Þessi grein sýnir tíu ótrúlega eiginleika sem þú veist kannski ekki um, en sem gæti sparað þér gífurlegan tíma þegar þú ert að takast á við venjulega tölvupóst.

Ef stór hluti af þinni netsamskipti eru endurteknir tölvupóstar, þá væri eðlilegt að þú kappkostaði að hagræða þeim hluta vinnu þinnar. Að svara með sniðmáti getur verið frábær valkostur við að semja tölvupóst frá grunni með leiðinlegum ásláttur-fyrir-ásláttur hátt.

Outlook sniðmát

Tölvupóstsniðmát í Outlook eru eins og skjal sniðmát í Word eða vinnublaðasniðmát í Excel. Ef þú sendir oft sömu eða mjög svipuð skilaboð til mismunandi fólks geturðu vistað eitt af slíkum skilaboðum sem sniðmát með því að smella á Skrá > Vista sem > Outlook sniðmát (*.oft) . Og svo, í stað þess að semja tölvupóst frá grunni, byrjarðu á sniðmáti, sérsníður það ef þörf krefur og ýtir á Senda . Skilaboðin fara út en sniðmátið er eftir, tilbúið til næstu notkunar.

Sjálfgefið er að öll Outlook sniðmát séu vistuð í möppunni hér að neðan. Þessu ætti ekki að breyta, annars muntu ekki geta opnað sniðmátið þitt úr Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Kostir :

• Auðvelt að búa til og vista.
• Veffangareitirnir (To, Cc og Bcc), Subject line, and jafnvel senda reikninginn er hægt að forskilgreina.
• Skilaboðasniðmát þín geta þaðbúa til.

  Hér er dæmi um hvernig Outlook ritföng skilaboðasniðmát þitt gæti litið út:

  

  Kostir : fullt af sniðmöguleikum vegna HTML-stuðnings

  Gallar : Fjöldi smella til að vista og fá aðgang að ritföngum er miklu meira en raunverulega þarf

  Studdar útgáfur : Outlook 365 - 2007

  Sérsniðin eyðublöð í Outlook

  Ég segi það fyrirfram - þessi tækni er ætluð fagfólki. Það er miklu erfiðara að hanna sérsniðið form en nokkur önnur aðferð sem fjallað er um í þessari kennslu og gæti þurft VBA forritunarkunnáttu. Til að byrja með skaltu virkja flipann Þróunaraðili í Outlook þínum. Smelltu síðan á Hönnun eyðublaðs , veldu eitt af stöðluðu eyðublaðunum sem grunn fyrir sérsniðna eyðublaðið þitt, bættu við sviðum, stjórntækjum og hugsanlega kóða, stilltu eiginleika og birtu eyðublaðið þitt. Hljómar það ruglingslegt og óljóst? Reyndar mun það taka tíma að átta sig á því.

  

  Kostir : mjög öflugur eiginleiki með fullt af valkostum

  Gallar : brattur námsferill

  Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2007

  Sniðmát fyrir samnýtt tölvupóst

  Trúðu það eða ekki, Þessi lausn er ánægjulegt að nota fyrir bæði byrjendur og sérfræðinga. Byrjendur kunna að meta einfaldleikann - að byrja með sniðmát fyrir sameiginlega tölvupósta er nógu leiðandi til að hoppa út í það strax. Outlook sérfræðingar geta nýtt sér marga háþróaða eiginleika eins og að búa tilsérsniðin svör með hjálp fjölva, stilla fyrirfram skilgreinda, útfyllanlega og fellilista, draga upplýsingar úr gagnasöfnum og margt fleira.

  Öfugt við innbyggðu eiginleikana koma Shared Email Templates með öllum virkninni beint inn í skilaboðagluggann ! Þú getur nú búið til, breytt og notað sniðmátin þín með augnabliks fyrirvara, án þess að skipta fram og til baka á milli mismunandi flipa og grafa ofan í valmyndirnar.

  Til að búa til nýtt sniðmát skaltu einfaldlega velja æskilegt efni (texti, myndir, tenglar o.s.frv.) í skilaboðum og smelltu á Nýtt sniðmát.

  Til að setja sniðmát í skilaboð skaltu smella á Líma táknið eða tvísmelltu á nafn sniðmátsins.

  

  Kostir :

  • Fljótt og þægilegt að búa til.
  • Settu inn skilaboð með einum smelli.
  • Notaðu persónulega eða deildu með liðinu þínu.
  • Bættu við útfyllanlegum textareitum og fellilista.
  • Fylltu út tölvupóstreiti, settu myndir inn og hengdu skrár sjálfkrafa við.
  • Beita grunnsniði í ritlinum á staðnum til að búa til háþróaða hönnun með HTML.
  • Tengill á drög þín möppu og notaðu hvaða Outlook drög sem er sem tölvupóstsniðmát.
  • Notaðu flýtileiðir til að fá skjót svör.
  • Fáðu aðgang að sniðmátunum þínum úr hvaða tæki sem er, hvort sem það er Windows, Mac, eða Outlook Online.

