В тази статия са представени десет невероятни функции, за които може би не знаете, но които могат да ви спестят огромно количество време при работа с рутинни имейли.

Ако основна част от онлайн комуникацията ви са повтарящи се имейли, съвсем естествено е да се стремите да оптимизирате тази част от работата си. Отговарянето с шаблон може да бъде чудесна алтернатива на съставянето на имейли от нулата по досадния начин "клавиш по клавиш".

Шаблони на Outlook

Шаблоните за имейли в Outlook са като шаблоните за документи в Word или шаблоните за работни листове в Excel. Ако често изпращате едни и същи или много сходни съобщения на различни хора, можете да запазите едно от тези съобщения като шаблон, като щракнете върху Файл > Запазване като > Шаблон за Outlook (*.oft) . И тогава, вместо да съставяте имейл от нулата, започвате с шаблон, персонализирате го, ако е необходимо, и натискате Изпрати . Съобщението се изключва, но шаблонът остава готов за следваща употреба.

По подразбиране всички шаблони на Outlook се запазват в папката по-долу. Това не трябва да се променя, в противен случай няма да можете да отворите шаблона си от Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Предимства :

• Лесно създаване и запазване.
• Полетата за адреси (To, Cc и Bcc), редът на темата и дори акаунтът за изпращане могат да бъдат предварително дефинирани.
• Шаблоните на съобщенията могат да съдържат прикачени файлове, графики и форматиране, например шрифтове, цветове на фона и др.

Недостатъци : досадно е да се използва - за да отворите шаблон, трябва да се разровите доста дълбоко в менютата.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2010

Задълбочен урок : Как да създавате и използвате шаблони за имейли в Outlook

Шаблони за имейли в уеб приложението Outlook.com

Уеб приложението Outlook.com също разполага с шаблони за имейли. В сравнение с .oft файловете в настолната версия, те не изискват множество кликвания върху менюто, за да се отворят. Въпреки това опциите тук не са толкова обширни - шаблонът може да съдържа малки изображения и основно форматиране, но не е възможно да се задават предварително полета за имейли или да се прикачват файлове.

Подобно на много други полезни функции, и тази е скрита от погледа. За да се възползвате от нея, ето какво трябва да направите:

В долния десен ъгъл на Ново съобщение щракнете върху бутона за елипса (...), след което щракнете върху Моите шаблони .

Сайтът Моите шаблони ще се появи прозорец с няколко готови проби по подразбиране. За да създадете своя собствена, щракнете върху + Шаблон и въведете заглавието и тялото на шаблона в съответните полета. Или можете да въведете и форматирате текст в прозореца за съобщения и след това да копирате/вмъкнете - цялото форматиране ще бъде запазено.

За да вмъкнете шаблона в имейл, просто щракнете върху името му в прозореца.

Предимства : просто и интуитивно

Недостатъци : ограничени възможности

Поддържани версии : уеб приложение Outlook.com

Бързи части и AutoText

Бързите части са фрагменти от съдържание за многократна употреба, които могат бързо да се добавят към имейл съобщение, среща, контакт, заявка за среща и задача. Освен текст те могат да включват и графики, таблици и персонализирано форматиране. Докато шаблоните .oft са предназначени да съставят цяло съобщение, бързите части са нещо като по-малки градивни елементи.

Quick Parts (Бързи части) е съвременният заместител на AutoText в Outlook 2003 и по-ранни версии. В последните версии са налични и двата типа. Единствената разлика между тях е, че елементите се намират в различни галерии. Във всички останали отношения Quick Parts и AutoText са по същество еднакви.

За да създадете нов елемент, въведете текста в съобщението, изберете го и щракнете върху Вмъкване на tab> Бързи части > Записване на селекции в галерията за бързи части .

За да поставите бърза част в имейл, изберете необходимата част от галерията.

