Acest articol prezintă zece caracteristici uimitoare pe care poate nu le cunoașteți, dar care vă pot economisi o cantitate enormă de timp atunci când vă ocupați de e-mailurile de rutină.

Dacă o mare parte a comunicării dvs. online constă în e-mailuri repetitive, ar fi firesc să vă străduiți să optimizați această parte a activității dvs. Răspunsul cu șablon poate fi o alternativă excelentă la compunerea e-mailurilor de la zero, într-un mod plictisitor, tastatură cu tastatură.

Șabloane Outlook

Șabloanele de e-mail din Outlook sunt asemenea șabloanelor de documente din Word sau a șabloanelor de foi de calcul din Excel. Dacă trimiteți adesea aceleași mesaje sau mesaje foarte asemănătoare către diferite persoane, puteți salva unul dintre aceste mesaje ca șablon făcând clic pe Fișier > Salvați ca > Șablon Outlook (*.oft) Și apoi, în loc să compuneți un e-mail de la zero, începeți cu un șablon, îl personalizați dacă este necesar și apăsați Trimiteți Mesajul se stinge, dar șablonul rămâne, gata pentru următoarea utilizare.

În mod implicit, toate șabloanele Outlook sunt salvate în dosarul de mai jos. Acest lucru nu trebuie modificat, altfel nu veți putea deschide șablonul din Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Avantaje :

• Ușor de creat și de salvat.
• Câmpurile de adrese (Către, Cc și Bcc), linia de subiect și chiar contul de expediere pot fi predefinite.
• Șabloanele de mesaje pot conține atașamente, elemente grafice și formatare, cum ar fi fonturi, culori de fundal etc.

Dezavantaje : deranjant de utilizat - pentru a deschide un șablon, trebuie să căutați destul de adânc în meniuri.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2010

Tutorial aprofundat : Cum să creați și să utilizați șabloanele de e-mail Outlook

Șabloane de e-mail în aplicația web Outlook.com

Aplicația web Outlook.com are, de asemenea, șabloane de e-mail. În comparație cu fișierele .oft din versiunea desktop, acestea nu necesită o tonă de clicuri în meniu pentru a fi deschise. Cu toate acestea, opțiunile de aici nu sunt atât de extinse - un șablon poate conține imagini mici și formatare de bază, dar nu este posibil să setați în prealabil câmpuri de e-mail sau să atașați fișiere.

La fel ca multe alte funcții utile, aceasta este ascunsă la vedere imediat. Pentru a o utiliza, iată ce trebuie să faceți:

În colțul din dreapta jos al paginii Mesaj nou faceți clic pe butonul de elipsă (....), apoi faceți clic pe Șabloanele mele .

The Șabloanele mele va apărea cu câteva mostre implicite gata de utilizare. Pentru a vă crea propria mostră, faceți clic pe butonul + Șablon și introduceți titlul și corpul șablonului în căsuțele corespunzătoare. Sau puteți tasta și formata textul în fereastra de mesaj, apoi îl puteți copia/lipi - toată formatarea va fi păstrată.

Pentru ca șablonul să fie inserat într-un e-mail, trebuie doar să faceți clic pe numele acestuia în panoul de control.

Avantaje : simplu și intuitiv

Dezavantaje : opțiuni limitate

Versiuni acceptate : Aplicația web Outlook.com

Quick Parts și AutoText

Părțile rapide sunt fragmente de conținut reutilizabile care pot fi adăugate rapid la un mesaj de e-mail, o întâlnire, un contact, o solicitare de întâlnire și o sarcină. În afară de text, acestea pot include, de asemenea, grafice, tabele și formatare personalizată. În timp ce șabloanele .oft sunt menite să constituie un întreg mesaj, părțile rapide sunt un fel de blocuri de construcție mai mici.

Quick Parts este înlocuitorul modern al AutoText în Outlook 2003 și versiunile anterioare. În versiunile recente, ambele tipuri sunt disponibile. Singura diferență între ele este că elementele rezidă în galerii diferite. În toate celelalte aspecte, Quick Parts și AutoText sunt în esență aceleași.

Pentru a crea un element nou, introduceți textul într-un mesaj, selectați-l și faceți clic pe Introduceți tab> Piese rapide > Salvarea selecțiilor în galeria Quick Part .

