Бұл мақалада сіз білмейтін, бірақ кәдімгі электрондық хаттармен жұмыс істегенде көп уақытты үнемдейтін он таңғажайып мүмкіндік көрсетілген.

Егер сіздің жұмысыңыздың негізгі бөлігі онлайн байланыс - бұл қайталанатын электрондық хаттар, жұмысыңыздың осы бөлігін оңтайландыруға ұмтылуыңыз табиғи болар еді. Үлгі арқылы жауап беру пернені басу арқылы жалықтыратын әдіспен нөлден бастап электрондық хаттарды жазуға тамаша балама болуы мүмкін.

Outlook үлгілері

Outlook бағдарламасындағы электрондық пошта үлгілері құжат сияқты. Word бағдарламасындағы үлгілер немесе Excel бағдарламасындағы жұмыс парағы үлгілері. Егер сіз әртүрлі адамдарға бірдей немесе өте ұқсас хабарларды жиі жіберсеңіз, осындай хабарлардың бірін Файл > Басқаша сақтау > Outlook үлгісін басу арқылы үлгі ретінде сақтауға болады. (*.oft) . Содан кейін, электрондық поштаны нөлден жазудың орнына, сіз үлгіден бастайсыз, қажет болса, оны реттеп, Жіберу түймесін басыңыз. Хабар өшеді, бірақ үлгі келесі пайдалануға дайын болып қалады.

Әдепкі бойынша, барлық Outlook үлгілері төмендегі қалтаға сақталады. Мұны өзгертуге болмайды, әйтпесе үлгіні Outlook ішінен аша алмайсыз.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Артықшылықтары :

• Жасау және сақтау оңай.
• Мекенжай өрістері (Кімге, Көшірме және Жасырын көшірме), Тақырып жолы және тіпті жіберуші тіркелгіні де алдын ала анықтауға болады.
• Хабар үлгілері мүмкінжасау.

  Міне, Outlook кеңселік хабар үлгісінің қандай болуы мүмкін екендігінің мысалы:

  

  Артықшылықтары : пішімдеу опцияларының көптігі HTML қолдауына байланысты

  Кемшіліктері : кеңсе файлдарын сақтау және оларға қол жеткізу үшін басулар саны шын мәнінде қажет болғаннан әлдеқайда көп

  Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2007

  Outlook бағдарламасындағы теңшелетін пішіндер

  Мен мұны алдын ала айтайын - бұл әдіс кәсіпқойларға арналған. Пайдаланушы пішінін жобалау осы оқулықта талқыланған кез келген басқа әдіске қарағанда әлдеқайда күрделі және VBA бағдарламалау дағдыларын қажет етуі мүмкін. Бастау үшін Outlook бағдарламасында Әзірлеуші қойындысын қосыңыз. Содан кейін Пішінді жобалау түймешігін басыңыз, реттелетін пішініңіз үшін негіз ретінде стандартты пішіндердің бірін таңдаңыз, өрістерді, басқару элементтерін және мүмкін кодты қосыңыз, төлсипаттарды орнатыңыз және пішініңізді жариялаңыз. Күрделі және түсініксіз естіледі ме? Шынында да, бұл нәрсені анықтау үшін уақыт қажет.

  

  Артықшылықтары : көптеген опциялары бар өте қуатты мүмкіндік

  Кемшіліктер : тік оқу қисығы

  Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2007

  Ортақ электрондық пошта үлгілері

  Сенсеңіз де, сенбесеңіз де, бұл шешімді жаңадан бастаушыларға да, гуруларға да қолдануға болады. Жаңадан бастаушылар қарапайымдылықты бағалайды - ортақ электрондық пошта үлгілерімен жұмысты бастау оған бірден өтуге жеткілікті интуитивті. Outlook мамандары жасау сияқты көптеген кеңейтілген мүмкіндіктерді пайдалана аладымакростардың көмегімен жекелендірілген жауаптар, алдын ала анықталған, толтырылатын және ашылмалы өрістерді конфигурациялау, деректер жиынынан ақпаратты алу және т.б..

  Кірістірілген мүмкіндіктерден айырмашылығы, Ортақ электрондық пошта үлгілері барлық функцияларды тікелей хабар терезесіне әкеледі. ! Енді әр түрлі қойындылар арасында алға-артқа ауыспай және мәзірлерді зерттемей-ақ, үлгілерді бірден жасауға, өңдеуге және пайдалануға болады.