Или можете да въведете името на бързата част в съобщението (не непременно цялото име, а само уникална част от него) и да натиснете F3 . В Outlook 2016 и по-новите версии, когато започнете да въвеждате името, ще се появи предложение и можете просто да натиснете клавиша Enter, за да инжектирате целия текст.

Бързите части се намират в NormalEmail.dotm файл, който се съхранява тук:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

За Подкрепи ЗАРАТА с поне 1 евро вашите бързи части, копирайте този файл на място за запазване. износ на друг компютър, поставете го в Шаблони папка на друг компютър.

Предимства : много просто и ясно

Недостатъци :

• Няма опция за търсене. Ако в галерията има няколко творби, може да се окаже трудно да откриете необходимата.
• Не е възможно да редактирате съдържанието на бърза част - можете само да я замените с нова.
• Не е възможно да се добавят прикачени файлове.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2007

Изчерпателен урок : Бързи части на Outlook и AutoText

Шаблони за имейли с бързи стъпки

Бързите стъпки са нещо като преки пътища, които позволяват извършването на няколко действия с една команда. Едно от тези действия може да бъде отговор с шаблон или създаване на нов имейл въз основа на шаблон. Освен текста на съобщението можете да попълвате предварително To, Cc, Bcc и Subject, да задавате флаг за последващи действия и важност.

За да направите шаблон за бърза стъпка, щракнете върху Създаване на нов в рамките на Бързи стъпки в полето Начало и след това изберете едно от следните действия: Ново съобщение , Отговор , Отговор Всички или Forward . В Редактиране на прозореца, въведете текста на шаблона в съответното поле, конфигурирайте всички други опции, които смятате за подходящи, и дайте на шаблона си някакво описателно име. По желание задайте един от предварително дефинираните клавиши за бърз достъп.

Ето един пример за Outlook шаблон за отговор :

След като го зададете, новата ви бърза стъпка веднага ще се появи в галерията. Просто щракнете върху нея или натиснете зададената клавишна комбинация и всички действия ще бъдат изпълнени наведнъж.

Предимства :

• Можете да създавате различни шаблони за нови имейли, отговори и препращания.
• Не само текстът на съобщението, но и почти всички полета на имейла могат да бъдат предварително зададени.
• С една и съща бърза стъпка могат да бъдат изпълнени няколко действия, например отговор на съобщение с шаблон и преместване на оригиналното съобщение в друга папка.
• Може да се изпълни бързо с бърза клавишна комбинация.

Недостатъци : шаблонът на имейл може да бъде само обикновен текст.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2010

Урок "от край до край : Бързи стъпки за Outlook

Чернови на Outlook като шаблони

Черновите в Outlook не са нищо друго освен неизпратени имейли. Обикновено това са недовършени съобщения, които се запазват автоматично от Outlook или ръчно от вас. Но кой казва, че завършената чернова не може да се използва като шаблон за имейл?

Хубавото на този метод е, че можете да създадете шаблон за чернова на имейл за многократна употреба точно както обикновено - да въведете текста в тялото на съобщението, да попълните полетата на имейла, да прикачите файлове, да вмъкнете изображения, да приложите желаното форматиране и т.н. Когато съобщението ви е готово, не го изпращайте. Вместо това щракнете върху Запазете или натиснете Ctrl + S, за да запишете съобщението в Чернови Ако имате твърде много елементи в папката Чернови папка, можете да съхранявате шаблоните си в отделна подпапка (подпапки) или да им зададете категории.

Следващия път, когато искате да изпратите конкретно съобщение на някого, отидете в Чернови и отворете това съобщение. Основното нещо е, че не изпращате черновата си, а напред Когато препращате чернова, Outlook прави нейно копие, като запазва оригиналното съобщение за бъдеща употреба. Освен това не се добавя информация за заглавието над текста на чернова, както обикновено се прави при препращане на входящ имейл. Редът на темата също няма да бъде предшестван от "FW:".

Може би се чудите как да препратите чернова в Outlook? Много по-лесно, отколкото си мислите :)

• Отворете черновата на съобщението си чрез двойно кликване.
• Поставете курсора в полето за имейл, което не е в тялото, и натиснете Ctrl + F . Forward в лентата с инструменти за бърз достъп и щракнете върху него.

  

Предимства : много удобно за създаване, редактиране и организиране.

Недостатъци : за да запазите шаблона си, не забравяйте да препращате чернова, а не да я изпращате.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2000

Повече информация : Използване на чернови на Outlook като шаблони за имейли

Шаблони за подпис на Outlook

Подписът е традиционен елемент на писмената комуникация и повечето потребители на Outlook автоматично добавят подпис по подразбиране към своите имейли. Но нищо не ви пречи да имате повече от един подпис и да включвате информация, различна от стандартните данни за контакт.

Можете да създадете подпис като цял шаблон на имейл и да го вмъкнете в съобщението буквално с няколко кликвания ( Съобщение tab> Подпис ).

Едно предупреждение! Освен текста на съобщението, не забравяйте да включите стандартните си данни във всеки подпис, който създавате. Когато изберете различен подпис за дадено съобщение, подписът по подразбиране се премахва автоматично.

Предимства : много бързо и удобно за използване

Недостатъци : можете да добавяте информация само в тялото на съобщението, но не можете да дефинирате предварително полета за имейли.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2000

Задълбочен урок : Как да създавате и използвате подписи в Outlook

AutoCorrect

Въпреки че функцията AutoCorrect първоначално не е била предназначена за използване като шаблони за текст, тя ви позволява незабавно да вмъкнете определен текст чрез зададена ключова дума или код. Можете да си я представите като опростена версия на AutoText или Quick Parts.

Ето как работи: задавате ключова дума на някакъв текст, който може да бъде толкова дълъг, колкото желаете (разбира се, в разумни граници), и форматиран по какъвто начин решите. В съобщение въвеждате ключовата дума, натискате клавиша Enter или интервала и ключовата дума незабавно се заменя с вашия текст.

За да отворите AutoCorrect диалогов прозорец, отидете в Файл tab> Опции > Поща > Правопис и автоматична корекция... бутон> Проверка на > Опции за автоматично коригиране... бутон.

За да конфигурирате нов запис, направете следното:

• В Замяна на въведете полето ключова дума , което е един вид съкращение, което ще задейства заместването. Само че не използвайте истинска дума за нея - не искате ключовата дума да бъде заместена с по-дълъг текст, когато всъщност искате самата тази дума. Добра идея е да поставите префикс на ключовата си дума с някакъв специален символ. Например можете да използвате #предупреждавам , !warn или [предупреждение] за Важно предупреждение!
• В С поле, въведете вашия текст на шаблона .
• Когато приключите, щракнете върху Добавяне на .

Съвет. Ако искате форматиран текст както на снимката по-долу, след което първо въведете текста за замяна в съобщение, изберете го и отворете диалоговия прозорец AutoCorrect. Вашият текст на шаблона ще бъде автоматично добавен към С За да запазите форматирането, уверете се, че Форматиран текст е избран радио бутонът и щракнете върху Добавяне на .

А сега въведете #предупреждавам в тялото на съобщението, натиснете Enter и воала:

Предимства : еднократна настройка

Недостатъци : броят на текстовите шаблони е ограничен до броя на бързите клавиши, които можете да запомните.

Поддържани версии : Outlook 365 - 2010

Канцеларски материали Outlook

Сайтът Канцеларски материали функцията в Microsoft Outlook се използва за създаване на персонализирани имейли в HTML формат със собствени фонове, шрифтове, цветове и т.н. Вместо или в допълнение към различни елементи на дизайна можете да включите и текст, който ще бъде автоматично вмъкнат в съобщението, когато изберете канцеларски файл.