  Gallar : þér er velkomið að prófa og láta okkur vita :)

  Stuðningurútgáfur : Outlook fyrir Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows og Mac, Outlook á vefnum

  Hvernig á að fá : Veldu áskriftaráætlun þína eða halaðu niður ókeypis útgáfu frá Microsoft AppSource .

  Svona á að búa til tölvupóstsniðmát í Outlook. Vonandi mun kennsla okkar hjálpa þér að velja uppáhalds tæknina þína. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

  innihalda viðhengi, grafík og snið eins og leturgerðir, bakgrunnslit o.s.frv.

Gallar : pirrandi í notkun - til að opna sniðmát þarftu að grafa nokkuð djúpt í valmyndir.

Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2010

Ítarleg kennsla : Hvernig á að búa til og nota Outlook tölvupóstsniðmát

Tölvupóstsniðmát í Outlook.com vefforritinu

Outlook.com vefforritið hefur einnig tölvupóstsniðmát. Í samanburði við .oft skrár í skjáborðsútgáfunni, þurfa þær ekki fullt af valmyndarsmellum til að opna. Hins vegar eru valmöguleikarnir hér ekki svo umfangsmiklir - sniðmát getur innihaldið litlar myndir og grunnsnið, en það er ekki hægt að forstilla tölvupóstreiti eða hengja skrár við.

Eins og margir aðrir gagnlegir eiginleikar er þetta falið fyrir strax útsýni. Til að nýta það þarftu að gera þetta:

Neðst í hægra horninu í glugganum Ný skilaboð , smelltu á sporbaug hnappinn (...) og smelltu síðan á Mín sniðmát .

Rúðan Mín sniðmát mun birtast með nokkrum sjálfgefnum sýnishornum sem eru tilbúin til notkunar. Til að búa til þitt eigið skaltu smella á hnappinn + Sniðmát og slá inn titil og meginmál sniðmátsins í samsvarandi reiti. Eða þú getur skrifað og sniðið texta í skilaboðaglugganum og síðan afritað/límt - allt sniðið verður varðveitt.

Til að láta sniðmátið setja inn í tölvupóst, bara smelltu á nafn þess á rúðunni.

Kostir :einfalt og leiðandi

Gallar : takmarkaðir möguleikar

Styddar útgáfur : Outlook.com vefforrit

Quick Parts og AutoText

Quick Parts eru endurnýtanleg brot af efni sem hægt er að bæta fljótt við tölvupóstskeyti, stefnumót, tengilið, fundarbeiðni og verkefni. Fyrir utan texta geta þeir einnig innihaldið grafík, töflur og sérsniðið snið. Þó að .oft sniðmát sé ætlað að mynda heil skilaboð, þá eru fljótir hlutar eins konar smærri byggingareiningar.

Quick Parts er nútímaleg staðgengill sjálfvirkrar texta í Outlook 2003 og eldri. Í nýlegum útgáfum eru báðar gerðir fáanlegar. Eini munurinn á þeim er að hlutirnir eru í mismunandi galleríum. Að öllu öðru leyti eru Quick Parts og AutoText í meginatriðum það sama.

Til að búa til nýjan hlut skaltu slá inn textann þinn í skilaboðum, velja hann og smella á Insert flipann > Quick Parts > Vista val í Quick Part Gallery .

Til að setja stuttan hluta í tölvupóst skaltu velja þann sem þarf úr myndasafninu.

Eða þú getur slegið inn skyndihlutaheitið í skilaboðum (ekki endilega allt nafnið, bara einstaka hluta þess) og ýtt á F3 . Í Outlook 2016 og síðari útgáfum, þegar þú byrjar að slá inn nafnið, birtist tillaga og þú getur einfaldlega ýtt á Enter takkann til að sprauta allan textann.

Fljótur Hlutar eru staðsettir í NormalEmail.dotm skránni, sem ergeymt hér:

C:\Users\%notandanafn%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Til að afrita skyndihlutana þína skaltu afrita þessa skrá í vista staðsetningu. Til að flytja út í aðra tölvu skaltu líma hana í Templates möppuna á annarri tölvu.

Kostir : mjög einfalt og einfalt

Gallar :

• Það er enginn leitarmöguleiki. Ef þú ert með mörg stykki í myndasafninu gæti verið vandamál að finna þann sem þú þarft.
• Það er ekki hægt að breyta efni stutts hluta - þú getur aðeins skipt því út fyrir nýtt.
• Ekki er hægt að bæta við viðhengjum.

Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2007

Alhliða kennsluefni : Outlook Quick Parts og AutoText

Quick Steps tölvupóstsniðmát

Quick Steps eru eins konar flýtileiðir sem gera kleift að framkvæma margar aðgerðir með einni skipun. Ein af slíkum aðgerðum gæti verið að svara með sniðmáti eða búa til nýjan tölvupóst byggt á sniðmáti. Fyrir utan skilaboðatextann geturðu fyllt út til, afrit, falið afrit og efni, stillt eftirfylgniflag og mikilvægi.

Til að búa til sniðmát í fljótu bragði, smelltu á Create New innan Fljótleg skref á flipanum Heima og veldu síðan eina af eftirfarandi aðgerðum: Ný skilaboð , Svara , Svaraðu öllum eða Áfram . Í glugganum Breyta skaltu slá inn texta sniðmátsins í samsvarandi reit, stilla aðra valkosti sem þúteldu viðeigandi og gefðu sniðmátinu þínu eitthvert lýsandi nafn. Valfrjálst, úthlutaðu einum af forskilgreindum flýtilykla.

Hér er dæmi um Outlook svarsniðmát :

Þegar þú ert stilltur, er nýja Quick step mun strax birtast í myndasafninu. Smelltu bara á það eða ýttu á úthlutaða lyklasamsetningu, og allar aðgerðir verða framkvæmdar í einu.

Kostir :

• Hægt er að búa til mismunandi sniðmát fyrir nýja tölvupósta, svör og áframsendingar.
• Ekki aðeins er hægt að forstilla skilaboðatextann heldur næstum alla tölvupóstreiti.
• Það er hægt að framkvæma margar aðgerðir með sama fljótt skref, t.d. að svara skilaboðum með sniðmáti og færa upprunalegu skilaboðin í aðra möppu.
• Hægt að framkvæma fljótt með flýtilykla.

Gallar : tölvupóstsniðmát getur aðeins vera texti.

Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2010

Kennsla frá enda til enda : Outlook Quick Steps

Outlook drög sem sniðmát

Drög í Outlook eru ekkert annað en ósendur tölvupóstur. Venjulega eru þetta ókláruð skilaboð sem eru vistuð sjálfkrafa af Outlook eða handvirkt af þér. En hver segir að ekki sé hægt að nota endanleg drög sem tölvupóstsniðmát?

Fegurð þessarar aðferðar er að þú getur búið til endurnotanleg drög að tölvupósti nákvæmlega eins og venjulega - sláðu inn textann í meginmál skilaboðanna , fylltu út tölvupóstareitina, hengdu skrár við,settu inn myndir, notaðu viðeigandi snið osfrv. Þegar skilaboðin þín eru tilbúin skaltu ekki senda þau. Í staðinn skaltu smella á Vista hnappinn eða ýta á Ctrl + S til að vista skilaboðin í Drög möppuna. Ef þú ert með of mörg atriði í Drög möppunni, gætirðu geymt sniðmátin þín í sérstakri undirmöppu eða úthlutað þeim flokkum.

Næst þegar þú vilt senda ákveðin skilaboð til einhvers, farðu í Drög möppuna þína og opnaðu þau skilaboð. Lykilatriðið er að þú sendir ekki uppkastið þitt, heldur ásendur það! Þegar drög eru framsend gerir Outlook afrit af þeim og geymir upprunalegu skilaboðin til notkunar í framtíðinni. Þar að auki er engum hausupplýsingum bætt við fyrir ofan texta dröganna, eins og venjulega er gert þegar tölvupóstur er framsendur. Efnislínan verður ekki heldur með „FW:“ á undan.

Þú gætir verið að velta fyrir þér hvernig á að framsenda drög í Outlook? Miklu auðveldara en þú heldur :)

• Opnaðu drög að skilaboðum með því að tvísmella.
• Settu bendilinn í hvaða tölvupóstsreit sem er, ekki í meginmálinu, og ýttu á Ctrl + F . Að öðrum kosti geturðu bætt hnappnum Áfram við Quick Access Toolbar og smellt á hann.

  

Kostir : mjög þægilegt að búa til, breyta og skipuleggja.

Gallar : til að halda sniðmátinu þínu skaltu muna að áframsenda drög, ekki senda það.

Stuðdar útgáfur : Outlook 365 - 2000

Frekari upplýsingar : NotkunOutlook drög sem tölvupóstsniðmát

Outlook undirskriftarsniðmát

Undirskrift er hefðbundinn þáttur í skriflegum samskiptum og flestir Outlook notendur hafa sjálfgefna undirskrift bætt við tölvupóstinn sinn sjálfkrafa. En það er ekkert sem kemur í veg fyrir að þú hafir fleiri en eina undirskrift og innihaldi aðrar upplýsingar en venjulegar tengiliðaupplýsingar.

