Гэты артыкул дэманструе дзесяць дзіўных функцый, пра якія вы можаце не ведаць, але якія могуць зэканоміць вам велізарную колькасць часу пры працы са звычайнымі электроннымі лістамі.

Калі асноўная частка вашага Інтэрнэт-камунікацыя - гэта паўтаральныя электронныя лісты, было б цалкам натуральна, каб вы імкнуліся аптымізаваць гэтую частку сваёй працы. Адказ з выкарыстаннем шаблону можа быць выдатнай альтэрнатывай складанню электронных лістоў з нуля ўтомным спосабам націсканне клавішы за клавішай.

Шаблоны Outlook

Шаблоны электроннай пошты ў Outlook падобныя на дакумент шаблоны ў Word або шаблоны лістоў у Excel. Калі вы часта адпраўляеце аднолькавыя або вельмі падобныя паведамленні розным людзям, вы можаце захаваць адно з такіх паведамленняў як шаблон, націснуўшы Файл > Захаваць як > Шаблон Outlook (*.часта) . І тады, замест таго, каб складаць электронны ліст з нуля, вы пачынаеце з шаблону, наладжваеце яго, калі неабходна, і націскаеце Адправіць . Паведамленне знікае, але шаблон застаецца, гатовы да наступнага выкарыстання.

Па змаўчанні ўсе шаблоны Outlook захоўваюцца ў тэчцы ніжэй. Гэта не варта мяняць, інакш вы не зможаце адкрыць свой шаблон з Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Перавагі :

• Лёгка ствараць і захоўваць.
• Палі адраса (Каму, Копія і Схаваная копія), Радок тэмы і нават уліковы запіс адпраўкі можа быць прадвызначаны.
• Вашы шаблоны паведамленняў могуцьстварэнне.

  Вось прыклад таго, як можа выглядаць ваш шаблон канцылярскага паведамлення Outlook:

  

  Перавагі : мноства варыянтаў фарматавання дзякуючы падтрымцы HTML

  Недахопы : колькасць клікаў для захавання і доступу да файлаў канцтавараў значна большая, чым сапраўды патрэбна

  Версіі, якія падтрымліваюцца : Outlook 365 - 2007

  Карыстальніцкія формы ў Outlook

  Скажу адразу - гэтая тэхніка прызначана для прафесіяналаў. Распрацоўка ўласнай формы нашмат складаней, чым любы іншы метад, які абмяркоўваецца ў гэтым уроку, і можа запатрабаваць навыкаў праграмавання VBA. Для пачатку ўключыце ўкладку Распрацоўшчык у вашым Outlook. Затым націсніце Стварыць форму , абярыце адну са стандартных формаў у якасці асновы для вашай карыстацкай формы, дадайце палі, элементы кіравання і, магчыма, код, усталюйце атрыбуты і апублікуйце форму. Гучыць незразумела і незразумела? Сапраўды, спатрэбіцца час, каб зразумець гэта.

  

  Перавагі : вельмі магутная функцыя з вялікай колькасцю опцый

  Недахопы : крутая крывая навучання

  Падтрымліваюцца версіі : Outlook 365 - 2007

  Агульныя шаблоны электроннай пошты

  Верце ці не, гэтае рашэнне прыемна выкарыстоўваць як пачаткоўцам, так і гуру. Пачаткоўцы ацэняць прастату - пачатак працы з агульнымі шаблонамі электроннай пошты досыць інтуітыўна зразумелы, каб адразу перайсці да іх. Эксперты Outlook могуць выкарыстоўваць мноства пашыраных функцый, такіх як стварэннеперсаналізаваныя адказы з дапамогай макрасаў, канфігураванне загадзя вызначаных, запаўняемых і выпадаючых палёў, выцягванне інфармацыі з набораў даных і многае іншае.

  У адрозненне ад убудаваных функцый, агульныя шаблоны электроннай пошты пераносяць усе функцыі непасрэдна ў акно паведамленняў ! Цяпер вы можаце ствараць, рэдагаваць і выкарыстоўваць свае шаблоны ў любы момант, не пераключаючыся паміж рознымі ўкладкамі і не капаючыся ў меню.

