Dit artikel toont tien geweldige functies waar u misschien geen weet van heeft, maar die u enorm veel tijd kunnen besparen bij het afhandelen van routine e-mails.

Als een belangrijk deel van uw online communicatie bestaat uit repetitieve e-mails, is het niet meer dan normaal dat u ernaar streeft dat deel van uw werk te optimaliseren. Antwoorden met een sjabloon kan een geweldig alternatief zijn voor het vanaf nul samenstellen van e-mails op een vervelende manier van toetsaanslag tot toetsaanslag.

Outlook-sjablonen

E-mailsjablonen in Outlook zijn als documentsjablonen in Word of werkbladsjablonen in Excel. Als u vaak dezelfde of sterk gelijkende berichten naar verschillende mensen stuurt, kunt u een van die berichten als sjabloon opslaan door te klikken op Bestand > Opslaan als > Outlook-sjabloon (*.oft) En dan, in plaats van een e-mail vanaf nul samen te stellen, begin je met een sjabloon, pas je het aan indien nodig, en druk je op Stuur Het bericht gaat uit, maar het sjabloon blijft, klaar voor het volgende gebruik.

Standaard worden alle Outlook-sjablonen opgeslagen in de onderstaande map. Dit mag niet veranderd worden, anders kunt u uw sjabloon niet openen vanuit Outlook.

C:\UsersAppData_Roaming_Microsoft_Templates.

Voordelen :

• Gemakkelijk te maken en op te slaan.
• De adresvelden (Aan, Cc en Bcc), de onderwerpregel en zelfs de verzendaccount kunnen vooraf worden gedefinieerd.
• Uw berichtsjablonen kunnen bijlagen, afbeeldingen en opmaak zoals lettertypen, achtergrondkleuren, enz. bevatten.

Nadelen : lastig in gebruik - om een sjabloon te openen, moet je vrij diep in de menu's graven.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2010

Diepgaande handleiding Hoe Outlook e-mailsjablonen maken en gebruiken

E-mailsjablonen in Outlook.com web app

De Outlook.com web app heeft ook e-mail sjablonen. Vergeleken met .oft bestanden in de desktop versie, vereisen deze niet veel menuklikken om te openen. De opties hier zijn echter niet zo uitgebreid - een sjabloon kan kleine afbeeldingen en basisopmaak bevatten, maar het is niet mogelijk om e-mail velden vooraf in te stellen of bestanden bij te voegen.

Zoals vele andere nuttige functies is deze verborgen voor direct zicht. Om er gebruik van te maken, is dit wat u moet doen:

In de rechter benedenhoek van de Nieuw bericht venster, klik op de ellipsknop (...), en vervolgens op Mijn sjablonen .

De Mijn sjablonen venster verschijnt met een paar standaardvoorbeelden die u kunt gebruiken. Om uw eigen voorbeeld te maken, klikt u op de knop + Sjabloon Of u kunt tekst typen en opmaken in het berichtvenster en vervolgens kopiëren/plakken - alle opmaak blijft behouden.

Om de sjabloon in een e-mail in te voegen, klikt u op de naam ervan in het deelvenster.

Voordelen : eenvoudig en intuïtief

Nadelen : beperkte opties

Ondersteunde versies : Outlook.com web app

Snelle onderdelen en AutoTekst

Snelle onderdelen zijn herbruikbare stukjes inhoud die snel kunnen worden toegevoegd aan een e-mailbericht, afspraak, contactpersoon, vergaderverzoek en taak. Naast tekst kunnen ze ook afbeeldingen, tabellen en aangepaste opmaak bevatten. Terwijl .oft-sjablonen bedoeld zijn om een volledig bericht te vormen, zijn snelle onderdelen een soort kleinere bouwstenen.

Quick Parts is de moderne vervanger van AutoText in Outlook 2003 en eerder. In recente versies zijn beide types beschikbaar. Het enige verschil tussen beide is dat de items zich in verschillende galerijen bevinden. In alle andere opzichten zijn Quick Parts en AutoText in wezen hetzelfde.

Om een nieuw item te maken, typt u uw tekst in een bericht, selecteert u het en klikt u op Plaats tab> Snelle onderdelen > Selecties opslaan in Quick Part Gallery .

Om een snel onderdeel in een e-mail te zetten, kiest u het gewenste onderdeel uit de galerij.