Pentru a introduce o parte rapidă într-un e-mail, alegeți-o pe cea necesară din galerie.

Sau puteți tasta numele părții rapide într-un mesaj (nu neapărat întregul nume, ci doar o parte unică a acestuia) și apăsați F3 . În Outlook 2016 și versiunile ulterioare, atunci când începeți să tastați numele, va apărea o sugestie și puteți apăsa pur și simplu tasta Enter pentru a injecta întregul text.

Piesele rapide se află în secțiunea din NormalEmail.dotm care este stocat aici:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

La înapoi piesele dvs. rapide, copiați acest fișier într-o locație de salvare. Pentru a export pe un alt PC, lipiți-o în Șabloane pe un alt computer.

Avantaje : foarte simplu și direct

Dezavantaje :

• Nu există o opțiune de căutare. Dacă aveți mai multe piese în galerie, ar putea fi o problemă să o găsiți pe cea de care aveți nevoie.
• Nu este posibil să modificați conținutul unei părți rapide - puteți doar să o înlocuiți cu una nouă.
• Nu este posibil să adăugați atașamente.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2007

Tutorial cuprinzător : Outlook Quick Parts și AutoText

Șabloane de e-mail Quick Steps

Pașii rapizi sunt un fel de scurtături care permit efectuarea mai multor acțiuni cu o singură comandă. Una dintre aceste acțiuni ar putea fi răspunsul cu șablon sau crearea unui nou e-mail pe baza unui șablon. În afară de textul mesajului, puteți precompleta Către, Cc, Bcc și Subiect, puteți seta un indicator de urmărire și importanța.

Pentru a crea un șablon de pas rapid, faceți clic pe Creați un nou în cadrul Pași rapizi din caseta Acasă și apoi alegeți una dintre următoarele acțiuni: Mesaj nou , Răspuns , Răspundeți la toate sau Înainte . în Editați introduceți textul șablonului dumneavoastră în caseta corespunzătoare, configurați orice alte opțiuni pe care le considerați adecvate și dați șablonului un nume descriptiv. Opțional, atribuiți una dintre tastele de comandă rapidă predefinite.

Iată un exemplu de Outlook model de răspuns :

Odată setat, noul dvs. pas rapid va apărea imediat în galerie. Trebuie doar să faceți clic pe el sau să apăsați combinația de taste atribuită și toate acțiunile vor fi executate deodată.

Avantaje :

• Pot fi create diferite șabloane pentru e-mailuri noi, răspunsuri și trimiteri.
• Nu numai textul mesajului, ci și aproape toate câmpurile de e-mail pot fi presetate.
• Acțiunile multiple pot fi executate cu același pas rapid, de exemplu, răspunsul la un mesaj cu șablon și mutarea mesajului original într-un alt dosar.
• Poate fi executat rapid cu o comandă rapidă de la tastatură.

Dezavantaje : șablonul de e-mail poate fi doar text simplu.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2010

Tutorial end-to-end : Outlook Pași rapizi

Ciorne Outlook ca șabloane

Ciornele în Outlook nu sunt altceva decât e-mailuri neexpediate. De obicei, acestea sunt mesaje neterminate care sunt salvate automat de Outlook sau manual de către dvs. Dar cine spune că o ciornă finalizată nu poate fi folosită ca șablon de e-mail?

Frumusețea acestei metode constă în faptul că puteți crea un șablon de e-mail reutilizabil exact așa cum ați face-o în mod normal - tastați textul din corpul mesajului, completați câmpurile de e-mail, atașați fișiere, inserați imagini, aplicați formatarea dorită etc. Când mesajul este gata, nu îl trimiteți, ci faceți clic pe butonul Salvați sau apăsați Ctrl + S pentru a salva mesajul în Schițe Dacă aveți prea multe elemente în folderul dvs. Schițe puteți păstra șabloanele într-un subfolder (subfolder) separat sau puteți să le atribuiți categorii.

Data viitoare când doriți să trimiteți un anumit mesaj cuiva, accesați pagina dvs. Schițe și deschideți acel mesaj. Important este să nu trimiteți proiectul de mesaj, ci să trimiteți înainte La expedierea unui proiect, Outlook face o copie a acestuia, păstrând mesajul original pentru utilizare ulterioară. În plus, nu se adaugă informații de antet deasupra textului proiectului, așa cum se face în mod normal la expedierea unui e-mail primit. Nici linia Subiect nu va fi prefixată cu "FW:".

