यह लेख दस अद्भुत विशेषताओं को प्रदर्शित करता है जिनके बारे में आप नहीं जानते होंगे, लेकिन जो नियमित ईमेल से निपटने में आपका बहुत समय बचा सकते हैं।

यदि आपके ईमेल का एक बड़ा हिस्सा है ऑनलाइन संचार दोहराए जाने वाले ईमेल हैं, यह केवल स्वाभाविक होगा कि आप अपने काम के उस हिस्से को अनुकूलित करने का प्रयास करें। टेम्‍पलेट के साथ जवाब देना एक थकाऊ कीस्ट्रोक-बाय-कीस्ट्रोक तरीके से स्क्रैच से ईमेल लिखने का एक बढ़िया विकल्प हो सकता है।

आउटलुक टेम्प्लेट

आउटलुक में ईमेल टेम्प्लेट दस्तावेज़ की तरह हैं एक्सेल में वर्ड या वर्कशीट टेम्प्लेट में टेम्प्लेट। यदि आप अक्सर अलग-अलग लोगों को समान या बहुत समान संदेश भेजते हैं, तो आप फ़ाइल > Save as > Outlook Template पर क्लिक करके ऐसे संदेशों में से एक को टेम्पलेट के रूप में सहेज सकते हैं (*.ओट) . और फिर, स्क्रैच से ईमेल लिखने के बजाय, आप एक टेम्पलेट के साथ शुरू करते हैं, यदि आवश्यक हो तो इसे अनुकूलित करें, और भेजें पर हिट करें। संदेश चला जाता है, लेकिन टेम्पलेट अगले उपयोग के लिए तैयार रहता है।

डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी आउटलुक टेम्पलेट नीचे फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं। इसे बदला नहीं जाना चाहिए, अन्यथा आप आउटलुक के भीतर से अपना टेम्प्लेट नहीं खोल पाएंगे।

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

लाभ :

• बनाने और सहेजने में आसान।
• पता फ़ील्ड (टू, सीसी और बीसीसी), विषय पंक्ति, और यहां तक ​​कि भेजने वाले खाते को भी पूर्वनिर्धारित किया जा सकता है।
• आपका संदेश टेम्प्लेट कर सकता हैबनाना।

  यहां एक उदाहरण दिया गया है कि आपका आउटलुक स्टेशनरी संदेश टेम्पलेट कैसा दिख सकता है:

  

  लाभ : स्वरूपण विकल्पों का खजाना HTML समर्थन के कारण

  कमियां : स्टेशनरी फ़ाइलों को सहेजने और एक्सेस करने के लिए क्लिक की संख्या वास्तव में आवश्यकता से बहुत अधिक है

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2007

  आउटलुक में कस्टम फॉर्म

  मैं इसे पहले ही कहूंगा - यह तकनीक पेशेवरों के लिए है। इस ट्यूटोरियल में चर्चा की गई किसी भी अन्य विधि की तुलना में एक कस्टम फॉर्म डिजाइन करना बहुत पेचीदा है और इसके लिए VBA प्रोग्रामिंग कौशल की आवश्यकता हो सकती है। आरंभ करने के लिए, अपने आउटलुक में डेवलपर टैब को सक्षम करें। फिर, एक फॉर्म डिजाइन करें पर क्लिक करें, अपने कस्टम फॉर्म के लिए आधार के रूप में मानक रूपों में से एक चुनें, फ़ील्ड, नियंत्रण और संभवतः कोड जोड़ें, विशेषताएँ सेट करें और अपना फॉर्म प्रकाशित करें। हैरान करने वाला और अस्पष्ट लगता है? वास्तव में, उस चीज़ का पता लगाने में समय लगेगा।

  