Of, u kunt de snelle deelnaam in een bericht typen (niet noodzakelijk de hele naam, alleen een uniek deel ervan) en op F3 drukken. In Outlook 2016 en latere versies, wanneer u de naam begint te typen, zal een suggestie verschijnen, en u kunt gewoon op de Enter-toets drukken om de hele tekst te injecteren.

Snelle onderdelen bevinden zich in de in de NormalEmail.dotm bestand, dat hier is opgeslagen:

C:\Users%gebruikers%AppData\Roaming\Microsoft_Templates.

Naar zich herpakken uw snelle onderdelen, kopieer dit bestand naar een veilige locatie. Om export naar een andere PC, plak het in de Sjablonen map op een andere computer.

Voordelen : zeer eenvoudig en ongecompliceerd

Nadelen :

• Er is geen zoekfunctie. Als je meerdere stukken in de galerij hebt, kan het een probleem zijn om het stuk dat je nodig hebt te vinden.
• Het is niet mogelijk de inhoud van een snel onderdeel te bewerken - u kunt het alleen vervangen door een nieuw onderdeel.
• Het is niet mogelijk om bijlagen toe te voegen.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2007

Uitgebreide handleiding Outlook Snelle Onderdelen en AutoTekst

Quick Steps e-mailtemplates

Quick Steps zijn een soort snelkoppelingen waarmee meerdere acties met één commando kunnen worden uitgevoerd. Een van die acties is bijvoorbeeld antwoorden met een sjabloon of een nieuwe e-mail maken op basis van een sjabloon. Behalve de berichttekst kunt u ook Aan, Cc, Bcc en Onderwerp vooraf invullen, een opvolgingsvlag instellen en belangrijkheid.

Om een snelstapsjabloon te maken, klikt u op Nieuw aanmaken binnen de Snelle stappen vakje op de Home en kies dan een van de volgende acties: Nieuw bericht , Antwoord , Alle antwoorden of Vooruit In de Bewerk venster, typ de tekst van uw sjabloon in het bijbehorende vak, configureer eventuele andere opties die u geschikt acht, en geef uw sjabloon een beschrijvende naam. Eventueel kunt u een van de voorgedefinieerde sneltoetsen toewijzen.

Hier is een voorbeeld van Outlook antwoordsjabloon :

Eenmaal ingesteld, verschijnt uw nieuwe snelle stap onmiddellijk in de galerij. Klik erop of druk op de toegewezen toetsencombinatie, en alle acties worden in één keer uitgevoerd.

Voordelen :

• Er kunnen verschillende sjablonen worden gemaakt voor nieuwe e-mails, antwoorden en doorsturen.
• Niet alleen de berichttekst, maar bijna alle e-mailvelden kunnen vooraf worden ingesteld.
• Meerdere acties kunnen worden uitgevoerd met dezelfde snelle stap, bijv. het beantwoorden van een bericht met sjabloon en het verplaatsen van het oorspronkelijke bericht naar een andere map.
• Kan snel worden uitgevoerd met een sneltoets.

Nadelen : e-mailtemplate kan alleen platte tekst zijn.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2010

End-to-end handleiding Outlook snelle stappen

Outlook-ontwerpen als sjablonen

Concepten in Outlook zijn niets anders dan niet-verzonden e-mails. Meestal zijn dit onvoltooide berichten die automatisch door Outlook of handmatig door uzelf worden opgeslagen. Maar wie zegt dat een afgerond concept niet kan worden gebruikt als e-mailsjabloon?

Het mooie van deze methode is dat u een herbruikbare ontwerp-e-mailsjabloon kunt maken, precies zoals u normaal zou doen - de tekst in de berichttekst typen, de e-mailvelden invullen, bestanden bijvoegen, afbeeldingen invoegen, de gewenste opmaak toepassen, enz. Als uw bericht klaar is, verzendt u het niet. In plaats daarvan klikt u op de knop Sla toets of druk op Ctrl + S om het bericht op te slaan in de Concepten map. Als u te veel items in uw Concepten map, kunt u uw sjablonen in een aparte submap(pen) bewaren of er categorieën aan toekennen.

De volgende keer dat u iemand een bepaald bericht wilt sturen, gaat u naar uw Concepten map en open dat bericht. Het belangrijkste is dat je niet je ontwerp verstuurt, maar vooruit Bij het doorsturen van een concept maakt Outlook een kopie van het oorspronkelijke bericht voor toekomstig gebruik. Bovendien wordt geen header-informatie toegevoegd boven de tekst van het concept, zoals dat normaal gesproken gebeurt bij het doorsturen van een inkomende e-mail. Ook de onderwerpregel wordt niet voorafgegaan door "FW:".

