Ky artikull paraqet dhjetë veçori të mahnitshme për të cilat mund të mos dini, por që mund t'ju kursejnë një sasi të madhe kohe kur merreni me email rutinë.

Nëse një pjesë e madhe e Komunikimi në internet është email i përsëritur, do të ishte e natyrshme që të përpiqeni të optimizoni atë pjesë të punës tuaj. Përgjigja me shabllon mund të jetë një alternativë e shkëlqyeshme për të shkruar email nga e para në një mënyrë të lodhshme tastierë pas tasti.

Modelët e Outlook

Modelët e postës elektronike në Outlook janë si dokumenti shabllone në Word ose shabllone të fletëve të punës në Excel. Nëse shpesh dërgoni mesazhe të njëjta ose shumë të ngjashme me njerëz të ndryshëm, mund të ruani një nga mesazhet e tilla si shabllon duke klikuar Skedari > Ruaj si > Model i Outlook (*.shpesh) . Dhe më pas, në vend që të shkruani një email nga e para, ju filloni me një shabllon, e personalizoni nëse është e nevojshme dhe shtypni Dërgo . Mesazhi del, por shablloni mbetet gati për përdorim tjetër.

Si parazgjedhje, të gjithë shabllonet e Outlook ruhen në dosjen e mëposhtme. Kjo nuk duhet të ndryshohet, përndryshe nuk do të mund ta hapni shabllonin tuaj nga brenda Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Përparësitë :

• Lehtë për t'u krijuar dhe ruajtur.
• Fushat e adresës (Për, Cc dhe Bcc), Linja e temës dhe edhe llogaria e dërgimit mund të paracaktohet.
• Modelët e mesazheve tuaja mundenduke krijuar.

  Këtu është një shembull se si mund të duket shablloni juaj i mesazheve të shkrimit Outlook:

  

  Avantazhet : një mori opsionesh formatimi për shkak të mbështetjes HTML

  Dëmtimet : numri i klikimeve për të ruajtur dhe aksesuar skedarët e shkrimit është shumë më tepër se sa nevojitet realisht

  Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2007

  Format e personalizuara në Outlook

  Unë do ta them përpara - kjo teknikë është menduar për profesionistët. Dizenjimi i një forme të personalizuar është shumë më i ndërlikuar se çdo metodë tjetër e diskutuar në këtë tutorial dhe mund të kërkojë aftësi programimi VBA. Për të filluar, aktivizoni skedën Zhvilluesi në Outlook tuaj. Më pas, klikoni Dizajnoni një formular , zgjidhni një nga format standarde si bazë për formularin tuaj të personalizuar, shtoni fusha, kontrolle dhe mundësisht kodoni, vendosni atribute dhe publikoni formularin tuaj. Tingëllon hutuese dhe e errët? Në të vërtetë, do të duhet kohë për ta kuptuar këtë gjë.

  

  Avantazhet : një veçori shumë e fuqishme me shumë opsione

  Të metat : një kurbë e madhe mësimi

  Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2007

  Shabele të përbashkëta të postës elektronike

  Besojeni apo jo, kjo zgjidhje është një kënaqësi për t'u përdorur si për fillestarët ashtu edhe për gurutë. Fillestarët do ta vlerësojnë thjeshtësinë - fillimi me shabllonet e përbashkëta të postës elektronike është mjaft intuitiv për t'u futur në të menjëherë. Ekspertët e Outlook mund të përdorin shumë veçori të avancuara si krijimipërgjigjet e personalizuara me ndihmën e makrove, konfigurimin e fushave të paracaktuara, të plotësueshme dhe me zbritje, tërheqjen e informacionit nga grupet e të dhënave dhe shumë më tepër.

  Në kontrast me veçoritë e integruara, shabllonet e përbashkëta të postës elektronike sjellin të gjithë funksionalitetin direkt në dritaren e mesazheve ! Tani mund të krijoni, modifikoni dhe përdorni shabllonet tuaja në një moment, pa kaluar mbrapa dhe mbrapa midis skedave të ndryshme dhe pa u gërmuar në menutë.