Poate vă întrebați cum să transmiteți un proiect în Outlook? Mult mai ușor decât credeți :)

• Deschideți proiectul de mesaj printr-un dublu clic.
• Așezați cursorul în interiorul oricărui câmp de e-mail, nu în corp, și apăsați Ctrl + F . Alternativ, puteți adăuga Înainte în bara de instrumente de acces rapid și faceți clic pe el.

  

Avantaje : foarte convenabil pentru a crea, edita și organiza.

Dezavantaje : pentru a vă păstra șablonul, nu uitați să transmiteți un proiect, nu să îl trimiteți.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2000

Mai multe informații : Utilizarea ciornelor Outlook ca șabloane de e-mail

Șabloane de semnătură Outlook

Semnătura este un element tradițional al comunicării scrise, iar majoritatea utilizatorilor de Outlook au o semnătură implicită adăugată automat la e-mailurile lor. Dar nimic nu vă împiedică să aveți mai multe semnături și să includeți alte informații decât datele de contact standard.

Puteți crea o semnătură ca un întreg șablon de e-mail și o puteți insera într-un mesaj cu doar câteva clicuri ( Mesaj tab> Semnătură ).

Atenție! În afară de textul mesajului, asigurați-vă că includeți detaliile dvs. standard în fiecare semnătură pe care o creați. Când alegeți o altă semnătură pentru un anumit mesaj, cea implicită este eliminată automat.

Avantaje : foarte rapid și convenabil de utilizat

Dezavantaje : puteți adăuga informații doar în corpul mesajului, dar nu puteți predefini câmpurile de e-mail.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2000

Tutorial aprofundat : Cum să creați și să utilizați semnăturile Outlook

AutoCorrect

Deși funcția AutoCorrect nu a fost inițial concepută pentru a fi utilizată ca șabloane de text, aceasta vă permite să inserați instantaneu un anumit text prin intermediul unui cuvânt cheie sau cod atribuit. Vă puteți gândi la ea ca la o versiune simplificată a AutoText sau Quick Parts.

Iată cum funcționează: atribuiți un cuvânt cheie unui text, care poate fi cât de lung doriți (rezonabil, desigur) și formatat în orice mod doriți. Într-un mesaj, introduceți cuvântul cheie, apăsați tasta Enter sau bara de spațiu , iar cuvântul cheie este înlocuit instantaneu cu textul dvs.

Pentru a deschide fereastra AutoCorrect fereastra de dialog, mergeți la Fișier tab> Opțiuni > Mail > Ortografie și autocorectare... buton> Proofing > Opțiuni de corecție automată... buton.

Pentru a configura o intrare nouă, procedați după cum urmează:

• În Înlocuiți introduceți câmpul cuvânt cheie , care este un fel de scurtătură care va declanșa înlocuirea. Nu folosiți niciun cuvânt real pentru el - nu doriți ca cuvântul cheie să fie înlocuit cu un text mai lung atunci când de fapt doriți acel cuvânt în sine. Este o idee bună să prefixați cuvântul cheie cu un simbol special. De exemplu, ați putea folosi #warn , !warn sau [avertizează] pentru Avertisment important!
• În Cu introduceți câmpul text șablon .
• Când ați terminat, faceți clic pe Adăugați .

Sfat. dacă doriți text formatat ca în captura de ecran de mai jos, apoi tastați mai întâi textul de înlocuire într-un mesaj, selectați-l și apoi deschideți caseta de dialog AutoCorrect. Textul șablonului dvs. va fi adăugat automat la Cu Pentru a păstra formatarea, asigurați-vă că nu este necesară o altă casetă. Text formatat este selectat butonul radio și faceți clic pe Adăugați .

Și acum, tastați #warn în corpul mesajului, apăsați Enter , și iată:

Avantaje : configurare o singură dată

Dezavantaje : numărul de șabloane de text este limitat la numărul de comenzi rapide pe care le puteți reține.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2010

Outlook Papetărie

The Papetărie din Microsoft Outlook este utilizată pentru a crea e-mailuri personalizate în format HTML, cu fundaluri, fonturi, culori etc. În locul sau în plus față de diverse elemente de design, puteți include și text, iar acesta va fi inserat automat într-un mesaj atunci când alegeți un fișier de papetărie.