  Каб стварыць новы шаблон, проста выберыце жаданы кантэнт (тэкст, выявы, спасылкі і г.д.) у паведамленні і націсніце Новы шаблон.

  Каб уставіць шаблон у паведамленне, націсніце <1 Значок>Уставіць або двойчы пстрыкніце імя шаблону.

  

  Перавагі :

  • Хутка і зручна стварыць.
  • Устаўце ў паведамленне адным націскам.
  • Выкарыстоўвайце асабіста або падзяліцеся са сваёй камандай.
  • Дадайце запаўняльныя тэкставыя палі і выпадальныя спісы.
  • Запаўняйце палі электроннай пошты, устаўляйце выявы і аўтаматычна далучайце файлы.
  • Ужывайце асноўнае фарматаванне ва ўбудаваным рэдактары, каб ствараць складаныя дызайны з дапамогай HTML.
  • Спасылка на вашы чарнавікі і выкарыстоўвайце любыя чарнавікі Outlook у якасці шаблонаў электроннай пошты.
  • Выкарыстоўвайце цэтлікі для хуткіх адказаў.
  • Атрымлівайце доступ да сваіх шаблонаў з любой прылады, незалежна ад таго, Windows, Mac, або Outlook Online.

  Недахопы : можаце праверыць і паведаміць нам :)

  Падтрымліваеццаверсіі : Outlook для Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows і Mac, Outlook у Інтэрнэце

  Як атрымаць : Выберыце план падпіскі або спампуйце бясплатную версію з Microsoft AppSource .

  Вось як стварыць шаблон электроннай пошты ў Outlook. Спадзяемся, наш падручнік дапаможа вам выбраць сваю любімую тэхніку. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

  змяшчае ўкладанні, графіку і фарматаванне, такое як шрыфты, колеры фону і г.д.

Недахопы : надакучліва выкарыстоўваць - каб адкрыць шаблон, вам трэба даволі глыбока паглыбіцца ў меню.

Падтрымліваюцца версіі : Outlook 365 - 2010

Паглыблены падручнік : Як ствараць і выкарыстоўваць шаблоны электроннай пошты Outlook

Шаблоны электроннай пошты ў вэб-праграме Outlook.com

Вэб-праграма Outlook.com таксама мае шаблоны электроннай пошты. У параўнанні з файламі .oft у настольнай версіі, для іх адкрыцця не патрабуецца мноства клікаў меню. Аднак варыянты тут не такія шырокія - шаблон можа ўтрымліваць невялікія малюнкі і базавае фарматаванне, але нельга прадусталяваць палі электроннай пошты ці далучыць файлы.

Як і многія іншыя карысныя функцыі, гэтая функцыя схавана ад непасрэднага доступу. выгляд. Каб выкарыстоўваць яго, вам трэба зрабіць наступнае:

У правым ніжнім куце акна Новае паведамленне націсніце кнопку з шматкроп'ем (…), а затым націсніце Мае шаблоны .

З'явіцца панэль Мае шаблоны з некалькімі стандартнымі ўзорамі, гатовымі да выкарыстання. Каб стварыць свой уласны, націсніце кнопку + Шаблон і ўвядзіце назву і тэкст шаблону ў адпаведныя палі. Ці вы можаце ўвесці і адфарматаваць тэкст у акне паведамлення, а затым скапіяваць/уставіць - усё фарматаванне будзе захавана.

Каб шаблон быў устаўлены ў электронны ліст, проста націсніце яго назву на панэлі.

Перавагі :просты і інтуітыўна зразумелы

Недахопы : абмежаваныя магчымасці

Падтрымліваюцца версіі : вэб-праграма Outlook.com

Хуткія дэталі і аўтатэкст

Хуткія часткі - гэта шматразовыя фрагменты кантэнту, якія можна хутка дадаць у паведамленне электроннай пошты, сустрэчу, кантакт, запыт на сустрэчу і задачу. Акрамя тэксту, яны могуць таксама ўключаць графіку, табліцы і карыстацкае фарматаванне. У той час як шаблоны .oft прызначаны для стварэння цэлага паведамлення, хуткія часткі - гэта меншыя будаўнічыя блокі.