Þú getur búið til undirskrift sem heilt tölvupóstsniðmát og sett hana inn í skilaboð með bókstaflega nokkrum smellir ( Skilaboð flipinn > Undirskrift ).

Varúð! Burtséð frá skilaboðatextanum, vertu viss um að innihalda staðlaðar upplýsingar þínar í hverri undirskrift sem þú ert að búa til. Þegar þú velur aðra undirskrift fyrir tiltekið skeyti er sjálfgefna undirskriftin sjálfkrafa fjarlægð.

Kostir : mjög fljótleg og þægileg í notkun

Gallar : þú getur aðeins bætt upplýsingum við meginmál skilaboðanna en getur ekki fyrirfram skilgreint tölvupóstreiti.

Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2000

Ítarleg kennsla : Hvernig á að búa til og nota Outlook undirskriftir

Sjálfvirk leiðrétting

Þó að sjálfvirk leiðrétting hafi upphaflega ekki verið hönnuð til að nota sem textasniðmát gerir hann þér kleift að setja inn ákveðinn texta samstundis með úthlutað leitarorði eða kóða. Þú getur hugsað um það sem einfaldaða útgáfu af AutoText eða Quick Parts.

Svona virkar það: þú úthlutar lykilorði við einhvern texta, sem getur verið eins langur ogþér líkar við (að sjálfsögðu) og sniðið hvernig sem þú velur. Í skilaboðum slærðu inn leitarorðið, ýtir á Enter takkann eða bilstöngina og lykilorðinu er samstundis skipt út fyrir textann þinn.

Til að opna Sjálfvirk leiðrétting gluggann skaltu fara í Skrá flipinn > Valkostir > Póstur > Stafsetning og sjálfvirk leiðrétting... hnappur > Sönnun > AutoCorrect Options... hnappur.

Til að stilla nýja færslu, gerðu eftirfarandi:

• Í Skipta út reitnum, sláðu inn lykilorð , sem er eins konar flýtileið sem mun koma af stað skiptingunni. Bara ekki nota neitt raunverulegt orð fyrir það - þú vilt ekki að lykilorðinu sé skipt út fyrir lengri texta þegar þú vilt raunverulega orðið sjálft. Það er góð hugmynd að setja eitthvert sérstakt tákn fyrir lykilorðið þitt. Til dæmis gætirðu notað #warn , !warn eða [warn] fyrir Mikilvæg viðvörun!
• Í Með reitnum skaltu slá inn sniðmátstextann .
• Þegar þú ert búinn skaltu smella á Bæta við .

Ábending. Ef þú vilt sniðinn texta eins og á skjámyndinni hér að neðan, sláðu fyrst inn varatextann í skilaboðum, veldu hann og opnaðu svo sjálfvirka leiðréttingargluggann. Sniðmátstextinn þinn verður sjálfkrafa bætt við reitinn Með . Til að varðveita sniðið skaltu ganga úr skugga um að valhnappurinn Sníðaður texti sé valinn og smellt á Bæta við .

Og nú skaltu slá inn #warn í meginmál skilaboðanna,ýttu á Enter og voilà:

Kostir : einskiptisuppsetning

Gallar : fjöldi textasniðmát er takmörkuð við fjölda flýtivísa sem þú manst eftir.

Styddar útgáfur : Outlook 365 - 2010

Outlook ritföng

The Ritföng eiginleiki í Microsoft Outlook er notaður til að búa til persónulegan HTML-sniðinn tölvupóst með þínum eigin bakgrunni, leturgerðum, litum osfrv. Í stað eða til viðbótar við ýmsa hönnunarþætti geturðu einnig sett texta inn og hann verður sjálfkrafa settur inn í skilaboðum þegar þú velur ritföng.

Þú byrjar á því að búa til ný skilaboð, hanna uppsetningu þess og slá inn sniðmátstextann. Það þýðir ekkert að skilgreina efni eða aðra tölvupóstreit því þegar ritföng eru notuð munu þessar upplýsingar birtast efst í meginmáli skilaboðanna.

Þegar tilbúið er skaltu vista skilaboðin þín ( Skrá > Vista sem ) sem HTML skrá í Stationery möppuna hér:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Þegar það hefur verið vistað geturðu valið ritföng á eftirfarandi hátt: Heima flipinn > Nýir hlutir > Tölvupóstskeyti notar > meira ritföng . Nýlega notuð ritföng birtast beint í valmyndinni E-mail Message Using :

Þú getur líka valið tiltekið ritföng sem sjálfgefið þema fyrir öll ný skilaboð sem þú ert