  लाभ : बहुत सारे विकल्पों के साथ एक बहुत शक्तिशाली विशेषता

  यह सभी देखें: 6 कारण क्यों आपका VLOOKUP काम नहीं कर रहा है

  कमियां : सीखने की तीव्र अवस्था

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2007

  साझा ईमेल टेम्पलेट

  मानो या न मानो, यह समाधान नौसिखियों और गुरुओं के लिए समान रूप से उपयोग करने में खुशी की बात है। शुरुआती लोग सादगी की सराहना करेंगे - साझा ईमेल टेम्प्लेट के साथ शुरुआत करना सहज ज्ञान युक्त है और इसमें तुरंत शामिल हो सकते हैं। आउटलुक विशेषज्ञ बनाने जैसी कई उन्नत सुविधाओं का लाभ उठा सकते हैंमैक्रोज़ की मदद से वैयक्तिकृत प्रतिक्रियाएँ, पूर्वनिर्धारित, भरने योग्य और ड्रॉपडाउन फ़ील्ड को कॉन्फ़िगर करना, डेटासेट से जानकारी खींचना, और भी बहुत कुछ। ! अब आप अलग-अलग टैब के बीच आगे और पीछे स्विच किए बिना और मेन्यू में खोदे बिना अपने टेम्प्लेट बना सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और उपयोग कर सकते हैं।

  नया टेम्प्लेट बनाने के लिए, बस चुनें संदेश में वांछित सामग्री (पाठ, चित्र, लिंक, आदि) पर क्लिक करें और नया टेम्प्लेट

  किसी संदेश में टेम्पलेट डालने के लिए > पेस्ट करें आइकन या टेम्पलेट नाम पर डबल-क्लिक करें।

  यह सभी देखें: एक्सेल में सुपरस्क्रिप्ट और सबस्क्रिप्ट कैसे करें (टेक्स्ट और नंबर)

  create.

• एक क्लिक के साथ एक संदेश डालें।
• व्यक्तिगत रूप से उपयोग करें या अपनी टीम के साथ साझा करें।
• भरने योग्य टेक्स्ट फ़ील्ड और ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ें।
• ईमेल फ़ील्ड भरें, चित्र डालें, और फ़ाइलें स्वचालित रूप से संलग्न करें।
• HTML का उपयोग करके परिष्कृत डिज़ाइन बनाने के लिए इन-प्लेस संपादक के भीतर मूल स्वरूपण लागू करें।
• अपने ड्राफ़्ट से लिंक करें फ़ोल्डर और अपने किसी भी आउटलुक ड्राफ्ट को ईमेल टेम्प्लेट के रूप में उपयोग करें।
• त्वरित उत्तरों के लिए शॉर्टकट का उपयोग करें। या आउटलुक ऑनलाइन।

कमियां : परीक्षण करने और हमें बताने के लिए आपका स्वागत है :)

समर्थितसंस्करण : Microsoft 365 के लिए आउटलुक, आउटलुक 2021 - 2016 विंडोज और मैक, वेब पर आउटलुक

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आउटलुक में ईमेल टेम्पलेट बनाने का यही तरीका है। उम्मीद है, हमारा ट्यूटोरियल आपको अपनी पसंदीदा तकनीक चुनने में मदद करेगा। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!

समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2010

गहराई से ट्यूटोरियल : आउटलुक ईमेल टेम्पलेट कैसे बनाएं और उपयोग करें

Outlook.com वेब ऐप में ईमेल टेम्प्लेट

Outlook.com वेब ऐप में ईमेल टेम्प्लेट भी होते हैं। डेस्कटॉप संस्करण में .oft फ़ाइलों की तुलना में, इन्हें खोलने के लिए बहुत सारे मेनू क्लिक की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, यहाँ विकल्प इतने व्यापक नहीं हैं - एक टेम्पलेट में छोटी छवियां और बुनियादी स्वरूपण हो सकते हैं, लेकिन ईमेल फ़ील्ड को प्रीसेट करना या फ़ाइलों को संलग्न करना संभव नहीं है।

कई अन्य उपयोगी सुविधाओं की तरह, यह तत्काल से छिपा हुआ है दृश्य। इसका उपयोग करने के लिए, आपको यह करना होगा:

नया संदेश विंडो के निचले दाएं कोने में, इलिप्सिस बटन (...) पर क्लिक करें, और फिर <11 पर क्लिक करें>मेरे टेम्पलेट्स ।