  Жаңа үлгіні жасау үшін жай ғана хабардағы қажетті мазмұнды (мәтін, суреттер, сілтемелер, т.б.) таңдап, Жаңа үлгіні басыңыз.

  Хабарға үлгіні енгізу үшін Қою белгішесін немесе үлгі атауын екі рет басыңыз.

  

  Артықшылықтары :

  • Жылдам және ыңғайлы жасау.
  • Басу арқылы хабарламаны енгізіңіз.
  • Жеке пайдаланыңыз немесе командаңызбен бөлісіңіз.
  • Толтырылатын мәтін өрістері мен ашылмалы тізімдерді қосыңыз.
  • Электрондық пошта өрістерін толтырыңыз, кескіндерді енгізіңіз және файлдарды автоматты түрде тіркеңіз.
  • HTML көмегімен күрделі дизайнды жасау үшін жергілікті өңдегіште негізгі пішімдеуді қолданыңыз.
  • Жобаларға сілтеме қалтасын ашыңыз және кез келген Outlook жобаларын электрондық пошта үлгілері ретінде пайдаланыңыз.
  • Жылдам жауаптар үшін төте жолдарды пайдаланыңыз.
  • Үлгілерге Windows, Mac, кез келген құрылғыдан қол жеткізіңіз. немесе Outlook Online.

  Кемшіліктері : сынақтан өткізіп, бізге хабарлаңыз :)

  Қолдау көрсетіледінұсқалары : Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows және Mac жүйесіне арналған Outlook, Интернеттегі Outlook

  Қалай алуға болады : Жазылым жоспарын таңдаңыз немесе Microsoft AppSource сайтынан тегін нұсқаны жүктеп алыңыз. .

  Ол Outlook бағдарламасында электрондық пошта үлгісін осылай жасауға болады. Біздің оқу құралы сізге сүйікті техникаңызды таңдауға көмектеседі деп үміттенеміз. Оқығаныңыз үшін алғыс айтамын және келесі аптада блогымызда көреміз деп үміттенемін!

  қаріптер, фондық түстер және т.б. сияқты тіркемелер, графика және пішімдеу бар.

Кемшіліктері : пайдалану қиынға соғады - үлгіні ашу үшін оны тереңірек қазып алу керек. мәзірлер.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2010

Теңдетілген оқулық : Outlook электрондық пошта үлгілерін жасау және пайдалану

Outlook.com веб-бағдарламасындағы электрондық пошта үлгілері

Outlook.com веб қолданбасында электрондық пошта үлгілері де бар. Жұмыс үстелі нұсқасындағы .oft файлдарымен салыстырғанда, бұл файлдарды ашу үшін көп мәзірді басу қажет емес. Дегенмен, мұндағы опциялар соншалықты ауқымды емес – үлгіде шағын кескіндер мен негізгі пішімдеу болуы мүмкін, бірақ электрондық пошта өрістерін алдын ала орнату немесе файлдарды тіркеу мүмкін емес.

Басқа көптеген пайдалы мүмкіндіктер сияқты, бұл да бірден жасырылады. көрініс. Оны пайдалану үшін мынаны орындау керек:

Жаңа хабарлама терезесінің төменгі оң жақ бұрышындағы көп нүкте (…) түймесін басып, Менің үлгілерім .

Менің үлгілерім тақтасы пайдалануға дайын бірнеше әдепкі үлгілермен көрсетіледі. Өзіңіздің үлгіңізді жасау үшін + Үлгі түймесін басып, сәйкес өрістерге үлгінің тақырыбы мен мәтінін енгізіңіз. Немесе хабарлама терезесінде мәтінді теріп, пішімдеуге болады, содан кейін көшіруге/қоюға болады - барлық пішімдеу сақталады.

Үлгі электрондық поштаға кірістірілген болуы үшін жай ғана тақтадағы оның атын басыңыз.