Хуткія часткі - гэта сучасная замена аўтатэксту ў Outlook 2003 і больш ранніх версіях. У апошніх версіях даступны абодва тыпы. Адзіная розніца паміж імі ў тым, што прадметы знаходзяцца ў розных галерэях. Ва ўсіх астатніх адносінах Quick Parts і AutoText па сутнасці аднолькавыя.

Каб стварыць новы элемент, увядзіце тэкст у паведамленні, вылучыце яго і націсніце ўкладку Уставіць > Хуткія часткі > Захаваць выбранае ў галерэі хуткіх частак .

Каб змясціць хуткую частку ў электронны ліст, выберыце неабходную з галерэі.

Або вы можаце ўвесці назву хуткай часткі ў паведамленні (неабавязкова поўная назва, толькі яго унікальная частка) і націснуць F3 . У Outlook 2016 і пазнейшых версіях, калі вы пачынаеце ўводзіць імя, з'явіцца прапанова, і вы можаце проста націснуць клавішу Enter, каб увесці ўвесь тэкст.

Хутка Часткі знаходзяцца ў файле NormalEmail.dotm , які з'яўляеццазахоўваецца тут:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Каб зрабіць рэзервовую копію вашых хуткіх частак, скапіруйце гэты файл у захаваць месцазнаходжанне. Каб экспартаваць на іншы ПК, устаўце яго ў тэчку Шаблоны на іншым камп'ютары.

Перавагі : вельмі просты і зразумелы

Недахопы :

• Няма магчымасці пошуку. Калі ў галерэі ёсць некалькі частак, можа ўзнікнуць праблема з пошукам той, якая вам патрэбна.
• Немагчыма рэдагаваць змест хуткай часткі - вы можаце толькі замяніць яе новай.
• Немагчыма дадаваць далучэнні.

Падтрымліваюцца версіі : Outlook 365 - 2007

Вычарпальны падручнік : хуткія часткі Outlook і аўтатэкст

Шаблоны электроннай пошты Quick Steps

Quick Steps - гэта своеасаблівыя цэтлікі, якія дазваляюць выконваць некалькі дзеянняў адной камандай. Адным з такіх дзеянняў можа быць адказ з шаблонам або стварэнне новага электроннага ліста на аснове шаблону. Акрамя тэксту паведамлення, вы можаце папярэдне запоўніць Каму, Копію, Схаваную копію і Тэму, усталяваць наступны сцяг і важнасць.

Каб зрабіць шаблон хуткага кроку, націсніце Стварыць новы у поле Хуткія крокі на ўкладцы Галоўная , а затым выберыце адно з наступных дзеянняў: Новае паведамленне , Адказаць , Адказаць усім або Пераслаць . У акне Праўка увядзіце тэкст вашага шаблону ў адпаведнае поле, наладзьце любыя іншыя параметры, якія выпалічыце патрэбным і дайце вашаму шаблону апісальную назву. Пры жаданні прызначце адну з прадусталяваных спалучэнняў клавіш.

Вось прыклад Outlook шаблон адказу :

Пасля ўстаноўкі ваш новы хуткі крок неадкладна з'явіцца ў галерэі. Проста націсніце на яго або націсніце прызначаную камбінацыю клавіш, і ўсе дзеянні будуць выкананы адразу.

Перавагі :

• Можна ствараць розныя шаблоны для новых лістоў, адказаў і перанакіраванняў.
• Можна задаць не толькі тэкст паведамлення, але і амаль усе палі.
• Можна выконваць некалькі дзеянняў з адным і тым жа хуткі крок, напр. адказ на паведамленне з шаблонам і перамяшчэнне зыходнага паведамлення ў іншую папку.
• Можна хутка выканаць з дапамогай спалучэння клавіш.