Je vraagt je misschien af hoe je een ontwerp in Outlook doorstuurt? Veel gemakkelijker dan je denkt :)

• Open uw conceptbericht via een dubbelklik.
• Plaats de cursor in een willekeurig e-mailveld, niet in de hoofdtekst, en druk op Ctrl + F . U kunt ook de optie Vooruit knop naar de werkbalk Snelle toegang en klik erop.

  

Voordelen : zeer handig om te creëren, te bewerken en te organiseren.

Nadelen : om uw sjabloon te bewaren, vergeet niet een ontwerp door te sturen, niet te verzenden.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2000

Meer informatie : Outlook-ontwerpen gebruiken als e-mailsjablonen

Outlook handtekening sjablonen

De handtekening is een traditioneel element van schriftelijke communicatie, en de meeste Outlook-gebruikers hebben een standaardhandtekening die automatisch aan hun e-mails wordt toegevoegd. Maar niets belet u om meer dan één handtekening te hebben en andere informatie op te nemen dan de standaard contactgegevens.

U kunt een handtekening maken als een hele e-mailsjabloon en deze met letterlijk een paar klikken in een bericht invoegen ( Bericht tab> Handtekening ).

Een waarschuwing: zorg ervoor dat u naast de berichttekst ook uw standaardgegevens opneemt in elke handtekening die u maakt. Wanneer u voor een bepaald bericht een andere handtekening kiest, wordt de standaardhandtekening automatisch verwijderd.

Voordelen : zeer snel en handig in gebruik

Nadelen : u kunt alleen informatie toevoegen aan de berichttekst, maar u kunt geen e-mailvelden vooraf definiëren.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2000

Diepgaande handleiding Hoe Outlook-handtekeningen maken en gebruiken

AutoCorrectie

Hoewel de functie AutoCorrectie oorspronkelijk niet was ontworpen om te worden gebruikt als tekstsjablonen, kunt u er wel direct bepaalde tekst mee invoegen via een toegewezen trefwoord of code. U kunt het zien als een vereenvoudigde versie van AutoTekst of Snelle Onderdelen.

Dit is hoe het werkt: u wijst een trefwoord toe aan een tekst, die zo lang kan zijn als u wilt (redelijk natuurlijk) en geformatteerd zoals u wilt. In een bericht typt u het trefwoord, drukt u op de Enter-toets of de spatiebalk, en het trefwoord wordt onmiddellijk vervangen door uw tekst.

Om de AutoCorrectie dialoogvenster, ga naar de Bestand tab> Opties > Mail > Spelling en AutoCorrectie... knop> Proofing > AutoCorrectie Opties... knop.

Om een nieuwe vermelding te configureren, doet u het volgende:

• In de Vervang veld, typ de trefwoord Dit is een soort snelkoppeling die de vervanging in gang zet. Gebruik er alleen geen echt woord voor - u wilt niet dat het trefwoord wordt vervangen door een langere tekst wanneer u eigenlijk dat woord zelf wilt. Het is een goed idee om uw trefwoord vooraf te laten gaan door een speciaal symbool. U kunt bijvoorbeeld het volgende gebruiken #warn , waarschuwen of [waarschuwen] voor Belangrijke waarschuwing!
• In de Met veld, typ uw sjabloon tekst .
• Wanneer u klaar bent, klikt u op Toevoegen .

Tip. Als u opgemaakte tekst zoals in de screenshot hieronder, typ dan eerst de vervangende tekst in een bericht, selecteer het, en open dan het AutoCorrectie dialoogvenster. Uw sjabloontekst zal automatisch worden toegevoegd aan de Met box. Om de opmaak te behouden, zorg ervoor dat de Opgemaakte tekst keuzerondje is geselecteerd, en klik op Toevoegen .

En nu, type #warn in het bericht, druk op Enter , en voilà:

Voordelen : eenmalige instelling

Nadelen : Het aantal tekstsjablonen is beperkt tot het aantal sneltoetsen dat u kunt onthouden.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2010

Outlook briefpapier

De Briefpapier functie in Microsoft Outlook wordt gebruikt om gepersonaliseerde e-mails in HTML-formaat te maken met uw eigen achtergronden, lettertypes, kleuren, enz. In plaats van of naast verschillende ontwerpelementen kunt u ook tekst opnemen, die automatisch in een bericht wordt ingevoegd wanneer u een briefpapierbestand kiest.