  Për të krijuar një shabllon të ri, thjesht zgjidhni përmbajtjen e dëshiruar (tekst, imazhe, lidhje, etj.) në një mesazh dhe klikoni Model i ri.

  Për të futur një shabllon në një mesazh, klikoni Ngjit ikonën ose kliko dy herë emrin e shabllonit.

  

  Avantazhet :

  • Shpejt dhe komod për krijoni.
  • Futni një mesazh me një klikim.
  • Përdorni personalisht ose ndajeni me ekipin tuaj.
  • Shtoni fusha teksti të plotësueshme dhe lista zbritëse.
  • 9>Plotësoni fushat e postës elektronike, futni imazhe dhe bashkëngjitni skedarë automatikisht.
  • Zbato formatimin bazë brenda redaktuesit në vend për të krijuar dizajne të sofistikuara duke përdorur HTML.
  • Lidhja me Draftet tuaja dosje dhe përdorni ndonjë nga draftet tuaja të Outlook si shabllone emaili.
  • Përdor shkurtoret për përgjigje të shpejta.
  • Qasni shabllonet tuaja nga çdo pajisje, pavarësisht nëse është Windows, Mac, ose Outlook Online.

  Të metat : jeni të mirëpritur të provoni dhe të na njoftoni :)

  Mbështeturversionet : Outlook për Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows dhe Mac, Outlook në ueb

  Si të merrni : Zgjidhni planin tuaj të abonimit ose shkarkoni një version falas nga Microsoft AppSource .

  Kjo është se si të krijoni një shabllon emaili në Outlook. Shpresojmë, tutoriali ynë do t'ju ndihmojë të zgjidhni teknikën tuaj të preferuar. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme!

  përmbajnë bashkëngjitje, grafikë dhe formate të tilla si fontet, ngjyrat e sfondit, etj.

Të metat : e bezdisshme për t'u përdorur - për të hapur një shabllon, duhet të gërmoni shumë thellë në menutë.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2010

Tutorial i thelluar : Si të krijoni dhe përdorni shabllonet e postës elektronike të Outlook

Modelet e postës elektronike në aplikacionin ueb Outlook.com

Aplikacioni i uebit Outlook.com ka gjithashtu shabllone emaili. Krahasuar me skedarët .oft në versionin e desktopit, këta nuk kërkojnë shumë klikime në menu për t'u hapur. Megjithatë, opsionet këtu nuk janë aq të gjera - një shabllon mund të përmbajë imazhe të vogla dhe formatim bazë, por nuk është e mundur të paracaktoni fushat e postës elektronike ose të bashkëngjitni skedarë.

Ashtu si shumë veçori të tjera të dobishme, kjo është e fshehur nga menjëherë pamje. Për ta përdorur atë, kjo është ajo që duhet të bëni:

Në këndin e poshtëm djathtas të dritares Mesazhi i ri , klikoni butonin elipsis (...) dhe më pas klikoni Modelet e mia .

Spani Modelet e mia do të shfaqet me disa mostra të paracaktuara gati për t'u përdorur. Për ta bërë tuajin, klikoni në butonin + Modeli dhe futni titullin dhe trupin e shabllonit në kutitë përkatëse. Ose mund të shkruani dhe formatoni tekstin në dritaren e mesazhit dhe më pas kopjoni/ngjisni - i gjithë formatimi do të ruhet.

Për të futur shabllonin në një email, thjesht klikoni emrin e tij në panel.

Avantazhet :e thjeshtë dhe intuitive

Dëmtimet : opsione të kufizuara

Versionet e mbështetura : aplikacioni i uebit Outlook.com

Pjesët e shpejta dhe teksti automatik

Quick Parts janë pjesë të ripërdorshme të përmbajtjes që mund të shtohen shpejt në një mesazh email, takim, kontakt, kërkesë për takim dhe detyrë. Përveç tekstit, ato mund të përfshijnë gjithashtu grafikë, tabela dhe formatim të personalizuar. Ndërsa shabllonet .oft kanë për qëllim të përbëjnë një mesazh të tërë, pjesët e shpejta janë një lloj blloqe ndërtimi më të vogël.