Започвате със създаване на ново съобщение, проектиране на оформлението му и въвеждане на текста на шаблона. Няма смисъл да определяте Subject (тема) или други полета на имейла, тъй като при използване на канцеларски материали тази информация ще се появи в горната част на тялото на съобщението.

Когато сте готови, запазете съобщението си ( Файл > Запазване като ) като HTML файл в Канцеларски материали папка тук:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

След като ги запазите, можете да изберете канцеларските си материали по следния начин: Начало tab> Нови артикули > Използване на имейл съобщение > Още канцеларски материали . Наскоро използваните файлове с канцеларски материали ще се появят директно в Използване на имейл съобщение меню:

Можете също така да изберете определен канцеларски стил като тема по подразбиране за всички нови съобщения, които създавате.

Ето един пример за това как може да изглежда шаблонът на съобщението за канцеларски материали на Outlook:

Предимства : богати възможности за форматиране благодарение на поддръжката на HTML

Недостатъци : броят на кликванията за запазване и достъп до канцеларските файлове е много по-голям, отколкото е необходимо

Поддържани версии : Outlook 365 - 2007

Потребителски форми в Outlook

Ще го кажа предварително - тази техника е предназначена за професионалисти. Проектирането на персонализирана форма е много по-сложно от всеки друг метод, разгледан в този урок, и може да изисква умения за програмиране във VBA. Разработчик в Outlook. След това щракнете върху Проектиране на формуляр , изберете една от стандартните форми като основа за вашата потребителска форма, добавете полета, контроли и евентуално код, задайте атрибути и публикувайте формата си. Звучи объркващо и неясно? Наистина, ще ви отнеме време да разберете това нещо.

Предимства : много мощна функция с много възможности

Недостатъци : стръмна крива на обучение

Поддържани версии : Outlook 365 - 2007

Споделени шаблони за имейли

Вярвате или не, това решение е удоволствие за използване както от начинаещи, така и от гурута. Начинаещите ще оценят простотата - започването на работа с Шаблони за споделени имейли е достатъчно интуитивно, за да се впуснете в него веднага. Експертите в Outlook могат да използват много разширени функции, като например създаване на персонализирани отговори с помощта на макроси, конфигуриране на предварително определени, попълващи се и падащи полета, изтеглянеинформация от набори от данни и много други.

За разлика от вградените функции, функцията Споделени шаблони за имейли пренася всички функции директно в прозореца за съобщения! Сега можете да създавате, редактирате и използвате шаблоните си в един момент, без да превключвате между различни раздели и да се ровите в менютата.

За създаване на нов шаблон, просто изберете желаното съдържание (текст, изображения, връзки и др.) в съобщението и щракнете върху Нов шаблон.

За вмъкнете шаблон в съобщение, щракнете върху Паста или щракнете двукратно върху името на шаблона.

Предимства :

• Бързо и удобно за създаване.
• Вмъкване в съобщение с едно кликване.
• Използвайте лично или споделете с екипа си.
• Добавете текстови полета, които могат да се попълват, и падащи списъци.
• Попълнете полетата на имейла, вмъкнете изображения и прикачете файлове автоматично.
• Прилагайте основно форматиране в редактора на място, за да създавате сложни дизайни с помощта на HTML.
• Връзка към вашия Чернови и използвайте всеки от проектите си в Outlook като шаблони за имейли.
• Използвайте бързи клавиши за бързи отговори.
• Получете достъп до шаблоните си от всяко устройство, независимо дали е Windows, Mac или Outlook Online.

Недостатъци : можете да тествате и да ни информирате :)

Поддържани версии : Outlook за Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 за Windows и Mac, Outlook в интернет

Как да получите : Изберете абонаментен план или изтеглете безплатна версия от Microsoft AppSource.

Това е начинът за създаване на шаблон за електронна поща в Outlook. Надявам се, че нашият урок ще ви помогне да изберете любимата си техника. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!