U begint met het maken van een nieuw bericht, het ontwerpen van de lay-out en het typen van de sjabloontekst. Het heeft geen zin om Onderwerp of andere e-mailvelden te definiëren, omdat bij gebruik van een briefpapier deze informatie bovenaan de berichttekst verschijnt.

Wanneer u klaar bent, slaat u uw bericht op ( Bestand > Opslaan als ) als een HTML-bestand naar de Briefpapier folder hier:

C:\Gebruikersnaam_AppData_Roaming_Microsoft_Stationery.

Eenmaal opgeslagen kunt u uw briefpapier als volgt selecteren: Home tab> Nieuwe items > E-mail bericht met behulp van > Meer briefpapier De recent gebruikte briefpapierbestanden verschijnen direct in de E-mail bericht met behulp van menu:

U kunt ook een bepaald briefpapier kiezen als standaardthema voor alle nieuwe berichten die u maakt.

Hier is een voorbeeld van hoe uw Outlook berichtensjabloon eruit kan zien:

Voordelen : een schat aan opmaakmogelijkheden dankzij HTML-ondersteuning

Nadelen : het aantal klikken om briefpapierbestanden op te slaan en te openen is veel meer dan werkelijk nodig is.

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2007

Aangepaste formulieren in Outlook

Ik zal het vooraf zeggen - deze techniek is bedoeld voor professionals. Het ontwerpen van een aangepast formulier is veel lastiger dan elke andere methode die in deze tutorial wordt besproken en kan VBA-programmeervaardigheden vereisen. Om te beginnen schakelt u de Ontwikkelaar tabblad in uw Outlook. Klik vervolgens op Ontwerp een formulier Kies een van de standaardformulieren als basis voor uw aangepaste formulier, voeg velden, controles en eventueel code toe, stel attributen in en publiceer uw formulier. Klinkt dat verwarrend en obscuur? Inderdaad, het zal tijd kosten om dat ding uit te zoeken.

Voordelen : een zeer krachtige functie met veel opties

Nadelen : een steile leercurve

Ondersteunde versies Outlook 365 - 2007

Gedeelde e-mailsjablonen

Geloof het of niet, deze oplossing is een genot om te gebruiken voor zowel beginners als goeroes. Beginners zullen de eenvoud waarderen - aan de slag gaan met Gedeelde e-mailsjablonen is intuïtief genoeg om er meteen in te springen. Outlook-experts kunnen veel geavanceerde functies benutten, zoals het maken van gepersonaliseerde antwoorden met behulp van macro's, het configureren van vooraf gedefinieerde, invulbare en dropdown velden, het trekken vaninformatie uit datasets, en nog veel meer.

In tegenstelling tot de ingebouwde functies brengt Shared Email Templates alle functionaliteit direct in het berichtvenster! U kunt nu uw sjablonen in een handomdraai aanmaken, bewerken en gebruiken, zonder heen en weer te hoeven schakelen tussen verschillende tabbladen en in de menu's te hoeven duiken.

Naar maak een nieuw sjabloon, selecteert u gewoon de gewenste inhoud (tekst, afbeeldingen, links, enz.) in een bericht en klikt u op Nieuwe sjabloon.

Naar plaats een sjabloon in een bericht, klik op de Plakken pictogram of dubbelklik op de naam van de sjabloon.

Voordelen :

• Snel en comfortabel te maken.
• Invoegen in een bericht met een klik.
• Persoonlijk gebruiken of delen met je team.
• Voeg invulbare tekstvelden en keuzelijsten toe.
• Vul e-mailvelden in, voeg afbeeldingen toe en voeg automatisch bestanden toe.
• Pas basisopmaak toe in de in-place editor om geavanceerde ontwerpen te maken met behulp van HTML.
• Link naar uw Concepten map en gebruik een van uw Outlook-ontwerpen als e-mailsjablonen.
• Gebruik sneltoetsen voor snelle antwoorden.
• Toegang tot uw sjablonen vanaf elk apparaat, of het nu Windows, Mac of Outlook Online is.

Nadelen : je bent welkom om te testen en het ons te laten weten :)

Ondersteunde versies : Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows en Mac, Outlook op het web

Hoe krijg je Kies uw abonnement of download een gratis versie van Microsoft AppSource.

Dat is hoe je een e-mailsjabloon maakt in Outlook. Hopelijk helpt onze tutorial je bij het kiezen van je favoriete techniek. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!