Quick Parts është zëvendësimi modern i AutoText në Outlook 2003 dhe më herët. Në versionet e fundit, të dy llojet janë të disponueshme. I vetmi ndryshim midis tyre është se artikujt qëndrojnë në galeri të ndryshme. Në të gjitha aspektet e tjera, Quick Parts dhe AutoText janë në thelb të njëjta.

Për të krijuar një artikull të ri, shkruani tekstin tuaj në një mesazh, zgjidhni atë dhe klikoni Fut skedën > Pjesë të shpejta > Ruaj përzgjedhjet në Galerinë e Pjesëve të Shpejta .

Për të vendosur një pjesë të shpejtë në një email, zgjidhni atë që ju nevojitet nga galeria.

Ose, mund të shkruani emrin e shpejtë të pjesës në një mesazh (jo domosdoshmërisht të gjithë emrin, vetëm një pjesë unike të tij) dhe shtypni F3 . Në Outlook 2016 dhe versionet e mëvonshme, kur filloni të shkruani emrin, do të shfaqet një sugjerim dhe thjesht mund të shtypni tastin Enter për të injektuar të gjithë tekstin.

Shpejt Pjesët janë të vendosura në skedarin NormalEmail.dotm , që ështëruajtur këtu:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Për të rezervuar pjesët tuaja të shpejta, kopjojeni këtë skedar në një ruaj vendndodhjen. Për të eksportuar në një kompjuter tjetër, ngjiteni në dosjen Templates në një kompjuter tjetër.

Avantazhet : shumë e thjeshtë dhe e drejtpërdrejtë

Të metat :

• Nuk ka asnjë opsion kërkimi. Nëse keni disa pjesë në galeri, mund të jetë problem të gjeni atë që ju nevojitet.
• Nuk është e mundur të modifikoni shpejt përmbajtjen e një pjese - mund ta zëvendësoni vetëm me një të re.
• Nuk është e mundur të shtohen bashkëngjitje.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2007

Udhëzim gjithëpërfshirës : Outlook Quick Parts dhe AutoText

Modelët e emailit të "Quick Steps"

Quick Steps janë një lloj shkurtoresh që lejojnë kryerjen e veprimeve të shumta me një komandë të vetme. Një nga veprimet e tilla mund të jetë përgjigjja me shabllon ose krijimi i një emaili të ri bazuar në një shabllon. Përveç tekstit të mesazhit, mund të plotësoni paraprakisht Për, Cc, Bcc dhe Subject, të vendosni një flamur dhe rëndësinë vijuese.

Për të bërë një shabllon të shpejtë hapash, klikoni Krijo të re brenda kutia Hapat e Shpejtë në skedën Home dhe më pas zgjidhni një nga veprimet e mëposhtme: Mesazhi i ri , Përgjigju , Përgjigju të gjithëve ose Përpara . Në dritaren Ndrysho , shkruani tekstin e shabllonit tuaj në kutinë përkatëse, konfiguroni çdo opsion tjetër që jumendoni të përshtatshme dhe jepni shabllonit tuaj një emër përshkrues. Opsionale, cakto një nga çelësat e shkurtoreve të paracaktuara.

Këtu është një shembull i Outlook shabllonit të përgjigjes :

Pasi të vendoset, i ri hapi i shpejtë do të shfaqet menjëherë në galeri. Thjesht klikoni mbi të ose shtypni kombinimin e tastit të caktuar dhe të gjitha veprimet do të ekzekutohen menjëherë.

Avantazhet :

• Mund të krijohen shabllone të ndryshëm për emaile të reja, përgjigje dhe përcjellje.
• Jo vetëm teksti i mesazhit, por pothuajse të gjitha fushat e postës elektronike mund të paracaktohen.
• Veprime të shumta mund të ekzekutohen me të njëjtat hap i shpejtë, p.sh. duke iu përgjigjur një mesazhi me shabllon dhe duke lëvizur mesazhin origjinal në një dosje tjetër.
• Mund të ekzekutohet shpejt me një shkurtore të tastierës.

