Dit artikel lit tsien geweldige funksjes sjen wêr't jo miskien net fan witte, mar dy't jo in enoarme tiid kinne besparje by it omgean mei routine e-mails.

As in grut part fan jo online kommunikaasje is repetitive e-mails, it soe gewoan natuerlik wêze dat jo stribje om dat diel fan jo wurk te optimalisearjen. Antwurdzje mei sjabloan kin in geweldich alternatyf wêze foar it opstellen fan e-postberjochten fanôf it begjin op in ferfeelsume toetsoanslag-foar-toetsoanslag.

Outlook-sjabloanen

E-postsjabloanen yn Outlook binne as dokumint sjabloanen yn Word of wurkblêd sjabloanen yn Excel. As jo ​​faaks deselde of tige ferlykbere berjochten nei ferskate minsken ferstjoere, kinne jo ien fan sokke berjochten bewarje as sjabloan troch te klikken op Triem > Bewarje as > Outlook-sjabloan (*.oft) . En dan, yn stee fan in e-post fanôf it begjin te komponearjen, begjinne jo mei in sjabloan, oanpasse it as it nedich is, en druk op Stjoer . It berjocht giet út, mar it sjabloan bliuwt, klear foar it folgjende gebrûk.

Standert wurde alle Outlook-sjabloanen bewarre yn de ûndersteande map. Dit moat net wizige wurde, oars kinne jo jo sjabloan net iepenje fanút Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Foardielen :

• Maklik te meitsjen en op te slaan.
• De adresfjilden (Aan, Cc en Bcc), Underwerprigel, en sels it stjoerende akkount kin foarôf definieare wurde.
• Jo berjochtsjabloanen kinneoanmeitsjen.

  Hjir is in foarbyld fan hoe't jo sjabloan foar berjochten foar Outlook briefpapier der útsjen kin:

  

  Foardielen : in skat oan opmaakopsjes troch HTML-stipe

  Nemmen : it oantal klikken om skriuwbestannen op te slaan en tagong te krijen is in protte mear dan echt nedich

  Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2007

  Aanpaste formulieren yn Outlook

  Ik sil it fan tefoaren sizze - dizze technyk is bedoeld foar professionals. It ûntwerpen fan in oanpaste foarm is in stik lestiger dan elke oare metoade besprutsen yn dizze tutorial en kin VBA-programmearringsfeardigens fereaskje. Om mei te begjinnen, ynskeakelje de ljepper ûntwikkelder yn jo Outlook. Klik dan op Ontwerp in formulier , kies ien fan 'e standertfoarmen as basis foar jo oanpaste formulier, foegje fjilden, kontrôles ta, en mooglik koade, set attributen yn en publisearje jo formulier. Klinkt perplexing en obskure? Ja, it sil tiid nimme om dat ding út te finen.

  

  Foardielen : in heul krêftige funksje mei in protte opsjes

  Neddelen : in steile learkurve

  Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2007

  Dielde e-postsjabloanen

  Leau it of net, dizze oplossing is in wille om te brûken foar sawol novices as goeroes. Begjinners sille de ienfâld wurdearje - te begjinnen mei Shared Email Templates is yntuïtyf genôch om der direkt yn te springen. Outlook-eksperts kinne in protte avansearre funksjes brûke, lykas oanmeitsjenpersonaliseare antwurden mei help fan makro's, konfigurearje foarôf definieare, ynfolbere en dropdown-fjilden, lûke ynformaasje út datasets, en in protte mear.

  Kontrast fan 'e ynboude funksjes bringt Shared Email Templates alle funksjonaliteit direkt yn it berjochtfinster ! Jo kinne no jo sjabloanen oanmeitsje, bewurkje en brûke op in momint fan berjocht, sûnder tusken ferskate ljeppers hinne en wer te wikseljen en yn de menu's te graven.

  Om in nij sjabloan te meitsjen , selektearje gewoan de winske ynhâld (tekst, ôfbyldings, keppelings, ensfh.) yn in berjocht en klik op Nije sjabloan.

  Om in sjabloan yn in berjocht yn te foegjen , klik dan op de Paste ikoan of dûbelklik op de sjabloanamme.

  

  Foardielen :

  • Fluch en noflik om meitsje.
  • Yn in berjocht ynfoegje mei in klik.
  • Brûk persoanlik of diel mei jo team.
  • Foegje ynfolbere tekstfjilden en útklaplisten ta.
  • Folje e-postfjilden yn, ynfoegje ôfbyldings en heakje bestannen automatysk ta.
  • Basyske opmaak tapasse binnen de bewurker op it plak om ferfine ûntwerpen te meitsjen mei HTML.
  • Keppelje nei jo ûntwerpen map en brûk ien fan jo Outlook-konsepten as e-postsjabloanen.
  • Brûk fluchtoetsen foar rappe antwurden.
  • Gean tagong ta jo sjabloanen fan elk apparaat, of it no Windows, Mac, of Outlook Online.