मेरे टेम्पलेट्स फलक उपयोग के लिए तैयार कुछ डिफ़ॉल्ट नमूनों के साथ दिखाई देगा। अपना स्वयं का टेम्पलेट बनाने के लिए, + टेम्पलेट बटन पर क्लिक करें और संबंधित बॉक्स में टेम्पलेट का शीर्षक और मुख्य भाग दर्ज करें। या आप संदेश विंडो में पाठ को टाइप और प्रारूपित कर सकते हैं, और फिर कॉपी/पेस्ट कर सकते हैं - सभी स्वरूपण संरक्षित रहेंगे।

ईमेल में टेम्पलेट डालने के लिए, बस फलक पर इसके नाम पर क्लिक करें।

लाभ :सरल और सहजज्ञ

कमियां : सीमित विकल्प

समर्थित संस्करण : Outlook.com वेब ऐप

त्वरित भाग और ऑटोटेक्स्ट

त्वरित भाग सामग्री के पुन: प्रयोज्य स्निपेट हैं जिन्हें किसी ईमेल संदेश, अपॉइंटमेंट, संपर्क, मीटिंग अनुरोध और कार्य में त्वरित रूप से जोड़ा जा सकता है। पाठ के अलावा, वे ग्राफिक्स, टेबल और कस्टम स्वरूपण भी शामिल कर सकते हैं। जबकि .oft टेम्प्लेट एक संपूर्ण संदेश बनाने के लिए होते हैं, त्वरित भाग छोटे बिल्डिंग ब्लॉक्स की तरह होते हैं।

त्वरित भाग आउटलुक 2003 और पहले के ऑटोटेक्स्ट का आधुनिक प्रतिस्थापन है। हाल के संस्करणों में, दोनों प्रकार उपलब्ध हैं। उनके बीच एकमात्र अंतर यह है कि आइटम विभिन्न दीर्घाओं में रहते हैं। अन्य सभी मामलों में, त्वरित भाग और ऑटोटेक्स्ट अनिवार्य रूप से समान हैं।

एक नया आइटम बनाने के लिए, संदेश में अपना टेक्स्ट टाइप करें, इसे चुनें और सम्मिलित करें टैब > पर क्लिक करें। त्वरित भाग > चयन को त्वरित भाग गैलरी में सहेजें ।

ईमेल में एक त्वरित भाग डालने के लिए, गैलरी से आवश्यक भाग चुनें।

या, आप किसी संदेश में त्वरित भाग का नाम टाइप कर सकते हैं (जरूरी नहीं कि पूरा नाम, बस इसका एक अनूठा हिस्सा) और F3 दबाएं। आउटलुक 2016 और बाद के संस्करणों में, जब आप नाम टाइप करना शुरू करते हैं, तो एक सुझाव पॉप अप होगा, और आप पूरे टेक्स्ट को इंजेक्ट करने के लिए एंटर कुंजी दबा सकते हैं।

त्वरित भाग NormalEmail.dotm फ़ाइल में स्थित हैं, जो हैयहां संग्रहीत:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

अपने त्वरित भागों का बैकअप करने के लिए, इस फ़ाइल को एक में कॉपी करें स्थान सहेजें। दूसरे पीसी में निर्यात करने के लिए, इसे दूसरे कंप्यूटर के टेम्पलेट्स फोल्डर में पेस्ट करें।

फायदे : बहुत सरल और सीधा

कमियां :

• खोज का कोई विकल्प नहीं है। यदि आपके पास गैलरी में एक से अधिक टुकड़े हैं, तो आपको जिसकी आवश्यकता है उसे ढूँढ़ने में समस्या हो सकती है।
• त्वरित भाग की सामग्री को संपादित करना संभव नहीं है - आप इसे केवल एक नए से बदल सकते हैं।
• अटैचमेंट जोड़ना संभव नहीं है।

समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2007

व्यापक ट्यूटोरियल : आउटलुक क्विक पार्ट्स और AutoText

त्वरित चरण ईमेल टेम्प्लेट

त्वरित चरण एक प्रकार के शॉर्टकट हैं जो एक ही आदेश के साथ कई क्रियाएं करने की अनुमति देते हैं। ऐसी क्रियाओं में से एक टेम्प्लेट के साथ उत्तर देना या टेम्प्लेट के आधार पर एक नया ईमेल बनाना हो सकता है। संदेश पाठ के अलावा, आप To, Cc, Bcc, और विषय को प्रीफ़िल कर सकते हैं, एक फ़ॉलो-अप फ़्लैग और महत्व सेट कर सकते हैं।

त्वरित चरण टेम्प्लेट बनाने के लिए, नया बनाएं क्लिक करें त्वरित कदम बॉक्स होम टैब पर, और फिर निम्न क्रियाओं में से एक चुनें: नया संदेश , जवाब दें , सभी को जवाब दें या आगे भेजें । संपादित करें विंडो में, संबंधित बॉक्स में अपने टेम्प्लेट का टेक्स्ट टाइप करें, कोई अन्य विकल्प कॉन्फ़िगर करें जिसे आपउचित सोचें, और अपने टेम्पलेट को कुछ वर्णनात्मक नाम दें। वैकल्पिक रूप से, पूर्वनिर्धारित शॉर्टकट कुंजियों में से एक असाइन करें।

यहां आउटलुक का एक उदाहरण दिया गया है रिप्लाई टेम्प्लेट :

एक बार सेट हो जाने पर, आपका नया त्वरित कदम तुरंत गैलरी में दिखाई देगा। बस उस पर क्लिक करें या असाइन किए गए कुंजी संयोजन को दबाएं, और सभी क्रियाएं एक ही बार में निष्पादित हो जाएंगी।

लाभ :

• नए ईमेल, उत्तर और अग्रेषण के लिए अलग-अलग टेम्प्लेट बनाए जा सकते हैं।
• न केवल संदेश टेक्स्ट बल्कि लगभग सभी ईमेल फ़ील्ड को प्रीसेट किया जा सकता है।
• उसी के साथ कई क्रियाएं निष्पादित की जा सकती हैं त्वरित कदम, उदा. टेम्पलेट के साथ एक संदेश का जवाब देना और मूल संदेश को दूसरे फ़ोल्डर में ले जाना। केवल सादा पाठ हो।

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2010

  शुरुआती ट्यूटोरियल : आउटलुक क्विक स्टेप्स

  आउटलुक ड्राफ्ट टेम्प्लेट के रूप में

  आउटलुक में ड्राफ्ट और कुछ नहीं बल्कि भेजे गए ईमेल हैं। आमतौर पर, ये अधूरे संदेश होते हैं जो आउटलुक द्वारा स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से सहेजे जाते हैं। लेकिन कौन कहता है कि एक अंतिम ड्राफ्ट को ईमेल टेम्प्लेट के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता है?

  इस विधि की सुंदरता यह है कि आप एक पुन: उपयोग करने योग्य ड्राफ्ट ईमेल टेम्प्लेट बना सकते हैं जैसा कि आप सामान्य रूप से करते हैं - संदेश बॉडी में टेक्स्ट टाइप करें , ईमेल फ़ील्ड भरें, फ़ाइलें अटैच करें,चित्र डालें, वांछित स्वरूपण लागू करें, आदि। जब आपका संदेश तैयार हो, तो उसे न भेजें। इसके बजाय, संदेश को ड्राफ्ट फ़ोल्डर में सहेजने के लिए सहेजें बटन पर क्लिक करें या Ctrl + S दबाएं। यदि आपके ड्राफ्ट फ़ोल्डर में बहुत अधिक आइटम हैं, तो आप अपने टेम्प्लेट को एक अलग सबफ़ोल्डर में रख सकते हैं या उन्हें श्रेणियां निर्दिष्ट कर सकते हैं।