Të këqijat : shablloni i emailit mund të të jetë vetëm tekst i thjeshtë.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2010

Udhëzim nga fundi në fund : Hapa të Shpejtë të Outlook

Draftet e Outlook si shabllone

Draftet në Outlook nuk janë gjë tjetër veçse emaile të padërguara. Zakonisht, këto janë mesazhe të papërfunduara që ruhen automatikisht nga Outlook ose manualisht nga ju. Por kush thotë se një draft i përfunduar nuk mund të përdoret si një shabllon emaili?

E bukura e kësaj metode është se ju mund të krijoni një shabllon të ripërdorshëm të draftit të email-it saktësisht siç do të bënit zakonisht - shkruani tekstin në trupin e mesazhit , plotësoni fushat e emailit, bashkëngjitni skedarë,futni imazhe, aplikoni formatimin e dëshiruar, etj. Kur mesazhi juaj të jetë gati, mos e dërgoni. Në vend të kësaj, klikoni butonin Ruaj ose shtypni Ctrl + S për të ruajtur mesazhin në dosjen Draftet . Nëse keni shumë artikuj në dosjen tuaj Draftet , mund t'i mbani shabllonet në një nën-dosje të veçantë ose t'u caktoni kategori.

Herën tjetër kur dëshironi të dërgoni një mesazh të veçantë për dikë, shkoni te dosja juaj Draftet dhe hapeni atë mesazh. Gjëja kryesore është që ju nuk e dërgoni draftin tuaj, por përcillni atë! Kur përcjell një draft, Outlook bën një kopje të tij duke e mbajtur mesazhin origjinal për përdorim në të ardhmen. Për më tepër, asnjë informacion mbi kokën nuk shtohet mbi tekstin e draftit, siç bëhet zakonisht kur dërgoni një email në hyrje. As rreshti Subject nuk do të ketë parashtesë me "FW:".

Ju mund të pyesni veten se si të përcillni një draft në Outlook? Shumë më e lehtë se sa mund të mendoni :)

• Hapni draft mesazhin tuaj me një klik të dyfishtë.
• Vendosni kursorin brenda çdo fushe emaili, jo në trup, dhe shtypni Ctrl + F . Përndryshe, mund të shtoni butonin Përpara në shiritin e veglave të aksesit të shpejtë dhe të klikoni mbi të.

  

Përparësitë : shumë i përshtatshëm për t'u krijuar, modifikuar dhe organizuar.

Të metat : për të mbajtur shabllonin tuaj, mbani mend të përcillni një draft, jo ta dërgoni atë.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2000

Më shumë informacion : Duke përdorurDraftet e Outlook-it si shabllone emaili

Modelët e nënshkrimit të Outlook

Nënshkrimi është një element tradicional i komunikimit me shkrim dhe shumica e përdoruesve të Outlook kanë një nënshkrim të paracaktuar të shtuar në email-et e tyre automatikisht. Por nuk ka asgjë që do t'ju pengonte të keni më shumë se një nënshkrim dhe të përfshini informacione të tjera përveç detajeve standarde të kontaktit.

Ju mund të krijoni një nënshkrim si një shabllon të plotë emaili dhe ta futni atë në një mesazh me fjalë për fjalë disa klikime ( Skeda "Mesazhi > Nënshkrimi ).

Një fjalë kujdes! Përveç tekstit të mesazhit, sigurohuni që të përfshini detajet tuaja standarde në çdo nënshkrim që po krijoni. Kur zgjidhni një nënshkrim tjetër për një mesazh të caktuar, ai i paracaktuar hiqet automatikisht.

Avantazhet : shumë i shpejtë dhe i përshtatshëm për t'u përdorur

Dëmtimet : mund të shtoni vetëm informacion në trupin e mesazhit, por nuk mund të paracaktoni fushat e postës elektronike.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2000

Tutorial i thelluar : Si të krijoni dhe përdorni nënshkrimet e Outlook

AutoCorrect

Megjithëse funksioni AutoCorrect nuk ishte krijuar fillimisht për t'u përdorur si shabllone teksti, ai ju lejon të futni menjëherë tekst të caktuar nëpërmjet një fjale kyçe të caktuar ose kod. Ju mund ta mendoni atë si një version të thjeshtuar të AutoText ose pjesëve të shpejta.