Începeți prin a crea un mesaj nou, prin a-i proiecta aspectul și prin a introduce textul șablonului. Nu are sens să definiți obiectul sau orice alt câmp de e-mail, deoarece atunci când se utilizează o papetărie, aceste informații vor apărea în partea de sus a corpului mesajului.

Când sunteți gata, salvați mesajul ( Fișier > Salvați ca ) ca fișier HTML în fișierul Papetărie dosar aici:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Odată salvat, puteți selecta articolele de papetărie în felul următor: Acasă tab> Articole noi > Mesaj de e-mail folosind > Mai multe articole de papetărie Fișierele de papetărie utilizate recent vor apărea direct în fereastra Mesaj de e-mail folosind meniu:

De asemenea, puteți alege o anumită papetărie ca temă implicită pentru toate mesajele noi pe care le creați.

Iată un exemplu de cum ar putea arăta șablonul mesajului de papetărie Outlook:

Avantaje : o multitudine de opțiuni de formatare datorită suportului HTML

Dezavantaje : numărul de clicuri pentru a salva și accesa fișiere de papetărie este mult mai mare decât este necesar.

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2007

Formulare personalizate în Outlook

O spun de la început - această tehnică este destinată profesioniștilor. Proiectarea unui formular personalizat este mult mai complicată decât orice altă metodă discutată în acest tutorial și poate necesita abilități de programare VBA. Pentru început, activați funcția Dezvoltator din Outlook. Apoi, faceți clic pe Proiectați un formular , alegeți unul dintre formularele standard ca bază pentru formularul dvs. personalizat, adăugați câmpuri, controale și, eventual, cod, setați atributele și publicați formularul dvs. Sună perplex și obscur? Într-adevăr, va dura ceva timp pentru a vă da seama de acest lucru.

Avantaje : o funcție foarte puternică, cu o mulțime de opțiuni

Dezavantaje : o curbă de învățare abruptă

Versiuni acceptate : Outlook 365 - 2007

Șabloane de e-mail partajate

Credeți sau nu, această soluție este o plăcere de utilizat atât pentru începători, cât și pentru guru. Începătorii vor aprecia simplitatea - începerea cu Shared Email Templates este suficient de intuitivă pentru a sări imediat în ea. Experții Outlook pot profita de multe caracteristici avansate, cum ar fi crearea de răspunsuri personalizate cu ajutorul macrourilor, configurarea câmpurilor predefinite, completabile și cu picătură, tragerea deinformații din seturi de date și multe altele.

Spre deosebire de funcțiile încorporate, Shared Email Templates aduce toate funcționalitățile direct în fereastra de mesaje! Acum puteți crea, edita și utiliza șabloanele dvs. în orice moment, fără a mai trece de la o filă la alta și fără a mai căuta în meniuri.

La creați un șablon nou, este suficient să selectați conținutul dorit (text, imagini, linkuri etc.) într-un mesaj și să faceți clic pe Șablon nou.

La introduceți un șablon într-un mesaj, faceți clic pe butonul Paste sau faceți dublu clic pe numele șablonului.

Avantaje :

• Rapid și confortabil de creat.
• Introduceți într-un mesaj cu un singur clic.
• Folosiți-o personal sau împărtășiți-o cu echipa dumneavoastră.
• Adăugați câmpuri de text care pot fi completate și liste derulante.
• Completați câmpurile de e-mail, inserați imagini și atașați fișiere în mod automat.
• Aplicați formatarea de bază în cadrul editorului in-place pentru a crea modele sofisticate folosind HTML.
• Legătura cu Schițe și utilizați oricare dintre proiectele Outlook ca șabloane de e-mail.
• Folosiți scurtături pentru răspunsuri rapide.
• Accesați șabloanele dvs. de pe orice dispozitiv, indiferent dacă este vorba de Windows, Mac sau Outlook Online.

Dezavantaje : sunteți bineveniți să testați și să ne anunțați :)

Versiuni acceptate : Outlook pentru Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows și Mac, Outlook pe web

Cum să obțineți : Alegeți planul de abonament sau descărcați o versiune gratuită de la Microsoft AppSource.

Acesta este modul de creare a unui șablon de e-mail în Outlook. Sperăm că tutorialul nostru vă va ajuta să vă alegeți tehnica preferată. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blog săptămâna viitoare!