Недахопы : шаблон электроннай пошты можа быць толькі звычайным тэкстам.

Версіі, якія падтрымліваюцца : Outlook 365 - 2010

Скразны падручнік : Хуткія крокі Outlook

Чарнавікі ў Outlook як шаблоны

Чарнавікі ў Outlook - гэта не што іншае, як неадпраўленыя электронныя лісты. Звычайна гэта незавершаныя паведамленні, якія аўтаматычна захоўваюцца ў Outlook або ўручную. Але хто сказаў, што дапрацаваны чарнавік нельга выкарыстоўваць у якасці шаблона электроннай пошты?

Прыгажосць гэтага метаду ў тым, што вы можаце стварыць шматразовы чарнавік шаблона электроннай пошты дакладна так, як звычайна - увядзіце тэкст у целе паведамлення. , запоўніць палі электроннай пошты, далучыць файлы,уставіць выявы, прымяніць жаданае фарматаванне і г. д. Калі паведамленне будзе гатова, не адпраўляйце яго. Замест гэтага націсніце кнопку Захаваць або націсніце Ctrl + S, каб захаваць паведамленне ў папку Чарнавікі . Калі ў вас занадта шмат элементаў у тэчцы Чарнавікі , вы можаце захаваць свае шаблоны ў асобнай падтэчцы або прызначыць ім катэгорыі.

У наступны раз, калі вы захочаце адправіць канкрэтнае паведамленне камусьці, перайдзіце ў папку Чарнавікі і адкрыйце гэта паведамленне. Галоўнае, што вы не адпраўляеце свой чарнавік, а перасылаеце яго! Пры перасылцы чарнавіка Outlook робіць яго копію, захоўваючы зыходнае паведамленне для выкарыстання ў будучыні. Больш за тое, над тэкстам чарнавіка не дадаецца інфармацыя загалоўка, як гэта звычайна робіцца пры перасылцы ўваходнага электроннага ліста. Тэма таксама не будзе мець прэфікс "FW:".

Вы можаце задацца пытаннем, як пераслаць чарнавік у Outlook? Значна прасцей, чым вы думаеце :)

• Адкрыйце свой чарнавік паведамлення падвойным пстрычкай мышы.
• Змесціце курсор у поле любога электроннага ліста, а не ў тэкст, і націсніце Ctrl + F . Акрамя таго, вы можаце дадаць кнопку Наперад на панэль хуткага доступу і націснуць на яе.

  

Перавагі : вельмі зручна ствараць, рэдагаваць і арганізоўваць.

Недахопы : каб захаваць свой шаблон, не забывайце перасылаць чарнавік, а не адпраўляць яго.

Версіі, якія падтрымліваюцца : Outlook 365 - 2000

Дадатковая інфармацыя : ВыкарыстаннеЧарнавікі Outlook як шаблоны электроннай пошты

Шаблоны подпісаў Outlook

Подпіс з'яўляецца традыцыйным элементам пісьмовай камунікацыі, і большасць карыстальнікаў Outlook аўтаматычна дадаюць подпіс па змаўчанні ў свае электронныя лісты. Але няма нічога, што перашкодзіла б вам мець больш чым адзін подпіс і ўключаць у сябе інфармацыю, акрамя стандартных кантактных дадзеных.

Вы можаце стварыць подпіс як цэлы шаблон электроннай пошты і ўставіць яго ў паведамленне літаральна з парай пстрычкі (укладка Паведамленне > Подпіс ).

Слова засцярогі! Акрамя тэксту паведамлення, не забудзьцеся ўключыць свае стандартныя дадзеныя ў кожны подпіс, які вы ствараеце. Калі вы выбіраеце іншы подпіс для пэўнага паведамлення, стандартны подпіс аўтаматычна выдаляецца.

Перавагі : вельмі хуткі і зручны ў выкарыстанні

Недахопы : вы можаце дадаваць інфармацыю толькі ў цела паведамлення, але не можаце прадвызначаць палі электроннай пошты.