Артықшылықтары :қарапайым және интуитивті

Кемшіліктері : шектеулі опциялар

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook.com веб-бағдарламасы

Жылдам бөліктер және автомәтін

Жылдам бөліктер электрондық пошта хабарына, кездесуге, контактіге, жиналыс сұрауына және тапсырмаға жылдам қосуға болатын қайта пайдалануға болатын мазмұн үзінділері. Мәтіннен басқа олар графиканы, кестелерді және реттелетін пішімдеуді қамтуы мүмкін. .oft үлгілері тұтас хабарламаны құрауға арналған болса да, жылдам бөліктер кішірек құрылыс блоктары болып табылады.

Жылдам бөліктер - Outlook 2003 және одан бұрынғы нұсқалардағы Автомәтіннің заманауи ауыстырылуы. Соңғы нұсқаларда екі түрі де қол жетімді. Олардың арасындағы жалғыз айырмашылық - заттардың әртүрлі галереяларда болуы. Барлық басқа аспектілер бойынша Жылдам бөліктер және автомәтін іс жүзінде бірдей.

Жаңа элемент жасау үшін хабарламаға мәтінді теріп, оны таңдап, Кірістіру қойындысын > басыңыз. Жылдам бөліктер > Таңдауларды жылдам бөлім галереясына сақтаңыз .

Жылдам бөлікті электрондық поштаға енгізу үшін галереядан қажеттісін таңдаңыз.

Немесе хабарға жылдам бөлік атауын теруге болады (міндетті түрде толық атау емес, оның бірегей бөлігі ғана) және F3 пернесін басыңыз. Outlook 2016 және одан кейінгі нұсқаларында атауды теруді бастаған кезде ұсыныс пайда болады және мәтінді толық енгізу үшін Enter пернесін басуға болады.

Жылдам. Бөліктер NormalEmail.dotm файлында орналасқан, яғнимына жерде сақталады:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Жылдам бөліктердің сақтық көшірмесін жасау үшін осы файлды мына файлға көшіріңіз. орынды сақтаңыз. Басқа компьютерге экспорттау үшін оны басқа компьютердегі Үлгілер қалтасына қойыңыз.

Артықшылықтары : өте қарапайым және түсінікті

Кемшіліктері :

• Іздеу опциясы жоқ. Егер галереяда бірнеше бөлік болса, сізге керектісін табу қиын болуы мүмкін.
• Жылдам бөліктің мазмұнын өңдеу мүмкін емес - оны тек жаңасымен ауыстыруға болады.
• Тіркемелерді қосу мүмкін емес.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2007

Толық оқулық : Outlook жылдам бөліктері және Автомәтін

Жылдам қадамдар электрондық пошта үлгілері

Жылдам қадамдар - бір пәрменмен бірнеше әрекеттерді орындауға мүмкіндік беретін таңбашалар түрі. Осындай әрекеттердің бірі үлгімен жауап беру немесе үлгі негізінде жаңа электрондық пошта жасау болуы мүмкін. Хабарлама мәтінінен басқа, Кімге, Көшірме, Жасырын көшірме және Тақырыпты алдын ала толтырып, кейінгі жалаушаны және маңыздылығын орнатуға болады.

Жылдам қадам үлгісін жасау үшін ішіндегі Жаңа жасау түймесін басыңыз. Басты бет қойындысындағы Жылдам қадамдар жолағын таңдап, келесі әрекеттердің бірін таңдаңыз: Жаңа хабар , Жауап беру , Барлығына жауап беру немесе Алға . Өңдеу терезесінде сәйкес өріске үлгіңіздің мәтінін теріңіз, өзіңіз қалаған кез келген басқа опцияларды конфигурациялаңыз.орынды деп ойлап, үлгіңізге сипаттамалық атау беріңіз. Қажет болса, алдын ала анықталған пернелер пернелерінің бірін тағайындаңыз.

Міне, Outlook жауап үлгісі мысалы:

Орнатылғаннан кейін жаңа жылдам қадам бірден галереяда көрсетіледі. Оны басыңыз немесе тағайындалған пернелер тіркесімін басыңыз, сонда барлық әрекеттер бірден орындалады.

Артықшылықтары :

• Жаңа электрондық хаттарға, жауаптарға және қайта жіберуге арналған әртүрлі үлгілерді жасауға болады.
• Хабар мәтінін ғана емес, барлық дерлік электрондық пошта өрістерін алдын ала орнатуға болады.
• Бірдей әрекетті орындауға болады. жылдам қадам, мысалы. үлгімен хабарламаға жауап беру және бастапқы хабарды басқа қалтаға жылжыту.
• Пернелер тіркесімі арқылы жылдам орындауға болады.