  Neidielen : jo binne wolkom om te testen en lit it ús witte :)

  Stipeferzjes : Outlook foar Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows en Mac, Outlook op it web

  Hoe te krijen : Kies jo abonnemintsplan of download in fergese ferzje fan Microsoft AppSource .

  Sa meitsje jo in e-postsjabloan yn Outlook. Hooplik sil ús tutorial jo helpe om jo favorite technyk te kiezen. Ik tankje jo foar it lêzen en hoopje jo nije wike op ús blog te sjen!

  befetsje taheaksels, grafiken en opmaak lykas lettertypen, eftergrûnkleuren, ensfh.

Neidielen : lestich om te brûken - om in sjabloan te iepenjen, moatte jo frij djip yn 'e menu's.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2010

Djipte tutorial : Hoe kinne jo Outlook-e-postsjabloanen oanmeitsje en brûke

E-postsjabloanen yn Outlook.com-webapp

De Outlook.com-webapp hat ek e-postsjabloanen. Yn ferliking mei .oft-bestannen yn 'e buroblêdferzje hawwe dizze net in ton fan menuklikken nedich om te iepenjen. De opsjes hjir binne lykwols net sa wiidweidich - in sjabloan kin lytse ôfbyldings en basisopmaak befetsje, mar it is net mooglik om e-postfjilden foarôf yn te stellen of bestannen taheakje te kinnen.

Lykas in protte oare nuttige funksjes is dizze ferburgen foar direkte fisy. Om der gebrûk fan te meitsjen, is dit wat jo moatte dwaan:

Klik yn 'e rjochter ûnderkant fan it finster Nij berjocht op de ellipsknop (...), en klik dan op Myn sjabloanen .

It paniel Myn sjabloanen sil ferskine mei in pear standertfoarbylden klear foar gebrûk. Om jo eigen ien te meitsjen, klikje jo op de knop + Sjabloan en fier de titel en it lichem fan it sjabloan yn yn de korrespondearjende fakjes. Of jo kinne tekst yn it berjochtfinster ynfiere en opmaakje, en dan kopiearje/plakke - alle opmaak sil bewarre wurde.

Om it sjabloan yn in e-post yn te foegjen, gewoan klik de namme op it paniel.

Foardielen :ienfâldich en yntuïtyf

Neddelen : beheinde opsjes

Stipe ferzjes : Outlook.com webapp

Quick Parts en AutoText

Quick Parts binne werbrûkbere stikjes ynhâld dy't fluch kinne wurde tafoege oan in e-postberjocht, ôfspraak, kontakt, gearkomstefersyk en taak. Njonken tekst kinne se ek grafiken, tabellen en oanpaste opmaak omfetsje. Wylst .oft-sjabloanen bedoeld binne om in folslein berjocht te foarmjen, binne rappe dielen in soarte fan lytsere boustiennen.

Quick Parts is de moderne ferfanging fan AutoText yn Outlook 2003 en earder. Yn resinte ferzjes binne beide soarten beskikber. It ienige ferskil tusken har is dat de items yn ferskate galeryen wenje. Yn alle oare opsichten binne Quick Parts en AutoText yn essinsje itselde.

Om in nij item te meitsjen, typ jo tekst yn in berjocht, selektearje it en klik op Ynfoegje ljepper > Quick Parts > Seleksjes bewarje yn Quick Part Gallery .

Om in fluch diel yn in e-post te pleatsen, kies de nedige út de galery.

Of jo kinne de namme fan it rappe diel yn in berjocht ynfiere (net needsaaklik de hiele namme, gewoan in unyk diel dêrfan) en op F3 drukke. Yn Outlook 2016 en letter ferzjes, as jo begjinne mei it typen fan de namme, sil in suggestje opdûke, en jo kinne gewoan op de Enter-toets drukke om de hiele tekst yn te fieren.

Fluch Dielen lizze yn it bestân NormalEmail.dotm , dat ishjir opslein:

C:\Users\%brûkersnamme%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Om backup fan jo snelle dielen te meitsjen, kopiearje dit bestân nei in bewarje lokaasje. Om eksportearje nei in oare PC, plak it yn de map Sjabloanen op in oare kompjûter.