Падтрымліваюцца версіі : Outlook 365 - 2000

Паглыблены падручнік : Як стварыць і выкарыстоўваць подпісы Outlook

Аўтазамена

Хоць функцыя аўтазамены першапачаткова не была распрацавана для выкарыстання ў якасці тэкставых шаблонаў, яна дазваляе імгненна ўстаўляць пэўны тэкст праз прызначанае ключавое слова або код. Вы можаце разглядаць гэта як спрошчаную версію аўтатэксту або хуткіх частак.

Вось як гэта працуе: вы прызначаеце ключавое слова некатораму тэксту, які можа быць столькі, кольківам падабаецца (вядома, разумна) і адфарматаваны ў любы спосаб, які вы выбіраеце. У паведамленні вы ўводзіце ключавое слова, націскаеце клавішу Enter або прабел, і ключавое слова імгненна замяняецца вашым тэкстам.

Каб адкрыць дыялогавае акно Аўтавыпраўленне , перайдзіце да Укладка Файл > Параметры > Пошта > Праверка правапісу і аўтавыпраўленне… кнопка > Праверка > Кнопка Параметры аўтавыпраўлення… .

Каб наладзіць новы запіс, зрабіце наступнае:

• У полі Замяніць увядзіце ключавое слова , якое з'яўляецца своеасаблівым ярлыком, які выкліча замену. Проста не выкарыстоўвайце для гэтага ніякіх сапраўдных слоў - вы ж не хочаце, каб ключавое слова было заменена больш доўгім тэкстам, калі вам на самой справе патрэбна само гэтае слова. Добрай ідэяй будзе дадаць да ключавога слова спецыяльны сімвал. Напрыклад, вы можаце выкарыстоўваць #warn , !warn або [warn] для Важнага папярэджання!
• У у полі З увядзіце тэкст шаблону .
• Калі скончыце, націсніце Дадаць .

Парада. Калі вам патрэбны фарматаваны тэкст , як на скрыншоце ніжэй, спачатку ўвядзіце ў паведамленне тэкст замены, вылучыце яго, а потым адкрыйце дыялогавае акно аўтазамены. Тэкст вашага шаблону будзе аўтаматычна дададзены ў поле З . Каб захаваць фарматаванне, пераканайцеся, што выбраны перамыкач Фарматаваны тэкст , і націсніце Дадаць .

А цяпер увядзіце #warn у тэкст паведамлення,націсніце Enter і вуаля:

Перавагі : аднаразовая ўстаноўка

Недахопы : колькасць тэкставых шаблонаў абмежавана колькасцю ярлыкоў, якія вы можаце запомніць.

Падтрымліваюцца версіі : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

Функцыя Stationery у Microsoft Outlook выкарыстоўваецца для стварэння персаналізаваных электронных лістоў у фармаце HTML з вашым уласным фонам, шрыфтамі, колерамі і г.д. Замест або ў дадатак да розных элементаў дызайну вы таксама можаце ўключыць тэкст, і ён будзе аўтаматычна ўстаўлены у паведамленні, калі вы выбіраеце канцылярскі файл.

Вы пачынаеце са стварэння новага паведамлення, распрацоўкі яго макета і ўводу тэксту шаблону. Няма сэнсу вызначаць Тэму або любыя іншыя палі электроннай пошты, таму што пры выкарыстанні канцтавараў гэтая інфармацыя з'явіцца ўверсе цела паведамлення.

Калі будзеце гатовыя, захавайце паведамленне ( Файл > Захаваць як ) як файл HTML у папку Stationery тут:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Пасля захавання вы можаце выбраць канцтавары наступным чынам: укладка Галоўная > Новыя элементы > Паведамленне электроннай пошты з выкарыстаннем > Больш канцтавараў . Нядаўна выкарыстаныя канцылярскія файлы з'явяцца непасрэдна ў меню Выкарыстанне электроннага паведамлення :

Вы таксама можаце выбраць пэўны канцтавар у якасці тэмы па змаўчанні для усе новыя паведамленні вы