  अगली बार जब आप कोई आइटम भेजना चाहते हैं किसी को विशेष संदेश, अपने ड्राफ्ट फ़ोल्डर में जाएं और उस संदेश को खोलें। मुख्य बात यह है कि आप अपना ड्राफ़्ट नहीं भेजते हैं, लेकिन इसे अग्रेषित करें ! ड्राफ्ट अग्रेषित करते समय, आउटलुक भविष्य में उपयोग के लिए मूल संदेश को रखते हुए इसकी एक प्रति बनाता है। इसके अलावा, मसौदे के पाठ के ऊपर कोई हेडर जानकारी नहीं जोड़ी जाती है, जैसा कि आम तौर पर आने वाले ईमेल को अग्रेषित करते समय किया जाता है। सब्जेक्ट लाइन के आगे "FW:" भी नहीं लगाया जाएगा।

  आप सोच रहे होंगे कि आउटलुक में ड्राफ्ट कैसे फॉरवर्ड करें? जितना आप सोच सकते हैं उससे कहीं अधिक आसान :)

  • अपना मसौदा संदेश एक डबल क्लिक के माध्यम से खोलें।
  • कर्सर को किसी भी ईमेल फ़ील्ड के अंदर रखें, मुख्य भाग में नहीं, और Ctrl + F दबाएं . वैकल्पिक रूप से, आप क्विक एक्सेस टूलबार में फॉरवर्ड बटन जोड़ सकते हैं और उस पर क्लिक कर सकते हैं।

    

  फायदे : बनाने, संपादित करने और व्यवस्थित करने के लिए बहुत सुविधाजनक है।

  कमियां : अपने टेम्पलेट को बनाए रखने के लिए, ड्राफ्ट को अग्रेषित करना याद रखें, इसे भेजने के लिए नहीं।

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2000

  अधिक जानकारी : उपयोग करनाईमेल टेम्पलेट्स के रूप में आउटलुक ड्राफ्ट

  आउटलुक हस्ताक्षर टेम्पलेट्स

  हस्ताक्षर लिखित संचार का एक पारंपरिक तत्व है, और अधिकांश आउटलुक उपयोगकर्ताओं के पास अपने ईमेल में स्वचालित रूप से एक डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर जोड़ा जाता है। लेकिन ऐसा कुछ भी नहीं है जो आपको एक से अधिक हस्ताक्षर करने और मानक संपर्क विवरण के अलावा अन्य जानकारी शामिल करने से रोके। क्लिक ( संदेश टैब > हस्ताक्षर ).

  

  सावधानी का एक शब्द! संदेश पाठ के अलावा, आपके द्वारा बनाए जा रहे प्रत्येक हस्ताक्षर में अपने मानक विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें। जब आप किसी विशेष संदेश के लिए एक अलग हस्ताक्षर चुनते हैं, तो डिफ़ॉल्ट एक स्वचालित रूप से हटा दिया जाता है।

  लाभ : उपयोग करने के लिए बहुत तेज़ और सुविधाजनक

  कमियां : आप केवल संदेश के मुख्य भाग में जानकारी जोड़ सकते हैं लेकिन ईमेल फ़ील्ड को पूर्वनिर्धारित नहीं कर सकते।

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2000

  गहराई से ट्यूटोरियल : आउटलुक सिग्नेचर कैसे बनाएं और कैसे इस्तेमाल करें

  ऑटो करेक्ट

  हालांकि ऑटो करेक्ट फीचर को मूल रूप से टेक्स्ट टेम्प्लेट के रूप में इस्तेमाल करने के लिए डिजाइन नहीं किया गया था, यह आपको असाइन किए गए कीवर्ड के जरिए कुछ टेक्स्ट को तुरंत डालने देता है या कोड। आप इसे ऑटोटेक्स्ट या क्विक पार्ट्स के एक सरलीकृत संस्करण के रूप में सोच सकते हैं।आप पसंद करते हैं (यथोचित रूप से) और आपके द्वारा चुने गए किसी भी तरह से स्वरूपित। एक संदेश में, आप कीवर्ड टाइप करते हैं, एंटर कुंजी या स्पेस बार हिट करते हैं, और कीवर्ड तुरंत आपके टेक्स्ट से बदल दिया जाता है।

