokončené zprávy, které Outlook ukládá automaticky nebo ručně. Kdo ale říká, že dokončený koncept nelze použít jako šablonu e-mailu?

Krása této metody spočívá v tom, že můžete vytvořit opakovaně použitelnou šablonu návrhu e-mailu přesně tak, jak to děláte běžně - zadat text do těla zprávy, vyplnit e-mailová pole, připojit soubory, vložit obrázky, použít požadované formátování atd. Když je zpráva připravena, neodesílejte ji. Místo toho klikněte na tlačítko Uložit nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + S pro uložení zprávy do složky Návrhy Pokud máte ve složce příliš mnoho položek. Návrhy můžete mít šablony v samostatné podsložce (podsložkách) nebo jim přiřadit kategorie.

Až budete chtít příště někomu poslat konkrétní zprávu, přejděte na stránku. Návrhy a otevřete tuto zprávu. Klíčové je, že neodesíláte svůj návrh, ale dopředu Při přeposílání návrhu se v aplikaci Outlook vytvoří jeho kopie a původní zpráva zůstane zachována pro budoucí použití. Kromě toho se nad text návrhu nepřidávají žádné informace v záhlaví, jak se to běžně dělá při přeposílání příchozího e-mailu. Ani v řádku Předmětu se neobjeví předpona "FW:".

Možná vás zajímá, jak přeposlat koncept v Outlooku? Mnohem jednodušší, než si myslíte :)

• Otevřete koncept zprávy dvojitým kliknutím.
• Umístěte kurzor do libovolného pole e-mailu, nikoli do těla, a stiskněte klávesy Ctrl + F . Forward na panel nástrojů Rychlý přístup a klikněte na něj.

  

  Viz_také: Šablona e-mailu aplikace Outlook: 10 rychlých způsobů, jak vytvořit a používat

Výhody : velmi pohodlné vytváření, úpravy a uspořádání.

Nevýhody : abyste si zachovali šablonu, nezapomeňte předat návrh, ne jej odeslat.

Podporované verze : Outlook 365 - 2000

Více informací : Používání návrhů aplikace Outlook jako šablon e-mailů

Šablony podpisů aplikace Outlook

Podpis je tradičním prvkem písemné komunikace a většina uživatelů aplikace Outlook má ve svých e-mailech automaticky přidaný výchozí podpis. Nic vám však nebrání mít více než jeden podpis a uvádět v něm i jiné informace než standardní kontaktní údaje.

Podpis můžete vytvořit jako celou šablonu e-mailu a vložit jej do zprávy doslova na pár kliknutí ( Zpráva karta> Podpis ).

Upozornění! Kromě textu zprávy nezapomeňte v každém vytvářeném podpisu uvést své standardní údaje. Pokud pro určitou zprávu zvolíte jiný podpis, ten výchozí se automaticky odstraní.

Výhody : velmi rychlé a pohodlné použití

Nevýhody : do těla zprávy lze pouze přidávat informace, ale nelze předem definovat e-mailová pole.

Podporované verze : Outlook 365 - 2000

Podrobný výukový program : Jak vytvářet a používat podpisy aplikace Outlook

AutoCorrect

Přestože funkce AutoCorrect nebyla původně navržena pro použití jako šablony textu, umožňuje okamžitě vložit určitý text pomocí přiřazeného klíčového slova nebo kódu. Můžete si ji představit jako zjednodušenou verzi funkce AutoText nebo Rychlé části.

Funguje to takto: K nějakému textu přiřadíte klíčové slovo, které může být libovolně dlouhé (samozřejmě v rozumné míře) a libovolně formátované. Ve zprávě zadáte klíčové slovo, stisknete klávesu Enter nebo mezerník , a klíčové slovo se okamžitě nahradí vaším textem.

Otevření AutoCorrect dialogové okno, přejděte do Soubor karta> Možnosti > Mail > Pravopis a automatická oprava... tlačítko> Proofing > Možnosti automatické opravy... tlačítko.

Chcete-li nakonfigurovat novou položku, postupujte takto:

• V Vyměňte stránky zadejte do pole klíčové slovo , což je jakási zkratka, která spustí nahrazení. Jen pro ni nepoužívejte žádné skutečné slovo - nechcete přece, aby se klíčové slovo nahradilo delším textem, když ve skutečnosti chcete toto slovo samotné. Je dobré před klíčové slovo předřadit nějaký speciální symbol. Můžete například použít např. #warn , !warn nebo [upozornění] pro Důležité upozornění!
• V S zadejte do pole text šablony .
• Po dokončení klikněte na tlačítko Přidat .

Tip. Pokud chcete formátovaný text jako na obrázku níže, pak nejprve napište náhradní text do zprávy, vyberte jej a poté otevřete dialogové okno Automatické opravy. Váš vzorový text bude automaticky přidán do zprávy. S Chcete-li zachovat formátování, ujistěte se, že je pole Formátovaný text je vybráno přepínač a klikněte na tlačítko Přidat .