Ja se si funksionon: ju caktoni një fjalë kyçe për një tekst, i cili mund të jetë aq i gjatë saju pëlqen (natyrisht në mënyrë të arsyeshme) dhe të formatuar në çdo mënyrë që ju zgjidhni. Në një mesazh, ju shkruani fjalën kyçe, shtypni tastin Enter ose shiritin e hapësirës dhe fjala kyçe zëvendësohet në çast me tekstin tuaj.

Për të hapur dritaren e dialogut AutoCorrect , shkoni te Skeda Skedari > Opsionet > Mail > Drejtshkrimi dhe korrigjimi automatik… butoni > Kontrollimi > Butoni Opsionet e korrigjimit automatik… .

Për të konfiguruar një hyrje të re, bëni sa më poshtë:

• Në fushën Zëvendëso , shkruani fjala kyçe , e cila është një lloj shkurtoreje që do të shkaktojë zëvendësimin. Thjesht mos përdorni asnjë fjalë të vërtetë për të - ju nuk dëshironi që fjala kyçe të zëvendësohet me një tekst më të gjatë kur në të vërtetë dëshironi vetë atë fjalë. Është një ide e mirë që të parashtesoni fjalën tuaj kyçe me ndonjë simbol të veçantë. Për shembull, mund të përdorni #warn , !warn ose [paralajmërim] për paralajmërim të rëndësishëm!
• Në në fushën Me , shkruani tekstin e shabllonit tuaj .
• Kur të keni mbaruar, klikoni Shto .

Këshillë. Nëse dëshironi tekst të formatuar si në pamjen e mëposhtme të ekranit, më pas shkruani fillimisht tekstin zëvendësues në një mesazh, zgjidhni atë dhe më pas hapni dialogun AutoCorrect. Teksti juaj i shabllonit do të shtohet automatikisht në kutinë Me . Për të ruajtur formatimin, sigurohuni që të jetë zgjedhur butoni i radios Teksti i formatuar dhe klikoni Shto .

Dhe tani, shkruani #warn në trupin e mesazhit,shtypni Enter , dhe voilà:

Përparësitë : konfigurim një herë

Të metat : numri i shabllonet e tekstit janë të kufizuara në numrin e shkurtoreve që mund të mbani mend.

Versionet e mbështetura : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

Karakteristika Stationery në Microsoft Outlook përdoret për të krijuar emaile të personalizuara të formatuara në HTML me prejardhjen, fontet, ngjyrat tuaja, etj. Në vend ose përveç elementeve të ndryshëm të dizajnit, mund të përfshini edhe tekst dhe ai do të futet automatikisht në një mesazh kur zgjidhni një skedar shkrimi.

Ju filloni me krijimin e një mesazhi të ri, dizajnimin e paraqitjes së tij dhe shtypjen e tekstit të shabllonit. Nuk ka kuptim të përcaktohen Subjekti ose ndonjë fushë tjetër emaili, sepse kur përdoret një shkrim, ky informacion do të shfaqet në krye të trupit të mesazhit.

Kur të jeni gati, ruani mesazhin tuaj ( Skedari > Ruaj si ) si një skedar HTML në dosjen Stationery këtu:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Pasi të ruhen, mund të zgjidhni shkrimin tuaj në mënyrën e mëposhtme: Shtëpia skeda > Artikuj të rinj > Mesazhi i postës elektronike duke përdorur > Më shumë artikuj shkrimi . Skedarët e shkrimit të përdorur së fundi do të shfaqen drejtpërdrejt në menynë Mesazhi i postës elektronike duke përdorur :

Mund të zgjidhni gjithashtu një shkrimi të caktuar si temë të paracaktuar për të gjitha mesazhet e reja që jeni