Кемшіліктері : электрондық пошта үлгісі мүмкін тек кәдімгі мәтін болады.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2010

Оқулық : Outlook жылдам қадамдары

Outlook жобалары үлгі ретінде

Outlook бағдарламасындағы жобалар жіберілмеген электрондық хаттардан басқа ештеңе емес. Әдетте бұл Outlook бағдарламасы автоматты түрде немесе өзіңіз қолмен сақтайтын аяқталмаған хабарлар. Бірақ дайын жобаны электрондық пошта үлгісі ретінде пайдалану мүмкін емес деп кім айтты?

Бұл әдістің әдемілігі - сіз әдеттегідей қайта пайдалануға болатын электрондық пошта үлгісін жасай аласыз - мәтінді хабарлама мәтінінде теріңіз. , электрондық пошта өрістерін толтырыңыз, файлдарды тіркеңіз,кескіндерді енгізу, қажетті пішімдеуді қолдану, т.б.. Хабарыңыз дайын болғанда, оны жібермеңіз. Оның орнына Сақтау түймесін басыңыз немесе хабарды Жобалар қалтасына сақтау үшін Ctrl + S басыңыз. Жобалар қалтаңызда тым көп элементтер болса, үлгілерді бөлек ішкі қалта(лар)да сақтауға немесе оларға санаттар тағайындауға болады.

Келесі жолы жібергіңіз келгенде біреуге белгілі бір хабарды алу үшін Жобалар қалтасына өтіп, сол хабарды ашыңыз. Ең бастысы, жобаңызды жібермей, алға жіберіңіз! Жобаны қайта жіберген кезде Outlook бағдарламасы болашақта пайдалану үшін бастапқы хабарды сақтай отырып, оның көшірмесін жасайды. Сонымен қатар, жоба мәтінінің үстіне ешқандай тақырып ақпараты қосылмайды, мысалы, ол әдетте кіріс электрондық хатты қайта жіберу кезінде жасалады. Тақырып жолында да "FW:" префиксі қойылмайды.

Сіз Outlook бағдарламасында жобаны қалай қайта жіберуге болатынын сұрап жатқан боларсыз? Сіз ойлағаннан әлдеқайда оңай :)

• Хабар нобайын екі рет басу арқылы ашыңыз.
• Меңзерді негізгі мәтінге емес, кез келген электрондық пошта өрісінің ішіне орналастырыңыз және Ctrl + F пернелерін басыңыз. . Немесе, жылдам қол жеткізу құралдар тақтасына Алға түймесін қосып, оны басуға болады.

  

Артықшылықтары : жасау, өңдеу және ұйымдастыру өте ыңғайлы.

Кемшіліктері : үлгіні сақтау үшін жобаны жіберуді емес, қайта жіберуді ұмытпаңыз.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2000

Қосымша ақпарат : пайдалануOutlook жобалары электрондық пошта үлгілері ретінде

Outlook қолтаңба үлгілері

Қолтаңба жазбаша байланыстың дәстүрлі элементі болып табылады және көптеген Outlook пайдаланушыларының электрондық пошталарына автоматты түрде қосылатын әдепкі қолтаңбасы болады. Бірақ бірнеше қолтаңбаға және стандартты байланыс мәліметтерінен басқа ақпаратты қамтуыңызға ешнәрсе кедергі келтірмейді.

Сіз қолтаңбаны тұтас электрондық пошта үлгісі ретінде жасай аласыз және оны сөзбе-сөз бірнеше қолтаңбасы бар хабарламаға енгізе аласыз. басады ( Хабар қойындысы > Қол ).

Сақтық сөз! Хабарлама мәтінінен басқа, сіз жасап жатқан әрбір қолтаңбаға стандартты мәліметтерді қосуды ұмытпаңыз. Белгілі бір хабар үшін басқа қолтаңбаны таңдаған кезде, әдепкі қолтаңба автоматты түрде жойылады.