A nyní zadejte #warn v těle zprávy, stiskněte klávesu Enter a voilà:

Výhody : jednorázové nastavení

Nevýhody : počet textových šablon je omezen počtem zkratek, které si můžete zapamatovat.

Podporované verze : Outlook 365 - 2010

Kancelářské potřeby Outlook

Na stránkách Kancelářské potřeby funkce v aplikaci Microsoft Outlook slouží k vytváření personalizovaných e-mailů ve formátu HTML s vlastním pozadím, písmy, barvami atd. Místo různých prvků designu nebo jako doplněk k nim můžete uvést také text, který se do zprávy automaticky vloží po výběru souboru s tiskovinami.

Začínáte vytvořením nové zprávy, návrhem jejího rozvržení a zadáním textu šablony. Nemá smysl definovat pole Předmět ani žádná jiná pole e-mailu, protože při použití tiskopisu se tyto informace zobrazí v horní části těla zprávy.

Až budete připraveni, uložte zprávu ( Soubor > Uložit jako ) jako soubor HTML do Kancelářské potřeby složka zde:

C:\Users\Název uživatele\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Po uložení si můžete vybrat psací potřeby následujícím způsobem: Home karta> Nové položky > Používání e-mailové zprávy > Více papírnictví . Nedávno použité soubory tiskopisů se zobrazí přímo v okně Používání e-mailové zprávy menu:

Můžete také zvolit určitý kancelářský papír jako výchozí motiv pro všechny nové zprávy, které vytváříte.

Zde je příklad toho, jak může vypadat šablona zprávy v aplikaci Outlook:

Výhody : bohaté možnosti formátování díky podpoře HTML

Nevýhody : počet kliknutí pro uložení a přístup k psacím potřebám je mnohem větší, než je skutečně nutné.

Podporované verze : Outlook 365 - 2007

Vlastní formuláře v aplikaci Outlook

Předem říkám - tato technika je určena pro profesionály. Návrh vlastního formuláře je mnohem složitější než jakákoli jiná metoda probíraná v tomto návodu a může vyžadovat znalosti programování ve VBA. Pro začátek povolte funkci Vývojář v aplikaci Outlook. Poté klikněte na Navrhnout formulář , vyberte si jeden ze standardních formulářů jako základ pro vlastní formulář, přidejte pole, ovládací prvky a případně kód, nastavte atributy a formulář publikujte. Zní to složitě a nepřehledně? Skutečně, bude trvat nějaký čas, než na tu věc přijdete.

Výhody : velmi výkonná funkce se spoustou možností

Nevýhody : strmá křivka učení

Podporované verze : Outlook 365 - 2007

Sdílené e-mailové šablony

Věřte tomu nebo ne, ale toto řešení je radost používat jak pro začátečníky, tak pro guru. Začátečníci ocení jednoduchost - začátek práce se sdílenými e-mailovými šablonami je dostatečně intuitivní, aby se do něj mohli ihned pustit. Znalci aplikace Outlook mohou využít mnoho pokročilých funkcí, jako je vytváření personalizovaných odpovědí pomocí maker, konfigurace předdefinovaných, vyplnitelných a rozevíracích polí, vytahováníinformace z datových souborů a mnoho dalšího.

Na rozdíl od vestavěných funkcí přinášejí sdílené e-mailové šablony všechny funkce přímo do okna zprávy! Nyní můžete vytvářet, upravovat a používat své šablony během okamžiku, aniž byste museli přepínat mezi různými kartami a hrabat se v nabídkách.

Na vytvořit novou šablonu, jednoduše vyberte požadovaný obsah (text, obrázky, odkazy atd.) ve zprávě a klikněte na tlačítko Nová šablona.

Na vložit šablonu do zprávy, klikněte na Vložit nebo dvakrát klikněte na název šablony.

Výhody :

• Rychlé a pohodlné vytváření.
• Vložení do zprávy jedním kliknutím.
• Používejte je osobně nebo je sdílejte se svým týmem.
• Přidejte vyplnitelná textová pole a rozevírací seznamy.
• Vyplňte e-mailová pole, vkládejte obrázky a automaticky připojujte soubory.
• Použijte základní formátování v editoru na místě a vytvářejte sofistikované návrhy pomocí jazyka HTML.
• Odkaz na váš Návrhy a použít některý z návrhů aplikace Outlook jako šablonu e-mailu.
• Pro rychlé odpovědi používejte zkratky.
• K šablonám můžete přistupovat z libovolného zařízení, ať už se jedná o Windows, Mac nebo Outlook Online.

Nevýhody : můžete vyzkoušet a dát nám vědět :)

Podporované verze : Outlook pro Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows a Mac, Outlook na webu

Jak získat : Vyberte si plán předplatného nebo si stáhněte bezplatnou verzi ze služby Microsoft AppSource.

To je návod, jak vytvořit šablonu e-mailu v aplikaci Outlook. Doufám, že vám náš návod pomůže při výběru vaší oblíbené techniky. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden!