Taula de continguts
Aquest article mostra deu funcions sorprenents que potser no coneixeu, però que us poden estalviar una quantitat enorme de temps quan tracteu correus electrònics habituals.
Si una part important del vostre La comunicació en línia és correus electrònics repetitius, seria natural que t'esforcés per optimitzar aquesta part del teu treball. Respondre amb una plantilla pot ser una bona alternativa per redactar correus electrònics des de zero d'una manera tediosa tecleja per tecla.
Plantilles d'Outlook
Les plantilles de correu electrònic a Outlook són com un document. plantilles en Word o plantilles de fulls de treball a Excel. Si sovint envieu missatges iguals o molt semblants a persones diferents, podeu desar un d'aquests missatges com a plantilla fent clic a Fitxer > Desa com a > Plantilla d'Outlook (*.of) . A continuació, en comptes de redactar un correu electrònic des de zero, comenceu amb una plantilla, la personalitzeu si cal i premeu Envia . El missatge s'apaga, però la plantilla es manté preparada per al següent ús.
Per defecte, totes les plantilles d'Outlook es desen a la carpeta següent. Això no s'ha de canviar, en cas contrari, no podreu obrir la vostra plantilla des d'Outlook.
C:\Usuaris\Nom d'usuari\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Avantatges :
- Fàcil de crear i desar.
- Els camps d'adreça (A, Cc i Cco), la línia d'assumpte i fins i tot el compte d'enviament es pot predefinir.
- Les vostres plantilles de missatges ho poden fercreant.
Aquí teniu un exemple de com pot semblar la vostra plantilla de missatges de papereria d'Outlook:
Avantatges : una gran quantitat d'opcions de format a causa del suport HTML
Inconvenients : el nombre de clics per desar i accedir als fitxers de papereria és molt més del que realment es necessita
Versions compatibles : Outlook 365 - 2007
Formularis personalitzats a l'Outlook
Ho diré per endavant: aquesta tècnica està pensada per a professionals. Dissenyar un formulari personalitzat és molt més complicat que qualsevol altre mètode tractat en aquest tutorial i pot requerir habilitats de programació VBA. Per començar, activeu la pestanya Desenvolupador a l'Outlook. A continuació, feu clic a Dissenya un formulari , trieu un dels formularis estàndard com a base per al vostre formulari personalitzat, afegiu camps, controls i, possiblement, codifiqueu, definiu els atributs i publiqueu el vostre formulari. Sona desconcertant i fosc? De fet, es necessitarà temps per esbrinar-ho.
Avantatges : una característica molt potent amb moltes opcions
Inconvenients : una corba d'aprenentatge pronunciada
Versions admeses : Outlook 365 - 2007
Plantilles de correu electrònic compartit
Ho creguis o no, aquesta solució és una alegria d'utilitzar tant per als novells com per als gurus. Els principiants apreciaran la senzillesa: començar amb Plantilles de correu electrònic compartit és prou intuïtiu per entrar-hi de seguida. Els experts d'Outlook poden aprofitar moltes funcions avançades, com ara la creaciórespostes personalitzades amb l'ajuda de macros, configuració de camps predefinits, omplibles i desplegables, obtenció d'informació de conjunts de dades i molt més.
En contrast amb les funcions integrades, les plantilles de correu electrònic compartit inclouen tota la funcionalitat directament a la finestra de missatges. ! Ara podeu crear, editar i utilitzar les vostres plantilles en qualsevol moment, sense canviar d'una pestanya a una altra i sense entrar als menús.
Per crear una plantilla nova, només cal que seleccioneu la contingut desitjat (text, imatges, enllaços, etc.) en un missatge i feu clic a Plantilla nova.
Per inserir una plantilla en un missatge, feu clic a Enganxeu la icona o feu doble clic al nom de la plantilla.
Avantatges :
- Ràpid i còmode de fer crear.
- Inseriu un missatge amb un clic.
- Feu servir personalment o compartiu amb el vostre equip.
- Afegiu camps de text que es poden omplir i llistes desplegables.
- Empleneu els camps de correu electrònic, inseriu imatges i adjunteu fitxers automàticament.
- Aplica el format bàsic a l'editor in situ per crear dissenys sofisticats amb HTML.
- Enllaç als teus esborranys. i utilitzeu qualsevol dels vostres esborranys d'Outlook com a plantilles de correu electrònic.
- Utilitzeu dreceres per a respostes ràpides.
- Accediu a les vostres plantilles des de qualsevol dispositiu, ja sigui Windows, Mac o o Outlook Online.
Inconvenients : podeu provar-ho i fer-nos-ho saber :)
Admetversions : Outlook per a Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows i Mac, Outlook al web
Com aconseguir : trieu el vostre pla de subscripció o descarregueu una versió gratuïta de Microsoft AppSource .
Així és com es crea una plantilla de correu electrònic a l'Outlook. Amb sort, el nostre tutorial us ajudarà a triar la vostra tècnica preferida. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!
continguin fitxers adjunts, gràfics i formats, com ara tipus de lletra, colors de fons, etc.
Inconvenients : molest d'utilitzar: per obrir una plantilla, cal aprofundir bastant en el menús.
Versions admeses : Outlook 365 - 2010
Tutorial en profunditat : Com crear i utilitzar plantilles de correu electrònic d'Outlook
Plantilles de correu electrònic a l'aplicació web Outlook.com
L'aplicació web Outlook.com també té plantilles de correu electrònic. En comparació amb els fitxers .oft de la versió d'escriptori, aquests no requereixen un munt de clics al menú per obrir-los. Tanmateix, les opcions aquí no són tan extenses: una plantilla pot contenir imatges petites i format bàsic, però no és possible preestablir camps de correu electrònic ni adjuntar fitxers.
Com moltes altres funcions útils, aquesta s'oculta de manera immediata. vista. Per fer-ne ús, això és el que heu de fer:
A l'extrem inferior dret de la finestra Nou missatge , feu clic al botó de punts suspensius (…) i després feu clic a Les meves plantilles .
El panell Les meves plantilles es mostrarà amb unes quantes mostres predeterminades llestes per utilitzar. Per fer-ne el vostre, feu clic al botó + Plantilla i introduïu el títol i el cos de la plantilla als quadres corresponents. O podeu escriure i formatar el text a la finestra del missatge, i després copiar/enganxar: es conservarà tot el format.
Per tenir la plantilla inserida en un correu electrònic, només cal que feu clic al seu nom al panell.
Avantatges :senzill i intuïtiu
Inconvenients : opcions limitades
Versions admeses : aplicació web d'Outlook.com
Peces ràpides i text automàtic
Les peces ràpides són fragments de contingut reutilitzables que es poden afegir ràpidament a un missatge de correu electrònic, una cita, un contacte, una sol·licitud de reunió i una tasca. A part del text, també poden incloure gràfics, taules i format personalitzat. Tot i que les plantilles .oft estan pensades per constituir un missatge sencer, les parts ràpides són una mena de blocs de construcció més petits.
Les peces ràpides són la substitució moderna de l'autotext a Outlook 2003 i anteriors. En les versions recents, els dos tipus estan disponibles. L'única diferència entre ells és que els elements resideixen en diferents galeries. En tots els altres aspectes, les peces ràpides i el text automàtic són essencialment els mateixos.
Per crear un element nou, escriviu el vostre text en un missatge, seleccioneu-lo i feu clic a la pestanya Insereix > Parts ràpides > Desa les seleccions a la galeria de peces ràpides .
Per posar una part ràpida en un correu electrònic, trieu la que necessiteu a la galeria.
O podeu escriure el nom de la part ràpida en un missatge (no necessàriament el nom complet, només una part única) i prémer F3 . A Outlook 2016 i versions posteriors, quan comenceu a escriure el nom, apareixerà un suggeriment i només podeu prémer la tecla Intro per injectar tot el text.
Ràpidament. Les peces es troben al fitxer NormalEmail.dotm , que ésemmagatzemat aquí:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
Per crear una còpia de seguretat de les vostres peces ràpides, copieu aquest fitxer a un desar la ubicació. Per exportar a un altre ordinador, enganxeu-lo a la carpeta Plantilles d'un altre ordinador.
Avantatges : molt senzill i senzill
Inconvenients :
- No hi ha cap opció de cerca. Si tens diverses peces a la galeria, pot ser que sigui un problema trobar la que necessites.
- No és possible editar el contingut d'una part ràpida; només pots substituir-la per una de nova.
- No és possible afegir fitxers adjunts.
Versions admeses : Outlook 365 - 2007
Tutorial complet : peces ràpides d'Outlook i AutoText
Plantilles de correu electrònic de passos ràpids
Els passos ràpids són una mena de dreceres que permeten realitzar diverses accions amb una sola ordre. Una d'aquestes accions podria ser respondre amb una plantilla o crear un correu electrònic nou basat en una plantilla. A part del text del missatge, podeu omplir prèviament A, Cc, Cco i Assumpte, establir una marca de seguiment i una importància.
Per crear una plantilla de pas ràpid, feu clic a Crea nova dins el quadre Passos ràpids de la pestanya Inici i, a continuació, trieu una de les accions següents: Nou missatge , Resposta , Respon a tots o Reenvia . A la finestra Edita , escriviu el text de la vostra plantilla al quadre corresponent, configureu qualsevol altra opció quecreieu adequat i doneu un nom descriptiu a la vostra plantilla. Opcionalment, assigneu una de les tecles de drecera predefinides.
Aquí teniu un exemple de plantilla de resposta d'Outlook:
Un cop establerta, la vostra nova un pas ràpid apareixerà immediatament a la galeria. Només cal que feu-hi clic o premeu la combinació de tecles assignada, i totes les accions s'executaran alhora.
Avantatges :
- Es poden crear diferents plantilles per a correus electrònics, respostes i reenviaments nous.
- No només es poden predefinir el text del missatge, sinó gairebé tots els camps de correu electrònic.
- Es poden executar diverses accions amb el mateix pas ràpid, p. respondre a un missatge amb una plantilla i moure el missatge original a una altra carpeta.
- Es pot executar ràpidament amb una drecera del teclat.
Inconvenients : la plantilla de correu electrònic pot només sigui text sense format.
Versions admeses : Outlook 365 - 2010
Tutorial d'extrem a extrem : passos ràpids d'Outlook
Els esborranys d'Outlook com a plantilles
Els esborranys d'Outlook no són més que correus electrònics no enviats. Normalment, es tracta de missatges inacabats que l'Outlook desa automàticament o manualment. Però qui diu que un esborrany finalitzat no es pot utilitzar com a plantilla de correu electrònic?
La bellesa d'aquest mètode és que podeu crear una plantilla de correu electrònic d'esborrany reutilitzable exactament com ho faríeu normalment: escriviu el text al cos del missatge. , ompliu els camps de correu electrònic, adjunteu fitxers,inseriu imatges, apliqueu el format desitjat, etc. Quan el vostre missatge estigui llest, no l'envieu. En comptes d'això, feu clic al botó Desa o premeu Ctrl + S per desar el missatge a la carpeta Esborranys . Si teniu massa elements a la carpeta Esborranys , podeu mantenir les plantilles en una o més subcarpetes separades o assignar-hi categories.
La propera vegada que vulgueu enviar un missatge concret a algú, aneu a la vostra carpeta Esborranys i obriu aquest missatge. El més important és que no envieu el vostre esborrany, sinó que el envieu ! Quan reenvia un esborrany, Outlook en fa una còpia conservant el missatge original per a un ús futur. A més, no s'afegeix cap informació de capçalera a sobre del text de l'esborrany, com es fa normalment quan s'envia un correu electrònic entrant. La línia de l'assumpte tampoc tindrà el prefix "FW:".
Potser us preguntareu com reenviar un esborrany a Outlook? Molt més fàcil del que penses :)
- Obre el teu esborrany de missatge amb un doble clic.
- Coloqui el cursor dins de qualsevol camp de correu electrònic, no al cos, i premeu Ctrl + F . Alternativament, podeu afegir el botó Endavant a la barra d'eines d'accés ràpid i fer-hi clic.
Avantatges : molt còmode per crear, editar i organitzar.
Inconvenients : per mantenir la plantilla, recordeu reenviar un esborrany, no enviar-lo.
Versions compatibles : Outlook 365 - 2000
Més informació : ÚsEls esborranys d'Outlook com a plantilles de correu electrònic
Plantilles de signatura d'Outlook
La signatura és un element tradicional de la comunicació escrita i la majoria dels usuaris d'Outlook s'afegeixen automàticament una signatura predeterminada als seus correus electrònics. Però no hi ha res que us impedeixi tenir més d'una signatura i incloure informació diferent de les dades de contacte estàndard.
Podeu crear una signatura com a plantilla sencera de correu electrònic i inserir-la en un missatge amb literalment un parell de clics (pestanya Missatge > Signatura ).
Una paraula de precaució! A part del text del missatge, assegureu-vos d'incloure les vostres dades estàndard a cada signatura que esteu creant. Quan trieu una signatura diferent per a un missatge concret, la predeterminada s'elimina automàticament.
Avantatges : molt ràpid i còmode d'utilitzar
Inconvenients : només podeu afegir informació al cos del missatge, però no podeu predefinir els camps de correu electrònic.
Versions admeses : Outlook 365 - 2000
Tutorial en profunditat : Com crear i utilitzar signatures d'Outlook
Correcció automàtica
Tot i que la funció de correcció automàtica no estava dissenyada originalment per utilitzar-se com a plantilles de text, us permet inserir instantàniament cert text mitjançant una paraula clau assignada o codi. Podeu pensar-ho com una versió simplificada de l'autotext o de les peces ràpides.
Així és com funciona: assigneu una paraula clau a algun text, que pot ser tan llarg comque us agradi (raonablement, per descomptat) i formateu de la manera que trieu. En un missatge, escriviu la paraula clau, premeu la tecla Intro o la barra espaiadora i la paraula clau se substituirà instantàniament pel vostre text.
Per obrir la finestra de diàleg Correcció automàtica , aneu a la Pestanya Fitxer > Opcions > Correu > Ortografia i correcció automàtica... Botó > Correcció > Botó Opcions de correcció automàtica... .
Per configurar una entrada nova, feu el següent:
- Al camp Substitueix , escriviu el paraula clau , que és una mena de drecera que activarà la substitució. Simplement, no feu servir cap paraula real per a això; no voleu que la paraula clau se substitueixi per un text més llarg quan realment voleu aquesta paraula. És una bona idea posar el prefix a la paraula clau amb algun símbol especial. Per exemple, podeu utilitzar #warn , !warn o [warn] per a Advertiment important!
- A al camp Amb , escriviu el text de la plantilla .
- Quan acabeu, feu clic a Afegeix .
Consell. Si voleu text amb format com a la captura de pantalla següent, primer escriviu el text de substitució en un missatge, seleccioneu-lo i, a continuació, obriu el diàleg de correcció automàtica. El text de la plantilla s'afegirà automàticament al quadre Amb . Per conservar el format, assegureu-vos que el botó d'opció Text amb format estigui seleccionat i feu clic a Afegeix .
I ara, escriviu #warn al cos del missatge,premeu Intro i voilà:
Avantatges : configuració única
Inconvenients : el nombre de les plantilles de text es limita al nombre de dreceres que podeu recordar.
Versions admeses : Outlook 365 - 2010
Outlook Stationery
El La funció Papereria de Microsoft Outlook s'utilitza per crear correus electrònics personalitzats amb format HTML amb els vostres propis fons, tipus de lletra, colors, etc. En lloc de diversos elements de disseny o a més de, també podeu incloure text i s'inserirà automàticament. en un missatge quan trieu un fitxer de papereria.
Comenceu per crear un missatge nou, dissenyar-ne la disposició i escriure el text de la plantilla. No té sentit definir l'Assumpte o qualsevol altre camp de correu electrònic perquè quan s'utilitza una papereria, aquesta informació apareixerà a la part superior del cos del missatge.
Quan estigui llest, deseu el missatge ( Fitxer > Desa com a ) com a fitxer HTML a la carpeta Stationery aquí:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
Un cop desat, podeu seleccionar els vostres articles de papereria de la següent manera: pestanya Inici > Articles nous > Missatge de correu electrònic amb > Més papereria . Els fitxers de papereria utilitzats recentment apareixeran directament al menú Missatge de correu electrònic mitjançant :
També podeu triar un determinat paper com a tema predeterminat per a tots els missatges nous que sou