Артықшылықтары : пайдалану өте жылдам және ыңғайлы

Кемшіліктері : сіз тек хабарлама мәтініне ақпаратты қоса аласыз, бірақ электрондық пошта өрістерін алдын ала анықтай алмайсыз.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2000

Теңдетілген оқулық : Outlook қолтаңбаларын жасау және пайдалану жолы

Автотүзету

Автотүзету мүмкіндігі бастапқыда мәтіндік үлгілер ретінде пайдалануға арналмағанымен, ол белгілі бір мәтінді тағайындалған кілт сөз арқылы лезде кірістіруге мүмкіндік береді. немесе код. Оны автомәтіннің немесе жылдам бөліктердің жеңілдетілген нұсқасы ретінде қарастыруға болады.

Ол қалай жұмыс істейді: сіз кейбір мәтінге кілт сөзді тағайындайсыз.сізге ұнайды (әрине, ақылға қонымды) және сіз таңдаған кез келген жолмен пішімделеді. Хабарламада кілт сөзді теріп, Enter пернесін немесе бос орын пернесін басыңыз және кілт сөз бірден мәтінмен ауыстырылады.

Автотүзету диалогтық терезесін ашу үшін, Файл қойындысы > Параметрлер > Пошта > Емле және автотүзету... түймесі > Деректерді тексеру > Автотүзету опциялары... түймесі.

Жаңа жазбаны конфигурациялау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

• Ауыстыру өрісінде кілт сөз , бұл ауыстыруды іске қосатын таңбаша түрі. Ол үшін ешқандай нақты сөзді пайдаланбаңыз - бұл сөздің өзін шынымен қаласаңыз, кілт сөздің ұзағырақ мәтінмен ауыстырылуын қаламайсыз. Кілт сөзді арнайы белгімен префикспен қойған дұрыс. Мысалы, Маңызды ескерту үшін #warn , !warn немесе [warn] қолдануға болады!
• Ішінде W өрісіне үлгі мәтінін теріңіз.
• Дайын болғаннан кейін Қосу түймесін басыңыз.

Кеңес. Төмендегі скриншоттағыдай пішімделген мәтін қажет болса, алдымен хабарламадағы ауыстыру мәтінін теріп, оны таңдап, Автотүзету тілқатысу терезесін ашыңыз. Үлгі мәтіні автоматты түрде Бір жолағына қосылады. Пішімдеуді сақтау үшін Пішімделген мәтін радио түймесі таңдалғанына көз жеткізіп, Қосу түймесін басыңыз.

Ал енді хабарлама мәтінінде #warn теріңіз,Enter пернесін басыңыз, және voilà:

Артықшылықтары : бір реттік орнату

Кемшіліктері : саны мәтін үлгілері есте сақтай алатын таңбашалар санымен шектелген.

Қолдау көрсетілетін нұсқалар : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

Microsoft Outlook бағдарламасындағы кеңсе тауарлары мүмкіндігі өзіңіздің фоныңыз, қаріптеріңіз, түстеріңіз және т.б. бар жекелендірілген HTML пішіміндегі электрондық пошталарды жасау үшін пайдаланылады. Әртүрлі дизайн элементтерінің орнына немесе оларға қосымша мәтінді де қосуға болады және ол автоматты түрде енгізіледі. кеңсе файлын таңдаған кезде хабарламада.

Сіз жаңа хабарлама жасаудан, оның орналасуын жобалаудан және үлгі мәтінін теруден бастайсыз. Тақырыпты немесе кез келген басқа электрондық пошта өрістерін анықтаудың мағынасы жоқ, себебі кеңсе керек-жарақтары пайдаланылғанда, бұл ақпарат хабарлама мәтінінің жоғарғы жағында пайда болады.

Дайын болғанда, хабарды сақтаңыз ( Файл<2)> > басқа сақтау ) мына жердегі Кеңсе тауарлары қалтасына HTML файлы ретінде:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Сақтағаннан кейін кеңсе тауарларын келесі жолмен таңдауға болады: Үй қойындысы > Жаңа элементтер > Электрондық пошта хабары > Қосымша кеңсе тауарлары . Жақында пайдаланылған кеңсе тауарлары файлдары тікелей Электрондық пошта хабарын пайдалану мәзірінде пайда болады:

Сонымен қатар белгілі бір кеңсе тауарларын әдепкі тақырып ретінде таңдауға болады. барлық жаңа хабарлар сіз