Foardielen : hiel ienfâldich en rjochtlinich

Neddielen :

• D'r is gjin sykopsje. As jo ​​meardere stikken yn 'e galery hawwe, kin it in probleem wêze om it te finen dat jo nedich binne.
• It is net mooglik om de ynhâld fan in flugge diel te bewurkjen - jo kinne it allinich ferfange troch in nij.
• It is net mooglik om taheaksels ta te foegjen.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2007

Utwreide tutorial : Outlook Quick Parts en AutoTekst

Quick Steps-e-postsjabloanen

Quick Steps binne soarte fan fluchtoetsen dy't it mooglik meitsje om meardere aksjes mei ien kommando út te fieren. Ien fan sokke aksjes kin wêze antwurdzje mei sjabloan of it meitsjen fan in nije e-post basearre op in sjabloan. Njonken de berjochttekst kinne jo foarôffolje Oan, Cc, Bcc en Underwerp, in folgjende flagge ynstelle en belang.

Om in flugge stapsjabloan te meitsjen, klikje Nije oanmeitsje binnen it fakje Snelle stappen op it ljepblêd Thús , en kies dan ien fan de folgjende aksjes: Nij berjocht , Antwurdzje , Beäntwurdzje allegear of Ferstjoere . Typ yn it finster Bewurkje de tekst fan jo sjabloan yn it korrespondearjende fak, konfigurearje alle oare opsjes dy't jotink passend, en jou jo sjabloan wat beskriuwende namme. Tawize opsjoneel ien fan 'e foarôf definieare fluchtoetsen ta.

Hjir is in foarbyld fan Outlook antwurdsjabloan :

Ienris ynsteld, jo nije snelle stap sil daliks ferskine yn 'e galery. Klikje der gewoan op of druk op de tawiisde toetskombinaasje, en alle aksjes wurde tagelyk útfierd.

Foardielen :

• Der kinne ferskate sjabloanen foar nije e-mails, antwurden en trochstjoeren oanmakke wurde.
• Net allinnich de berjochttekst, mar hast alle e-postfjilden kinne foarôf ynsteld wurde.
• Meardere aksjes kinne wurde útfierd mei deselde flugge stap, bgl. beäntwurdzje op in berjocht mei sjabloan en ferpleatse it orizjinele berjocht nei in oare map.
• Kin fluch útfierd wurde mei in toetseboerd fluchtoets.

Neidielen : e-postsjabloan kin wêze allinne platte tekst.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2010

Ein-to-end tutorial : Outlook Quick Steps

Outlook-ûntwerpen as sjabloanen

Untwerpen yn Outlook binne neat oars as net-ferstjoerde e-mails. Meastentiids binne dit ûnfoltôge berjochten dy't automatysk wurde bewarre troch Outlook of manuell troch josels. Mar wa seit dat in finalisearre ûntwerp net brûkt wurde kin as in e-postsjabloan?

De skientme fan dizze metoade is dat jo in werbrûkber ûntwerp-e-postsjabloan krekt sa't jo normaal soene kinne meitsje - typ de tekst yn it berjochttekst , folje de e-postfjilden yn, bestannen taheakje,ynfoegje ôfbyldings, tapasse de winske opmaak, ensfh As jo ​​berjocht is klear, stjoer it net. Klikje ynstee op de knop Bewarje of druk op Ctrl + S om it berjocht op te slaan yn de map Untwerpen . As jo ​​tefolle items hawwe yn jo Untwerpen map, kinne jo jo sjabloanen yn in aparte submap(en) hâlde of dêr kategoryen oan tawize.

De folgjende kear as jo in ferstjoere wolle Gean nei jo map Konsepten en iepenje dat berjocht. It wichtichste ding is dat jo jo konsept net ferstjoere, mar trochstjoere ! By it trochstjoeren fan in konsept, makket Outlook in kopy derfan en hâldt it orizjinele berjocht foar takomstich gebrûk. Boppedat wurdt gjin koptekstynformaasje tafoege boppe de tekst fan it konsept, lykas it normaal wurdt dien by it trochstjoeren fan in ynkommende e-post. De Ûnderwerprigel sil ek net foarôfgeand wêze mei "FW:".

Jo freegje jo miskien ôf hoe't jo in ûntwerp yn Outlook trochstjoere? Folle makliker dan jo miskien tinke :)

• Iepenje jo konseptberjocht fia in dûbelklik.
• Plaze de rinnerke yn elk e-postfjild, net yn it lichem, en druk op Ctrl + F . As alternatyf kinne jo de knop Ferstjoere tafoegje oan de arkbalke foar fluch tagong en derop klikke.

  

Foardielen : tige handich om te meitsjen, te bewurkjen en te organisearjen.