  स्वत: सुधार डायलॉग विंडो खोलने के लिए, फ़ाइल टैब > विकल्प > मेल > वर्तनी और स्वत: सुधार... बटन > प्रूफ़िंग > स्वत: सुधार विकल्प... बटन।

  एक नई प्रविष्टि को कॉन्फ़िगर करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • बदलें फ़ील्ड में, <लिखें 11>कीवर्ड , जो एक प्रकार का शॉर्टकट है जो प्रतिस्थापन को ट्रिगर करेगा। बस इसके लिए किसी वास्तविक शब्द का उपयोग न करें - आप नहीं चाहते कि कीवर्ड को लंबे टेक्स्ट से बदल दिया जाए जबकि आप वास्तव में वह शब्द ही चाहते हैं। यह एक अच्छा विचार है कि अपने खोजशब्द के पहले किसी विशेष प्रतीक का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, आप #warn , !warn or [warn] का इस्तेमाल महत्वपूर्ण चेतावनी!
  • में कर सकते हैं साथ फ़ील्ड में, अपना टेम्प्लेट टेक्स्ट टाइप करें।
  • जब पूरा हो जाए, तो जोड़ें पर क्लिक करें।

  युक्ति। यदि आप नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह स्वरूपित पाठ चाहते हैं, तो पहले संदेश में प्रतिस्थापन पाठ टाइप करें, इसे चुनें, और फिर स्वत: सुधार संवाद खोलें। आपका टेम्प्लेट टेक्स्ट स्वचालित रूप से साथ बॉक्स में जुड़ जाएगा। स्वरूपण को संरक्षित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि स्वरूपित पाठ रेडियो बटन चयनित है, और जोड़ें क्लिक करें।

  

  और अब, मैसेज बॉडी में #warn टाइप करें,एंटर दबाएं, और आवाज:

  

  फायदे : एक बार का सेटअप

  कमियां : की संख्या टेक्स्ट टेम्प्लेट उन शॉर्टकट्स की संख्या तक सीमित है जिन्हें आप याद रख सकते हैं।

  समर्थित संस्करण : आउटलुक 365 - 2010

  आउटलुक स्टेशनरी

  द Microsoft Outlook में स्टेशनरी सुविधा का उपयोग आपकी अपनी पृष्ठभूमि, फ़ॉन्ट, रंग आदि के साथ वैयक्तिकृत HTML-स्वरूपित ईमेल बनाने के लिए किया जाता है। विभिन्न डिज़ाइन तत्वों के बजाय या इसके अतिरिक्त, आप टेक्स्ट भी शामिल कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से डाला जाएगा जब आप स्टेशनरी फ़ाइल चुनते हैं तो संदेश में।

  आप एक नया संदेश बनाने, उसका लेआउट डिज़ाइन करने और टेम्पलेट टेक्स्ट टाइप करने के साथ शुरू करते हैं। विषय या किसी अन्य ईमेल फ़ील्ड को परिभाषित करने का कोई मतलब नहीं है क्योंकि जब स्टेशनरी का उपयोग किया जाता है, तो यह जानकारी संदेश के मुख्य भाग के शीर्ष पर दिखाई देगी।

  तैयार होने पर, अपना संदेश सहेजें ( फ़ाइल<2)> > इस रूप में सहेजें ) यहां स्टेशनरी फ़ोल्डर में HTML फ़ाइल के रूप में सहेजें:

  C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

  

  एक बार सहेजे जाने के बाद, आप अपनी स्टेशनरी को निम्न तरीके से चुन सकते हैं: होम टैब > नए आइटम > > अधिक स्टेशनरी का उपयोग करके ई-मेल संदेश। हाल ही में उपयोग की गई स्टेशनरी फ़ाइलें सीधे ई-मेल संदेश का उपयोग करके मेनू में दिखाई देंगी:

  

  आप किसी निश्चित स्टेशनरी को डिफ़ॉल्ट थीम के रूप में भी चुन सकते हैं आप सभी नए संदेश हैं