Neidielen : om jo sjabloan te hâlden, tink om in ûntwerp troch te stjoeren, net te stjoeren.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2000

Mear ynfo : GebrûkOutlook-ûntwerpen as e-postsjabloanen

Outlook-hântekeningsjabloanen

Hântekening is in tradisjoneel elemint fan skriftlike kommunikaasje, en de measte Outlook-brûkers hawwe automatysk in standerthântekening tafoege oan har e-mails. Mar d'r is neat dat jo foarkomme dat jo mear as ien hantekening hawwe en oare ynformaasje opnimme dan standert kontaktgegevens.

Jo kinne in hantekening meitsje as in folslein e-postsjabloan en ynfoegje yn in berjocht mei letterlik in pear fan klikken ( Berjocht ljepper > Hântekening ).

In wurd fan foarsichtigens! Neist de berjochttekst, wês wis dat jo jo standertdetails opnimme yn elke hantekening dy't jo oanmeitsje. As jo ​​in oare hântekening kieze foar in bepaald berjocht, wurdt de standert automatysk fuortsmiten.

Foardielen : hiel fluch en handich om te brûken

Neidielen : jo kinne allinich ynformaasje tafoegje oan it berjochttekst, mar kinne gjin e-postfjilden foarôf definiearje.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2000

Djipte tutorial : Hoe kinne jo Outlook-hântekeningen oanmeitsje en brûke

AutoCorrect

Hoewol't de AutoCorrect-funksje net oarspronklik ûntworpen is om te brûken as tekstsjabloanen, lit it jo beskate tekst daliks ynfoegje fia in tawiisd kaaiwurd of koade. Jo kinne it tinke as in ferienfâldige ferzje fan AutoText of Quick Parts.

Hjir is hoe't it wurket: jo jouwe in kaaiwurd ta oan guon tekst, dy't sa lang kin wêze asjo wolle (ferstannich fansels) en opmakke op elke manier dy't jo kieze. Yn in berjocht typ jo it kaaiwurd, druk op de Enter-toets of spaasjebalke en it kaaiwurd wurdt daliks ferfongen troch jo tekst.

Om it dialoochfinster AutoCorrect te iepenjen, gean nei de Triem ljepper > Opsjes > E-post > Stavering en AutoCorrect... knop > Befêstiging > Opsjes foar AutoCorrect... knop.

Om in nije yngong te konfigurearjen, dwaan it folgjende:

• Yn it fjild Ferfange typ de 11>kaaiwurd , dat is in soarte fan fluchtoets dy't de ferfanging sil trigger. Brûk der gewoan gjin echt wurd foar - jo wolle net dat it kaaiwurd ferfongen wurdt troch in langere tekst as jo dat wurd sels eins wolle. It is in goed idee om jo trefwurd foar te setten mei wat spesjaal symboal. Jo kinne bygelyks #warn , !warn of [warn] brûke foar Wichtige warskôging!
• In typ it fjild Mei jo sjabloantekst .
• As dien, klikje op Tafoegje .

Tip. As jo ​​ opmakke tekst wolle lykas yn de skermôfdruk hjirûnder, typ dan earst de ferfangende tekst yn in berjocht, selektearje it, en iepenje dan it AutoCorrect dialooch. Jo sjabloantekst wurdt automatysk tafoege oan it fak Mei . Om de opmaak te behâlden, soargje derfoar dat it radioknop Opmakke tekst selektearre is, en klikje op Tafoegje .

En no typ #warn yn it berjochttekst,druk op Enter , en voilà:

Foardielen : ienmalige opset

Neddelen : it oantal tekstsjabloanen is beheind ta it oantal fluchtoetsen dat jo kinne ûnthâlde.

Stipe ferzjes : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

De Stationery funksje yn Microsoft Outlook wurdt brûkt om personaliseare HTML-opmaak e-mails te meitsjen mei jo eigen eftergrûnen, lettertypen, kleuren, ensfh Ynstee fan of neist ferskate ûntwerpeleminten kinne jo ek tekst opnimme, en it sil automatysk ynfoege wurde yn in berjocht as jo in briefpapierbestân kieze.

Jo begjinne mei it meitsjen fan in nij berjocht, it ûntwerpen fan de opmaak en it typen fan de sjabloantekst. It hat gjin sin om Underwerp of oare e-postfjilden te definiearjen, want as in briefpapier wurdt brûkt, sil dizze ynformaasje boppe oan it berjochttekst ferskine.

As klear, bewarje jo berjocht ( Triem > Bewarje as ) as HTML-bestân yn de map Stationery hjir:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

As jo ​​ienris opslein binne, kinne jo jo briefpapier op de folgjende manier selektearje: Thús ljepper > Nije items > E-postberjocht mei > Mear briefpapier . De koartlyn brûkte briefpapierbestannen sille direkt ferskine yn it menu E-postberjocht mei :

Jo kinne ek in bepaald briefpapier kieze as it standerttema foar alle nije berjochten do bist